Des moyens efficaces de combattre les tueurs de productivité sur votre lieu de travail

"La productivité est l'investissement délibéré et stratégique de votre temps, de votre talent, de votre intelligence, de votre énergie, de vos ressources et de vos opportunités d'une manière calculée pour vous rapprocher de manière mesurable d'objectifs significatifs."

Dan S. Kennedy

Il en va de même pour le lieu de travail. Les organisations doivent prendre des mesures calculées pour créer un lieu de travail productif. Cela contribuera à améliorer la qualité du projet, à garantir une livraison dans les délais, à enrichir l'expérience client et à obtenir des marges bénéficiaires maximales.

Mais plusieurs facteurs intrinsèques et extrinsèques, tels que le manque de motivation, des problèmes personnels, des rôles peu clairs, un environnement de travail peu propice, etc., peuvent perturber la productivité au travail. Par conséquent, les organisations doivent mettre en œuvre des mesures pour atténuer ces tueurs de productivité.

Ce blog explique comment lutter efficacement contre les tueurs de productivité sur le lieu de travail et comment le logiciel avancé de gestion des ressources de SAVIOM peut y contribuer.

Mais d'abord, identifions les tueurs de productivité sur le lieu de travail.

Les outils et logiciels en ligne nous aident à équilibrer notre travail à domicile et consistent en des techniques d'augmentation de la productivité avec leurs mécanismes de conception et de personnalisation.

Il existe de nombreuses variantes des outils sur le marché, selon votre choix. Mais, vous n'avez besoin que d'un seul spécifique à des fins spécifiques.

Ainsi, est la liste créée ci-dessous.

Il en va de même pour le lieu de travail. Les organisations doivent prendre des mesures calculées pour créer un lieu de travail productif. Cela contribuera à améliorer la qualité du projet, à garantir une livraison dans les délais, à enrichir l'expérience client et à obtenir des marges bénéficiaires maximales.

Mais plusieurs facteurs intrinsèques et extrinsèques, tels que le manque de motivation, des problèmes personnels, des rôles peu clairs, un environnement de travail peu propice, etc., peuvent perturber la productivité au travail. Par conséquent, les organisations doivent mettre en œuvre des mesures pour atténuer ces tueurs de productivité.

Ce blog explique comment lutter efficacement contre les tueurs de productivité sur le lieu de travail et comment le logiciel avancé de gestion des ressources de SAVIOM peut y contribuer.

Mais d'abord, identifions les tueurs de productivité sur le lieu de travail.

1. Quels sont les tueurs de productivité courants sur le lieu de travail ?

Les tueurs de productivité peuvent avoir un impact négatif sur la qualité du projet, entraîner des retards de livraison et réduire les marges bénéficiaires. Certains des principaux tueurs de productivité sur le lieu de travail sont :

• Ambiguïtés dans les rôles et responsabilités

• Tâches BAU inutiles comme les réunions et les e-mails improductifs
• Utilisation sous-optimale des ressources
• Culture de travail non propice
• Absence de PDI et opportunités de perfectionnement
• Programme de récompenses et de reconnaissance inefficace

• Microgestion et manque d'autonomie

Maintenant que nous connaissons les tueurs de productivité, voyons comment les combattre.

2. Des moyens efficaces de lutter contre les tueurs de productivité de la main-d'œuvre

Les données montrent, « L'employé moyen est productif pendant 2 heures et 53 minutes par jour. Cela ne représente que 31 % de la journée de travail moyenne de 8 heures. Par conséquent, prendre les bonnes mesures est essentiel pour maintenir la productivité.

Cette section discutera des moyens de lutter contre les tueurs de productivité au travail.

2.1 Définir clairement les principales responsabilités pour éviter les ambiguïtés de rôle

Les ambiguïtés de rôle rendent difficile pour les employés d'aligner leurs efforts sur les attentes, ce qui entraîne des révisions et des changements constants. Cela peut également entraîner une duplication des efforts et des conflits entre les membres de l'équipe. Tous ces éléments nuisent cumulativement à la productivité du lieu de travail.

Par exemple, une entreprise informatique lance une nouvelle application et nécessite de nombreux développeurs et testeurs. Si les développeurs et les testeurs connaissent clairement leurs tâches, leurs sous-tâches et le calendrier de réalisation de ces activités, ils peuvent mener à bien le projet. De cette façon, les responsables peuvent augmenter la productivité et maintenir un flux de travail rationalisé.

2.2 Établir un protocole de communication pour minimiser les réunions improductives

Selon une étude du Boston Consulting Group, les réunions et autres activités improductives font perdre 40 à 80 % du temps des personnes au bureau.

Ces données montrent que des réunions inutiles sans ordre du jour prédéterminé peuvent faire perdre du temps productif aux employés. De plus, lorsque des ressources non nécessaires sont ajoutées aux réunions, cela consomme du temps qui aurait pu être consacré à d'autres tâches critiques. De plus, si une ressource est constamment interrompue par des notifications provenant d'e-mails ou de fils de discussion inutiles, cela perturbe sa productivité.

Par conséquent, il est essentiel de développer un protocole standard pour les modes de communication asynchrones et synchrones. Par exemple, les responsables peuvent programmer des réunions pour des problèmes vitaux qui nécessitent des mises à jour critiques et n'y ajouter que des ressources critiques. Pour une communication asynchrone, les responsables peuvent diffuser le compte rendu de la réunion à l'équipe et n'ajouter que les personnes requises dans un fil de discussion par e-mail ou SMS. Cela maximisera le temps de travail productif des employés.

2.3 Assurer une répartition uniforme du travail pour une utilisation optimale

L'un des principaux facteurs de réduction de la productivité est la répartition inégale du travail. Parfois, les gestionnaires surchargent les ressources critiques et attribuent moins de travail aux employés sous-qualifiés. Cela se traduit par du stress, de l'épuisement professionnel, du désengagement et un moral bas au sein de la main-d'œuvre. Si cela se prolonge, ces ressources perdent leur motivation à travailler, ce qui les rend improductives.

Pour atténuer ce problème, les responsables doivent tenir compte de la disponibilité des ressources et de leurs compétences avant leur affectation. De plus, ils doivent surveiller les niveaux d'utilisation pour éviter une sur/sous-utilisation. Enfin, en cas de problème d'épuisement professionnel, les responsables peuvent mettre en œuvre des techniques d'optimisation appropriées telles que le nivellement des ressources ou le lissage pour alléger la charge de travail. Cela aidera à maintenir l'indice de santé des ressources, à améliorer l'engagement de la main-d'œuvre et à augmenter la productivité.

2.4 Créer un environnement inclusif pour éliminer les préjugés et les conflits

Le traitement différentiel des employés en fonction du sexe, de l'origine ethnique ou de la race peut créer des préjugés et du favoritisme au sein d'une équipe. En conséquence, les employés se sentent dévalorisés et déconnectés du groupe. Cela réduira leur moral et, à son tour, affectera la productivité au travail.

Ainsi, les organisations doivent favoriser un environnement de travail diversifié et inclusif qui offre des opportunités égales pour chaque ressource et permet un libre échange d'idées à partir de multiples perspectives. En outre, ils doivent également encourager un mécanisme de rétroaction à 360 degrés pour créer un environnement de travail positif et améliorer la productivité.

2.5 Mener des programmes de perfectionnement et de formation pour le développement de carrière

L'absence d'opportunités de perfectionnement appropriées entrave la croissance et le développement professionnels des ressources et les rend insatisfaits au travail. De plus, lorsque les ressources ne bénéficient pas d'opportunités à multiples facettes, le travail leur semblera monotone et ennuyeux, ce qui entraînera un désengagement et une perte de productivité à long terme.

Pour surmonter ce problème, les organisations doivent fournir aux ressources des opportunités de perfectionnement appropriées et créer un plan de développement individuel (PDI) pour le développement de carrière des ressources. Cela créera un bassin de ressources polyvalentes et les employés auront la chance de travailler sur divers projets et d'explorer de nouvelles avenues. Tous ces éléments cumulatifs augmenteront la satisfaction au travail et amélioreront la motivation des employés, rendant ainsi le lieu de travail plus productif.

2.6 Mettre en œuvre des initiatives de récompense et de reconnaissance pour remonter le moral des employés

Selon Deloitte, « la reconnaissance augmente l'engagement, la productivité et la performance des employés de 14 % » . Ces données montrent l'importance de la reconnaissance dans l'amélioration de la productivité des employés. Cependant, si le travail acharné et la contribution des employés ne sont pas reconnus et récompensés, ils perdront tout intérêt et se désengageront, ce qui aura un impact sur la productivité.

Pour lutter contre cela, la direction doit avoir des paramètres d'accès transparents et établir des programmes de récompense basés sur la performance des employés. Les récompenses peuvent être formelles, comme une augmentation, des primes et des congés supplémentaires, ou informelles, comme des cris sur les réseaux sociaux, des cartes-cadeaux, etc. De cette façon, les autres employés seront également motivés à améliorer leur productivité, créant ainsi une culture de travail performante. .

2.7 Autoriser les employés à choisir les projets qui les intéressent

La microgestion et le manque d'autonomie au travail sont d'autres obstacles qui diminuent la productivité des employés. Lorsque les employés sont sous surveillance constante et que les gestionnaires interviennent dans les moindres détails, les employés perdent un sentiment d'appartenance et de confiance. Ceci, à son tour, affecte la créativité de l'équipe, entraînant une faible productivité.

Par conséquent, les employés doivent être autorisés à choisir les projets qui les intéressent. Cela favorisera une culture d'autonomie où les employés peuvent assumer l'entière responsabilité des tâches individuelles. Cela stimulera l'appropriation des tâches, leur donnera les moyens de réaliser leur plein potentiel et améliorera la productivité sur le lieu de travail.

Voyons maintenant comment un logiciel de gestion des ressources peut aider à mettre en œuvre ces solutions de manière efficace et efficiente.

3. Comment un logiciel avancé de gestion des ressources contribue-t-il à améliorer la productivité sur le lieu de travail ?

Le logiciel de gestion des ressources de nouvelle génération de SAVIOM, avec ses fonctions avancées, peut vous aider à optimiser votre main-d'œuvre et à assurer une productivité maximale.

• Le logiciel offre une visibilité des ressources à l'échelle de l'entreprise. Il dispose également de filtres avancés qui aident les responsables à allouer les ressources les mieux adaptées à un projet, augmentant ainsi la productivité.
• L'outil offre une Business Intelligence en temps réel, telle que des rapports d'utilisation et des cartes thermiques à code couleur. Il peut être utilisé pour suivre les niveaux d'utilisation et atténuer les problèmes de surutilisation et de sous-utilisation. On peut également suivre l'état du travail et le temps réel passé à travers le temps prévisionnel par rapport au temps réel et atténuer les problèmes de surutilisation et de sous-utilisation. On peut également suivre l'état du travail et le temps réel passé grâce au rapport de temps prévisionnel par rapport au temps réel. En cas de déviation, les managers peuvent intervenir avec des conseils appropriés et une correction de cap. En cas de déviation, les managers peuvent intervenir avec des conseils appropriés et une correction de cap.
• Ensuite, l'outil ERM de SAVIOM offre la fonctionnalité unique d'Open Seat, où les employés peuvent exprimer leur intérêt. Cela augmente l'engagement et l'engagement des employés, créant ainsi un lieu de travail productif.

Outils pour augmenter la productivité au bureau

Chaque outil a sa raison d'être dans la vie réelle et dans le monde des applications. Les méthodes d'intégration peuvent nous confondre avec l'objectif de l'outil, mais vous pouvez le comprendre lorsqu'il est utilisé.

1. timeTracko

La sensibilisation à la gestion du temps est cruciale en entreprise. Employé ou employeur, tous doivent faire attention à leur temps.

timeTracko fournit l'atmosphère pour établir une meilleure confiance entre les employeurs et les employés. Il dispose de fonctionnalités de suivi du temps et de gestion des présences accessibles en tant que données par n'importe quelle autorité.

timeTracko suit le temps d'inactivité et d'activité et prend une capture d'écran de l'écran des employés, validant leur travail.

Lorsqu'un système de suivi est disponible, tous les employés seront conscients de l'entité de surveillance, ce qui augmente la productivité, et personne ne perdra de temps.

Les analyses disponibles à partir du logiciel sur chaque employé aident à organiser une meilleure équipe et à augmenter l'efficacité du travail.

Il propose une offre d'essai gratuite de 14 jours.

2. ProofHub

ProofHub est un logiciel de gestion de projet tout-en-un qui combine une variété de tâches
applications regroupées dans un package pratique.
Il se concentre sur trois aspects de la communication en milieu de travail, la gestion de projet, le travail d'équipe,
la planification du projet et la participation des parties prenantes. ProofHub vous permet de planifier, gérer et
organisez vos projets du début à la fin. C'est un hub centralisé pour tous vos projets, tâches,
équipes et les interactions avec les clients.

La plupart des activités du projet sont gérées par ProofHub, qu'il s'agisse d'organiser les projets selon
calendrier des événements et des jalons ou débattre des idées essentielles avec votre équipe.
ProofHub propose également des options de tarification très abordables avec deux plans tarifaires principaux pour les utilisateurs :
● Le forfait Essentiel est au prix de 45 $/mois, facturé annuellement
● Le plan Ultimate Control est au prix de 89 $/mois, facturé annuellement

3. Dernier Pass

LastPass est la solution à vos oublis et paniques liés aux mots de passe en entreprise. C'est le logiciel de gestion de mot de passe ultime.

Vous pouvez ajouter une extension à votre navigateur et commencer à l'utiliser. Vous devrez créer un profil avec un mot de passe principal pour son coffre-fort. Le coffre-fort stocke des informations sur l'authentification pour toutes les applications que vous utilisez au travail.

Vous pouvez accéder à tous vos mots de passe importants en cas d'oubli.

La sécurité est la principale préoccupation en matière de mots de passe. Il existe une authentification multifacteur avec un algorithme d'authentification fort en action qui protège vos informations.

Pour 1 appareil, le coût est nul et l'offre la plus chère est de 4 $, destinée à toute la famille. C'est presque gratuit.

4. Mou

Slack est pour l'organisation des méthodes de communication, entre les membres de l'équipe et les autres employés, même d'autres organisations.

La meilleure fonctionnalité de Slack est qu'il nous permet de créer notre propre chaîne et d'ajouter les personnes visées à la chaîne. La transaction de réunion et de message est très facile.

Slack a supprimé la nécessité d'une utilisation excessive des e-mails parmi les travailleurs de l'entreprise. Vous pouvez tout partager avec des messages instantanément et en douceur.

L'expérience utilisateur de Slack est un format confortable et facilement compréhensible. Les débutants n'auront aucun problème à collaborer avec l'équipe.

En affaires, la communication et la rentabilité ont une valeur primordiale.

Slack fournit les deux. La version gratuite a quelques limitations mais répond largement à vos besoins.

5. Grammaire

La formalité et les normes dans la documentation commerciale sont les descriptions de votre classe commerciale.

J'ai peur que ce soit vrai, même si c'est difficile à digérer, les gens jugent les livres par la couverture dans les affaires. C'est peut-être à cause de l'éthique morale ou de la sécurité des investissements, mais la convention est requise dans les affaires.

La qualité de nos textes dans le document plaît au lecteur et notre probabilité de succès augmente. La grammaire nous aide dans de telles tâches.

Grammarly est un outil exceptionnel pour la correction de vos brouillons. Vous pouvez ajouter l'extension à votre navigateur, et elle vous conseillera et vous aidera à modifier le texte en temps réel. Vous apprendrez et terminerez votre tâche.

Différents emojis sont intégrés dans la fenêtre de correction, ce qui vous permettra de vous rapporter rapidement aux conseils.

Les orthographes simples et la ponctuation peuvent être détectées dans la version gratuite, mais le plagiat, l'informalité et la détection d'autres erreurs ne sont disponibles que dans le package premium.

C'est pour 12 $ par mois si payé annuellement.

6. Poche

Pocket est une application pour organiser des articles, des vidéos et des histoires d'autres publications, applications et sites Web pour de futures références. Nous pouvons personnaliser notre propre espace pour obtenir des mises à jour Web quotidiennes.

Vous pouvez ajouter l'extension à votre navigateur et ajouter les pages ouvertes dans votre onglet en un seul clic sur l'icône de l'application. Et, maintenant, ils sont accessibles depuis n'importe lequel de vos appareils connectés à votre compte.

C'est vraiment simple à utiliser et efficace, car la navigation sur le web fait perdre beaucoup de temps, ce qui est mauvais pour les affaires.

Pour un usage personnel, la version gratuite suffit, et elle fonctionne même hors ligne.

7. Suite Google

Google fournit une boîte à outils complète pour une bonne gestion de projet. Il vous suffit d'avoir un compte Gmail pour utiliser les services de Google Suite.

L'utilisation des services de gestion de projet de Google ne coûte rien, c'est donc peut-être votre premier choix si vous envisagez de collaborer en ligne. Il y a probablement différentes choses que vous pouvez faire avec Google.

Le calendrier Google dispose de fonctionnalités permettant de fournir des informations d'heure et de date les uns aux autres au sein d'une équipe. Les documents ont des fonctionnalités pour concevoir, écrire des textes, préparer des feuilles de données Excel et des services Microsoft Office similaires. Vous disposez de 15 Go d'espace de stockage sur Google Drive et vous pouvez accéder à vos fichiers quand vous le souhaitez.

Il dispose de services de communication et de chat qui peuvent être utiles pour la coordination pendant le travail sur le projet.

Chaque service de Google est destiné à améliorer les affaires.

8. Toile

Canva est une plate-forme de conception gratuite qui s'exécute dans le navigateur et qui est conviviale. Vous pouvez travailler sur n'importe quel design en l'utilisant.

Il aide à faire des présentations vidéo, des publications Instagram, des affiches, des logos, des infographies, des dépliants et de nombreux autres supports publicitaires. De nombreuses fonctionnalités complètent votre travail quotidien de conception.

Des modèles gratuits stimuleront votre créativité avec des idées, des images gratuites vous aideront à illustrer vos idées et des fonctionnalités simples de glisser-déposer vous aideront à gagner en efficacité. Vous gagnerez beaucoup de temps et vous ferez le travail lorsque vous utiliserez Canva.

Il dispose de services d'impression et de livraison. Si vous voulez quelque chose comme des t-shirts, des céramiques prêtes à votre porte avec le dessin gravé, vous pouvez prendre des dispositions avec les fonctionnaires là-bas. La plupart du temps, lorsque les événements sont proches et que vous n'avez pas assez de temps pour tout faire, vous pouvez passer une telle commande. Évidemment, dans la zone où se trouve une succursale de Canva.

La version payante de Canva a plus accès aux photos et à l'inventaire.

9. Evernote

Evernote est la meilleure application de prise de notes qui existe pour la productivité et un style de vie organisé. Nous avons de nombreuses responsabilités tout au long de la journée et des nuits de la vie professionnelle. Nous avons besoin d'aide pour nous souvenir de nos plans, et Evernote nous fournit cet assistant.

Vous pouvez créer des calendriers de tâches, des rappels, des dates et des échéances dans l'application. En synchronisant Google Agenda avec votre application, vous pouvez commencer immédiatement la gestion du temps.

Il peut numériser votre document papier et le numériser instantanément. Vous gagnez beaucoup de temps au bureau lorsque vous pouvez jouer avec votre documentation comme celle-ci.

Vous pouvez découper les pages Web et enregistrer le contenu de manière personnalisée, sans publicité, pour référence future dans votre projet. Cela permet de gagner du temps en surfant sur Internet.

Evernote est utilisé pour les horaires personnels et la productivité travail-vie personnelle. Il existe des plans gratuits et des plans payants personnels et professionnels, et l'intégration avec d'autres logiciels nécessite un plan payant.

Le travail de bureau est efficace avec Evernote dans la liste des employés de l'application.

10. Asanas

Le travail d'équipe est essentiel au bureau car la collaboration entre les membres détermine la productivité. Les membres de l'équipe peuvent travailler ensemble à distance sur Asana.

Asana aide à organiser la répartition des tâches dans une équipe. Non seulement l'organisation et l'attribution des tâches, mais il informe également des délais et de la priorité.

Vous pouvez suivre la progression d'un certain membre de l'équipe, vous concentrer sur des tâches spécifiques et progresser séparément. La répartition des tâches est planifiée en tenant compte de toutes les limitations.

En raison de l'espace de travail partagé, il y a une meilleure transaction de données et d'informations entre les membres de l'équipe. La personnalisation et la configuration du flux de travail peuvent être effectuées rapidement.

Les fonctionnalités de base sont gratuites. Des plans premium et payants pour les entreprises sont disponibles, selon les nouvelles.

11. Boîte de dépôt

Marcher avec des clés USB d'ici à là, de temps en temps, est démodé et moins efficace lorsque nous avons la possibilité de stocker dans le cloud nos fichiers et documents importants. Nous pouvons accéder à tous les documents liés au travail de n'importe où et de n'importe quel appareil.

Dropbox fournit les solutions pour le stockage cloud sécurisé de nos données avec l'interface utilisateur la plus simple. N'importe qui peut travailler avec sans formation spécifique.

Nous pouvons partager les documents avec les membres de notre équipe lorsque nous devons collaborer sur un projet.

Vous pouvez l'intégrer à vos autres outils de gestion de projet en ligne et applications de communication. Vous pouvez même partager les informations avec les clients en gardant les dossiers officiels confidentiels à tout autre tiers.

Dropbox est une base de données pour vos fichiers professionnels ou vos fichiers personnels importants afin que vous n'ayez pas à vous encombrer d'un support physique de transfert de données.

La productivité bureautique réside dans l'efficacité et la simplicité, et Dropbox est la solution.

Il s'agit d'une application dédiée basée sur le service, donc seuls les forfaits payants sont disponibles à partir de 15 $.

Conclusion

L'écrivain canadien Robin Sharma dit : « Ne confondez pas activité et productivité. Beaucoup de gens sont simplement occupés à être occupés.

Ainsi, ajouter plus de travail ne fera que rendre votre main-d'œuvre plus occupée mais moins productive. Lorsqu'elles sont associées à un outil avancé de gestion des ressources, les stratégies ci-dessus peuvent vous aider à maximiser le potentiel de la main-d'œuvre et conduire à un plus grand succès organisationnel.

Il existe des options sur la façon dont vous allez mener votre travail. Options de sélection d'outil, options de choix de coût et options pour l'utiliser ou non.

Vu le temps et la demande de la situation actuelle, il est sage de s'habituer aux outils en ligne modernes.

Qui sait, nous façonnons l'avenir pour mener des affaires à distance, en nous y habituant. Et, la productivité au bureau devrait être innée en vous, où que vous exécutiez votre travail.

Habituons-nous-y.