Desarrolle un proceso eficaz de generación de informes de rendimiento con estos 8 consejos

Publicado: 2022-08-05

Nuestra encuesta reciente reveló un hecho sorprendente: a pesar de todas las herramientas de generación de informes disponibles en el mercado, el 50 % de las empresas aún confían en las hojas de cálculo para crear informes de rendimiento . Y aproximadamente la mitad de los encuestados informan a través de presentaciones o documentos que requieren trabajo manual repetitivo.

En el mundo de la automatización, copiar y pegar y actualizar manualmente las tablas no es ni puede ser un proceso de generación de informes efectivo por varias razones:

  • Dedica demasiado tiempo a crear un informe que a actuar en consecuencia.
  • El trabajo manual aumenta la posibilidad de error humano
  • Las hojas de cálculo deben enviarse manualmente al resto del equipo, clientes o gerentes, lo que aumenta la posibilidad de datos duplicados o erróneos.
  • Es imposible escalar sus operaciones, ya que solo necesitará más y más tiempo y esfuerzo para completar tareas simples.

¿Ya está obligado a repensar su proceso de presentación de informes? Ahora que tenemos su atención, compartiremos las mejores prácticas de generación de informes aplicadas por expertos de todo el mundo para ayudarlo a mejorar la generación de informes hoy mismo.

Vamos a sumergirnos.

  • ¿Cómo es un proceso típico de generación de informes en una empresa?
  • Cómo crear un proceso eficaz de informes de desempeño: 8 mejores prácticas

¿Cómo es un proceso típico de generación de informes en una empresa?

Todas las empresas que participaron en nuestra encuesta reciente consideran que su proceso de elaboración de informes actual es eficaz: el 70 % de ellas incluso lo evalúan como muy eficaz.

proceso de reporte efectivo

Pero si observa más de cerca los datos y cómo se ven realmente sus prácticas de informes, puede ver que hay mucho trabajo redundante involucrado, desde el uso de hojas de cálculo y la entrada de datos hasta copiar y pegar gráficos de herramientas de análisis de datos en presentaciones.

informes de actividades

Lo que muchas empresas no están haciendo es alejarse y echar un vistazo a la imagen completa de cómo los informes encajan en sus actividades diarias, semanales y mensuales. Afortunadamente, muchos participantes de la encuesta con los que hablamos saben que la automatización es el camino a seguir, incluso si consideran que su proceso de generación de informes es "suficientemente bueno" (al menos por ahora).

“Sabemos que definitivamente hay espacio para mejorar, pero nuestro proceso de informes actual nos brinda los datos que necesitamos en este momento”, dice Craig Anderson de Express Dentist. “Optimizaremos nuestros procesos agregando más automatización”.

Tim Schroeder de Start a Blog y su equipo también están considerando introducir herramientas de automatización en su proceso de creación de informes. “Nos dimos cuenta de que hacer todo manualmente lleva bastante tiempo, lo que ha provocado que mi equipo cometa errores humanos”, explica Schroeder. “Esto ha afectado nuestros resultados finales, por lo que pronto podríamos recopilar datos utilizando un software de informes. Como resultado, puede generar información en tiempo real, que puede aprovecharse para nuestro beneficio”.

Como la mayoría de las empresas que encuestamos producen hasta 20 informes por mes, imagínese cuánto tiempo estarían ahorrando al reemplazar solo unos pocos pasos de informes manuales con informes de rendimiento automatizados, como los que están disponibles en Databox.

número de informes por mes

Algunas empresas son conscientes de que hay margen de mejora en su proceso de informes de rendimiento, pero la falta de tiempo o de personal especializado podría estar impidiendo que realicen los cambios necesarios. Sin embargo, incluso si su proceso de generación de informes sigue siendo un poco "difícil" porque ejecuta una startup, Jeet Mehta de Swift está de acuerdo en que las herramientas confiables y de calidad que satisfacen las necesidades de su empresa pueden ser fundamentales para escalar. “Tendremos que adoptar mejores herramientas de generación de informes a medida que crecemos”, confirma Mehta.

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Cómo crear un proceso eficaz de informes de desempeño: 8 mejores prácticas

Le pedimos a más de 30 expertos que compartieran cómo crearon procesos de informes de rendimiento efectivos y escalables. Estas son las 8 mejores prácticas que debe seguir.

  1. Utilice software de automatización para generar informes
  2. Fomentar la creatividad en el análisis de datos
  3. Considere su público objetivo
  4. Controladores de valor clave de dirección
  5. Establece objetivos claros y concisos
  6. Incluir puntos de referencia de la industria
  7. Realice un seguimiento del rendimiento individual de los miembros del equipo
  8. Reserve tiempo para revisar los informes con su equipo

1. Utilice software de automatización para generar informes

El software de automatización facilita la creación y el intercambio de informes, ya que elimina tareas redundantes que consumen mucho tiempo: ingreso de datos, cálculos manuales, copiar y pegar gráficos y tablas, y más. Como los cálculos se realizan automáticamente y los datos se extraen directamente de la fuente a su herramienta de informes, la posibilidad de error humano también se reduce y la precisión de su informe aumenta drásticamente.

Kate Zhang de Kate Backdrop confirma que su proceso de elaboración de informes se benefició de la introducción de la automatización. “La automatización garantiza que los datos sean precisos y estén actualizados. Además, hemos ahorrado tiempo al no tener que generar informes manualmente”, comparte Zhang.

Daniel Chen y su equipo en Airgram han visto resultados positivos después de agregar herramientas de automatización a su proceso de informes. “El software nos ha ayudado a optimizar el proceso y hacerlo más eficiente”, dice Chen y agrega que su proceso de informes de rendimiento ahora está automatizado de principio a fin. “Esto significa que podemos crear informes mucho más rápido y con menos esfuerzo que antes. La calidad de nuestros informes también ha mejorado, gracias a la capacidad del software para recopilar datos de forma rápida y precisa”.

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2. Fomentar la creatividad en el análisis de datos

Los diferentes tipos de informes y combinaciones de datos le permitirán realizar un seguimiento constante de su rendimiento, pero también descubrirán nuevas formas de ver los datos y proponer enfoques innovadores para su estrategia. Eso lo ayudará a monitorear sus KPI más relevantes y el progreso hacia sus objetivos, pero al mismo tiempo buscará ángulos que lo ayuden a diferenciarse de la competencia.

“Tenemos un conjunto de informes que se pensaron desde el principio y acordaron permanecer consistentes para mostrar la evolución de ciertas métricas”, dice Charles Cridland de YourParkingSpace.

“Al mismo tiempo, no queremos perdernos información y limitar la creatividad del equipo, por lo que alentamos nuevos ángulos ad-hoc para analizar los datos. Por lo tanto, logramos la confiabilidad de los datos, una nueva mirada al desarrollo del mercado y la satisfacción laboral, ya que los informes no se vuelven aburridos y monótonos”.

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3. Considere su público objetivo

Los informes de desempeño generalmente están destinados a los gerentes de equipo, pero a veces, los accionistas de la empresa, los inversores o incluso los empleados serán quienes los lean. Según el tema y el tipo de su informe de desempeño, antes de comenzar a compilarlo, considere la audiencia objetivo. ¿Por qué querían el informe en primer lugar? ¿Qué información necesitas transmitir? ¿Cómo representas los datos? ¿Qué conclusiones espera obtener el público?

Según Candice Moses de Information, se ha demostrado que este enfoque funciona. “Mientras intentaba mejorar mi informe de rendimiento, aprendí a tener en cuenta a mi público objetivo. Antes de comenzar a escribir un informe de desempeño, consideré sus razones para solicitar uno. Me hice las siguientes preguntas: ¿Cuál es mi público objetivo? ¿Qué quieren: un informe de desempeño amplio o un informe de desempeño particular? ¿Este informe de rendimiento les sirve de algo?

Un asunto crítico en los informes de rendimiento para diferentes audiencias es el nivel de comprensión que tienen sobre el tema sobre el que está informando. Si los gerentes ejecutivos de la empresa quieren saber sobre el desempeño de su equipo de marketing, debe adoptar un enfoque simple y evitar complicar demasiado el informe con demasiadas métricas detalladas. La alta dirección suele estar más interesada en los presupuestos y los ingresos, por lo que debe centrarse en eso: informar sobre la eficiencia con la que su equipo utiliza el presupuesto y el ROI que está generando.

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4. Establecer objetivos claros y concisos

Establecer metas SMART o usar otra técnica para planificar tus objetivos te ayudará a definir claramente lo que quieres lograr con tus informes. Con un objetivo específico en mente, será más fácil determinar qué KPI medir, con qué frecuencia monitorearlos y cómo presentarlos a su audiencia. Los objetivos claros y concisos también lo motivarán y lo ayudarán a comprender cómo los objetivos de su proceso de informes se alinean con los objetivos de alto nivel de la empresa y cómo contribuyen al crecimiento del negocio.

El seguimiento de su progreso con respecto a los objetivos lo mantiene en el camino correcto, dice James Jason de Notta AI y comparte una estrategia de seguimiento simple.

“Descubrí que la mejor manera de crear un proceso de informes de desempeño eficaz es establecer objetivos claros y concisos y luego realizar un seguimiento regular del progreso con respecto a esos objetivos. Configurar una hoja de cálculo simple con los objetivos en una columna y el progreso contra esos objetivos en otra columna es la mejor manera de seguir el progreso. Esto me permite ver de un vistazo qué tan bien lo estamos haciendo y dónde debemos mejorar”.

5. Impulsores de valor clave de dirección

Las mediciones de rendimiento le permiten abordar los impulsores de valor clave en su negocio, como la experiencia del cliente, los empleados y el rendimiento financiero. En comparación con los KPI solos, identificar los impulsores de valor clave puede ayudarlo a priorizar tareas mientras se mantiene alineado con lo que realmente define el éxito de su empresa.

Por ejemplo, si identifica un paso en su proceso de generación de informes como un cuello de botella que impide que sus empleados logren la máxima eficiencia, la automatización de ese paso puede cambiar la aguja del proceso de generación de informes y de toda su organización.

Según Candice Moses, la gestión de riesgos es tan importante como la ejecución de la estrategia, por lo que conocer los impulsores de valor clave lo ayuda a "clasificar" los problemas y las oportunidades que deben abordarse primero.

“Además de los resultados operativos, también me concentré en medidas que evalúan el progreso de la ejecución de la estrategia, así como la gestión de riesgos, asegurándome de que las medidas respalden las decisiones de los inversores. Los KPI se enfocan en ciertas áreas del negocio que tienen posibilidades y peligros. Dichos KPI deben ser específicos en lugar de amplios. Deben dirigir cómo se deben administrar ciertas áreas de la empresa en lugar de intentar solucionar cada problema y escasez”.

También es fundamental centrarse en los impulsores de valor futuros y potenciales, no solo en lo que funcionó en el pasado.

“Aprendí que también tenía que centrarme en los indicadores de rendimiento emergentes en lugar de solo en los indicadores de rendimiento finales que se centran en el rendimiento y la historia anteriores”, dice Moses.

6. Incluya puntos de referencia de la industria

En los informes de rendimiento, no es suficiente saber dónde se encuentra en comparación con el rendimiento del último mes o año. También es fundamental evaluar sus resultados en comparación con sus competidores.

Estos datos:

  • Permitirle identificar áreas de mejora.
  • Comprender las tendencias que suceden en su industria
  • Ayudarlo a establecer metas alcanzables pero significativas

Alexandra Fennell y su equipo en Attn: Grace usan puntos de referencia en sus informes de desempeño para que puedan tener una idea clara de qué tan exitosos son dentro de su industria, más allá de los ingresos y la satisfacción del cliente.

“La evaluación comparativa nos ayuda a medir nuestro desempeño en comparación con la competencia. Utilizamos puntos de datos medibles y específicos para descubrir dónde prosperamos y dónde tenemos un rendimiento inferior. Con esta información, podemos realizar mejoras específicas que aprovechen nuestras fortalezas y nos diferencien aún más de la competencia”, explica Fennell.

7. Realice un seguimiento del rendimiento individual de los miembros del equipo

Para aprovechar al máximo su proceso de generación de informes, no realice un seguimiento solo del desempeño del equipo, sino que también asegúrese de monitorear el desempeño de los miembros individuales del equipo.

El objetivo de realizar un seguimiento del rendimiento de cada miembro del equipo no es identificar y regañar a un empleado de bajo rendimiento. Todo lo contrario, es identificar los obstáculos y las deficiencias y proponer capacitación, ideas y soluciones para ayudar a todos los miembros del equipo a rendir al máximo e introducir los incentivos apropiados. Una buena herramienta de informes puede ayudar mucho aquí.

“Aquí en TeleCRM, la herramienta de informes nos ayuda a rastrear a los miembros de nuestro equipo en el departamento de ventas y ayudar a aquellos que se están quedando atrás en cualquier lugar. Incluso hacemos un seguimiento de los ingresos totales que cada miembro aportó a la empresa para poder ofrecerles los incentivos correspondientes en función de que alcancen su objetivo mensual”, Hardik Masani de TeleCRM comparte su estrategia.

“Inicialmente, teníamos un sistema de informes en el que solo podíamos ver el total de llamadas, la duración total y las ventas totales. Pero gradualmente lo construimos de manera que ahora podemos rastrear varias cosas, incluida su Primera llamada (ayuda a rastrear a qué hora comienzan a trabajar ese día) y la última llamada (a qué hora terminan su trabajo). Esto nos ha ayudado enormemente a cerrar más clientes potenciales, aumentar nuestras ventas y también retener a nuestros clientes”.

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8. Reserve tiempo para revisar los informes con su equipo

Una reunión mensual del equipo donde revisará los informes con sus compañeros de trabajo es una excelente manera de concluir su proceso de elaboración de informes. Brindar a su equipo información directa sobre su desempeño y permitirles participar en el análisis les brinda la oportunidad de pensar activamente sobre los problemas que surgieron y las posibles formas de solucionarlos, así como identificar estrategias exitosas que mejoraron su desempeño.

Estas sesiones de revisión del equipo son exactamente lo que hace James Jason en su empresa.

“Descubrí que es útil revisar los informes de rendimiento con mi equipo de manera regular. Esto ayuda a garantizar que todos estén en la misma página y que todos trabajemos hacia los mismos objetivos. El resultado de estos esfuerzos ha sido un proceso de informes de desempeño eficaz que nos ayuda a realizar un seguimiento de nuestro progreso, identificar áreas de mejora y hacer cambios en consecuencia, y garantizar que todos hagamos nuestro mejor trabajo para contribuir a los mismos objetivos”, concluye Jason.

Liam Johnson de TheHitchStore está de acuerdo en que las revisiones de los informes de desempeño son esenciales para mantener la eficiencia y hacer que su equipo sea responsable de su trabajo.

“La mejor manera de crear un proceso de informes de desempeño efectivo es enfocarse en dos cosas: eficiencia y responsabilidad. Para mayor eficiencia, me gusta usar una especie de lista de verificación para los informes mensuales de cada empleado, de modo que no haya excusa para omitir ninguno de los pasos requeridos. Tenemos una reunión regular donde todos los empleados tienen la oportunidad de discutir sus objetivos y cómo van a lograrlos. Esto nos ayuda a ver qué necesita mejorar y asegura que nadie se quede al margen cuando llegue el momento de la próxima ronda de informes”.

Ponga sus informes en piloto automático con Databox

Lo sabemos, es difícil hacer un cambio. Especialmente cuando ha pensado en un proceso de arriba a abajo, incluso si tiene algunas deficiencias. Ya aprendió cómo aprovechar al máximo sus hojas de cálculo y se volvió muy rápido para copiar y pegar gráficos circulares.

Pero, ¿y si su proceso puede volverse instantáneamente más eficiente? ¿Ocupa menos tiempo y esfuerzo? ¿Sin interrumpir su flujo de trabajo?

Es posible que le preocupe que la transición lleve tiempo. Pero le garantizamos que tomará mucho menos tiempo que su próximo informe de hoja de cálculo que necesita completar manualmente.

Facilite su camino hacia un nuevo proceso de informes de rendimiento que cambia el juego con Databox.

Lo único que deberá hacer manualmente es recomendar los próximos pasos en función de su informe, que serían:

  • Se generará automáticamente en el momento que quieras.
  • Tenga elementos dinámicos que aseguren que sus datos estén actualizados.
  • Se enviarán automáticamente a cualquier persona que necesite verlos.
  • Exporte el informe si lo necesita para una reunión o presentación

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