Cara Efektif untuk Mengatasi Kekurangan Kepegawaian dalam Organisasi

Biro Statistik Tenaga Kerja AS mengumumkan bahwa 4,2 juta orang Amerika meninggalkan pekerjaan mereka, tertinggi sejak tahun 2000, dan 1,4 juta orang lainnya diberhentikan dan diberhentikan dari layanan mereka.

Tingkat pengurangan karyawan yang tinggi secara historis ini telah mengakibatkan krisis kepegawaian yang tidak terbatas untuk bisnis, berdampak negatif pada pertumbuhan, profitabilitas, dan indikator lainnya. Namun, penyebab kekurangan staf juga dapat disebabkan oleh pembatasan anggaran, ketidakhadiran karyawan yang dijadwalkan atau tidak direncanakan, dll.

Akibatnya, tenaga kerja yang ada harus menanggung beban kerja ekstra, yang tidak berkelanjutan dalam jangka panjang. Ini menyebabkan kelelahan karyawan, kualitas proyek terganggu, dll. Oleh karena itu, organisasi harus mengelola masalah kekurangan staf dengan tepat untuk menjaga efisiensi dan produktivitas.

Artikel ini menyoroti beberapa cara efektif untuk mengelola masalah kekurangan staf dalam organisasi dan bagaimana perangkat lunak manajemen sumber daya Saviom dapat membantu merampingkannya.

Jadi, mari kita mulai –

1. Bagaimana kekurangan staf berdampak pada organisasi?  

Organisasi yang kekurangan staf sering menyaksikan penurunan tajam dalam beberapa metrik seperti kapasitas produksi, produktivitas karyawan, waktu penyelesaian, dan profitabilitas. Ini karena mereka tidak akan dapat memenuhi beban kerja standar dan mungkin menggunakan terlalu banyak karyawan mereka yang ada dengan mengalokasikan pekerjaan ekstra untuk memenuhi persyaratan proyek. Hal ini menyebabkan kelelahan fisik, stres, dan kejenuhan, sehingga produktivitas berkurang.

Selain itu, karena beban kerja ekstra, karyawan mungkin melewatkan tenggat waktu atau gagal memberikan produk berkualitas. Jika situasinya berlangsung lama, mereka mungkin kehilangan minat pada pekerjaan mereka dan akhirnya mengundurkan diri. Tingkat turnover yang tinggi mahal untuk bisnis karena membayar biaya keluar langsung ketika seorang karyawan pergi dan menimbulkan biaya tambahan untuk merekrut dan melatih pekerja baru.

Penurunan tiba-tiba dalam angkatan kerja yang ada dapat memperburuk masalah kekurangan staf. Selain itu, perputaran yang tinggi di tempat kerja yang sudah kekurangan staf dapat menghentikan operasi dalam keadaan ekstrem, merusak reputasi perusahaan dan nilai pasar.

Sekarang konsekuensi dari kekurangan staf sudah jelas, inilah yang dapat Anda lakukan.

2. Cara untuk mengelola masalah kekurangan staf

Kurangnya staf dapat secara signifikan mengurangi efisiensi organisasi, mempengaruhi top dan bottom line perusahaan. Tetapi seseorang dapat memerangi beberapa dampaknya dengan tindakan yang tepat. Berikut caranya:

2.1. Prioritaskan proyek berdasarkan tujuan strategis

Ketika sumber daya perusahaan terbatas, sangat penting untuk memprioritaskan proyek bernilai tambah yang menjanjikan ROI yang lebih tinggi. Misalnya, jika sebuah organisasi memiliki beberapa proyek dalam proses tetapi hanya sejumlah sumber daya yang terbatas untuk dikerjakan, proyek yang paling penting mungkin akan diberikan preferensi.

Hal ini memungkinkan manajer untuk mengalokasikan sumber daya mereka yang terbatas untuk proyek yang sesuai dan meningkatkan margin pendapatan. Selain itu, memprioritaskan proyek membantu mereka memenuhi tujuan keuangan dan strategis jangka panjang dengan tenaga kerja yang terbatas.

2.2. Perkirakan kebutuhan sumber daya untuk setiap proyek

Memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan sebelum memulai sebuah proyek sangat penting ketika mereka langka. Kegagalan untuk secara akurat menilai persyaratan proyek dan keterampilan yang diperlukan akan menghasilkan produktivitas sumber daya yang tidak memadai, yang menyebabkan kualitas di bawah standar, ketidakpuasan klien, dan pembengkakan biaya.

Ketika manajer proyek memperkirakan kebutuhan sumber daya terlebih dahulu, itu memberi manajer sumber daya waktu yang cukup untuk mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya. Ini juga akan membantu mereka untuk menerapkan perawatan sumber daya seperti pengurukan out-rotation, pelatihan, dll., untuk mengurangi kekurangan sumber daya. Hal ini memungkinkan manajer untuk memberikan proyek berkualitas dengan ketersediaan sumber daya yang terbatas.

2.3. Optimalkan pemanfaatan yang menguntungkan dari setiap sumber daya

Ketika organisasi kekurangan staf, sumber daya cenderung digunakan secara berlebihan karena beban kerja yang berlebihan, yang menyebabkan stres dan kelelahan. Di sisi lain, ketika karyawan sering diminta untuk mengerjakan tugas-tugas yang tidak dapat ditagih, hal itu menyebabkan semangat kerja dan pelepasan diri yang rendah.

Dengan menerapkan metode pengoptimalan sumber daya, manajer dapat memastikan distribusi beban kerja yang seragam dari sumber daya yang digunakan secara berlebihan. Mereka juga dapat memobilisasi sumber daya yang kurang dimanfaatkan dari proyek yang tidak dapat ditagih ke proyek yang dapat ditagih untuk meningkatkan pengembalian finansial. Ini akan meningkatkan kinerja, meningkatkan produktivitas, meningkatkan pendapatan, dan mencegah kebosanan atau pelepasan.

2.4. Terapkan strategi out-rotation/backfill selama inisiasi proyek

Ketika sebuah proyek membutuhkan sumber daya penting untuk menyelesaikan tugas, tetapi mereka sudah dipesan, mungkin sulit untuk mengisi posisi ini dalam waktu singkat. Untuk membantu mengisi kesenjangan ini, manajer sumber daya dapat menggunakan strategi out-rotation dan backfill. Ini terjadi hanya setelah menentukan apakah proyek telah mencapai kondisi mapan di mana kekurangan sumber daya kritis tidak akan berdampak negatif.

Manajer sumber daya bernegosiasi dengan manajer proyek terkait untuk merotasi sumber daya vital untuk proyek baru, dan pengisian ulang yang sesuai ditugaskan untuk lowongan tersebut. Hal ini memungkinkan proyek baru untuk memperoleh keterampilan khusus yang diperlukan tanpa mengganggu yang sudah ada. Lebih jauh lagi, ini memastikan bahwa kedua tuntutan proyek terpenuhi tanpa hambatan atau risiko meskipun sumber daya terbatas.

2.5. Bagikan sumber daya melintasi batas matriks

Organisasi perlu memanfaatkan potensi maksimum dari sumber daya yang ada untuk memastikan kualitas proyek. Namun, ini bisa menjadi tantangan ketika organisasi bekerja pada kumpulan bakat yang terbatas. Salah satu cara yang efektif untuk melakukan ini adalah dengan menerapkan kolaborasi lintas departemen. Strategi ini memungkinkan karyawan untuk mengerjakan proyek yang tidak berada di bawah departemen masing-masing tetapi tetap membutuhkan bakat mereka.

Hal ini memungkinkan karyawan untuk mendiversifikasi portofolio dan keahlian mereka sambil memberikan kesempatan belajar baru. Selain itu, ketika karyawan berkomunikasi dan berbagi pengetahuan dan pengalaman mereka, itu akan membantu mereka belajar dan tumbuh. Dengan cara ini, bisnis dapat secara cerdas memanfaatkan tenaga kerja mereka yang ada, menyelesaikan proyek dengan sukses, dan meningkatkan efisiensi.

2.6. Berinvestasi dalam program pembangunan multi-keterampilan  

Salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan efisiensi saat kekurangan staf adalah melakukan program pembangunan multi-keterampilan. Misalnya, jika suatu tugas memerlukan sumber daya dengan kompetensi dalam dua keterampilan yang terpisah, multi-keterampilan memastikan bahwa alih-alih dua orang yang berbeda, hanya satu orang yang akan diperlengkapi untuk melaksanakan tugas tersebut.

Banyak karyawan yang mahir dalam melakukan tugas yang berbeda yang menuntut kompetensi yang bervariasi. Akibatnya, organisasi dapat memanfaatkan sumber daya ini dan mengasah keterampilan mereka untuk mengalokasikannya ke beragam proyek. Dengan demikian, organisasi tidak akan kehilangan peluang baru dan mempertahankan efisiensi bahkan dengan kumpulan sumber daya yang lebih kecil.

2.7. Memanfaatkan sumber daya kontingen untuk kebutuhan jangka pendek

Ketika proyek jangka pendek membutuhkan sumber daya khusus yang saat ini tidak tersedia di kumpulan personel organisasi, mempekerjakan sumber daya kontingen dapat membantu menyelesaikan sesuatu. Organisasi dapat memperoleh pekerja kontingen seperti pekerja lepas atau kontraktor melalui vendor impanel, terutama jika ini adalah persyaratan satu kali.

Dengan cara ini, mereka dapat menghindari biaya tambahan untuk mempekerjakan karyawan tetap atau kehilangan kesempatan sama sekali. Ini juga akan mengurangi waktu pelatihan, meminimalkan siklus perekrutan dan pemecatan yang tidak perlu, membantu membentuk perpaduan yang tepat antara staf tetap dan tidak tetap, dan meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan.

Mari kita lihat bagaimana alat manajemen sumber daya secara efektif mengatasi kekurangan tenaga kerja.

3. Bagaimana alat manajemen sumber daya tingkat lanjut dapat membantu mengelola kekurangan staf di sebuah organisasi?

Perangkat lunak manajemen sumber daya Saviom, dengan visibilitas real-time terpusat, memungkinkan organisasi untuk mengelola kekurangan staf di organisasi secara efektif.

• Fitur perkiraan sumber daya dapat mengidentifikasi permintaan sumber daya sebelumnya. Ini akan memungkinkan seseorang untuk mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menjembatani kesenjangan permintaan vs. kapasitas dan membantu mengurangi kendala sumber daya di masa depan dan merampingkan alokasi sumber daya.
• Laporan Prakiraan vs. Aktual membantu mengidentifikasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan perkiraan waktu. Dengan demikian, manajer dapat mengevaluasi apakah sumber daya membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas daripada yang diantisipasi, terutama ketika sumber daya dibatasi atau jika ada anggaran yang berlebihan, dan mengambil tindakan korektif untuk mengamankan nasib proyek.
• Laporan pemanfaatan dan peta panas berkode warna memungkinkan manajer untuk menentukan apakah sumber daya mereka yang terbatas sudah habis atau kurang dimanfaatkan. Dengan demikian, mereka dapat menerapkan langkah-langkah yang tepat untuk mengoptimalkan alokasi.

Semua fitur manajemen sumber daya ini membantu mengatasi masalah kekurangan staf.

4. Kesimpulan

Dalam lingkungan yang sangat kompetitif saat ini, sangat penting untuk mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan kelangsungan hidup dan profitabilitas jangka panjang bisnis. Bahkan jika organisasi Anda kekurangan staf, metode yang disebutkan di atas akan membuat Anda tetap bertahan dan memungkinkan Anda untuk mempertahankan keunggulan kompetitif Anda. Selain itu, jika dipasangkan dengan perangkat lunak manajemen sumber daya yang tepat, kinerja dan efisiensi perusahaan Anda akan meningkat, mendorongnya ke tingkat kesuksesan yang baru.