Maneras efectivas de combatir los asesinos de la productividad en su lugar de trabajo

“La productividad es la inversión estratégica y deliberada de su tiempo, talento, inteligencia, energía, recursos y oportunidades de una manera calculada para acercarlo considerablemente a objetivos significativos”.

dan s kennedy

Lo mismo vale para el lugar de trabajo. Las organizaciones deben tomar medidas calculadas para construir un lugar de trabajo productivo. Esto ayudará a mejorar la calidad del proyecto, garantizar la entrega oportuna, enriquecer la experiencia del cliente y obtener los máximos márgenes de beneficio.

Sin embargo, varios factores intrínsecos y extrínsecos, como la falta de motivación, los problemas personales, los roles poco claros, un ambiente de trabajo poco propicio, etc., pueden afectar la productividad en el lugar de trabajo. Por lo tanto, las organizaciones deben implementar medidas para mitigar estos asesinos de la productividad.

Este blog analiza cómo combatir eficazmente los factores que matan la productividad en el lugar de trabajo y cómo el software avanzado de gestión de recursos de SAVIOM puede ayudar con eso.

Pero primero, identifiquemos los asesinos de la productividad en el lugar de trabajo.

Las herramientas y el software en línea nos ayudan a equilibrar nuestro trabajo desde casa y consisten en técnicas de incremento de la productividad con sus mecanismos de diseño y personalización.

Hay muchas variaciones de las herramientas en el mercado, según su elección. Pero, solo necesita uno específico para propósitos específicos.

Entonces, es la lista creada a continuación.

Lo mismo vale para el lugar de trabajo. Las organizaciones deben tomar medidas calculadas para construir un lugar de trabajo productivo. Esto ayudará a mejorar la calidad del proyecto, garantizar la entrega oportuna, enriquecer la experiencia del cliente y obtener los máximos márgenes de beneficio.

Sin embargo, varios factores intrínsecos y extrínsecos, como la falta de motivación, los problemas personales, los roles poco claros, un ambiente de trabajo poco propicio, etc., pueden afectar la productividad en el lugar de trabajo. Por lo tanto, las organizaciones deben implementar medidas para mitigar estos asesinos de la productividad.

Este blog analiza cómo combatir eficazmente los factores que matan la productividad en el lugar de trabajo y cómo el software avanzado de gestión de recursos de SAVIOM puede ayudar con eso.

Pero primero, identifiquemos los asesinos de la productividad en el lugar de trabajo.

1. ¿Cuáles son los asesinos comunes de la productividad en el lugar de trabajo?

Los asesinos de la productividad pueden afectar negativamente la calidad del proyecto, causar retrasos en la entrega y disminuir los márgenes de beneficio. Algunos de los principales asesinos de la productividad en el lugar de trabajo son:

• Ambigüedades en roles y responsabilidades

• Tareas BAU innecesarias como reuniones y correos electrónicos improductivos
• Utilización subóptima de los recursos
• Cultura de trabajo no propicia
• Ausencia de desplazados internos y oportunidades de perfeccionamiento
• Programa de recompensas y reconocimiento ineficaz

• Microgestión y falta de autonomía

Ahora que conocemos los asesinos de la productividad, veamos cómo combatirlos.

2. Formas efectivas de combatir los asesinos de la productividad de la fuerza laboral

Los datos muestran, “El empleado promedio es productivo durante 2 horas y 53 minutos al día. Eso es solo el 31% de la jornada laboral promedio de 8 horas”. Por lo tanto, tomar las medidas correctas es fundamental para mantener la productividad.

Esta sección discutirá las formas de abordar los asesinos de la productividad en el lugar de trabajo.

2.1 Definir claramente las responsabilidades clave para evitar ambigüedades en los roles

Las ambigüedades de los roles dificultan que los empleados alineen sus esfuerzos con las expectativas, lo que genera revisiones y cambios constantes. Esto también puede conducir a la duplicación de esfuerzos y conflictos entre los miembros del equipo. Todos estos acumulativamente obstaculizan la productividad en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, una empresa de TI está lanzando una nueva aplicación y requiere numerosos desarrolladores y probadores. Si los desarrolladores y evaluadores conocen claramente sus tareas, subtareas y el cronograma para completar estas actividades, pueden entregar el proyecto con éxito. De esta forma, los gerentes pueden aumentar la productividad y mantener un flujo de trabajo optimizado.

2.2 Establecer protocolo de comunicación para minimizar reuniones improductivas

Según un estudio de Boston Consulting Group, las reuniones y otras actividades improductivas desperdician entre el 40 y el 80 % del tiempo de las personas en la oficina.

Estos datos muestran que las reuniones innecesarias sin agendas predeterminadas pueden desperdiciar el tiempo productivo de los empleados. Además, cuando se agregan recursos que no son necesarios a las reuniones, se consume tiempo que podría haberse dedicado a otras tareas críticas. Además, si un recurso se interrumpe constantemente por notificaciones de correos electrónicos o hilos de texto innecesarios, se interrumpe su productividad.

Por lo tanto, es esencial desarrollar un protocolo estándar para modos de comunicación asíncronos y síncronos. Por ejemplo, los gerentes pueden programar reuniones para problemas vitales que requieren actualizaciones críticas y solo agregar recursos críticos a las mismas. Para la comunicación asíncrona, los gerentes pueden distribuir las actas de la reunión al equipo y agregar solo las personas requeridas en un correo electrónico o hilo de texto. Maximizará el tiempo de trabajo productivo de los empleados.

2.3 Garantizar una distribución uniforme del trabajo para una utilización óptima

Uno de los factores significativos que reducen la productividad es la distribución desigual del trabajo. A veces, los gerentes sobrecargan los recursos críticos y asignan menos trabajo a los empleados poco calificados. Esto da como resultado estrés, agotamiento, desconexión y baja moral en la fuerza laboral. Si esto se prolonga, estos recursos pierden la motivación para trabajar, haciéndolos improductivos.

Para mitigar este problema, los gerentes deben considerar la disponibilidad de recursos y sus habilidades antes de la asignación. Además, deben monitorear los niveles de utilización para evitar la sobre/infrautilización. Finalmente, en caso de problemas de agotamiento, los gerentes pueden implementar técnicas de optimización adecuadas como la nivelación de recursos o la suavización para aliviar la carga de trabajo. Esto ayudará a mantener el índice de salud de los recursos, mejorar el compromiso de la fuerza laboral y aumentar la productividad.

2.4 Crear un entorno inclusivo para eliminar prejuicios y conflictos

El trato diferencial de los empleados basado en el género, el origen étnico o la raza puede crear prejuicios y favoritismo dentro de un equipo. Como resultado, los empleados se sienten infravalorados y desconectados del grupo. Bajará su moral y, a su vez, afectará la productividad en el lugar de trabajo.

Por lo tanto, las organizaciones deben fomentar un entorno de trabajo diverso e inclusivo que brinde igualdad de oportunidades para todos los recursos y permita un libre intercambio de ideas desde múltiples perspectivas. Además, también deben fomentar un mecanismo de retroalimentación de 360 ​​grados para crear un ambiente de trabajo positivo y mejorar la productividad.

2.5 Llevar a cabo programas de capacitación y capacitación para el desarrollo profesional

La ausencia de oportunidades de mejora adecuadas dificulta el crecimiento y desarrollo profesional de los recursos y los hace sentir insatisfechos en el trabajo. Además, cuando a los recursos no se les brindan oportunidades multifacéticas, el trabajo se sentirá monótono y aburrido para ellos, lo que resultará en desconexión y pérdida de productividad a largo plazo.

Para superar este problema, las organizaciones deben proporcionar recursos con oportunidades de mejora de habilidades adecuadas y crear un plan de desarrollo individual (IDP) para el desarrollo profesional de los recursos. Esto creará un grupo de recursos con múltiples habilidades y los empleados tendrán la oportunidad de trabajar en diversos proyectos y explorar nuevas vías. Todo esto aumentará la satisfacción laboral y mejorará la motivación de los empleados, haciendo que el lugar de trabajo sea más productivo.

2.6 Implementar iniciativas de recompensa y reconocimiento para aumentar la moral de los empleados

Según Deloitte, “El reconocimiento aumenta el compromiso, la productividad y el desempeño de los empleados en un 14 %” . Estos datos muestran la importancia del reconocimiento para mejorar la productividad de los empleados. Sin embargo, si el trabajo duro y los aportes de los empleados no son reconocidos y recompensados, perderán interés y se desconectarán, lo que afectará la productividad.

Para combatir esto, la gerencia debe tener parámetros de acceso transparentes y establecer programas de recompensa basados ​​en el desempeño de los empleados. Las recompensas pueden ser formales, como un incremento, bonificaciones y licencias adicionales, o informales, como saludos en las redes sociales, tarjetas de regalo, etc. De esta manera, otros empleados también estarán motivados para mejorar su productividad, creando así una cultura de trabajo de alto rendimiento. .

2.7 Empoderar a los empleados para elegir proyectos de su interés

La microgestión y la falta de autonomía en el lugar de trabajo son otros obstáculos que disminuyen la productividad de los empleados. Cuando los empleados están bajo supervisión constante y los gerentes intervienen en cada pequeño detalle, los empleados pierden el sentido de pertenencia y confianza. Esto, a su vez, afecta la creatividad del equipo, lo que lleva a una baja productividad.

Por lo tanto, los empleados deben poder elegir los proyectos de su interés. Esto promoverá una cultura de autonomía en la que los empleados puedan asumir la responsabilidad total de las tareas individuales. Impulsará la propiedad de las tareas, los capacitará para rendir al máximo de su potencial y mejorará la productividad en el lugar de trabajo.

Ahora veamos cómo el software de administración de recursos puede ayudar a implementar estas soluciones de manera eficiente y efectiva.

3. ¿Cómo ayuda el software de gestión de recursos avanzado a mejorar la productividad en el lugar de trabajo?

El software de gestión de recursos de próxima generación de SAVIOM, con sus funciones avanzadas, puede ayudar a optimizar su fuerza laboral y garantizar la máxima productividad.

• El software proporciona visibilidad de los recursos en toda la empresa. También cuenta con filtros avanzados que ayudan a los gerentes a asignar los recursos que mejor se adaptan a un proyecto, aumentando así la productividad.
• La herramienta ofrece Business Intelligence en tiempo real, como informes de utilización y mapas de calor codificados por colores. Se puede usar para hacer un HIPERVINCULO “https://www.saviom.com/blog/track-resource-utilization/” rastrear los niveles de utilización y mitigar los problemas de uso excesivo e insuficiente. También se puede realizar un seguimiento del estado del trabajo y el tiempo real invertido a través del tiempo previsto frente al real y mitigar los problemas de sobreutilización y subutilización. También se puede realizar un seguimiento del estado del trabajo y el tiempo real empleado a través del informe de tiempo previsto frente al real. En caso de desviación, los gerentes pueden intervenir con la orientación y corrección de rumbo adecuadas. En caso de desviación, los gerentes pueden intervenir con la orientación y corrección de rumbo adecuadas.
• A continuación, la herramienta ERM de SAVIOM proporciona la característica única de Open Seat, donde los empleados pueden expresar su interés. Esto aumenta el compromiso y compromiso de los empleados, creando un lugar de trabajo productivo.

Herramientas para aumentar la productividad en la oficina

Cada herramienta tiene su propósito en la vida real y en el mundo de las aplicaciones. Los métodos de integración pueden confundirnos con el objetivo de la herramienta, pero se puede descifrar cuando se usa.

1. timeTracko

La conciencia sobre la gestión del tiempo es crucial en los negocios. Ya sea empleado o empleador, todos deben tener cuidado con su tiempo.

timeTracko proporciona la atmósfera para generar una mayor confianza entre empleadores y empleados. Tiene funciones de seguimiento de tiempo y gestión de asistencia a las que cualquier autoridad puede acceder como datos.

timeTracko rastrea el tiempo inactivo y activo y toma una captura de pantalla de la pantalla de los empleados, validando su trabajo.

Cuando hay un sistema de seguimiento disponible, todos los empleados estarán conscientes de la entidad de seguimiento, lo que aumenta la productividad y nadie perderá el tiempo.

Los análisis disponibles del software en cada empleado ayudan a organizar un mejor equipo y aumentar la eficiencia del trabajo.

Tiene una oferta de prueba gratuita de 14 días.

2. Centro de pruebas

ProofHub es un software de gestión de proyectos todo en uno que combina una variedad de tareas
aplicaciones consolidadas en un paquete conveniente.
Se centra en tres aspectos de la comunicación en el lugar de trabajo, la gestión de proyectos, el trabajo en equipo,
planificación de proyectos y participación de los interesados. ProofHub le permite planificar, administrar y
Organiza tus proyectos de principio a fin. Es un centro centralizado para todos sus proyectos, tareas,
equipos e interacciones con los clientes.

ProofHub administra la mayoría de las actividades del proyecto, ya sea organizando proyectos de acuerdo con
eventos e hitos del calendario o debatir ideas esenciales con su equipo.
ProofHub también ofrece opciones de precios muy asequibles con dos planes de precios principales para los usuarios:
● El plan Essential tiene un precio de $45/mes, facturado anualmente
● El plan Ultimate Control tiene un precio de $89/mes, facturado anualmente

3. Último pase

LastPass es la solución a su olvido y pánico relacionado con las contraseñas en los negocios. Es el último software de administración de contraseñas.

Puede agregar una extensión a su navegador y comenzar a usarlo. Deberá crear un perfil con una contraseña maestra para su bóveda. La bóveda almacena información sobre la autenticación para todas las aplicaciones que usa en el trabajo.

Puede acceder a todas sus contraseñas importantes en caso de que las olvide.

La seguridad es la principal preocupación cuando se trata de contraseñas. Hay autenticación multifactor con un algoritmo de autenticación fuerte en acción que mantiene su información segura.

Para 1 dispositivo el costo es nulo, y la oferta más cara es de $4, dirigida a toda la familia. Es casi gratis.

4. Holgura

Slack es para la organización de los métodos de comunicación, entre los miembros del equipo y otros empleados, incluso de otras organizaciones.

La mejor característica de Slack es que nos permite crear nuestro propio canal y agregar personas deseadas al canal. La reunión y la transacción de mensajes es muy fácil.

Slack eliminó la necesidad del uso excesivo de correos electrónicos entre los trabajadores de la empresa. Puede compartir todo con mensajes al instante y sin problemas.

La experiencia de usuario de Slack es un formato cómodo y fácilmente comprensible. Los principiantes no tendrán problemas para colaborar con el equipo.

En los negocios, la comunicación y la rentabilidad tienen un valor primordial.

Slack proporciona ambos. La versión gratuita tiene algunas limitaciones, pero ofrece mucho para sus necesidades.

5. Gramática

La formalidad y los estándares en la documentación comercial son las descripciones de su clase comercial.

Me temo que es cierto, aunque es difícil de digerir, la gente juzga los libros por la portada en los negocios. Puede ser por ética moral o por seguridad de inversión, pero la convención se requiere en los negocios.

La calidad de nuestros textos en el documento agrada al lector y nuestra probabilidad de éxito aumenta. Grammarly nos ayuda con tales tareas.

Grammarly es una herramienta excepcional para la corrección de borradores. Puede agregar la extensión a su navegador, y le aconsejará y ayudará a cambiar el texto en tiempo real. Estarás aprendiendo y completando tu tarea.

Hay diferentes emojis incrustados en la ventana de corrección, lo que le permitirá relacionarse rápidamente con el consejo.

La ortografía y la puntuación simples se pueden detectar en la versión gratuita, pero la detección de plagio, informalidad y otros errores solo está disponible en el paquete premium.

Es por $ 12 por mes si se paga anualmente.

6. Bolsillo

Pocket es una aplicación para organizar artículos, videos e historias de otras publicaciones, aplicaciones y sitios web para futuras referencias. Podemos personalizar nuestro propio espacio para recibir actualizaciones web diarias.

Puede agregar la extensión a su navegador y agregar las páginas que están abiertas en su pestaña con solo un clic en el ícono de la aplicación. Y ahora se puede acceder a ellos desde cualquiera de sus dispositivos que hayan iniciado sesión en su cuenta.

Es realmente simple de usar y efectivo, ya que navegar por la web desperdicia mucho tiempo, lo cual es malo para el negocio.

Para uso personal, la versión gratuita es suficiente e incluso funciona sin conexión.

7. Suite de Google

Google proporciona un conjunto completo de herramientas para la gestión adecuada de proyectos. Solo tienes que tener una cuenta de Gmail para utilizar los servicios de Google Suite.

No cuesta nada usar los servicios de administración de proyectos de Google, por lo que puede ser su primera opción si está pensando en colaborar en línea. Es probable que haya diferentes cosas que puedes hacer con Google.

El calendario de Google tiene funciones para proporcionar información de fecha y hora entre sí en un equipo. Docs tiene funciones para diseñar, escribir textos, preparar hojas de datos de Excel y servicios similares de Microsoft Office. Tiene 15 GB de espacio de almacenamiento en Google Drive y puede acceder a sus archivos cuando lo desee.

Tiene servicios de comunicación y chat que pueden ser útiles en la coordinación durante el trabajo del proyecto.

Todos los servicios de Google sirven para mejorar los negocios.

8. Canva

Canva es una plataforma de diseño gratuita que se ejecuta en el navegador y tiene la usabilidad adecuada. Puedes trabajar en cualquier diseño usándolo.

Ayuda a hacer presentaciones de video, publicaciones de Instagram, carteles, logotipos, infografías, volantes y muchos otros medios publicitarios. Hay muchas características que complementan su trabajo diario con el diseño.

Las plantillas gratuitas impulsarán su creatividad con ideas, las imágenes gratuitas lo ayudarán a ilustrar sus ideas y las funciones fáciles de arrastrar y soltar lo ayudarán con la eficiencia. Ahorrarás mucho tiempo y harás el trabajo cuando uses Canva.

Cuenta con servicios de impresión y entrega. Si quieres algo como camisetas, cerámica lista en la puerta de tu casa con el diseño grabado, puedes hacer arreglos con los funcionarios allí. La mayoría de las veces, cuando los eventos están cerca y no tiene suficiente tiempo para hacer todo, puede hacer ese pedido. Obviamente, en la zona donde hay una sucursal de Canva.

La versión paga de Canva tiene más acceso a las fotos y al inventario.

9. Evernote

Evernote es la mejor aplicación para tomar notas que existe para la productividad y un estilo de vida organizado. Tenemos muchas responsabilidades durante el día y la noche de la vida laboral. Necesitamos ayuda para recordar nuestros planes, y Evernote nos brinda ese asistente.

Puede crear cronogramas de tareas, recordatorios, fechas y plazos en la aplicación. Al sincronizar Google Calendar con su aplicación, puede comenzar a administrar el tiempo de inmediato.

Puede escanear su documento en papel y digitalizarlo al instante. Se ahorra mucho tiempo de oficina cuando puede jugar con su documentación de esta manera.

Puede recortar las páginas web y guardar el contenido de forma personalizada, sin anuncios, para futuras referencias en su proyecto. Ahorra tiempo navegando por internet.

Evernote se utiliza para los horarios personales y la productividad de la vida laboral. Hay planes gratuitos y planes de pago personales y profesionales, y la integración con otro software requiere un plan de pago.

El trabajo de oficina es eficiente con Evernote en la lista de empleados de la aplicación.

10. Asanas

El trabajo en equipo es fundamental en la oficina porque la colaboración entre los miembros determina la productividad. Los miembros del equipo pueden trabajar juntos en Asana de forma remota.

Asana ayuda a organizar la distribución de tareas en un equipo. No sólo la organización y asignación de tareas, sino que también avisa sobre plazos y prioridades.

Puede realizar un seguimiento del progreso de un determinado miembro del equipo, centrarse en tareas específicas y progresar por separado. La distribución de tareas se planifica teniendo en cuenta todas las limitaciones.

Debido al espacio de trabajo compartido, hay una mejor transacción de datos e información entre los miembros del equipo. La personalización y configuración del flujo de trabajo se puede realizar rápidamente.

Las funciones básicas son gratuitas. Los planes de pago Premium y Business están disponibles, según la noticia.

11. buzón

Andar con pendrives de aquí para allá, de vez en cuando está pasado de moda y es menos eficiente cuando tenemos la posibilidad de almacenar en la nube nuestros archivos y documentos importantes. Podemos acceder a todos los documentos relacionados con el trabajo desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Dropbox proporciona las soluciones para el almacenamiento seguro en la nube de nuestros datos con la interfaz de usuario más simple. Cualquiera puede trabajar con él sin ninguna formación específica.

Podemos compartir los documentos con los miembros de nuestro equipo cuando tenemos que colaborar en un proyecto.

Puede integrarlo con sus otras herramientas de gestión de proyectos en línea y aplicaciones de comunicación. Incluso puede compartir la información con los clientes manteniendo la confidencialidad de los registros oficiales para cualquier otro tercero.

Dropbox es una base de datos para tus archivos de trabajo o archivos personales importantes por lo que no debes cargar con un medio físico de transferencia de datos.

La productividad de la oficina está en la eficiencia y menos molestias, y Dropbox es la solución.

Es una aplicación dedicada basada en servicios, por lo que solo están disponibles los planes pagos a partir de $15.

Conclusión

El escritor canadiense Robin Sharma dice: “ No confunda actividad con productividad. Muchas personas simplemente están ocupadas estando ocupadas”.

Por lo tanto, agregar más trabajo solo hará que su fuerza laboral esté más ocupada pero menos productiva. Cuando se combina con una herramienta avanzada de administración de recursos, las estrategias anteriores pueden ayudarlo a maximizar el potencial de la fuerza laboral y conducir a un mayor éxito organizacional.

Hay opciones sobre cómo va a realizar su trabajo. Opciones para la selección de herramientas, opciones para la elección de costos y opciones para usarla o no.

Al ver el tiempo y la demanda de la situación actual, es aconsejable acostumbrarse a las herramientas modernas en línea.

Quién sabe, estamos dando forma al futuro para realizar negocios de forma remota, acostumbrándonos a ellos. Y, la productividad de la oficina debe estar innata en usted donde sea que esté realizando su trabajo.

Acostumbrémonos.