ビジネスミーティングを行うための 5 つのヒント

あなたはそこにいたことがあります: 会議は長引いており、あなたの注意はさまよっています. あなたは何も新しいことを学んでおらず、話したこともなく、なぜ出席することが重要だったのかさえ知りません。

企業にとって、このような会議は惨事であり、従業員はやる気を失い、非生産的だと感じます。 また、標準以下の会議が全社的な問題である場合、企業は深刻な時間を失っています。

実際、労働者の 69% が、週の労働時間の 1 時間以上を会議に費やしています。 この時間の投資を回収するために、企業は会議を効果的に実施する必要があります。

米国のフルタイムの従業員 400 人を対象に調査を行い、会議の頻度と会議のメリットを調べました。

特に COVID-19 パンデミックの間、非常に多くの会議がリモートで開催されているため、企業は実行可能な議題と効果的なファシリテーターを備えた、迅速で焦点を絞った会議を開催する必要があることがわかりました。

また、企業の一部の人々は、会議とは異なる関係を持っていることもわかりました。幹部は、残りの仕事を行うことができるように戦略的に会議をスケジュールする必要があり、人事担当者には、会議を使用して自分の役割を改善する機会を与える必要があります。

私たちの調査結果

• 従業員の半数以上が、通常の 1 週間に、進捗状況の確認 (53%) と問題の解決 (51%) に重点を置いた会議に出席しています。 企業は主に、従業員が成果を共有し、問題をトラブルシューティングできる場所として会議を使用する必要があります。
• ほぼすべてのビジネス会議 (90%) は 1 時間以下であり、企業は短い会議を開催する必要があることを示唆しています。
• マネージャーの 61% は、問題解決とコラボレーションが会議の利点であると考えており、企業はすべてのマネージャーが会議を効果的に実施できるようにトレーニングする必要があります。
• 人事担当者のほぼ半数 (47%) が、会議が仕事の効率を高めるのに役立っていると述べています。 企業は、会議が人事部門の従業員のスキル構築の機会であることを覚えておく必要があります。
• エグゼクティブと創業者の 44% は、毎週 10 時間多く会議に費やしています。 役員レベルの従業員は、会議の多い日々の課題を予測して克服する必要があります。

ヒント 1: ビジネス ミーティングの議題は、進捗状況の確認と問題の解決に集中する

一部の従業員にとって、退屈で非生産的な会議は、仕事の不幸な部分です。

企業は、進捗状況を共有し、問題を解決することを会議の中心に据えて、会議に対する従業員の懐疑論に対抗する必要があります。

すでに半数以上の従業員が進捗確認会議 (53%) と問題解決またはブレインストーミング会議 (51%) に参加しています。

決定を下し (33%)、プレゼンテーションを行い (28%)、スキルを構築する (26%) ために定期的に会議に出席する従業員ははるかに少ない。

専門家は、効果的な会議を実施するために、企業は議題を用意する必要があると述べています。

「アジェンダがなければ、会議は役に立ちません」と、アウトドア用品や設備に関するガイドを発行する Call Outdoors の創設者であるローリー・ウィルキンスは言います。 「会議の流れをシームレスにするために、少なくとも、焦点を当てているすべての事柄の概要を把握しておく必要があります。」

Wilkins 氏は、ミーティングが始まる前に、ミーティングのファシリテーターは次のことを尋ねるべきだと考えています。

• この会議は必要ですか？ 会議が単に一連の質問や出席者の多くの役に立たないプレゼンテーションである場合は、電子メールまたは電話で処理する方がよい場合があります。
• 具体的にどのような結果が議論されていますか? 進捗状況の最新情報を効果的に提供するために、ビジネスには特定の指標が必要です。 Wilkins 氏は、「何人雇われましたか?」などの特定の質問に回答することを提案しています。 「ページビューは何回表示されましたか?」 「月々の収入は？」
• 次はなにかな？ 「会議の目的は、会社の目標を達成するために、より良い取り組みを進めて前進することです」と Wilkins 氏は言います。 すべての会議は、問題を解決するための具体的で実行可能な計画と目的で終了する必要があります。

従業員は、会社の業績に役立たない会議を主催したり出席したりしたくないため、企業はビジネス会議の議題が成果の議論と問題の解決に焦点を当てていることを要求する必要があります。

ヒント 2: 会議を 1 時間以内に実施する

生産性の高い企業では、従業員は多忙を極めています。

企業は従業員の時間を尊重し、1 時間を超える会議を避ける必要があります。

ほとんどの企業はこのガイドラインを尊重しています。従業員の 90% は、職場での通常の会議に 1 時間以下かかると言っています。

従業員には他の責任があるため、長時間の会議をスケジュールすることは困難です。

Clavis Social の共同設立者である Nick Farnborough 氏は、次のように述べています。 「それらは必要な期間だけ持続するべきです。」

専門家は、1 時間以上の会議を計画するのは難しいと言っています。 参加者は的外れで、議題は長すぎて複雑で、人々は集中力を失い、注意を払わなくなります。

これらの懸念は、現在リモートで作業している多数の従業員によって悪化しています。

自身のビジネス コーチング サービスを運営しているシャーリーン デチェザールは、会議を短くするための 5 つのヒントをクライアントに提供しています。

1. マルチタスク禁止ルールを確立します。 従業員は会議と会議だけに集中する必要があります。 これは、従業員がリモートで作業していて気を散らすものに簡単にアクセスできる場合に特に重要です。
2. 明確な目標を持つ議題を設定します。 「アジェンダがなければ、どこにも行かない長く曲がりくねった道を進んでいるだけです」と DeCesare 氏は言います。
3. すべての参加者がそこにいる必要があることを確認してください。 会議は、すべての出席者に関連するものでなければなりません。 従業員が会議に参加している理由を説明できない場合は、出席すべきではありません。
4. インタラクティブな要素を含めます。 通常、会議には複数の参加者が必要です。 1 人でのプレゼンテーションは個別の 1 回限りのイベントとして検討し、定期的に予定されている会議にはさまざまな意見が反映されるようにします。
5. フォローアップ計画を立てる。 次に会うときの議論に時間を浪費するために、会議が長すぎることがあります。 会議のリーダーは、次のステップのための強力な計画を用意する必要があります。

会議を簡潔で焦点を絞ったものにすることで、企業は従業員の時間を尊重し、注意を引く可能性が高くなります。

ヒント 3: 会議を効果的に実施できるようにマネージャーをトレーニングする

会議は、会議を主導する人々の能力に依存します。

企業は、マネージャーが快適に、方向性を持って、簡単に会議を運営できるようにトレーニングする必要があります。

ほとんどのマネージャーは、職場での会議の利点を認識しています。 マネージャーの半数以上 (61%) は、会議に参加することで問題解決とコラボレーションができると言っています。

マネージャは、会議のメリットに熱心に取り組むべき理由があります。マネージャは、多くの場合、議論を主導し、議題を設定する人々です。

デジタル製品エージェンシーである Swenson He のオペレーション マネージャーである Alexis Wirth 氏は、すべての従業員が同じように関与していると感じられるようにするために、次のような会社の会議基準に従うようマネージャーをトレーニングしています。

• 明確なカレンダーの招待状を送信する: Wirth 氏は、マネージャーは常に必要なチームメイトに Google カレンダーの招待状を送信する必要があると述べています。 従業員がリモートで作業している場合、招待状には Zoom や Google ハングアウトなどのリモート ビデオ会議プラットフォームへのリンクを含める必要があります。
• ビジュアルの準備: ビジュアルは、チームメイトが会議の進行状況を追跡し、関与を維持するのに役立ちます。 また、ビジュアルは、会議のリーダーが準備されていることを示しています。
• メモ担当者の指名: メモ担当者がいると、会議の要点をまとめやすくなり、出席していないチームメイトとメモを共有できるようになります。
• ミーティングの運営方法についてフィードバックを求める : Wirth 氏は、マネージャーが出席者に、ミーティングの議題、流れ、雰囲気についてどう思うか尋ねることを期待しています。 このようにして、マネージャーは次回の会議をより適切に運営できます。
• 「クラゲの法則」に従ってください。クラゲは海を漂い、効果のない会議も同様に目的がありません。 Wirth 氏によると、彼女の会社では、マネージャーは、会議が話題から外れたときにコードワード「jellyfish」を使用することを知っています。 その後、進行役は会議を軌道に戻すことができます。

効果的な会議には、効果的なファシリテーターが必要です。 可能な限り最高の会議を実施するために、企業は、一連の共通の会議基準についてマネージャーをトレーニングする必要があります。

ヒント 4: 会議が人事担当者のスキルを構築することを忘れないでください

ほとんどの従業員にとって、会議は自分の成長と個人の進歩を示す機会です。

しかし、人事担当者にとって、ミーティングは、仕事をうまくこなすためのスキルを身に付ける機会です。

人事担当者の半数近く (47%) が、自分の仕事に必要なスキルを学ぶことは、会社での会議のメリットになると述べています。

これに対し、個人貢献者のほぼ 4 分の 1 (23%) は、ミーティングがスキルの構築に役立つと考えています。 マネージャー (20%)、エグゼクティブ (15%)、およびコンサルタント (13%) は、会議がスキル構築の可能性を秘めているとは考えていません。

ミーティングはグループのダイナミクスと企業文化を評価する機会を提供するため、HR スタッフは、ミーティングが提供するスキル構築の機会を高く評価する場合があります。

中規模のテクノロジー企業の新しい人事スタッフの経験を想像してみてください。

このビジネスには約 65 人のフルタイムの従業員がおり、最初のフルタイムの人事責任者であるケビンを雇用しています。 ケビンは会社全体の会議に同席し始めます。 彼は次のような質問に答えることができます。

• 誰が話すのが好きですか?
• 誰が邪魔しますか？
• 誰が聞くのが好きですか?
• 誰が注目していますか？
• お互いに快適に見えるチームメイトは?

ケビンは、チームのダイナミクスと、どの個人またはグループの HR トレーニングが彼の会社にとって最も役立つ可能性が高いかについての感覚を持つようになります。

COVID-19 パンデミックの間、そのような決定を下すことはより困難になる可能性があります。

21Oak HR Consulting のオーナーである Jill Santopietro Panall 氏は、Zoom や Google ハングアウトでリモートで開催される会議では、人間関係に不可欠な人を読むスキルを構築するのが難しくなると述べています。

「問題や課題を認識できる、会議での自然なやり取りを見る機会を逃しています」と彼女は言います。 「誰もが正面を向いてカメラを淡々と見ていて、最高の振る舞いをしていると、誰の目が特定の人に向けられているのか、テーブルの下で誰がメッセージを書いているのかを確認する方法はありません。 そのすべてが信じられないほど有益です。」

対面でのスタッフ会議がなければ、企業は、人事担当者が従業員との 1 対 1 の会議をより定期的に開催することを提案する場合があります。 このようにして、従業員はサポートされていると感じ、人事担当者はスキルを磨き続けることができます。

人事担当者の育成を計画する際、企業は、人事に携わる人々にとって、会議が自分の役割をより良くするチャンスであることを覚えておく必要があります。

ヒント 5: エグゼクティブは、会議の多い日の課題を予測する必要があります

従業員は、1 日に 4 時間、5 時間、または 6 時間の会議を行うなど、自分のスケジュールを不安に思うことがあります。 その仕事はいつ行われるべきですか？

エグゼクティブは頻繁にその質問を自問し、会議の多いスケジュールにもかかわらず、仕事を完了するためのシステムを考案する必要があります。

エグゼクティブの 10 人に 4 人以上 (44%) が、週に 10 時間以上会議に費やしています。

専門家によると、創業者や幹部にとって会議は当然のことであり、それは会社の運営を維持するためです。

ソーシャル メディア マーケティング エージェンシー、Something Great Marketing の創設者である Justin Kerby 氏は、彼の会議は彼が会社に提供している継続的な価値を表していると述べています。

「私の会議のほとんどは、ビジネス開発の機会、内部チームのレビュー、および潜在的なクライアントへの提案の提示です」と Kerby 氏は言います。 「私たちのチームが成長するためには、1 週間を通して販売機会に十分注意を払う必要があります。」

特に経済が縮小している時期には、中小規模の経営幹部は、販売、資金調達、全体的なキャッシュフローに焦点を当てたリモート会議にかなりの時間を費やす可能性があります。

専門家は、エグゼクティブが時間を管理するのに役立つ 2 つの異なる時間ブロック戦略を提案しています。

1. 毎日の会議のない時間: カービー氏は、エグゼクティブが会議のない日の早い段階で時間をブロックすることを提案しています。 彼は自分のスケジュールを午前 6 時から午前 10 時までブロックし、従業員は彼がこの時間を日常業務に集中するために使っていることを知っています。
2. 会議の特定日: エグゼクティブ アシスタントの人材派遣会社である Priority VA の創設者兼最高経営責任者である Trivinia Barber は、月曜日と水曜日のみにすべての社内会議を予定しています。 彼女は、責任を切り替えるよりも、専任の仕事や会議の時間を大きく取りたいと考えています。

会社のリーダーがスケジュールを管理するために使用する時間をブロックする戦略は異なる場合がありますが、専門家は、効果的な幹部とは、上司の助言を頻繁に求めることなく従業員が意思決定を行えるようにするものであることに同意しています.

「可能な限り少数の意思決定者で迅速かつ効果的に意思決定できる文化を作りましょう」と、独立系小売宝石商のオンライン マーケットプレイスである MarketOrders の最高執行責任者である Sukhi Jutla 氏は述べています。

中堅および上級管理職が安心して意思決定できる企業文化を作ることで、創業者は、従業員が自分で解決できたはずの問題について終わりのない会議に巻き込まれるのを避けることができます。

経営陣は、戦略が何であれ、多くの会議のプレッシャーから時間を守る方法を見つけなければなりません。

企業は成功するために効果的な会議を実施する必要があります

従業員は会議にかなりの時間を費やしており、企業は従業員が出席する会議が時間を有効に活用できるようにする必要があります。

COVID-19 のパンデミックと、リモートで会議を行う必要性により、企業が会議のベスト プラクティスを採用することがさらに重要になっています。

効果的な会議を実施するために、企業は次のことができます。

• 成果を振り返り、問題を解決することに重点を置いて会議を行う
• 会議を 1 時間以内に開催する
• 会議を円滑に進行できるようにマネージャーをトレーニングする
• 会議を利用して人事担当者のスキルを構築する
• 役員が会議の多い日々の厳しさを管理できるようにします

効果的な会議を実施することで、企業は困難なビジネス環境で従業員を最大限に活用できます。

調査について

マニフェストは、2020 年 6 月に米国のフルタイム労働者 400 人を対象に調査しました。

38% (38%) が南部に住んでいます。 30% が中西部に住んでいます。 西部では 20%。 北東部では 13% です。

44 パーセント (44%) が男性です。 43% が女性です。 14% が回答を拒否しました。

回答者の 25% (25%) は 18 ～ 34 歳です。 34% は 35 ～ 54 歳です。 26% が 55 歳以上です。