5 Tipps zur Durchführung von Geschäftstreffen

Sie waren dabei: Das Meeting dauert lange und Ihre Aufmerksamkeit wandert ab. Sie haben nichts Neues gelernt, nicht gesprochen und wissen nicht einmal, warum es für Sie wichtig war, dabei zu sein.

Für Unternehmen ist ein Meeting wie dieses eine Katastrophe, da sich die Mitarbeiter demotiviert und unproduktiv fühlen. Und wenn minderwertige Besprechungen ein unternehmensweites Problem sind, verlieren Unternehmen viel Zeit.

Tatsächlich verbrachten 69 % der Arbeitnehmer mehr als eine Stunde ihrer Arbeitswoche in Besprechungen. Um sich für diese investierte Zeit zu lohnen, müssen Unternehmen Meetings effektiv durchführen.

Wir haben 400 Vollzeitbeschäftigte in den USA befragt, um zu erfahren, wie oft sie Meetings abhalten und welche Vorteile ihre Meetings bieten.

Wir haben festgestellt, dass Unternehmen schnelle, zielgerichtete Meetings mit umsetzbaren Tagesordnungen und effektiven Moderatoren abhalten sollten, zumal während der COVID-19-Pandemie so viele Meetings aus der Ferne abgehalten werden.

Wir haben auch festgestellt, dass einige Mitarbeiter in Unternehmen unterschiedliche Beziehungen zu Besprechungen haben: Führungskräfte müssen sicherstellen, dass sie Besprechungen strategisch planen, damit sie den Rest ihrer Arbeit erledigen können, und HR-Experten sollten die Möglichkeit erhalten, Besprechungen zu nutzen, um sich in ihrer Rolle zu verbessern.

Unsere Ergebnisse

• Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter nehmen in einer typischen Woche an Meetings teil, bei denen es darum geht, den Fortschritt zu überprüfen (53 %) und Probleme zu lösen (51 %). Unternehmen sollten Meetings in erster Linie als Ort nutzen, an dem Mitarbeiter ihre Erfolge teilen und ihre Probleme lösen können.
• Fast alle Geschäftsmeetings (90 %) dauern höchstens eine Stunde, was darauf hindeutet, dass Unternehmen kurze Meetings abhalten sollten.
• 61 % der Manager betrachten Problemlösung und Zusammenarbeit als Vorteil von Meetings, und Unternehmen sollten alle Manager darin schulen, Meetings effektiv durchzuführen.
• Fast die Hälfte der Personalfachleute (47 %) gibt an, dass Meetings ihnen helfen, ihre Arbeit gut zu erledigen. Unternehmen müssen bedenken, dass Meetings eine Gelegenheit zum Aufbau von Fähigkeiten für Mitarbeiter in der Personalabteilung sind.
• 44 % der Führungskräfte und Gründer verbringen jede Woche 10 Stunden mehr in Meetings. Mitarbeiter auf Führungsebene müssen die Herausforderungen taglastiger Tage antizipieren und meistern.

Tipp 1: Konzentrieren Sie die Tagesordnungen von Geschäftstreffen darauf, den Fortschritt zu überprüfen und Probleme zu lösen

Für manche Mitarbeiter sind langweilige, unproduktive Besprechungen ein unglücklicher Teil ihrer Arbeit.

Unternehmen sollten ihre Meetings darauf konzentrieren, Fortschritte zu teilen und Probleme zu lösen, um der Skepsis der Mitarbeiter gegenüber Meetings entgegenzuwirken.

Bereits jetzt nimmt mehr als die Hälfte der Mitarbeiter an Fortschrittskontrollen (53 %) und Problemlösungs- oder Brainstorming-Meetings (51 %) teil.

Weitaus weniger Mitarbeiter nehmen regelmäßig an Besprechungen teil, um Entscheidungen zu treffen (33 %), Präsentationen zu halten (28 %) und Fähigkeiten aufzubauen (26 %).

Experten sagen, dass Unternehmen eine Agenda benötigen sollten, um effektive Meetings durchzuführen.

„Ohne Tagesordnung ist ein Meeting nutzlos“, sagt Laurie Wilkins, Gründerin von Call Outdoors, die Leitfäden zu Outdoor-Ausrüstung und Ausrüstung herausgibt. „Sie sollten zumindest einen Überblick über alle Dinge haben, auf die Sie sich konzentrieren, um einen reibungslosen Ablauf des Meetings zu gewährleisten.“

Wilkins glaubt, dass Meeting-Moderatoren vor Beginn eines Meetings fragen sollten:

• Ist dieses Treffen notwendig? Wenn das Meeting nur aus einer Reihe von Fragen oder einer Präsentation besteht, die vielen der Anwesenden nicht weiterhilft, kann es besser per E-Mail oder Telefon abgewickelt werden.
• Welche konkreten Ergebnisse werden diskutiert? Um Fortschrittsaktualisierungen effektiv bereitzustellen, müssen Unternehmen über spezifische Metriken verfügen. Wilkins schlägt vor, spezifische Fragen zu beantworten, z. B. „Wie viele Personen wurden eingestellt?“. „Wie viele Seitenaufrufe haben wir erhalten?“ „Wie hoch war unser monatlicher Umsatz?“
• Was kommt als nächstes? „Der Zweck eines Meetings besteht darin, mit verbesserten Bemühungen voranzukommen, um die Unternehmensziele zu erreichen“, sagt Wilkins. Jedes Meeting sollte mit konkreten, umsetzbaren Plänen und Zielen zur Lösung von Problemen enden.

Mitarbeiter möchten keine Meetings veranstalten oder daran teilnehmen, die ihrem Unternehmen nicht helfen. Daher sollten Unternehmen verlangen, dass sich die Agenda von Geschäftsmeetings auf die Erörterung von Errungenschaften und die Lösung von Problemen konzentriert.

Tipp 2: Führen Sie Meetings in 1 Stunde oder weniger durch

In produktiven Unternehmen sind die Mitarbeiter beschäftigt.

Unternehmen sollten die Zeit ihrer Mitarbeiter respektieren und Besprechungen vermeiden, die länger als eine Stunde dauern.

Die meisten Unternehmen respektieren diese Richtlinie: 90 % der Mitarbeiter geben an, dass ein typisches Meeting an ihrem Arbeitsplatz 1 Stunde oder weniger dauert.

Das Planen langer Besprechungen ist aufgrund der anderen Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter schwierig.

„Meetings nehmen sich Zeit außerhalb der vollen Terminkalender“, sagt Nick Farnborough, Mitbegründer von Clavis Social. „Sie sollten nur so lange halten, wie es nötig ist.“

Experten sagen, dass die Planung eines Meetings von mehr als einer Stunde eine Herausforderung darstellt. Die Teilnehmer schweifen ab, die Tagesordnungen sind überlang und komplex, und die Leute verlieren den Fokus und hören auf, aufmerksam zu sein.

Diese Bedenken werden durch die große Anzahl von Mitarbeitern verstärkt, die derzeit von zu Hause aus arbeiten.

Charlene DeCesare, die ihren eigenen Business-Coaching-Service betreibt, gibt ihren Kunden 5 Tipps, um Meetings kurz zu halten:

1. Stellen Sie eine No-Multitasking-Regel auf . Die Mitarbeiter sollten sich auf das Meeting und das Meeting allein konzentrieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter remote arbeiten und leichteren Zugang zu Ablenkungen haben.
2. Legen Sie eine Agenda mit klaren Zielen fest . „Ohne eine Agenda ist man nur auf einem langen, kurvenreichen Weg ins Nirgendwo“, sagt DeCesare.
3. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer anwesend sein muss . Meetings sollten für jeden Teilnehmer relevant sein. Wenn ein Mitarbeiter nicht erklären kann, warum er in einer Besprechung ist, sollte er nicht dort sein.
4. Binden Sie interaktive Elemente ein . Im Allgemeinen sollten Meetings mehr als einen Teilnehmer haben. Betrachten Sie Ein-Personen-Präsentationen als separate, einmalige Veranstaltungen und stellen Sie sicher, dass regelmäßig geplante Meetings eine Vielzahl von Stimmen haben.
5. Haben Sie einen Folgeplan . Manche Besprechungen dauern zu lange, weil Zeit verschwendet wird, wenn man darüber debattiert, wann man sich das nächste Mal trifft. Meeting-Leiter sollten mit einem starken Plan für die nächsten Schritte kommen.

Indem Meetings kurz und zielgerichtet gehalten werden, respektieren Unternehmen die Zeit ihrer Mitarbeiter und halten deren Aufmerksamkeit eher aufrecht.

Tipp 3: Schulen Sie Manager, um Besprechungen effektiv durchzuführen

Meetings leben von der Kompetenz der Menschen, die sie leiten.

Unternehmen sollten Manager schulen, damit sie Meetings bequem, zielgerichtet und mühelos leiten können.

Die meisten Manager sehen die Vorteile von Meetings an ihrem Arbeitsplatz. Mehr als die Hälfte der Manager (61 %) sagen, dass Problemlösung und Zusammenarbeit ein Vorteil der Meetings sind, an denen sie teilnehmen.

Manager haben allen Grund, sich für die Vorteile von Meetings zu begeistern: Sie sind oft die Personen, die die Diskussion leiten und die Agenda festlegen.

Um sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter gleichermaßen engagiert fühlen, schult Alexis Wirth, Betriebsleiterin bei Swenson He, einer Agentur für digitale Produkte, Manager darin, die Meeting-Standards ihres Unternehmens zu befolgen, darunter:

• Versenden einer übersichtlichen Kalendereinladung : Wirth sagt, dass Manager immer eine Google-Kalendereinladung an notwendige Teamkollegen senden sollten. Wenn Mitarbeiter remote arbeiten, sollte die Einladung einen Link zu einer Remote-Videomeeting-Plattform wie Zoom oder Google Hangouts enthalten.
• Bereiten Sie sich mit Visuals vor : Visuals helfen Teamkollegen, den Fortschritt eines Meetings zu verfolgen und engagiert zu bleiben. Außerdem zeigen visuelle Darstellungen, dass die Leiter des Meetings vorbereitet sind.
• Ernennung eines Protokollführers : Ein Protokollführer hilft bei der Organisation der Takeaways eines Meetings und stellt sicher, dass die Notizen mit Teamkollegen geteilt werden können, die nicht anwesend waren.
• Um Feedback zum Ablauf des Meetings bitten: Wirth erwartet von ihren Vorgesetzten, dass sie die Teilnehmer fragen, was sie über die Tagesordnung, den Ablauf und die Atmosphäre des Meetings denken. Auf diese Weise können Manager das Meeting beim nächsten Mal besser leiten.
• Befolgen Sie die „Quallenregel“ : Quallen schwimmen durch den Ozean, und ineffektive Meetings sind ähnlich ziellos. Wirth sagt, dass Manager in ihrem Unternehmen das Codewort „Quallen“ verwenden, wenn ein Meeting vom Thema abweicht. Dann können Moderatoren das Meeting wieder auf Kurs bringen.

Effektive Meetings erfordern effektive Moderatoren. Um die bestmöglichen Meetings durchzuführen, müssen Unternehmen ihre Manager in einem gemeinsamen Satz von Meeting-Standards schulen.

Tipp 4: Denken Sie daran, dass Meetings die Fähigkeiten von HR-Experten stärken

Für die meisten Mitarbeiter sind Meetings eine Gelegenheit, ihre Entwicklung und ihren persönlichen Fortschritt zu präsentieren.

Für HR-Experten sind Meetings jedoch eine Gelegenheit, die Fähigkeiten aufzubauen, die es ihnen ermöglichen, ihre Arbeit gut zu erledigen.

Fast die Hälfte der HR-Mitarbeiter (47 %) gibt an, dass das Erlernen von Fähigkeiten, die sie für ihre Arbeit benötigen, für Meetings in ihrem Unternehmen von Vorteil ist.

Im Vergleich dazu sind fast ein Viertel der einzelnen Beitragenden (23 %) der Meinung, dass Meetings ihnen beim Aufbau von Fähigkeiten helfen. Manager (20 %), Führungskräfte (15 %) und Berater (13 %) glauben mit noch geringerer Wahrscheinlichkeit an das kompetenzbildende Potenzial von Meetings.

HR-Mitarbeiter schätzen möglicherweise die Gelegenheiten zum Aufbau von Fähigkeiten, die Meetings bieten, da Meetings die Möglichkeit bieten, die Gruppendynamik und die Unternehmenskultur zu bewerten.

Stellen Sie sich die Erfahrung eines neuen HR-Mitarbeiters in einem mittelständischen Technologieunternehmen vor:

Das Unternehmen hat rund 65 Vollzeitmitarbeiter und stellt mit Kevin seinen ersten Vollzeit-Personalleiter ein. Kevin nimmt an Sitzungen im gesamten Unternehmen teil. Er wird Fragen beantworten können wie:

• Wer redet gerne?
• Wer unterbricht?
• Wer hört lieber zu?
• Wer achtet darauf?
• Welche Teamkollegen scheinen sich wohl zu fühlen?

Kevin wird jetzt ein Gefühl für die Dynamik des Teams haben und wissen, welche Einzel- oder Gruppen-HR-Schulungen für sein Unternehmen wahrscheinlich am nützlichsten sind.

Während der COVID-19-Pandemie kann es schwieriger sein, solche Feststellungen zu treffen.

Jill Santopietro Panall, Inhaberin von 21Oak HR Consulting, sagt, dass Meetings, die remote über Zoom oder Google Hangouts abgehalten werden, es schwieriger machen, die für menschliche Beziehungen unerlässlichen Fähigkeiten zum Lesen von Menschen aufzubauen.

„Mir fehlen die Gelegenheiten, die natürlichen Interaktionen in Besprechungen zu beobachten, die es mir ermöglichen, Probleme und Herausforderungen wahrzunehmen“, sagt sie. „Wenn alle nach vorne schauen und höflich in die Kamera schauen, gibt es keine Möglichkeit zu sehen, wessen Augen zu einer bestimmten Person huschen oder wer unter dem Tisch schreibt. All das ist unglaublich lehrreich.“

Ohne persönliche Mitarbeitergespräche können Unternehmen vorschlagen, dass ihre HR-Mitarbeiter regelmäßiger Einzelgespräche mit den Mitarbeitern führen. Auf diese Weise fühlen sich Mitarbeiter unterstützt und HR-Mitarbeiter können ihre Fähigkeiten weiter ausbauen.

Bei der Planung der Entwicklung von HR-Fachkräften müssen Unternehmen daran denken, dass ein Meeting für die HR-Mitarbeiter eine Chance ist, ihre Rolle zu verbessern.

Tipp 5: Führungskräfte müssen sich auf die Herausforderungen tagungslastiger Tage einstellen

Mitarbeiter blicken manchmal mit Schrecken auf ihren Terminkalender: 4, 5 oder 6 Stunden Meetings an einem Tag. Wann sollen die Arbeiten ausgeführt werden?

Führungskräfte stellen sich diese Frage häufig und müssen Systeme entwickeln, um ihre Arbeit trotz eines Terminkalenders mit vielen Meetings zu erledigen.

Mehr als 4 von 10 Führungskräften (44 %) verbringen mehr als 10 Stunden pro Woche in Meetings.

Experten sagen, dass Meetings für Gründer und Führungskräfte eine Selbstverständlichkeit sind, weil sie das Unternehmen am Laufen halten.

Justin Kerby, der Gründer von Something Great Marketing, einer Marketingagentur für soziale Medien, sagt, dass seine Meetings den kontinuierlichen Wert darstellen, den er dem Unternehmen bietet.

„Die meisten meiner Meetings dienen der Geschäftsentwicklung, internen Teambesprechungen und der Präsentation von Vorschlägen für potenzielle Kunden“, sagt Kerby. „Damit unser Team wachsen kann, müssen Verkaufschancen die ganze Woche über meine volle Aufmerksamkeit erhalten.“

Insbesondere in Zeiten wirtschaftlicher Schrumpfung verbringen kleine und mittelständische Führungskräfte möglicherweise viel Zeit in Remote-Meetings, die sich auf Verkäufe, Mittelbeschaffung und den gesamten Cashflow konzentrieren.

Experten schlagen zwei verschiedene Zeitblockierungsstrategien vor, um Führungskräften beim Zeitmanagement zu helfen:

1. Tägliche Zeiten ohne Besprechungen : Kerby schlägt vor, dass Führungskräfte früh in ihren Tagen Zeit blockieren, die frei von Besprechungen ist. Er blockiert seinen eigenen Zeitplan von 6 bis 10 Uhr und die Mitarbeiter wissen, dass er diese Zeit nutzt, um sich auf die täglichen Aufgaben zu konzentrieren.
2. Meeting-spezifische Tage : Trivinia Barber, Gründerin und Chief Executive Officer von Priority VA, einem Personalvermittlungsunternehmen für Executive Assistants, plant alle internen Meetings nur montags und mittwochs. Sie hätte lieber große Blöcke fest zugeordneter Arbeits- oder Besprechungszeit, als zwischen Verantwortlichkeiten hin- und herzuwechseln.

Während die Zeitblocker-Strategien, mit denen Unternehmensleiter ihre Zeitpläne verwalten, unterschiedlich sein können, sind sich Experten einig, dass eine effektive Führungskraft eine ist, die Mitarbeiter befähigt, Entscheidungen zu treffen, ohne häufig den Rat ihres Chefs einzuholen.

„Schaffen Sie eine Kultur, in der Entscheidungen schnell und effektiv mit so wenigen Entscheidungsträgern wie möglich getroffen werden können“, sagt Sukhi Jutla, Chief Operating Officer von MarketOrders, einem Online-Marktplatz für unabhängige Einzelhandelsjuweliere.

Durch die Schaffung einer Unternehmenskultur, in der sich Manager auf mittlerer und höherer Ebene wohl fühlen, wenn sie Entscheidungen treffen, können Gründer vermeiden, in endlose Besprechungen über Probleme hineingezogen zu werden, auf die die Mitarbeiter selbst hätten kommen können.

Unabhängig von ihrer Strategie müssen Führungskräfte einen Weg finden, ihre Zeit vor dem Druck vieler Meetings zu schützen.

Unternehmen müssen effektive Meetings durchführen, um erfolgreich zu sein

Mitarbeiter verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit in Besprechungen, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Besprechungen, an denen Mitarbeiter teilnehmen, ihre Zeit sinnvoll nutzen.

Die COVID-19-Pandemie und die Notwendigkeit, Meetings aus der Ferne abzuhalten, machen es noch wichtiger, dass Unternehmen die besten Meeting-Praktiken anwenden.

Um effektive Besprechungen durchzuführen, können Unternehmen:

• Konzentrieren Sie Meetings darauf, Erreichtes zusammenzufassen und Probleme zu lösen
• Meetings nicht länger als 1 Stunde abhalten
• Schulen Sie Manager, um Meetings gut zu moderieren
• Nutzen Sie Meetings, um die Fähigkeiten von HR-Experten aufzubauen
• Unterstützen Sie Führungskräfte bei der Bewältigung der Strapazen taglastiger Meetings

Durch die Durchführung effektiver Meetings können Unternehmen in einem herausfordernden Geschäftsumfeld das Beste aus ihren Mitarbeitern herausholen.

Über die Umfrage

Das Manifest befragte im Juni 2020 400 Vollzeitbeschäftigte in den USA.

Achtunddreißig Prozent (38%) leben im Süden; 30 % leben im Mittleren Westen; 20 % im Westen; und 13 % im Nordosten.

Vierundvierzig Prozent (44 %) sind männlich; 43 % sind weiblich; 14 % lehnten eine Antwort ab.

Fünfundzwanzig Prozent (25 %) der Befragten sind zwischen 18 und 34 Jahre alt; 34 % sind zwischen 35 und 54 Jahre alt; und 26 % sind 55 Jahre und älter.