قم ببناء عملية فعالة لتقارير الأداء باستخدام هذه النصائح الثمانية

كشف الاستطلاع الذي أجريناه مؤخرًا عن حقيقة مفاجئة: على الرغم من جميع أدوات إعداد التقارير المتاحة في السوق ، لا تزال 50٪ من الشركات تعتمد على جداول البيانات لإنشاء تقارير الأداء . وحوالي نصف المستجيبين يقدمون التقارير عبر العروض التقديمية أو المستندات التي تتطلب عملاً يدويًا متكررًا.

في عالم الأتمتة ، لا يمكن ولا يمكن أن تكون عملية نسخ ولصق الجداول وتحديثها يدويًا عملية إعداد تقارير فعالة لعدة أسباب:

• تقضي وقتًا طويلاً في إنشاء تقرير بدلاً من التصرف بناءً عليه
• يزيد العمل اليدوي من احتمال حدوث خطأ بشري
• يجب إرسال جداول البيانات يدويًا إلى بقية الفريق أو العملاء أو المديرين ، مما يزيد من احتمال تكرار البيانات أو خطأها
• من المستحيل توسيع نطاق عملياتك لأنك ستحتاج فقط إلى المزيد والمزيد من الوقت والجهد لإكمال المهام البسيطة

هل أنت مضطر بالفعل لإعادة التفكير في عملية تقديم التقارير الخاصة بك؟ الآن بعد أن حظينا باهتمامك ، سنشارك أفضل ممارسات إعداد التقارير التي يطبقها الخبراء في جميع أنحاء العالم لمساعدتك على تحسين إعداد التقارير في أقرب وقت اليوم.

دعنا نتعمق في الأمر.

• كيف تبدو عملية إعداد التقارير النموذجية في الشركة؟
• كيفية إنشاء عملية فعالة لإعداد تقارير الأداء: 8 أفضل الممارسات

كيف تبدو عملية إعداد التقارير النموذجية في الشركة؟

ترى جميع الشركات التي شاركت في استطلاعنا الأخير أن عملية إعداد التقارير الحالية الخاصة بها فعالة: 70٪ منهم يقيّمونها على أنها فعالة للغاية.

ولكن إذا ألقيت نظرة فاحصة على البيانات وكيف تبدو ممارسات إعداد التقارير الخاصة بها فعليًا ، يمكنك أن ترى أن هناك الكثير من الأعمال الزائدة عن الحاجة ، من استخدام جداول البيانات وإدخال البيانات إلى نسخ ولصق المخططات من أدوات تحليل البيانات في العروض التقديمية.

ما لا تفعله العديد من الشركات هو الابتعاد وإلقاء نظرة على الصورة الكاملة لكيفية تناسب التقارير مع أنشطتها اليومية والأسبوعية والشهرية. لحسن الحظ ، يدرك العديد من المشاركين في الاستطلاع الذين تحدثنا إليهم أن الأتمتة هي الطريق الأفضل ، حتى لو اعتبروا أن عملية إعداد التقارير "جيدة بما يكفي" (على الأقل في الوقت الحالي).

يقول كريج أندرسون من Express Dentist: "نحن نعلم أن هناك بالتأكيد مجالًا للتحسين ، ولكن عملية إعداد التقارير الحالية لدينا توفر لنا البيانات التي نحتاجها في الوقت الحالي". "سنعمل على تحسين عملياتنا من خلال إضافة المزيد من الأتمتة."

يفكر تيم شرودر من بدء مدونة وفريقه أيضًا في تقديم أدوات التشغيل الآلي لعملية إعداد التقارير الخاصة بهم. يوضح شرودر: "لقد أدركنا أن القيام بكل شيء يدويًا يستغرق وقتًا طويلاً ، مما أدى إلى ارتكاب فريقي أخطاء بشرية". "لقد أثر هذا على نتائجنا النهائية ، لذلك قد نجمع البيانات قريبًا باستخدام برنامج إعداد التقارير. ونتيجة لذلك ، يمكن أن تولد رؤى في الوقت الفعلي ، والتي يمكن الاستفادة منها لصالحنا ".

نظرًا لأن معظم الشركات التي قمنا باستطلاعها تنتج ما يصل إلى 20 تقريرًا شهريًا ، تخيل فقط مقدار الوقت الذي ستوفره من خلال استبدال بضع خطوات لإعداد التقارير اليدوية بتقارير أداء آلية - مثل تلك المتوفرة في Databox.

تدرك بعض الشركات أن هناك مجالًا للتحسين في عملية إعداد تقارير الأداء ، ولكن قلة الوقت أو الموظفين المتخصصين قد يمنعهم من إجراء التغييرات اللازمة. ومع ذلك ، حتى إذا كانت عملية إعداد التقارير الخاصة بك لا تزال "غير مستقرة" بعض الشيء لأنك تدير شركة ناشئة ، يوافق جيت ميهتا من سويفت على أن الأدوات الموثوقة والجودة التي تلبي احتياجات شركتك يمكن أن تكون ضرورية للتوسع. يؤكد ميهتا: "سنحتاج إلى اعتماد أدوات أفضل لإعداد التقارير أثناء نمونا".

الموضوعات ذات الصلة : كيف أنقذت التقارير الآلية 16 وكالة من الوقت والمال والصداع

كيفية إنشاء عملية فعالة لإعداد تقارير الأداء: 8 أفضل الممارسات

لقد طلبنا من أكثر من 30 خبيرًا مشاركة كيفية إنشاء عمليات إعداد تقارير أداء فعالة وقابلة للتطوير. هذه هي أفضل 8 ممارسات عليك اتباعها.

1. استخدم برنامج التشغيل الآلي لإنشاء التقارير
2. تشجيع الإبداع في تحليل البيانات
3. ضع في اعتبارك جمهورك المستهدف
4. عنوان محركات القيمة الرئيسية
5. حدد أهدافًا موجزة وواضحة
6. قم بتضمين معايير الصناعة
7. تتبع أداء أعضاء الفريق الفردي
8. خصص وقتًا لمراجعة التقارير مع فريقك

1. استخدم برنامج التشغيل الآلي لإنشاء التقارير

تسهل برامج الأتمتة إنشاء التقارير ومشاركتها لأنها تقضي على المهام المكررة التي تستغرق الكثير من الوقت: إدخال البيانات ، والحسابات اليدوية ، ونسخ المخططات والجداول ولصقها ، والمزيد. نظرًا لإجراء العمليات الحسابية تلقائيًا وسحب البيانات مباشرة من المصدر إلى أداة إعداد التقارير الخاصة بك ، يتم أيضًا تقليل احتمال حدوث خطأ بشري وزيادة دقة تقريرك بشكل كبير.

تؤكد Kate Zhang من Kate Backdrop أن عملية إعداد التقارير الخاصة بها استفادت من إدخال الأتمتة. "الأتمتة تضمن دقة البيانات وحداثتها. بالإضافة إلى ذلك ، قمنا بتوفير الوقت من خلال عدم الاضطرار إلى إنشاء التقارير يدويًا "، يشارك Zhang.

لقد حقق دانيال تشين وفريقه في Airgram نتائج إيجابية بعد إضافة أدوات الأتمتة إلى عملية إعداد التقارير الخاصة بهم. يقول تشين: "لقد ساعدنا البرنامج في تبسيط العملية وجعلها أكثر كفاءة" ، ويضيف أن عملية إعداد تقارير الأداء أصبحت الآن آلية من البداية إلى النهاية. "هذا يعني أنه يمكننا إنشاء التقارير بشكل أسرع بكثير وبجهد أقل من ذي قبل. كما تحسنت جودة تقاريرنا بفضل قدرة البرنامج على جمع البيانات بسرعة ودقة ".

الموضوعات ذات الصلة : كيفية إعداد نظام تقارير آلي: تلميحات وأدوات وأفضل الممارسات

2. تشجيع الإبداع في تحليل البيانات

ستسمح لك الأنواع المختلفة من التقارير ومجموعات البيانات بتتبع أدائك باستمرار ، ولكن أيضًا اكتشاف طرق جديدة للنظر في البيانات والتوصل إلى أساليب مبتكرة لاستراتيجيتك. سيساعدك ذلك في مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر صلة بك والتقدم نحو أهدافك ، ولكن في نفس الوقت ابحث عن الزوايا لمساعدتك على تمييز نفسك عن المنافسين.

يقول تشارلز كريدلاند من موقع YourParkingSpace: "لدينا مجموعة من التقارير التي تم التفكير فيها من البداية واتفقنا على أن تظل متسقة لإظهار تطور مقاييس معينة".

"في الوقت نفسه ، لا نريد أن نفقد الأفكار ونحد من إبداع الفريق - لذلك نشجع الزوايا الجديدة المخصصة للنظر في البيانات. وبالتالي ، فإننا نحقق موثوقية البيانات ، وإلقاء نظرة جديدة على تطور السوق ، ورضا العمل لأن التقارير لا تصبح مملة ورتيبة ".

الموضوعات ذات الصلة : 7 أسئلة لتحليل البيانات لتحسين عملية إعداد تقارير الأعمال

3. النظر في جمهورك المستهدف

عادة ما تكون تقارير الأداء مخصصة لمديري الفريق ، ولكن في بعض الأحيان ، سيكون المساهمون في الشركة أو المستثمرون أو حتى الموظفون هم من يقرأونها. اعتمادًا على موضوع ونوع تقرير الأداء الخاص بك ، قبل البدء في تجميعه ، ضع في اعتبارك الجمهور المستهدف. لماذا أرادوا التقرير في المقام الأول؟ ما هي المعلومات التي تريد نقلها؟ كيف تمثل البيانات؟ ما هي الوجبات السريعة التي يأمل الجمهور في الحصول عليها؟

وفقًا لـ Candice Moses of Information ، ثبت نجاح هذا النهج. "أثناء محاولتي تحسين تقرير أدائي ، تعلمت أن آخذ جمهوري المستهدف في الاعتبار. قبل أن أبدأ في كتابة تقرير الأداء ، فكرت في أسباب طلبهم للتقرير. سألت نفسي الأسئلة التالية: ما هو جمهوري المستهدف؟ ماذا يريدون: تقرير أداء واسع أو تقرير أداء معين؟ هل تقرير الأداء هذا مفيد لهم؟ "

من الأمور الحاسمة في تقارير الأداء للجماهير المختلفة مستوى فهمهم للموضوع الذي تبلغ عنه. إذا أراد المديرون التنفيذيون للشركة معرفة أداء فريق التسويق الخاص بك ، فيجب عليك اتباع نهج بسيط وتجنب تعقيد التقرير مع الكثير من المقاييس التفصيلية. عادة ما تهتم الإدارة العليا بالميزانيات والإيرادات ، لذلك هذا ما يجب أن تركز عليه: تقرير عن مدى كفاءة فريقك في استخدام الميزانية وعائد الاستثمار الذي تحققه.

ذات صلة : إستراتيجية إعداد التقارير لجماهير متعددة: 6 نصائح للبدء

4. تحديد أهداف موجزة وواضحة

سيساعدك تحديد أهداف SMART أو استخدام أسلوب آخر لتخطيط أهدافك على تحديد ما تريد تحقيقه من خلال تقاريرك بوضوح. مع وضع هدف محدد في الاعتبار ، سيكون من الأسهل تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب قياسها ، وعدد مرات مراقبتها ، وكيفية تقديمها لجمهورك. ستحفزك الأهداف الواضحة والموجزة أيضًا وتساعدك على فهم كيفية توافق أهداف عملية إعداد التقارير مع أهداف الشركة عالية المستوى وكيفية مساهمتها في نمو الأعمال.

إن تتبع تقدمك مقابل الأهداف يبقيك على المسار الصحيح ، كما يقول جيمس جايسون من Notta AI ويشاركك استراتيجية تتبع بسيطة.

"لقد وجدت أن أفضل طريقة لإنشاء عملية فعالة لتقرير الأداء هي تحديد أهداف واضحة وموجزة ثم تتبع التقدم المحرز مقابل تلك الأهداف على أساس منتظم. يعد إعداد جدول بيانات بسيط بالأهداف في عمود واحد والتقدم المحرز مقابل تلك الأهداف في عمود آخر هو أفضل طريقة لتتبع التقدم. هذا يسمح لي أن أرى في لمحة إلى أي مدى نقوم بعمل جيد وأين نحتاج إلى التحسين ".

5. معالجة محركات القيمة الرئيسية

تسمح لك قياسات الأداء بمعالجة محركات القيمة الرئيسية في عملك ، مثل تجربة العملاء والموظفين والأداء المالي. مقارنةً بمؤشرات الأداء الرئيسية وحدها ، يمكن أن يساعدك تحديد محركات القيمة الرئيسية في تحديد أولويات المهام مع الحفاظ على التوافق مع ما يحدد النجاح حقًا لشركتك.

على سبيل المثال ، إذا حددت خطوة في عملية إعداد التقارير الخاصة بك على أنها عنق الزجاجة الذي يمنع موظفيك من تحقيق أقصى قدر من الكفاءة ، فإن أتمتة هذه الخطوة يمكن أن تحرك الإبرة لعملية إعداد التقارير ، ولمؤسستك بأكملها.

وفقًا لـ Candice Moses ، فإن إدارة المخاطر لا تقل أهمية عن تنفيذ الإستراتيجية ، لذا فإن معرفة محركات القيمة الرئيسية يساعدك على "فرز" المشكلات والفرص التي يجب معالجتها أولاً.

بالإضافة إلى النتائج التشغيلية ، ركزت أيضًا على القياسات التي تقيّم التقدم في تنفيذ الإستراتيجية بالإضافة إلى إدارة المخاطر ، مع التأكد من أن الإجراءات تدعم قرارات المستثمرين. تركز مؤشرات الأداء الرئيسية على مجالات معينة من العمل لها احتمالات ومخاطر. يجب أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية هذه محددة وليست عامة. يجب أن يوجهوا كيفية إدارة مناطق معينة من الشركة بدلاً من محاولة إصلاح كل مشكلة ونقص ".

من المهم أيضًا التركيز على محركات القيمة المحتملة والمستقبلية ، وليس فقط ما نجح في الماضي.

يقول موسى: "تعلمت أنه كان عليّ أيضًا التركيز على مؤشرات الأداء الناشئة بدلاً من تتبع مؤشرات الأداء التي تركز على الأداء السابق والتاريخ".

6. تضمين معايير الصناعة

في تقارير الأداء ، لا يكفي أن تعرف مكانك مقارنة بأداء الشهر أو العام الماضي. من المهم أيضًا تقييم نتائجك مقارنة بمنافسيك.

هذه البيانات سوف:

• تسمح لك بتحديد مجالات التحسين
• افهم الاتجاهات التي تحدث في مجال عملك
• تساعدك على تحديد أهداف قابلة للتحقيق ولكن ذات مغزى

تستخدم Alexandra Fennell وفريقها في Attn: Grace المعايير في تقارير الأداء الخاصة بهم حتى يتمكنوا من الحصول على صورة واضحة عن مدى نجاحهم في صناعتهم ، بما يتجاوز الإيرادات ورضا العملاء.

"تساعدنا المقارنة المعيارية على قياس أدائنا مقارنة بالمنافسين. نحن نستخدم نقاط بيانات محددة وقابلة للقياس لاكتشاف الأماكن التي نزدهر فيها وأداء ضعيف. باستخدام هذه المعلومات ، يمكننا إجراء تحسينات مستهدفة تعزز نقاط قوتنا وتميزنا عن المنافسة ، "يشرح فينيل.

قم بقياس أداء التقارير الخاص بك مقابل الشركات الأخرى

تعد مراقبة أداء الأعمال وتحليلها وإعداد التقارير عنها وظيفة مهمة لأي شركة - فهي تسمح لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بالتعلم ومشاركة ما يعمل (ولا يعمل) حتى يفهم الأشخاص عبر المؤسسة ما يدفع الأداء وما هي التعديلات التي يجب إجراؤها فيها من أجل تحسينه.

يُجري Databox حاليًا بحثًا حول التقارير الداخلية ، والذي يتضمن كل شيء بدءًا من كيفية تتبع الأعمال وإعداد التقارير حول أداء أعمالها الخاصة إلى الأدوات التي يستخدمونها ، وعدد المرات التي يقدمون فيها تقارير عن الأداء ، وأكثر من ذلك بكثير.

لمقارنة أدائك على الفور ودون الكشف عن هويتك بمئات الشركات الأخرى ، أكمل الاستبيان الخاص بنا من خلال النقر على الرابط أدناه.

قم بإجراء المسح

7. تتبع أداء أعضاء الفريق الفردي

لتحقيق أقصى استفادة من عملية إعداد التقارير الخاصة بك ، لا تتبع أداء الفريق فقط ، ولكن تأكد من مراقبة أداء أعضاء الفريق الفردي أيضًا.

الهدف من تتبع الأداء لكل عضو في الفريق ليس تحديد وتوبيخ موظف ضعيف الأداء. على العكس تمامًا ، فإن الأمر يتعلق بتحديد العقبات وأوجه القصور والتوصل إلى التدريب والأفكار والحلول لمساعدة كل فرد في الفريق على الأداء في قمة اللعبة وتقديم الحوافز المناسبة. يمكن أن تساعد أداة الإبلاغ الجيدة هنا كثيرًا.

"هنا في TeleCRM ، تساعدنا أداة الإبلاغ على تتبع أعضاء فريقنا في قسم المبيعات ومساعدة أولئك الذين يتخلفون عن الركب في أي مكان. حتى أننا نتتبع مقدار إجمالي الإيرادات التي جلبها كل عضو إلى الشركة حتى نتمكن من منحهم الحوافز وفقًا لذلك بناءً على وصولهم إلى هدفهم الشهري ، "يشارك Hardik Masani من TeleCRM استراتيجيته.

"في البداية ، كان لدينا نظام لإعداد التقارير حيث يمكننا فقط رؤية إجمالي المكالمات والمدة الإجمالية وإجمالي المبيعات. لكننا قمنا ببنائه تدريجيًا بطريقة يمكننا الآن تتبع أشياء متعددة بما في ذلك مكالمتهم الأولى (تساعد في تتبع وقت بدء العمل في ذلك اليوم) والمكالمة الأخيرة (في أي وقت ينهون من عملهم). لقد ساعدنا هذا بشكل كبير في إغلاق المزيد من العملاء المحتملين ، وزيادة مبيعاتنا ، وكذلك الاحتفاظ بعملائنا ".

ذات صلة : تقارير مقاييس المبيعات: تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس الـ 16 هذه لتحسين أداء فريق المبيعات الخاص بك

8. خصص وقتًا لمراجعة التقارير مع فريقك

يعد اجتماع الفريق الشهري حيث تقوم بمراجعة التقارير مع زملائك في العمل طريقة رائعة لإكمال عملية إعداد التقارير الخاصة بك. إن إعطاء فريقك رؤى مباشرة حول أدائهم والسماح لهم بالمشاركة في التحليل يمنحهم فرصة للتفكير بنشاط في المشكلات التي نشأت والطرق الممكنة لإصلاحها ، وكذلك تحديد الاستراتيجيات الناجحة التي عززت أدائهم.

جلسات مراجعة الفريق هذه هي بالضبط ما يفعله James Jason في شركته.

"لقد وجدت أنه من المفيد مراجعة تقارير الأداء مع فريقي بشكل منتظم. يساعد هذا في ضمان أن يكون الجميع في نفس الصفحة وأننا نعمل جميعًا لتحقيق نفس الأهداف. كانت نتيجة هذه الجهود عملية فعالة لتقارير الأداء تساعدنا على تتبع تقدمنا ​​وتحديد مجالات التحسين وإجراء التغييرات وفقًا لذلك ، والتأكد من أننا جميعًا نبذل قصارى جهدنا للمساهمة في نفس الأهداف "، يختتم جيسون.

يوافق Liam Johnson من TheHitchStore على أن مراجعات تقرير الأداء ضرورية للحفاظ على الكفاءة ومساءلة فريقك عن عملهم.

"إن أفضل طريقة لإنشاء عملية فعالة لتقرير الأداء هي التركيز على أمرين: الكفاءة والمساءلة. من أجل الكفاءة ، أود استخدام قائمة مرجعية لأنواع التقارير الشهرية لكل موظف ، حتى لا يكون هناك عذر لفقد أي من الخطوات المطلوبة. لدينا اجتماع منتظم حيث يحصل جميع الموظفين على فرصة لمناقشة أهدافهم وكيفية تحقيقها. يساعدنا هذا في معرفة ما يحتاج إلى تحسين والتأكد من عدم إهمال أي شخص في البرد عندما يحين وقت الجولة التالية من إعداد التقارير ".

ضع تقاريرك على الطيار الآلي مع Databox

نحن نعلم أنه من الصعب إجراء تغيير. خاصةً عندما تفكر في عملية من الأعلى إلى الأسفل ، حتى لو كانت بها بعض أوجه القصور. لقد تعلمت بالفعل كيفية تحقيق أقصى استفادة من جداول البيانات الخاصة بك وأصبحت سريعًا حقًا في نسخ المخططات الدائرية ولصقها.

ولكن ماذا لو أصبحت عمليتك أكثر كفاءة على الفور؟ تأخذ وقتا وجهدا أقل؟ دون تعطيل سير العمل الخاص بك؟

قد تكون قلقًا من أن الانتقال سيستغرق وقتًا. لكننا نضمن أن الأمر سيستغرق وقتًا أقل بكثير من تقرير جدول البيانات التالي الذي تحتاج إلى تعبئته يدويًا.

انطلق بسهولة في عملية جديدة لإعداد تقارير الأداء مغيرة للعبة باستخدام Databox.

الشيء الوحيد الذي ستحتاج إلى القيام به يدويًا هو التوصية بالخطوات التالية بناءً على تقريرك ، والتي من شأنها:

• يتم إنشاؤها تلقائيًا في أي وقت تريده.
• احصل على عناصر ديناميكية تضمن تحديث بياناتك.
• يتم إرسالها تلقائيًا إلى أي شخص يحتاج إلى رؤيتها.
• قم بتصدير التقرير إذا كنت بحاجة إليه من أجل اجتماع أو عرض تقديمي

هل أنت مستعد لسرد قصص أكثر إقناعًا ببياناتك ، وتعزيز أداء فريقك ، وتوفير وقتك في هذه العملية؟ قم بالتسجيل للحصول على خطة مجانية إلى الأبد اليوم!