米国のビジネスレターの書式設定方法

公開: 2022-08-09

おそらく、あなたはビジネスレターを書かなければならず、それを正しくフォーマットしないのではないかと少し心配しています. もしそうなら、あなたは正しい場所に来ました。

How to Format a US Business Letter

この短いガイドでは、効果的な米国のビジネス レターを書くための 8 つの簡単な手順について説明します。

米国のビジネスレターの書き方

  1. ブロック形式を選ぶ
  2. 住所を追加
  3. 日付を含めることを忘れないでください
  4. 基準線を考える
  5. 挨拶を完璧にする
  6. あなたの手紙の大部分
  7. 適切なサインオフを決定する
  8. 校正を忘れずに

1. ブロック形式を選ぶ

ブロック書式とは、レターが正当化されるページの面を指します。 フルブロックとモディファイドブロックの 2 つの主なタイプがあります。 両方を見てみましょう。

フルブロック形式とは、文字の要素が左余白に揃えられることを意味します。 ほとんどの種類の文字は、左揃えで書かれています。

修正ブロック形式とは、ほとんどのものは左揃えですが、一部のものは右揃えになることを意味します。 よくある例は、左側に自分の住所、右側に受取人の住所を書くことです。

ブロック フォーマットを使用すると、最も重要な情報をよりコンパクトに配置できます。 あなたが伝えようとしていることに人事担当者の注意を引くのは、はるかに簡単です。 戦略的な利点とは別に、ブロック形式は米国のビジネス レターの標準的なレイアウトでもあります。

2.住所を追加する

手紙を書いているビジネスの連絡先と個人的な関係がある場合でも、住所を追加することは常に重要です。 不要に思えるかもしれませんが、実際には一般的な方法です。

カバーレターや履歴書作成サービスを利用したことがありますか? 履歴書、カバーレター、ビジネスレターなど、注文するものには常に住所が含まれていることに注意してください.

これは実用的であるだけでなく、非常に礼儀正しいです。 あなたのアドレスを追加しないと、受信者はそれを探しに行かなければならなくなります。これは、ビジネスの世界では非常に失礼だと考えられています。

3.日付を含めることを忘れないでください

住所と同じように、手紙に日付を追加することは見過ごされがちですが、重要なステップです。 長期的には、あなたと受取人の両方に役立ちます。



あなたの手紙は、受信者が定期的に受け取る可能性のある何百通もの手紙の 1 つにすぎません。 日付がないと、手紙がいつ送られたのか、どれだけ早く返信する必要があるのか​​を忘れがちです。

ただし、日付があれば、受信者はいつあなたの手紙に対して行動を起こすべきかを知ることができ、あなたはできるだけ早く返信を受け取ることができます.

4.基準線の追加

文脈によっては、基準線を手紙に追加するのに非常に役立つ場合があります。 「re:」で始まる参照行は、手紙の内容を要約するのに役立ちます。

これらは通常、顧客に対応する企業によって使用されます。 たとえば、玄関先に現れなかったオンラインについて会社に連絡した場合、「Re: Missing Online Order」という参照行を含む応答を受け取る場合があります。

ビジネスレターに返信している場合、または受信者があなたの手紙を期待している場合でも、参照線を追加することをお勧めします.

5. 挨拶を完璧にする

手紙の準備がすべて終わったので、次は適切な挨拶文を作成します。 可能であれば、相手の名前を使用するのが常に最善です。ただし、名前が正しいことを確認してください。

また、名を完全に省略して、「Dr. スミス」または「Ms. マクスウェル。」

正しい挨拶が重要なのはなぜですか。 あなたが契約に入札していると想像してみてください。あなたの手紙は「FAO Whomever it Concerns」または「Dear Business Owner」で始まります。 一般的な挨拶で、あなたが言おうとしていることにあまり投資していないことを暗示しています.

具体的で正しい挨拶をすることで、時間をかけて相手について学んだことを相手に伝えることができます。 これにより、応答の可能性がはるかに高くなります。

6. あなたの手紙の大部分

手紙の大部分について定義された標準的な書式設定はありませんが、常識的には一貫性を保つことをお勧めします。 たとえば、最初に使用するフォントは、レター全体で使用する必要があるフォントです。

あなたの手紙の実際の内容に関しては、あなたが書くものはもちろんあなたとあなたの手紙の目的に固有のものです. 1 段落に 3 行という厳密なルールに従う必要はありませんが、できるだけ簡潔に書く必要があります。

Why People Read Business Letters

人々は、情報を迅速かつ効率的に吸収するためにビジネス レターを読みます。 彼らは、いかなる形式の余分なコンテンツもスキミングしたくありません。 あなたの手紙はできるだけ要点を押さえておくのが礼儀正しい.

同じ理由で、手紙の最後に追記や「PS」を追加することも避けてください。 代わりに、読者にすばやく簡単に行動を促すフレーズを与えるようにしてください。

たとえば、特定の返信が必要な場合は、質問で終わります。 または、受信者が手紙を読んだ後にチャットしたいだけの場合は、読んだ後に連絡するように依頼し、電話、電子メール、またはその他の形式の通信を希望するかどうかを追加します.

7. 適切なサインオフを決定する

レターの本文が完成したら、サインオフの方法を決定します。 手紙の最後は、「よろしくお願いします」のような丁寧なフレーズで締めくくることをお勧めします。その後にフルネームを続けます。 「よろしくお願いします」などの他の一般的なフレーズは問題​​ありませんが、少し古くなっている可能性があります。

フルネームの下に会社名を追加することもできます。 作りたい影響によっては、社名を追加することも理にかなっている場合があります。 チームを代表して手紙を書いている場合は、チームや部門についても言及することをためらわないでください。

どのサインオフを書くかは、あなた次第です。 手紙の本文に適切であり、誰が書いているかを受取人が理解できるようにするだけです。

8.校正を忘れないでください

校正は、手紙を書く過程で最も重要なステップの 1 つです。 つづりや文法の間違いだらけのビジネス レターを送るのは、専門家らしくなく、おそらく、あなたが探している反応を得ることはできないでしょう。

ただし、作品を校正するだけでなく、声に出して読むことも必要です。 ばかげているように思えるかもしれませんが、私たちの口調がテキストに対して期待どおりにならないことがあります。 誤解を避けるために、手紙を送る前に、手紙の本文を声に出してすぐに読んでください。

これらの手順に従って、完璧な米国ビジネスレターを作成してください

これまで、米国のビジネス レターの書き方の規則は、わかりにくく、わかりにくかったかもしれません。 これらの 8 つの簡単なステップに従うことで、あなたの手紙が敬意を払い、適切であり、返信を受け取る義務があることを確信できます。

次回のビジネス レターを作成する際は、このガイドを頻繁に参照して、受信者との間で効果的なやり取りを行うようにしてください。