5 conseils pour organiser des réunions d'affaires

Vous avez été là : la réunion dure longtemps et votre attention vagabonde. Vous n'avez rien appris de nouveau, vous n'avez pas parlé et vous ne savez même pas pourquoi il était important pour vous d'y assister.

Pour les entreprises, une réunion comme celle-ci est un désastre, laissant les employés se sentir démotivés et improductifs. Et si les réunions non conformes aux normes sont un problème à l'échelle de l'entreprise, les entreprises perdent beaucoup de temps.

En fait, 69 % des travailleurs ont passé plus d'une heure de leur semaine de travail en réunion. Pour obtenir un retour sur cet investissement en temps, les entreprises doivent mener des réunions de manière efficace.

Nous avons interrogé 400 employés à temps plein aux États-Unis pour savoir à quelle fréquence ils ont des réunions et quels sont les avantages de leurs réunions.

Nous avons constaté que les entreprises devraient organiser des réunions rapides et ciblées avec des ordres du jour réalisables et des animateurs efficaces, d'autant plus que de nombreuses réunions se tiennent à distance pendant la pandémie de COVID-19.

Nous avons également constaté que certaines personnes dans les entreprises ont des relations différentes avec les réunions : les cadres doivent s'assurer qu'ils planifient les réunions de manière stratégique afin qu'ils puissent faire le reste de leur travail, et les professionnels des RH doivent avoir la possibilité d'utiliser les réunions pour s'améliorer dans leur rôle.

Nos découvertes

• Plus de la moitié des employés assistent à des réunions axées sur la vérification des progrès (53 %) et la résolution de problèmes (51 %) au cours d'une semaine type. Les entreprises devraient principalement utiliser les réunions comme un lieu où les employés peuvent partager leurs réalisations et résoudre leurs problèmes.
• Presque toutes les réunions d'affaires (90 %) durent 1 heure ou moins, ce qui suggère que les entreprises devraient tenir de brèves réunions.
• 61 % des managers considèrent que la résolution de problèmes et la collaboration sont un avantage des réunions, et les entreprises devraient former tous les managers à la conduite efficace des réunions.
• Près de la moitié des professionnels des ressources humaines (47 %) affirment que les réunions les aident à bien faire leur travail. Les entreprises doivent se rappeler que les réunions sont une opportunité de développement de compétences pour les employés du service RH.
• 44% des dirigeants et fondateurs passent 10 heures de plus en réunion chaque semaine. Les employés de niveau exécutif doivent anticiper et surmonter les défis des journées chargées en réunions.

Astuce 1 : Concentrez les ordres du jour des réunions d'affaires sur la vérification des progrès et la résolution des problèmes

Pour certains employés, les réunions ennuyeuses et improductives font malheureusement partie de leur travail.

Les entreprises devraient centrer leurs réunions sur le partage des progrès et la résolution des problèmes pour contrer le scepticisme des employés à l'égard des réunions.

Déjà, plus de la moitié des employés assistent aux réunions de contrôle des progrès (53 %) et aux réunions de résolution de problèmes ou de remue-méninges (51 %).

Beaucoup moins d'employés assistent régulièrement aux réunions pour prendre des décisions (33 %), faire des présentations (28 %) et acquérir des compétences (26 %).

Pour mener des réunions efficaces, les experts disent que les entreprises devraient exiger un ordre du jour.

"Sans ordre du jour, une réunion ne sert à rien", déclare Laurie Wilkins, fondatrice de Call Outdoors, qui publie des guides sur les équipements et équipements de plein air. "Vous devriez avoir au moins un aperçu de toutes les choses sur lesquelles vous vous concentrez pour assurer un déroulement fluide de la réunion."

Wilkins pense qu'avant le début d'une réunion, les animateurs de réunion doivent demander :

• Cette rencontre est-elle nécessaire ? Si la réunion consiste simplement en une série de questions ou une présentation qui n'aidera pas beaucoup de personnes présentes, il peut être préférable de la gérer par e-mail ou par téléphone.
• Quels résultats spécifiques sont discutés ? Pour fournir efficacement des mises à jour sur les progrès, les entreprises doivent disposer de mesures spécifiques. Wilkins suggère de répondre à des questions spécifiques, telles que « Combien de personnes ont été embauchées ? » « Combien de pages vues avons-nous reçues ? » « Quel était notre revenu mensuel ? »
• Que ce passe t-il après? "Le but d'une réunion est d'aller de l'avant avec des efforts améliorés afin d'atteindre les objectifs de l'entreprise", explique Wilkins. Chaque réunion doit se terminer par des plans et des objectifs spécifiques et réalisables pour résoudre les problèmes.

Les travailleurs ne veulent pas organiser ou assister à des réunions qui n'aident pas leur entreprise à être performante. Les entreprises doivent donc exiger que les ordres du jour des réunions d'affaires se concentrent sur la discussion des réalisations et la résolution des problèmes.

Astuce 2 : organisez des réunions en 1 heure ou moins

Dans les entreprises productives, les employés sont occupés.

Les entreprises doivent respecter le temps de leurs employés et éviter de tenir des réunions de plus d'une heure.

La plupart des entreprises respectent cette consigne : 90 % des employés déclarent qu'une réunion type sur leur lieu de travail dure 1 heure ou moins.

Il est difficile de planifier de longues réunions en raison des autres responsabilités des employés.

"Les réunions prennent du temps malgré les horaires chargés", déclare Nick Farnborough, co-fondateur de Clavis Social. "Ils ne devraient durer que le temps nécessaire."

Les experts disent que la planification d'une réunion de plus d'une heure est difficile. Les participants prennent des tangentes, les ordres du jour sont trop longs et complexes, et les gens perdent leur concentration et cessent d'y prêter attention.

Ces préoccupations sont aggravées par le grand nombre d'employés qui travaillent actuellement à distance.

Charlene DeCesare, qui exploite son propre service de coaching d'affaires, donne à ses clients 5 conseils pour que les réunions soient brèves :

1. Établissez une règle de non-multitâche . Les employés doivent se concentrer sur la réunion et la réunion uniquement. Ceci est particulièrement important si les employés travaillent à distance et ont un accès plus facile aux distractions.
2. Établissez un ordre du jour avec des objectifs clairs . "Sans ordre du jour, vous êtes juste sur une longue route sinueuse vers nulle part", explique DeCesare.
3. Assurez-vous que chaque participant doit être là . Les réunions doivent être pertinentes pour chaque participant. Si un employé ne peut pas expliquer pourquoi il est en réunion, il ne devrait pas y être.
4. Inclure des éléments interactifs . Généralement, les réunions doivent avoir plus d'un participant. Envisagez des présentations individuelles, des événements ponctuels et assurez-vous que les réunions régulières ont une variété de voix.
5. Ayez un plan de suivi . Certaines réunions durent trop longtemps à cause du temps perdu à débattre de la prochaine réunion. Les animateurs de réunion doivent présenter un plan solide pour les prochaines étapes.

En gardant des réunions brèves et ciblées, les entreprises respectent le temps de leurs employés et sont plus susceptibles de retenir leur attention.

Astuce 3 : Former les managers à mener des réunions efficacement

Les réunions dépendent de la compétence des personnes qui les dirigent.

Les entreprises doivent former les managers afin qu'ils puissent organiser des réunions avec confort, direction et facilité.

La plupart des managers voient les avantages des réunions sur leur lieu de travail. Plus de la moitié des managers (61 %) affirment que la résolution de problèmes et la collaboration sont des avantages des réunions auxquelles ils assistent.

Les managers ont des raisons d'être enthousiasmés par les avantages des réunions : ce sont souvent eux qui mènent la discussion et définissent l'ordre du jour.

Pour s'assurer que tous les employés se sentent impliqués de la même manière, Alexis Wirth, responsable des opérations chez Swenson He, une agence de produits numériques, forme les managers à suivre les normes de réunion de son entreprise, notamment :

• Envoi d'une invitation de calendrier claire : Wirth indique que les responsables doivent toujours envoyer une invitation de calendrier Google aux coéquipiers nécessaires. Si les employés travaillent à distance, l'invitation doit inclure un lien vers une plateforme de visioconférence à distance telle que Zoom ou Google Hangouts.
• Venir préparé avec des visuels : Les visuels aident les coéquipiers à suivre la progression d'une réunion et à rester engagés. Aussi, des visuels démontrent que les animateurs de la réunion sont préparés.
• Désigner un preneur de notes : Avoir un preneur de notes aide à organiser les plats à emporter d'une réunion et garantit que les notes peuvent être partagées avec des coéquipiers qui n'étaient pas présents.
• Demander des commentaires sur le déroulement de la réunion : Wirth s'attend à ce que ses responsables demandent aux participants ce qu'ils pensent de l'ordre du jour, du déroulement et de l'atmosphère de la réunion. De cette façon, les managers peuvent mieux gérer la réunion la prochaine fois.
• Suivre la « règle des méduses » : les méduses flottent dans l'océan et les réunions inefficaces sont également sans but. Wirth dit que dans son entreprise, les managers savent utiliser le mot de passe « méduse » lorsqu'une réunion est hors sujet. Ensuite, les animateurs peuvent remettre la réunion sur les rails.

Des réunions efficaces nécessitent des animateurs efficaces. Pour mener les meilleures réunions possibles, les entreprises doivent former leurs managers sur un ensemble commun de normes de réunion.

Astuce 4 : N'oubliez pas que les réunions renforcent les compétences des professionnels des RH

Pour la plupart des employés, les réunions sont l'occasion de mettre en valeur leur évolution et leur progression personnelle.

Pour les professionnels des RH, cependant, les réunions sont l'occasion de développer les compétences qui leur permettent de bien faire leur travail.

Près de la moitié des membres du personnel des RH (47 %) déclarent que l'apprentissage des compétences dont ils ont besoin pour leur travail est un avantage pour les réunions dans leur entreprise.

Près d'un quart des contributeurs individuels (23 %), en comparaison, pensent que les réunions les aident à acquérir des compétences. Les managers (20%), les cadres (15%) et les consultants (13%) sont encore moins susceptibles de croire au potentiel de développement des compétences des réunions.

Les membres du personnel des RH peuvent apprécier les opportunités de développement des compétences qu'offrent les réunions, car les réunions offrent la possibilité d'évaluer la dynamique de groupe et la culture d'entreprise.

Imaginez l'expérience d'un nouveau membre du personnel RH dans une entreprise technologique de taille moyenne :

L'entreprise compte environ 65 employés à temps plein et emploie son premier responsable RH à temps plein, Kevin. Kevin commence à assister à des réunions dans toute l'entreprise. Il pourra répondre à des questions telles que :

• Qui aime parler ?
• Qui interrompt ?
• Qui préfère écouter ?
• Qui fait attention ?
• Quels coéquipiers semblent à l'aise les uns avec les autres?

Kevin aura désormais une idée de la dynamique de l'équipe et des formations RH individuelles ou de groupe susceptibles d'être les plus utiles pour son entreprise.

Pendant la pandémie de COVID-19, prendre de telles décisions peut être plus difficile.

Jill Santopietro Panall, propriétaire de 21Oak HR Consulting, affirme que les réunions tenues à distance sur Zoom ou Google Hangouts rendent plus difficile le développement des compétences de lecture des personnes essentielles aux relations humaines.

« Je rate les occasions d'observer les interactions naturelles dans les réunions qui me permettent de percevoir les problèmes et les défis », dit-elle. "Quand tout le monde est face à face et regarde doucement la caméra, sur son meilleur comportement, il n'y a aucun moyen de voir qui regarde une personne en particulier ou qui envoie des SMS sous la table. Tout cela est incroyablement instructif.

Sans réunions du personnel en personne, les entreprises peuvent suggérer que leurs employés des RH tiennent des réunions individuelles plus régulières avec les employés. De cette façon, les employés se sentent soutenus et le personnel RH peut continuer à développer ses compétences.

Lors de la planification du développement des professionnels des RH, les entreprises doivent se rappeler que pour ceux qui travaillent dans les RH, une réunion est une chance de s'améliorer dans leur rôle.

Conseil 5 : Les dirigeants doivent anticiper les défis des journées chargées en réunions

Les employés regardent parfois leur emploi du temps avec effroi : 4, 5 ou 6 heures de réunions sur une journée. Quand les travaux doivent-ils être effectués ?

Les cadres se posent fréquemment cette question et doivent concevoir des systèmes pour mener à bien leur travail malgré un calendrier chargé en réunions.

Plus de 4 cadres sur 10 (44 %) passent plus de 10 heures par semaine en réunion.

Les experts disent que pour les fondateurs et les dirigeants, les réunions sont une évidence, car elles permettent à l'entreprise de fonctionner.

Justin Kerby, le fondateur de Something Great Marketing, une agence de marketing sur les réseaux sociaux, affirme que ses réunions représentent la valeur continue qu'il apporte à l'entreprise.

"La plupart de mes réunions sont des opportunités de développement commercial, des évaluations d'équipes internes et la présentation de propositions à des clients potentiels", déclare Kerby. "Pour que notre équipe grandisse, les opportunités de vente doivent retenir toute mon attention tout au long de la semaine."

Pendant une période de contraction économique en particulier, les cadres de petite et moyenne taille peuvent passer beaucoup de temps dans des réunions à distance axées sur les ventes, la collecte de fonds et la trésorerie globale.

Les experts suggèrent deux stratégies différentes de blocage du temps pour aider les cadres à gérer leur temps :

1. Horaires quotidiens sans réunion : Kerby suggère aux cadres de réserver tôt dans leurs journées du temps libre de réunions. Il bloque son propre horaire de 6 h à 10 h et les employés savent qu'il utilise ce temps pour se concentrer sur les tâches quotidiennes.
2. Journées spécifiques aux réunions : Trivinia Barber, fondatrice et directrice générale de Priority VA, une société de recrutement d'assistants de direction, programme toutes les réunions internes les lundis et mercredis uniquement. Elle préfère avoir de grands blocs de travail dédié ou de temps de réunion plutôt que de basculer entre les responsabilités.

Bien que les stratégies de blocage du temps utilisées par les chefs d'entreprise pour gérer leurs horaires puissent différer, les experts s'accordent à dire qu'un cadre efficace est celui qui permet aux employés de prendre des décisions sans demander fréquemment l'avis de leur patron.

"Créez une culture où les décisions peuvent être prises rapidement et efficacement avec le moins de décideurs possible", déclare Sukhi Jutla, directeur de l'exploitation de MarketOrders, une place de marché en ligne pour les bijoutiers indépendants.

En créant une culture d'entreprise où les cadres intermédiaires et supérieurs se sentent à l'aise pour prendre des décisions, les fondateurs peuvent éviter d'être entraînés dans des réunions interminables sur des problèmes que les employés auraient pu résoudre eux-mêmes.

Quelle que soit leur stratégie, les dirigeants doivent trouver un moyen de protéger leur temps contre la pression d'avoir de nombreuses réunions.

Les entreprises doivent organiser des réunions efficaces pour réussir

Les employés passent une partie importante de leur temps en réunion et les entreprises doivent s'assurer que les réunions auxquelles les employés assistent constituent une bonne utilisation de leur temps.

La pandémie de COVID-19 et la nécessité d'avoir des réunions à distance rendent encore plus important que les entreprises utilisent les meilleures pratiques de réunion.

Pour mener des réunions efficaces, les entreprises peuvent :

• Concentrez les réunions sur le récapitulatif des réalisations et la résolution des problèmes
• Tenir des réunions ne dépassant pas 1 heure
• Former les managers pour bien animer les réunions
• Utiliser les réunions pour monter en compétence des professionnels RH
• Aidez les cadres à gérer les rigueurs des journées chargées en réunions

En organisant des réunions efficaces, les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de leurs employés dans un environnement commercial difficile.

À propos de l'enquête

Le Manifest a interrogé 400 travailleurs à temps plein aux États-Unis en juin 2020.

Trente-huit pour cent (38%) vivent dans le Sud ; 30 % vivent dans le Midwest ; 20% à l'Ouest ; et 13 % dans le Nord-Est.

Quarante-quatre pour cent (44 %) sont des hommes ; 43 % sont des femmes ; 14% ont refusé de répondre.

Vingt-cinq pour cent (25 %) des répondants sont âgés de 18 à 34 ans ; 34 % ont entre 35 et 54 ans ; et 26 % ont 55 ans et plus.