Construisez un processus de rapport de performance efficace avec ces 8 conseils

Notre récente enquête a révélé un fait surprenant : malgré tous les outils de reporting disponibles sur le marché, 50 % des entreprises utilisent encore des feuilles de calcul pour créer des rapports de performance . Et environ la moitié des répondants font des rapports via des présentations ou des documents qui nécessitent un travail manuel répétitif.

Dans le monde de l'automatisation, le copier-coller et la mise à jour manuelle des tableaux ne sont pas et ne peuvent pas être un processus de création de rapports efficace pour plusieurs raisons :

• Vous passez trop de temps à créer un rapport qu'à agir dessus
• Le travail manuel augmente la possibilité d'erreur humaine
• Les feuilles de calcul doivent être envoyées manuellement au reste de l'équipe, aux clients ou aux responsables, ce qui augmente le risque de données dupliquées ou erronées.
• Il est impossible de faire évoluer vos opérations car vous aurez juste besoin de plus en plus de temps et d'efforts pour accomplir des tâches simples

Vous êtes déjà obligé de repenser votre processus de reporting ? Maintenant que nous avons retenu votre attention, nous allons partager les meilleures pratiques de reporting appliquées par des experts du monde entier pour vous aider à améliorer le reporting dès aujourd'hui.

Plongeons dedans.

• À quoi ressemble un processus de signalement typique dans une entreprise ?
• Comment créer un processus de rapport de performance efficace : 8 meilleures pratiques

À quoi ressemble un processus de signalement typique dans une entreprise ?

Toutes les entreprises qui ont participé à notre récente enquête considèrent que leur processus de reporting actuel est efficace : 70 % d'entre elles le jugent même très efficace.

Mais si vous regardez de plus près les données et à quoi ressemblent réellement leurs pratiques de reporting, vous pouvez voir qu'il y a beaucoup de travail redondant, de l'utilisation de feuilles de calcul et de la saisie de données au copier-coller de graphiques à partir d'outils d'analyse de données dans des présentations.

Ce que de nombreuses entreprises ne font pas, c'est s'éloigner et examiner l'ensemble de la manière dont les rapports s'intègrent dans leurs activités quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Heureusement, de nombreux participants à l'enquête à qui nous avons parlé sont conscients que l'automatisation est la voie à suivre, même s'ils considèrent que leur processus de reporting est "assez bon" (du moins pour l'instant).

"Nous savons qu'il y a certainement place à l'amélioration, mais notre processus de reporting actuel nous fournit les données dont nous avons besoin pour le moment", déclare Craig Anderson d'Express Dentist. "Nous allons optimiser nos processus en ajoutant plus d'automatisation."

Tim Schroeder de Start a Blog et son équipe envisagent également d'introduire des outils d'automatisation dans leur processus de création de rapports. "Nous avons réalisé que tout faire manuellement prenait beaucoup de temps, ce qui a amené mon équipe à commettre des erreurs humaines", explique Schroeder. "Cela a affecté nos résultats finaux, nous pourrions donc bientôt collecter des données à l'aide d'un logiciel de reporting. En conséquence, il peut générer des informations en temps réel, qui peuvent être exploitées à notre avantage. »

Comme la plupart des entreprises que nous avons interrogées produisent jusqu'à 20 rapports par mois, imaginez combien de temps elles gagneraient en remplaçant quelques étapes de création de rapports manuelles par des rapports de performances automatisés, comme ceux disponibles dans Databox.

Certaines entreprises sont conscientes qu'il y a place à l'amélioration de leur processus de rapport de performance, mais le manque de temps ou de personnel spécialisé pourrait les empêcher d'apporter les changements nécessaires. Cependant, même si votre processus de reporting est encore un peu « brouillon » parce que vous dirigez une startup, Jeet Mehta de Swift convient que des outils fiables et de qualité qui répondent aux besoins de votre entreprise peuvent être essentiels pour la mise à l'échelle. « Nous devrons adopter de meilleurs outils de reporting au fur et à mesure de notre croissance », confirme Mehta.

En relation : Comment les rapports automatisés ont fait gagner du temps, de l'argent et des maux de tête à 16 agences

Comment créer un processus de rapport de performance efficace : 8 meilleures pratiques

Nous avons demandé à plus de 30 experts de nous expliquer comment ils avaient créé des processus de reporting des performances efficaces et évolutifs. Voici les 8 meilleures pratiques à suivre.

1. Utiliser un logiciel d'automatisation pour générer des rapports
2. Encourager la créativité dans l'analyse des données
3. Tenez compte de votre public cible
4. Inducteurs de valeur clé d'adresse
5. Fixez des objectifs concis et clairs
6. Inclure les repères de l'industrie
7. Suivre les performances individuelles des membres de l'équipe
8. Prévoyez du temps pour examiner les rapports avec votre équipe

1. Utiliser un logiciel d'automatisation pour générer des rapports

Le logiciel d'automatisation facilite la création et le partage de rapports car il élimine les tâches redondantes qui prennent beaucoup de temps : saisie de données, calculs manuels, copier et coller des graphiques et des tableaux, etc. Comme les calculs sont effectués automatiquement et que les données sont extraites directement de la source vers votre outil de reporting, la possibilité d'erreur humaine est également réduite et la précision de votre rapport est considérablement augmentée.

Kate Zhang de Kate Backdrop confirme que son processus de création de rapports a bénéficié de l'introduction de l'automatisation. « L'automatisation garantit que les données sont exactes et à jour. De plus, nous avons gagné du temps en n'ayant pas à générer de rapports manuellement », partage Zhang.

Daniel Chen et son équipe chez Airgram ont constaté des résultats positifs après avoir ajouté des outils d'automatisation à leur processus de reporting. « Le logiciel nous a aidés à rationaliser le processus et à le rendre plus efficace », déclare Chen, qui ajoute que leur processus de création de rapports sur les performances est désormais automatisé du début à la fin. « Cela signifie que nous pouvons créer des rapports beaucoup plus rapidement et avec moins d'efforts qu'auparavant. La qualité de nos rapports s'est également améliorée, grâce à la capacité du logiciel à collecter rapidement et avec précision des données.

Connexe : Comment mettre en place un système de rapport automatisé : conseils, outils et meilleures pratiques

2. Encourager la créativité dans l'analyse des données

Différents types de rapports et de combinaisons de données vous permettront de suivre constamment vos performances, mais aussi de découvrir de nouvelles façons d'examiner les données et de proposer des approches innovantes pour votre stratégie. Cela vous aidera à surveiller vos KPI les plus pertinents et à progresser vers vos objectifs, tout en recherchant simultanément des angles pour vous aider à vous différencier de vos concurrents.

"Nous avons un ensemble de rapports qui ont été réfléchis dès le début et convenus de rester cohérents pour montrer l'évolution de certaines mesures", explique Charles Cridland de YourParkingSpace.

« Dans le même temps, nous ne voulons pas passer à côté d'informations et limiter la créativité de l'équipe. Nous encourageons donc de nouveaux angles ad hoc pour examiner les données. Ainsi, nous obtenons la fiabilité des données, un regard neuf sur le développement du marché et la satisfaction au travail car le reporting ne devient pas ennuyeux et monotone.

Connexe : 7 questions d'analyse de données pour améliorer votre processus de reporting commercial

3. Tenez compte de votre public cible

Les rapports de performance sont généralement destinés aux chefs d'équipe, mais parfois, ce sont les actionnaires de l'entreprise, les investisseurs ou même les employés qui les liront. Selon le sujet et le type de votre rapport de performance, avant de commencer à le compiler, tenez compte du public cible. Pourquoi voulaient-ils le rapport en premier lieu? Quelles informations devez-vous transmettre ? Comment représenter les données ? Quels plats le public espère-t-il obtenir?

Selon Candice Moses d'Information, cette approche a fait ses preuves. "En essayant d'améliorer mon rapport de performance, j'ai appris à prendre en compte mon public cible. Avant de commencer à rédiger un rapport de performance, j'ai examiné les raisons pour lesquelles ils en ont demandé un. Je me suis posé les questions suivantes : Quel est mon public visé ? Que veulent-ils : un rapport de performance général ou un rapport de performance particulier ? Ce rapport de performance leur est-il utile ? »

Un élément essentiel des rapports sur les performances destinés à différents publics est le niveau de compréhension qu'ils ont du sujet sur lequel vous faites rapport. Si les cadres supérieurs de l'entreprise veulent connaître les performances de votre équipe marketing, vous devez adopter une approche simple et éviter de trop compliquer le rapport avec trop de mesures détaillées. La haute direction est généralement plus intéressée par les budgets et les revenus, c'est donc sur cela que vous devez vous concentrer : rendre compte de l'efficacité avec laquelle votre équipe utilise le budget et le retour sur investissement que vous générez.

Connexe : Stratégie de création de rapports pour plusieurs audiences : 6 astuces pour commencer

4. Fixez des objectifs concis et clairs

Fixer des objectifs SMART ou utiliser une autre technique pour planifier vos objectifs vous aidera à définir clairement ce que vous voulez atteindre avec vos rapports. Avec un objectif précis en tête, il sera plus facile de déterminer quels KPI mesurer, à quelle fréquence les surveiller et comment les présenter à votre public. Des objectifs clairs et concis vous motiveront également et vous aideront à comprendre comment les objectifs de votre processus de reporting sont alignés sur les objectifs de haut niveau de l'entreprise et comment ils contribuent à la croissance de l'entreprise.

Le suivi de vos progrès par rapport aux objectifs vous permet de rester sur la bonne voie, déclare James Jason de Notta AI et partage une stratégie de suivi simple.

« J'ai trouvé que la meilleure façon de créer un processus de rapport de performance efficace est d'établir des objectifs clairs et concis, puis de suivre régulièrement les progrès par rapport à ces objectifs. La mise en place d'une feuille de calcul simple avec les objectifs dans une colonne et les progrès par rapport à ces objectifs dans une autre colonne est le meilleur moyen de suivre les progrès. Cela me permet de voir d'un coup d'œil à quel point nous nous débrouillons et où nous devons nous améliorer.

5. Inducteurs de valeur clé d'adresse

Les mesures de performance vous permettent d'aborder les principaux moteurs de valeur de votre entreprise, tels que l'expérience client, les employés, la performance financière. Par rapport aux KPI seuls, l'identification des principaux moteurs de valeur peut vous aider à hiérarchiser les tâches tout en restant aligné sur ce qui définit vraiment le succès de votre entreprise.

Par exemple, si vous identifiez une étape de votre processus de reporting comme un goulot d'étranglement qui empêche vos employés d'atteindre une efficacité maximale, l'automatisation de cette étape peut déplacer l'aiguille du processus de reporting et de toute votre organisation.

Selon Candice Moses, la gestion des risques est tout aussi importante que l'exécution de la stratégie. Par conséquent, connaître vos principaux facteurs de valeur vous aide à « trier » les problèmes et les opportunités qui doivent être traités en premier.

« En plus des résultats opérationnels, je me suis également concentré sur les mesures qui évaluent les progrès de l'exécution de la stratégie ainsi que la gestion des risques, en veillant à ce que les mesures soutiennent les décisions des investisseurs. Les KPI se concentrent sur certains domaines de l'entreprise qui présentent des possibilités et des dangers. Ces KPI doivent être spécifiques plutôt que larges. Ils devraient orienter la gestion de certains domaines de l'entreprise plutôt que d'essayer de résoudre tous les problèmes et toutes les pénuries. »

Il est également essentiel de se concentrer sur les moteurs de valeur potentiels et futurs, et pas seulement sur ce qui a fonctionné dans le passé.

"J'ai appris que je devais également me concentrer sur les indicateurs de performance émergents plutôt que sur les indicateurs de performance traînants qui se concentrent sur les performances et l'historique antérieurs", explique Moses.

6. Inclure les références de l'industrie

Dans les rapports sur les performances, il ne suffit pas de savoir où vous en êtes par rapport à vos performances du mois ou de l'année dernière. Il est également essentiel d'évaluer vos résultats par rapport à vos concurrents.

Ces données vont :

• Permet d'identifier les axes d'amélioration
• Comprendre les tendances qui se produisent dans votre industrie
• Vous aider à fixer des objectifs atteignables, mais significatifs

Alexandra Fennell et son équipe chez Attn : Grace utilisent des critères de référence dans leurs rapports de performance afin d'avoir une image claire de leur réussite dans leur secteur, au-delà des revenus et de la satisfaction client.

« L'analyse comparative nous aide à évaluer nos performances par rapport à nos concurrents. Nous utilisons des points de données spécifiques et mesurables pour découvrir où nous prospérons et sous-performons. Grâce à ces informations, nous pouvons apporter des améliorations ciblées qui tirent parti de nos forces et nous distinguent davantage de la concurrence », explique Fennell.

Comparez vos performances de reporting par rapport à d'autres entreprises

La surveillance, l'analyse et la création de rapports sur les performances de l'entreprise sont des fonctions essentielles pour toute entreprise. Elles permettent aux parties prenantes internes et externes d'apprendre et de partager ce qui fonctionne (et ne fonctionne pas) afin que les personnes de toute l'organisation comprennent ce qui motive les performances et les ajustements à apporter. afin de l'améliorer.

Databox mène actuellement des recherches sur les rapports internes, qui incluent tout, de la façon dont les entreprises abordent le suivi et les rapports sur leurs propres performances commerciales, les outils qu'elles utilisent, la fréquence à laquelle elles rendent compte des performances, et bien plus encore.

Pour comparer instantanément et anonymement vos performances à des centaines d'autres entreprises, répondez à notre enquête en cliquant sur le lien ci-dessous.

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7. Suivre les performances individuelles des membres de l'équipe

Pour tirer le meilleur parti de votre processus de création de rapports, ne suivez pas uniquement les performances de l'équipe, mais assurez-vous également de surveiller les performances individuelles des membres de l'équipe.

L'objectif du suivi des performances de chaque membre de l'équipe n'est pas d'identifier et de réprimander un employé sous-performant. Au contraire, il s'agit d'identifier les obstacles et les lacunes et de proposer une formation, des idées et des solutions pour aider chaque membre de l'équipe à performer au sommet de son art et à introduire des incitations appropriées. Un bon outil de reporting peut être d'une grande aide ici.

« Chez TeleCRM, l'outil de création de rapports nous aide à suivre les membres de notre équipe dans le service des ventes et à aider ceux qui sont à la traîne n'importe où. Nous suivons même le montant total des revenus que chaque membre a apporté à l'entreprise afin que nous puissions leur donner des incitations en conséquence en fonction de l'atteinte de leur objectif mensuel », Hardik Masani de TeleCRM partage sa stratégie.

"Au départ, nous avions un système de reporting dans lequel nous ne pouvions voir que le total des appels, la durée totale et le total des ventes. Mais progressivement, nous l'avons construit de manière à pouvoir désormais suivre plusieurs choses, y compris leur premier appel (aide à savoir à quelle heure ils commencent à travailler ce jour-là) et le dernier appel (à quelle heure ils terminent leur travail). Cela nous a énormément aidés à conclure plus de prospects, à augmenter nos ventes et à fidéliser nos clients. »

Connexe : Rapports sur les mesures de vente : suivez ces 16 indicateurs de performance clés et mesures de vente pour améliorer les performances de votre équipe de vente

8. Réservez du temps pour examiner les rapports avec votre équipe

Une réunion d'équipe mensuelle au cours de laquelle vous passerez en revue les rapports avec vos collègues est un excellent moyen de conclure votre processus de signalement. Donner à votre équipe un aperçu direct de leurs performances et leur permettre de participer à l'analyse leur donne la possibilité de réfléchir activement aux problèmes qui se sont posés et aux moyens possibles de les résoudre, ainsi que d'identifier les stratégies efficaces qui ont amélioré leurs performances.

Ces séances d'examen d'équipe correspondent exactement à ce que fait James Jason dans son entreprise.

« J'ai trouvé utile d'examiner régulièrement les rapports de performance avec mon équipe. Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que nous travaillons tous vers les mêmes objectifs. Le résultat de ces efforts a été un processus de rapport de performance efficace qui nous aide à suivre nos progrès, à identifier les domaines à améliorer et à apporter des changements en conséquence, et à garantir que nous faisons tous de notre mieux pour contribuer aux mêmes objectifs », conclut Jason.

Liam Johnson de TheHitchStore convient que les examens des rapports de performance sont essentiels pour maintenir l'efficacité et tenir votre équipe responsable de son travail.

« La meilleure façon de créer un processus de rapport de performance efficace est de se concentrer sur deux choses : l'efficacité et la responsabilité. Pour plus d'efficacité, j'aime utiliser une sorte de liste de contrôle pour les rapports mensuels de chaque employé, de sorte qu'il n'y ait aucune excuse pour manquer l'une des étapes requises. Nous avons une réunion régulière où tous les employés ont l'occasion de discuter de leurs objectifs et de la manière dont ils vont les atteindre. Cela nous aide à voir ce qui doit être amélioré et garantit que personne n'est laissé pour compte au moment de la prochaine série de rapports. »

Mettez vos rapports sur le pilote automatique avec Databox

Nous savons qu'il est difficile de faire un changement. Surtout quand on a pensé un processus de fond en comble, même s'il comporte quelques lacunes. Vous avez déjà appris à tirer le meilleur parti de vos feuilles de calcul et êtes devenu très rapide pour copier et coller des graphiques à secteurs.

Mais que se passe-t-il si votre processus peut instantanément devenir plus efficace ? Prend moins de temps et d'efforts ? Sans perturber votre workflow ?

Vous craignez peut-être que la transition prenne du temps. Mais nous garantissons que cela prendra beaucoup moins de temps que votre prochain rapport de feuille de calcul que vous devrez remplir manuellement.

Accédez facilement à un nouveau processus de création de rapports sur les performances qui change la donne avec Databox.

La seule chose que vous devrez faire manuellement est de recommander les étapes suivantes en fonction de votre rapport, qui :

• Soyez généré automatiquement à l'heure que vous souhaitez.
• Avoir des éléments dynamiques qui garantissent que vos données sont à jour.
• Être automatiquement envoyé à toute personne qui a besoin de les voir.
• Exportez le rapport si vous en avez besoin pour une réunion ou une présentation

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