Maneras efectivas de abordar la falta de personal dentro de una organización

La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. anunció que 4,2 millones de estadounidenses dejaron sus trabajos, la cifra más alta desde 2000, y otros 1,4 millones de personas fueron despedidas y despedidas de sus servicios.

Esta tasa de deserción de empleados históricamente alta ha resultado en una crisis de personal indefinida para las empresas, lo que ha tenido un impacto negativo en el crecimiento, la rentabilidad y otros indicadores. Sin embargo, las causas de escasez de personal también pueden deberse a restricciones presupuestarias, ausencias programadas o no programadas de los empleados, etc.

Como resultado, la mano de obra existente debe asumir la carga de trabajo adicional, que no es sostenible a largo plazo. Conduce al agotamiento de los empleados, calidad de proyecto comprometida, etc. Por lo tanto, las organizaciones deben gestionar los problemas de falta de personal de manera adecuada para mantener la eficiencia y la productividad.

Este artículo destaca algunas formas efectivas de gestionar los problemas de falta de personal en una organización y cómo el software de gestión de recursos de Saviom puede ayudar a simplificarlo.

Vamos a empezar -

1. ¿Cómo afecta la falta de personal a una organización?  

Una organización con poco personal a menudo es testigo de una fuerte disminución en varias métricas como la capacidad de producción, la productividad de los empleados, el tiempo de respuesta y la rentabilidad. Esto se debe a que no podrán cumplir con la carga de trabajo estándar y podrían sobreutilizar a sus empleados existentes asignando trabajo adicional para cumplir con los requisitos del proyecto. Esto provoca agotamiento físico, estrés y agotamiento, lo que resulta en una reducción de la productividad.

Además, debido a la carga de trabajo adicional, es posible que los empleados no cumplan con los plazos o no entreguen productos de calidad. Si la situación persiste durante mucho tiempo, es posible que pierdan interés en sus trabajos y finalmente renuncien. Una alta tasa de rotación es costosa para las empresas, ya que paga costos directos de salida cuando un empleado se va e incurre en gastos adicionales para reclutar y capacitar a nuevos trabajadores.

Una disminución repentina de la mano de obra existente podría exacerbar el problema de la escasez de personal. Además, la alta rotación en un lugar de trabajo que ya tiene poco personal puede detener las operaciones en circunstancias extremas, dañando la reputación y el valor de mercado de la empresa.

Ahora que las consecuencias de la falta de personal son claras, esto es lo que puede hacer.

2. Formas de gestionar los problemas de falta de personal

La falta de personal puede reducir significativamente la eficiencia de la organización, lo que afecta los resultados de la empresa. Pero se pueden combatir algunos de sus efectos con las medidas adecuadas. Así es cómo:

2.1. Priorizar proyectos basados ​​en objetivos estratégicos

Cuando los recursos de una empresa son limitados, es vital priorizar proyectos de valor agregado que prometan un ROI más alto. Por ejemplo, si una organización tiene varios proyectos en trámite pero solo una cantidad limitada de recursos para trabajar, se puede dar preferencia a los proyectos más críticos.

Esto permite a los gerentes asignar sus recursos limitados a proyectos adecuados y aumentar los márgenes de ingresos. Además, priorizar proyectos les ayuda a cumplir sus objetivos financieros y estratégicos a largo plazo con una fuerza laboral limitada.

2.2. Estimar los requisitos de recursos para cada proyecto

Estimar los recursos necesarios antes de iniciar un proyecto es especialmente importante cuando estos son escasos. Si no se evalúan con precisión los requisitos del proyecto y las habilidades requeridas, se producirá una productividad inadecuada de los recursos, lo que dará lugar a una calidad inferior al estándar, insatisfacción del cliente y sobrecostos.

Cuando los gerentes de proyecto estiman los requisitos de recursos por adelantado, les da a los gerentes de recursos suficiente tiempo de anticipación para identificar y asignar recursos. Esto también les ayudará a implementar tratamientos de recursos tales como reposición de rotación externa, capacitación, etc., para mitigar la escasez de recursos. Esto permite a los gerentes entregar proyectos de calidad con disponibilidad limitada de recursos.

2.3. Optimizar la utilización rentable de cada recurso

Cuando las organizaciones tienen poco personal, los recursos tienden a sobreutilizarse debido a la carga de trabajo excesiva, lo que genera estrés y agotamiento. Por otro lado, cuando a los empleados se les solicita con frecuencia que trabajen en tareas no facturables, se produce una baja moral y falta de compromiso.

Al implementar métodos de optimización de recursos, los gerentes pueden garantizar la distribución uniforme de la carga de trabajo de aquellos recursos que están sobreutilizados. También pueden movilizar recursos infrautilizados de proyectos no facturables a proyectos facturables para impulsar los rendimientos financieros. Esto mejorará el rendimiento, impulsará la productividad, aumentará la generación de ingresos y evitará el aburrimiento o la desconexión.

2.4. Aplicar la estrategia de rotación externa/reposición durante el inicio del proyecto

Cuando un proyecto requiere recursos críticos para completar una tarea, pero ya están reservados, puede ser un desafío cubrir estos puestos con poca anticipación. Para ayudar a llenar estos vacíos, un administrador de recursos puede usar estrategias de rotación externa y reposición. Esto sucede solo después de determinar si el proyecto ha alcanzado un estado estable en el que la falta de un recurso crítico no lo afectaría negativamente.

El administrador de recursos negocia con el administrador de proyectos en cuestión la rotación del recurso vital para el nuevo proyecto, y se asigna un relleno adecuado a la vacante. Esto permite que el nuevo proyecto adquiera las habilidades especializadas necesarias sin interferir con el existente. Además, esto garantiza que las demandas de ambos proyectos se cumplan sin contratiempos ni riesgos a pesar de los recursos limitados.

2.5. Comparta recursos a través de los límites de la matriz

Las organizaciones deben aprovechar al máximo el potencial de los recursos existentes para garantizar la calidad del proyecto. Sin embargo, esto puede ser un desafío cuando las organizaciones trabajan con un grupo de talentos limitado. Una de las formas efectivas de hacer esto es implementando la colaboración interdepartamental. Esta estrategia permite a los empleados trabajar en proyectos que no pertenecen a sus respectivos departamentos pero que aún requieren su talento.

Esto permite a los empleados diversificar sus carteras y conjuntos de habilidades al tiempo que brinda nuevas oportunidades de aprendizaje. Además, cuando los empleados se comuniquen y compartan sus conocimientos y experiencias, les ayudará a aprender y crecer. De esta manera, las empresas pueden utilizar de manera inteligente su fuerza laboral existente, entregar proyectos con éxito y mejorar la eficiencia.

2.6. Invertir en programas de desarrollo de habilidades múltiples  

Una de las formas más efectivas de mejorar la eficiencia cuando no hay suficiente personal es llevar a cabo programas de desarrollo de habilidades múltiples. Por ejemplo, si una tarea requiere recursos con competencia en dos habilidades separadas, la polivalencia garantiza que, en lugar de dos personas diferentes, solo una persona estará equipada para ejecutar la tarea.

Muchos empleados son competentes en la realización de diferentes tareas que exigen diversas competencias. Como resultado, las organizaciones pueden aprovechar estos recursos y perfeccionar sus habilidades para asignarlos a diversos proyectos. Por lo tanto, las organizaciones no perderán nuevas oportunidades y mantendrán la eficiencia incluso con un grupo de recursos más pequeño.

2.7. Utilizar recursos contingentes para necesidades a corto plazo.

Cuando un proyecto a corto plazo requiere un recurso especializado que no está disponible actualmente en el grupo de personal de la organización, la contratación de un recurso eventual puede ayudar a hacer las cosas. Las organizaciones pueden adquirir trabajadores eventuales, como autónomos o contratistas, a través de proveedores integrados, especialmente si se trata de un requisito único.

De esta manera, pueden evitar los gastos generales adicionales de contratar empleados permanentes o perder la oportunidad por completo. Esto también reducirá el tiempo de capacitación, minimizará los ciclos innecesarios de contratación y despido, ayudará a formar la combinación adecuada de personal permanente y eventual, y aumentará la eficiencia general del negocio.

Veamos cómo una herramienta de administración de recursos aborda de manera efectiva la escasez de mano de obra.

3. ¿Cómo puede una herramienta avanzada de gestión de recursos ayudar a gestionar la falta de personal en una organización?

El software de gestión de recursos de Saviom, con su visibilidad centralizada en tiempo real, permite a las organizaciones gestionar la falta de personal de forma eficaz.

• La función de previsión de recursos puede identificar la demanda de recursos con antelación. Esto permitirá tomar las medidas apropiadas para cerrar la brecha entre la demanda y la capacidad y ayudar a reducir las futuras limitaciones de recursos y agilizar la asignación de recursos.
• El informe Previsión frente a datos reales ayuda a identificar el tiempo necesario para completar el trabajo en comparación con el tiempo estimado. Por lo tanto, los gerentes pueden evaluar si los recursos están tomando más tiempo de lo previsto para completar una tarea, especialmente cuando los recursos están limitados o si hay un exceso de presupuesto, y tomar medidas correctivas para asegurar el destino del proyecto.
• Los informes de utilización y los mapas de calor codificados por colores permiten a los gerentes determinar si sus recursos limitados están sobreutilizados o infrautilizados. En consecuencia, pueden aplicar las medidas adecuadas para optimizar la asignación.

Todas estas características de administración de recursos ayudan a abordar el problema de la falta de personal.

4. Conclusión

En el entorno ferozmente competitivo de hoy, es imperativo tomar las medidas adecuadas para garantizar la viabilidad y rentabilidad de las empresas a largo plazo. Incluso si su organización no tiene suficiente personal, los métodos mencionados anteriormente lo mantendrán a flote y le permitirán mantener su ventaja competitiva. Además, si se combina con el software de gestión de recursos adecuado, el rendimiento y la eficiencia de su empresa se dispararán, impulsándola a nuevas alturas de éxito.