So formatieren Sie einen US-Geschäftsbrief

Wahrscheinlich müssen Sie einen Geschäftsbrief schreiben und sind ein wenig besorgt, dass Sie ihn nicht richtig formatieren werden. Dann sind Sie hier genau richtig.

In dieser kurzen Anleitung gehen wir 8 einfache Schritte durch, um einen effektiven US-Geschäftsbrief zu schreiben.

So schreiben Sie einen US-Geschäftsbrief

1. Wähle ein Blockformat
2. Fügen Sie Ihre Adresse hinzu
3. Denken Sie daran, das Datum anzugeben
4. Betrachten Sie eine Referenzlinie
5. Perfektionieren Sie Ihren Gruß
6. Der Großteil Ihres Briefes
7. Entscheiden Sie sich für eine angemessene Abmeldung
8. Korrekturlesen nicht vergessen

1. Wählen Sie ein Blockformat

Die Blockformatierung bezieht sich auf die Seite der Seite, zu der Ihr Brief ausgerichtet wird. Es gibt zwei Haupttypen: vollständiger Block und modifizierter Block. Lassen Sie uns beide durchgehen.

Ganzblockformatierung bedeutet, dass die Elemente des Briefes am linken Rand ausgerichtet werden. Die meisten Buchstabentypen werden linksbündig geschrieben.

Modifiziertes Blockformat bedeutet, dass die meisten Dinge linksbündig ausgerichtet sind, aber einige Dinge auch rechtsbündig ausgerichtet sind. Ein gängiges Beispiel ist das Schreiben Ihrer Adresse auf der linken Seite und die Adresse des Empfängers auf der rechten Seite.

Die Blockformatierung ermöglicht es Ihnen, die wichtigsten Informationen kompakter zu platzieren. Es ist viel einfacher, die Aufmerksamkeit von HR-Spezialisten auf das zu lenken, was Sie zu vermitteln versuchen. Abgesehen von ihren strategischen Vorteilen ist die Blockformatierung auch das Standardlayout von US-Geschäftsbriefen.

2. Fügen Sie Ihre Adresse hinzu

Auch wenn Sie eine persönliche Beziehung zu Ihrem geschäftlichen Kontakt haben, ist es immer wichtig, Ihre Adresse hinzuzufügen. Es mag unnötig erscheinen, ist aber tatsächlich gängige Praxis.

Haben Sie jemals einen Service zum Schreiben von Anschreiben oder Lebensläufen in Anspruch genommen? Beachten Sie, dass sie immer Ihre Adresse auf allem angeben, was Sie bei ihnen bestellen, sei es ein Lebenslauf, ein Anschreiben oder ein Geschäftsbrief.

Das ist nicht nur pragmatisch, sondern auch sehr höflich. Wenn Sie Ihre Adresse nicht hinzufügen, muss Ihr Empfänger danach suchen, was in der Geschäftswelt als ziemlich unhöflich gilt.

3. Denken Sie daran, das Datum anzugeben

Genau wie Ihre Adresse ist das Hinzufügen eines Datums zu Ihrem Brief ein leicht zu übersehender, aber wichtiger Schritt. Es wird Ihnen und Ihrem Empfänger langfristig helfen.



Ihr Brief ist nur einer von wahrscheinlich Hunderten von Briefen, die Ihr Empfänger regelmäßig erhält. Ohne Datum vergisst man leicht, wann Ihr Brief verschickt wurde und wie schnell darauf geantwortet werden sollte.

Mit einem Datum weiß Ihr Empfänger jedoch, wann er auf Ihren Brief reagieren muss, und Sie erhalten Ihre Antwort so schnell wie möglich.

4. Hinzufügen der Referenzlinie

Die Betreffzeile kann je nach Kontext eine außerordentlich hilfreiche Ergänzung Ihres Anschreibens sein. Beginnend mit „re:“, hilft die Referenzzeile zusammenzufassen, worum es in deinem Brief geht.

Sie werden normalerweise von Unternehmen verwendet, die auf Kundenanfragen reagieren. Wenn Sie sich beispielsweise an ein Unternehmen bezüglich eines Online-Angebots gewandt haben, das nie vor Ihrer Haustür aufgetaucht ist, erhalten Sie möglicherweise eine Antwort mit der Referenzzeile „Re: Fehlende Online-Bestellung“.

Wenn Sie auf einen Geschäftsbrief antworten oder Ihr Empfänger Ihren Brief erwartet, fügen Sie am besten eine Betreffzeile hinzu.

5. Perfektionieren Sie Ihre Begrüßung

Nachdem Sie nun die gesamte Logistik Ihres Briefes abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, den passenden Gruß zu erstellen. Es ist immer am besten, wenn möglich den Namen der Person zu verwenden, die angesprochen wird – achte nur darauf, dass du den Namen richtig wählst.

Sie können den Vornamen auch ganz weglassen und Ihren Empfänger mit Anrede und Nachnamen ansprechen, z. B. „Dr. Smith“ oder „Mrs. Maxwell.“

Warum ist die richtige Begrüßung so wichtig? Stellen Sie sich vor, Sie bieten für einen Vertrag und Ihr Schreiben beginnt mit „FAO Whomever it Concerns“ oder „Sehr geehrte Geschäftsinhaberin“. Mit einer allgemeinen Begrüßung implizieren Sie, dass Sie nicht viel in das investiert haben, was Sie sagen werden.

Mit einer gezielten, korrekten Begrüßung signalisieren Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich über den Gesprächspartner zu informieren. Dadurch werden Ihre Chancen auf eine Antwort viel wahrscheinlicher.

6. Der Großteil Ihres Briefes

Obwohl es für den Großteil Ihres Briefes keine definierte Standardformatierung gibt, empfiehlt der gesunde Menschenverstand, konsistent zu bleiben. Welche Schriftart Sie zum Beispiel verwenden, ist die Schriftart, die Sie für den Großteil Ihres Briefes verwenden sollten.

Was den eigentlichen Inhalt Ihres Briefes anbelangt, wird das, was Sie schreiben, natürlich einzigartig für Sie und den Zweck Ihres Briefes sein. Du musst dich zwar nicht strikt an die 3-Zeilen-pro-Absatz-Regel halten, aber du solltest deinen Brief auf jeden Fall so kurz wie möglich halten.

Menschen lesen Geschäftsbriefe, um Informationen schnell und effizient aufzunehmen. Sie möchten keine Form von zusätzlichen Inhalten überfliegen. Es ist höflich, Ihren Brief so sachlich wie möglich zu halten.

Aus dem gleichen Grund sollten Sie auch vermeiden, am Ende Ihres Briefes ein Postskriptum oder „PS“ hinzuzufügen. Versuchen Sie stattdessen, Ihrem Leser einen schnellen und einfachen Call-to-Action zu geben.

Wenn Sie beispielsweise eine bestimmte Antwort wünschen, beenden Sie mit einer Frage. Oder, wenn Sie einfach nur chatten möchten, nachdem Ihr Empfänger Ihren Brief gelesen hat, bitten Sie ihn, sich nach dem Lesen mit Ihnen in Verbindung zu setzen, und fügen Sie hinzu, ob Sie einen Anruf, eine E-Mail oder eine andere Form der Kommunikation bevorzugen.

7. Entscheiden Sie sich für eine angemessene Abmeldung

Wenn der Text deines Schreibens fertig ist, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie du dich abmelden möchtest. Wir empfehlen, Ihren Brief mit einem höflichen Satz wie „Mit freundlichen Grüßen“ zu beenden, gefolgt von Ihrem vollständigen Namen. Andere gebräuchliche Ausdrücke wie „Mit freundlichen Grüßen“ sind in Ordnung, können aber etwas veraltet sein.

Vielleicht möchten Sie auch Ihren Firmennamen unter Ihrem vollständigen Namen hinzufügen. Je nachdem, welche Wirkung Sie erzielen möchten, kann es sinnvoll sein, auch Ihren Firmentitel hinzuzufügen. Wenn Sie den Brief im Namen Ihres Teams schreiben, scheuen Sie sich nicht, auch Ihr Team oder Ihre Abteilung zu erwähnen.

Welche Abmeldung Sie schreiben, bleibt Ihnen überlassen. Stellen Sie nur sicher, dass es zum Text Ihres Briefes passt und dass es Ihrem Empfänger hilft zu verstehen, wer ihn schreibt.

8. Vergessen Sie nicht, Korrektur zu lesen

Das Korrekturlesen ist einer der wichtigsten Schritte beim Verfassen von Briefen. Das Versenden eines Geschäftsbriefes voller Rechtschreib- und Grammatikfehler ist unprofessionell und wird Ihnen wahrscheinlich nicht die gewünschte Antwort liefern.

Allerdings solltest du deine Arbeit nicht nur Korrektur lesen, sondern auch laut vorlesen. Es mag albern erscheinen, aber manchmal kommt unser Ton nicht so rüber, wie wir es über Text erwarten. Um Missverständnisse zu vermeiden, lesen Sie den Text Ihres Briefes schnell laut vor, bevor Sie ihn absenden.

Befolgen Sie diese Schritte, um den perfekten US-Geschäftsbrief zu erstellen

Bisher waren die Konventionen zum Verfassen eines US-Geschäftsbriefs möglicherweise verwirrend oder schwer zu finden. Indem Sie diese 8 einfachen Schritte befolgen, können Sie sich jetzt sicher sein, dass Ihr Brief respektvoll und angemessen ist und eine Antwort erhalten wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie beim Schreiben Ihres nächsten Geschäftsbriefs häufig auf diesen Leitfaden verweisen, um eine effektive Korrespondenz zwischen Ihnen und Ihrem Empfänger zu gewährleisten.