これらの 8 つのヒントを使用して効果的なパフォーマンス レポート プロセスを構築する

公開: 2022-08-05

最近の調査で驚くべき事実が明らかになりました。市場にはあらゆるレポート ツールが存在するにもかかわらず、企業の 50% は依然としてスプレッドシートを使用してパフォーマンス レポートを作成しています。 また、回答者の約半数が、反復的な手作業を必要とするプレゼンテーションまたはドキュメントを介して報告しています。

自動化の世界では、テーブルをコピーして貼り付けたり、手動で更新したりすることは、いくつかの理由から効果的なレポート プロセスではありません。

  • レポートに基づいて行動するよりも、レポートの作成に多くの時間を費やしている
  • 手作業は人的ミスの可能性を高める
  • スプレッドシートは、チームの残りのメンバー、クライアント、またはマネージャーに手動で送信する必要があり、データが重複または誤っている可能性が高くなります
  • 単純なタスクを完了するためにますます多くの時間と労力が必要になるため、運用をスケーリングすることは不可能です

報告プロセスの再考を余儀なくされていますか? ご関心をお寄せいただきましたので、レポートの改善に役立つように世界中の専門家が適用しているレポートのベスト プラクティスを本日よりご紹介いたします。

さっそく飛び込みましょう。

  • 企業における典型的な報告プロセスはどのようなものですか?
  • 効果的なパフォーマンス レポート プロセスを作成する方法: 8 つのベスト プラクティス

企業における典型的な報告プロセスはどのようなものですか?

最近の調査に参加したすべての企業は、現在の報告プロセスが効果的であると考えており、その 70% が非常に効果的であるとさえ評価しています。

効果的な報告プロセス

しかし、データと彼らの報告方法が実際にどのように見えるかを詳しく見てみると、スプレッドシートやデータ入力の使用から、データ分析ツールからプレゼンテーションへのグラフのコピーと貼り付けまで、多くの冗長な作業が含まれていることがわかります.

報告活動

多くの企業が行っていないことは、一歩離れて、レポートが日次、週次、および月次の活動にどのように適合するかの全体像を検討することです. 幸いなことに、私たちが話をした調査参加者の多くは、報告プロセスが「十分」であると考えていても (少なくとも今のところ)、自動化が進むべき道であることを認識しています。

Express Dentist の Craig Anderson 氏は次のように述べています。 「自動化をさらに追加することで、プロセスを最適化します。」

Starting a Blog の Tim Schroeder と彼のチームは、レポート プロセスに自動化ツールを導入することも検討しています。 「すべてを手作業で行うと非常に時間がかかることに気付きました。その結果、私のチームは人的ミスを犯してしまいました」と Schroeder 氏は説明します。 「これは最終結果に影響を与えているため、レポート ソフトウェアを使用してすぐにデータを収集する可能性があります。 その結果、リアルタイムの洞察を生み出すことができ、それを活用することができます。」

私たちが調査したほとんどの企業は 1 か月あたり最大 20 件のレポートを作成しているため、Databox で利用できるような自動化されたパフォーマンス レポートで、いくつかの手動レポート手順を置き換えるだけで、どれだけの時間を節約できるか想像してみてください。

1 か月あたりのレポート数

一部の企業は、業績報告プロセスに改善の余地があることを認識していますが、時間や専門スタッフが不足しているため、必要な変更を行うことができていない可能性があります。 ただし、スタートアップを経営しているため、レポート プロセスがまだ少し「安っぽい」場合でも、Swift の Jeet Mehta 氏は、会社のニーズに応える信頼性の高い高品質のツールがスケーリングに不可欠である可能性があることに同意します。 「成長するにつれて、より優れたレポート ツールを採用する必要があります」と Mehta 氏は確信しています。

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効果的なパフォーマンス レポート プロセスを作成する方法: 8 つのベスト プラクティス

30 人以上の専門家に、効果的でスケーラブルなパフォーマンス レポート プロセスをどのように作成したかを共有してもらいました。 これらは、従うべき 8 つのベスト プラクティスです。

  1. 自動化ソフトウェアを使用してレポートを生成する
  2. データ分析における創造性を奨励する
  3. ターゲットオーディエンスを検討する
  4. 重要な価値のドライバーに対処する
  5. 簡潔で明確な目標を設定する
  6. 業界のベンチマークを含める
  7. 個々のチーム メンバーのパフォーマンスを追跡する
  8. チームでレポートを確認する時間を確保する

1. 自動化ソフトウェアを使用してレポートを生成する

自動化ソフトウェアは、データ入力、手動計算、チャートや表のコピーと貼り付けなど、多くの時間を費やす冗長なタスクを排除するため、レポートの作成と共有を容易にします。 計算が自動的に行われ、データがソースからレポート ツールに直接引き出されるため、人的エラーの可能性も減少し、レポートの精度が劇的に向上します。

Kate Backdrop の Kate Zhang 氏は、彼女の報告プロセスが自動化の導入によって恩恵を受けたことを認めています。 「自動化により、データが正確かつ最新であることを保証します。 さらに、レポートを手動で生成する必要がないため、時間を節約できました」と Zhang 氏は語ります。

Daniel Chen と Airgram の彼のチームは、自動化ツールをレポート プロセスに追加した後、良い結果が得られました。 「このソフトウェアは、プロセスを合理化し、より効率的にするのに役立ちました」と Chen 氏は言い、パフォーマンス レポート プロセスが最初から最後まで自動化されていると付け加えました。 「これは、以前よりもはるかに迅速かつ少ない労力でレポートを作成できることを意味します。 ソフトウェアの迅速かつ正確なデータ収集機能のおかげで、レポートの品質も向上しました。」

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2. データ分析における創造性を奨励する

さまざまな種類のレポートとデータの組み合わせにより、パフォーマンスを一貫して追跡できるだけでなく、データを見て戦略への革新的なアプローチを考え出す新しい方法を発見することもできます。 これにより、最も関連性の高い KPI を監視し、目標に向かって前進することができますが、同時に、競合他社との差別化に役立つ角度を探すことができます。

YourParkingSpace の Charles Cridland 氏は次のように述べています。

「同時に、洞察を逃したり、チームの創造性を制限したりしたくありません。そのため、データを新たなアドホックな角度から見ることをお勧めします。 このようにして、レポートが退屈で単調にならないように、データの信頼性、市場開発の新鮮な見方、および仕事の満足度を実現しています。」

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3. ターゲットオーディエンスを考慮する

パフォーマンス レポートは通常、チーム マネージャーを対象としていますが、会社の株主、投資家、さらには従業員が読むこともあります。 パフォーマンス レポートのトピックと種類に応じて、編集を開始する前に対象読者を検討してください。 そもそもなぜ彼らはレポートを欲しがったのですか? どのような情報を伝える必要がありますか? データをどのように表現しますか? 聴衆が得たいと思っていることは何ですか?

Candice Moses of Information によると、このアプローチは有効であることが証明されています。 「パフォーマンス レポートを改善しようとしているときに、ターゲット ユーザーを考慮に入れることを学びました。 パフォーマンス レポートを書き始める前に、レポートを要求する理由を検討しました。 私は次の質問を自問しました。 彼らは何を望んでいますか? 広範なパフォーマンス レポートまたは特定のパフォーマンス レポート? このパフォーマンス レポートは彼らにとって役に立ちますか?」

さまざまな対象者向けのパフォーマンス レポートで重要なことは、対象者がレポート対象のトピックについてどの程度理解しているかです。 会社のエグゼクティブ マネージャーがマーケティング チームのパフォーマンスについて知りたがっている場合は、単純なアプローチを採用し、詳細な指標が多すぎてレポートが複雑になりすぎないようにする必要があります。 トップマネジメントは通常、予算と収益に関心があるため、そこに焦点を当てる必要があります。チームが予算をどれだけ効率的に使用しているか、および生成している ROI を報告します。

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4. 簡潔で明確な目標を設定する

SMART 目標を設定するか、目的を計画するための別の手法を使用すると、レポートで達成したいことを明確に定義するのに役立ちます。 特定の目標を念頭に置くと、どの KPI を測定するか、どのくらいの頻度で監視するか、対象者にどのように提示するかを決定しやすくなります。 また、明確で簡潔な目標はモチベーションを高め、報告プロセスの目標が企業の高レベルの目標とどのように一致しているか、またビジネスの成長にどのように貢献しているかを理解するのに役立ちます。

Notta AI の James Jason は、目標に対する進捗状況を追跡することで、正しい道を歩むことができると述べ、簡単な追跡戦略を共有しています。

「効果的な業績報告プロセスを作成する最善の方法は、明確で簡潔な目標を設定し、それらの目標に対する進捗状況を定期的に追跡することであることがわかりました。 1 つの列に目標を、別の列にそれらの目標に対する進捗状況を示す単純なスプレッドシートを設定することは、進捗状況を追跡するための最良の方法です。 これにより、私たちがどれだけうまくやっているか、どこを改善する必要があるかが一目でわかります。」

5. キーとなるバリュードライバーに対処する

パフォーマンス測定により、カスタマー エクスペリエンス、従業員、財務パフォーマンスなど、ビジネスにおける重要な価値要因に対処できます。 KPI のみと比較して、重要な価値の推進要因を特定することで、会社の成功を本当に定義するものと足並みをそろえながら、タスクに優先順位を付けることができます。

たとえば、従業員が最大の効率を達成するのを妨げるボトルネックとして報告プロセスのステップを特定した場合、そのステップを自動化することで、報告プロセスと組織全体に大きな変化をもたらすことができます。

Candice Moses によると、リスク管理は戦略の実行と同じくらい重要であるため、主要な価値の推進要因を知ることは、最初に取り組む必要がある問題と機会を「トリアージ」するのに役立ちます。

「運用上の成果に加えて、戦略実行の進捗状況を評価する測定とリスク管理にも焦点を当て、測定が投資家の決定を確実にサポートするようにしました。 KPI は、可能性と危険性があるビジネスの特定の領域に焦点を当てています。 このような KPI は、広範ではなく具体的​​なものにする必要があります。 すべての問題や不足を解決しようとするのではなく、会社の特定の領域を管理する方法を指示する必要があります。」

また、過去に機能したものだけでなく、潜在的および将来の価値ドライバーに焦点を当てることも重要です。

「以前のパフォーマンスと履歴に焦点を当てた後続のパフォーマンス指標だけでなく、新たなパフォーマンス指標にも焦点を当てる必要があることを学びました」と Moses 氏は言います。

6.業界のベンチマークを含める

パフォーマンス レポートでは、先月または 1 年間のパフォーマンスと比較して自分の立ち位置を知るだけでは十分ではありません。 また、競合他社と比較して結果を評価することも重要です。

このデータは次のようになります。

  • 改善点を特定できるようにする
  • 業界全体で起こっているトレンドを理解する
  • 達成可能で有意義な目標を設定するのに役立ちます

Attn: Grace の Alexandra Fennell と彼女のチームは、パフォーマンス レポートでベンチマークを使用して、収益と顧客満足度を超えて、業界内での成功を明確に把握できるようにしています。

「ベンチマークは、競合他社と比較してパフォーマンスを評価するのに役立ちます。 特定の測定可能なデータポイントを使用して、業績が伸びている場所とパフォーマンスが低い場所を発見します。 この情報を使用して、当社の強みを活用し、競合他社との差別化を図る、的を絞った改善を行うことができます」と Fennell は説明します。

7.個々のチームメンバーのパフォーマンスを追跡する

レポート プロセスを最大限に活用するには、チームのパフォーマンスだけを追跡するのではなく、個々のチーム メンバーのパフォーマンスも監視するようにしてください。

各チーム メンバーのパフォーマンスを追跡する目的は、パフォーマンスの低い従業員を特定して叱ることではありません。 まったく逆に、障害や欠点を特定し、チームの全員が最高のパフォーマンスを発揮して適切なインセンティブを導入できるようにするためのトレーニング、アイデア、解決策を考え出すことです。 ここでは、優れたレポート ツールが大いに役立ちます。

「TeleCRM では、レポート ツールを使用して、営業部門のチーム メンバーを追跡し、遅れをとっている人々を支援しています。 各メンバーが会社にもたらした総収益を追跡し、毎月の目標を達成したことに応じてインセンティブを与えることができます」と、TeleCRM の Hardik Masani 氏は彼の戦略を共有しています。

「当初、私たちは総通話時間、総通話時間、総売上のみを確認できるレポート システムを持っていました。 しかし徐々に、最初の電話 (その日の仕事の開始時刻を追跡するのに役立ちます) や最後の電話 (仕事の終了時刻) など、複数のことを追跡できるように構築しました。 これにより、より多くのリードを獲得し、売り上げを伸ばし、顧客を維持することができました。」

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8. チームでレポートを確認する時間を確保する

同僚とレポートを確認する毎月のチーム ミーティングは、レポート プロセスを締めくくるのに最適な方法です。 チームにパフォーマンスへの直接的な洞察を提供し、分析に参加できるようにすることで、発生した問題とそれらを修正するための可能な方法について積極的に考え、パフォーマンスを向上させた成功した戦略を特定する機会が与えられます。

これらのチーム レビュー セッションは、James Jason が会社で行っていることとまったく同じです。

「定期的にチームと一緒にパフォーマンス レポートを確認すると役立つことがわかりました。 これにより、全員が同じ認識を共有し、全員が同じ目標に向けて取り組んでいることを確認できます。 これらの取り組みの結果、効果的なパフォーマンス レポート プロセスが実現しました。これにより、進捗状況を追跡し、改善すべき領域を特定し、それに応じて変更を加え、全員が同じ目標に貢献するために最善を尽くすことができるようになります」とジェイソンは締めくくります。

TheHitchStore の Liam Johnson 氏は、パフォーマンス レポートのレビューは、効率を維持し、チームが仕事に責任を持ち続けるために不可欠であることに同意します。

「効果的な業績報告プロセスを作成する最善の方法は、効率と説明責任という 2 つのことに焦点を当てることです。 効率化のために、私は各従業員の月次レポートにある種のチェックリストを使用するのが好きです。これにより、必要な手順のいずれかを見逃しても言い訳ができなくなります。 全従業員が自分の目標とその達成方法について話し合う機会を得る定期的な会議があります。 これにより、改善が必要なものを確認し、次のレポートの時期が来ても誰も取り残されないようにすることができます。」

レポートを Databox でオートパイロットに配置する

変化を起こすのは難しいことを私たちは知っています。 特に、いくつかの欠点があっても、プロセスを上から下まで考え抜いた場合はなおさらです。 スプレッドシートを最大限に活用する方法をすでに学び、円グラフをすばやくコピーして貼り付けることができました。

しかし、プロセスが即座に効率化できるとしたらどうでしょうか? 時間と労力を節約できますか? ワークフローを中断することなく?

移行に時間がかかるのではないかと心配するかもしれません。 ただし、手動で入力する必要がある次のスプレッドシート レポートよりもはるかに短い時間で済みます。

Databox を使用して、画期的な新しいパフォーマンス レポート プロセスを簡単に導入できます。

手動で行う必要があるのは、レポートに基づいて次のステップを推奨することだけです。これにより、次のことが可能になります。

  • いつでも好きなときに自動生成されます。
  • データが最新であることを保証する動的要素を用意します。
  • それらを見る必要がある人に自動的に送信されます。
  • 会議やプレゼンテーションで必要な場合は、レポートをエクスポートします

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