11 Tips Teratas untuk Meningkatkan Komunikasi Internal

Diterbitkan: 2024-03-28

Pikirkan semua pekerjaan yang dilakukan dalam penyampaian pesan untuk orang-orang di luar perusahaan Anda. Ada rapat strategi, anggaran, dan seluruh departemen yang dikhususkan untuk komunikasi semacam itu.

Sebaliknya, perusahaan cenderung mengabaikan komunikasi internal. Kebanyakan perusahaan berpikir bahwa komunikasi internal akan mengurus dirinya sendiri.

Namun hal tersebut tidak selalu terjadi—terutama bagi pekerja jarak jauh, perusahaan hybrid, atau bisnis baru yang budaya perusahaannya baru saja dimulai.

Kurangnya komunikasi internal yang efektif dapat berdampak serius pada bisnis Anda. Penurunan produktivitas, silo informasi, dan ketidakterlibatan karyawan semuanya mengarah ke arah yang sama: kinerja yang buruk.

Cari tahu cara menutup kesenjangan komunikasi dan memberdayakan tim Anda dengan alat dan strategi komunikasi internal.

Dalam artikel ini:

– Bagaimana menemukan masalah komunikasi internal dalam suatu organisasi
– 11 tips untuk membangun strategi komunikasi internal yang berhasil

Bagaimana menemukan masalah komunikasi internal dalam suatu organisasi

Komunikasi internal sangat penting bagi setiap karyawan dan tugas dalam bisnis Anda. Mulai dari orientasi hingga budaya perusahaan, manajemen proyek hingga konsistensi merek, komunikasi internal adalah cara Anda menjaga semua orang tetap sinkron.

Namun seberapa efektif komunikasi internal Anda?

Setiap tahun, 34 miliar email kantor langsung dibuang ke sampah tanpa karyawan membacanya—termasuk komunikasi penting bisnis. Hal ini menjadi lebih penting karena mendapatkan perhatian rekan kerja tidak semudah menepuk bahu rekan kerja di meja. Semakin banyak tim yang mengandalkan komunikasi jarak jauh seperti email, obrolan, dan aplikasi manajemen tugas untuk tetap berkomunikasi.

Berikut cara menemukan kesenjangan dalam metode komunikasi internal Anda. Jika salah satu dari masalah ini terdengar familier, inilah saatnya menyusun rencana komunikasi internal Anda.

Kesalahpahaman yang sering terjadi

Karyawan X tidak mengerjakan suatu tugas karena menganggap karyawan Y yang mengerjakannya. Karyawan Y mengira itu bukan prioritas, dan Karyawan Z baru menyadari bahwa mereka tidak pernah mengirimkan email pengingat tentang hal itu. Sementara itu, Manajer A ingin tahu mengapa Anda berfokus pada tugas itu dan bukan pada hal lain.

Kebingungan tentang tujuan proyek, kebijakan perusahaan, instruksi, dan tenggat waktu dapat menjadi tanda-tanda hambatan dalam komunikasi internal Anda.

Moral rendah

Tanpa komunikasi internal yang baik, masyarakat akan merasa dibekukan, diremehkan, dan tidak berdaya. Jika Anda melihat semangat kerja yang rendah dalam tim Anda, itu mungkin karena mereka tidak mendapatkan komunikasi yang mereka butuhkan.

Berbagi informasi dan membuka pintu komunikasi dua arah dapat memainkan peran penting dalam memberikan insentif kepada karyawan.

Kurangnya keselarasan pada proyek

Menjadi selaras sepenuhnya dalam sebuah proyek berarti setiap orang mengetahui apa yang mereka lakukan, mengapa mereka melakukannya, dan bagaimana menyukseskannya.

Namun kurangnya komunikasi internal dapat menyebabkan orang-orang mempunyai tanggung jawab yang tidak jelas, prioritas yang bertentangan, dan harapan yang berbeda. Jika Anda memiliki proyek yang gagal atau berakhir dengan kebingungan, hal itu mungkin disebabkan oleh masalah komunikasi internal.

Keterlibatan karyawan yang buruk

Keterlibatan karyawan sedikit berbeda dari semangat kerja karyawan. Semangat kerja yang tinggi berarti lingkungan kerja yang ceria dan bersahabat. Keterlibatan yang tinggi berarti pekerja berkomitmen yang menyumbangkan ide-ide baru, mendukung proyek satu sama lain, dan bekerja ekstra.

Di sisi lain, keterlibatan karyawan yang buruk dapat berarti rendahnya tingkat kepuasan, retensi staf, efisiensi, serta kesehatan dan keselamatan di tempat kerja.

Tingkatkan permainan pemasaran Anda dengan Bitly!

Mulailah dengan tautan pendek khusus, Kode QR, dan Bitly Link-in-bios.

Mulai sekarang

11 tips membangun strategi komunikasi internal yang berhasil

Jika Anda ingin meningkatkan komunikasi internal di perusahaan Anda, hal itu dimulai dengan strategi. Anda tidak bisa begitu saja mengharapkan adanya komunikasi yang lebih baik.

Anda memerlukan inisiatif dari atas ke bawah untuk memimpin, ditambah peluang untuk melibatkan karyawan di setiap tingkatan.

1. Tetapkan tujuan komunikasi yang jelas

Seperti proyek lainnya, langkah pertama adalah menentukan tujuan Anda—dengan metrik yang bermakna sehingga Anda dapat melihat kemajuan Anda.

Pikirkan berbagai saluran komunikasi yang Anda gunakan di tempat kerja, mulai dari obrolan tatap muka hingga email, intranet, telepon, dan aplikasi perpesanan seperti Slack. Anda harus membuat praktik terbaik komunikasi untuk setiap saluran.

Ada baiknya juga untuk memperjelas saluran mana yang terbaik untuk berbagai jenis pesan. Misalnya, check-in cepat akan mencakup beberapa tugas, sementara yang terbaik adalah membagikan detail dan persyaratan proyek secara tertulis.

2. Menumbuhkan budaya komunikasi terbuka perusahaan

Untuk berkomunikasi secara efektif, orang perlu merasa percaya diri dalam berbicara. Mulai dari pemimpin bisnis hingga karyawan di garis depan layanan pelanggan, setiap orang harus mempunyai cara untuk membuat suaranya didengar.

Menciptakan lingkungan seperti ini membutuhkan perpaduan alat dan sikap.

Misalnya, survei anonim dapat menjadi cara yang berguna untuk mengumpulkan masukan dari karyawan. Namun para manajer juga perlu secara aktif memupuk budaya kritik yang membangun tanpa pembalasan sehingga orang-orang juga dapat memberikan pendapat secara langsung.

Transparansi dari para pemimpin bisnis juga sangat bermanfaat. Pembaruan di seluruh perusahaan, pertemuan semua pihak, dan balai kota menciptakan peluang untuk memberikan informasi dan melibatkan semua orang.

3. Komunikasikan pesan-pesan kepemimpinan secara efektif

Pesan dari staf senior dapat menyampaikan visi, tujuan, dan strategi perusahaan. Berbekal pengetahuan tersebut, karyawan dapat menjadi lebih efektif dan termotivasi dalam peran masing-masing.

Anda harus memikirkan cara terbaik untuk membagikan pesan tersebut dalam bisnis spesifik Anda. Misalnya, apakah email biasa akan berhasil, atau apakah webinar tentang strategi perusahaan akan memberikan dampak yang lebih besar?

Penting bagi setiap orang untuk mengenali pesan-pesan dari pimpinan senior dan memercayai informasi tersebut. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan tautan bermerek.

Misalnya, jika CEO ingin semua orang membaca whitepaper tertentu, mereka dapat mengirimkannya menggunakan tautan pendek khusus yang memperjelas bahwa pesan tersebut langsung dari meja CEO.

4. Meningkatkan peluang kolaborasi tim

Jika Anda ingin tim Anda berkomunikasi lebih baik, Anda perlu memberi mereka kesempatan untuk berkomunikasi.

  • Atur kegiatan membangun tim sehingga semua orang saling mengenal dan dapat berinteraksi dengan percaya diri.

  • Tambahkan alat kolaborasi ke tumpukan teknologi Anda sehingga karyawan terbiasa berkomunikasi sepanjang pekerjaan mereka.

  • Adakan pertemuan rutin atau sesi pembaruan sehingga setiap orang mengetahui strategi perusahaan alih-alih hanya fokus pada tugas mereka sendiri.

5. Pertahankan konsistensi dalam perpustakaan sumber daya komunikasi internal Anda

Sumber daya komunikasi internal adalah materi yang memandu semua orang melalui praktik terbaik: pedoman merek, buku pegangan karyawan, materi pelatihan untuk karyawan baru, templat email, dan banyak lagi.

Tinjau dan perbarui sumber daya komunikasi secara berkala. Anda memerlukan cara untuk memastikan bahwa semua orang menggunakan versi terbaru. Pertimbangkan untuk menggunakan alat manajemen tautan, seperti Bitly, yang memungkinkan Anda berbagi tautan khusus, memperbarui konten mereka secara real-time, dan mengukur bagaimana karyawan terlibat dengan sumber daya.

6. Sederhanakan cara Anda berbagi informasi

Komunikasi bukan hanya tentang menyebarkan informasi. Komunikasi internal yang baik berarti berbagi informasi di tempat yang tepat, dengan orang yang tepat, dan memastikan mereka dapat mengaksesnya kapan pun mereka membutuhkannya.

Memikirkan tentang:

  • Saluran dan format komunikasi mana yang terbaik untuk berbagai jenis informasi.

  • Bagaimana Anda memperbarui informasi dan mengirimkan pemberitahuan tentang sumber daya baru.

  • Bagaimana Anda memastikan bahwa informasi tetap aktif selama dibutuhkan.

  • Bagaimana memberi label pada informasi sehingga orang yang tepat dapat mengaksesnya.

Tautan khusus hanyalah salah satu alat yang dapat Anda gunakan untuk berbagi pengetahuan internal. Anda dapat menyesuaikan setiap tautan sehingga jelas apa isinya dan dari mana asalnya.

7. Meningkatkan rekrutmen dengan lowongan pekerjaan yang ditargetkan

Rekrutmen adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi bisnis saat ini. Anehnya, komunikasi internal mungkin menjadi kunci masalah perekrutan Anda.

Postingan pekerjaan internal yang ditargetkan dapat membantu menemukan bakat yang tersembunyi di tenaga kerja Anda. Dan ketika karyawan termotivasi untuk berbagi lowongan pekerjaan, mereka dapat membantu Anda terhubung dengan lebih banyak orang—dan menjadi pendukung positif bagi perusahaan.

Anda dapat menggunakan alat seperti tautan yang dapat dilacak untuk mengetahui di mana postingan pekerjaan Anda paling efektif dan mana yang mendapatkan keterlibatan paling banyak. Anda juga dapat menerbitkan tautan khusus kepada karyawan untuk berbagi iklan pekerjaan sehingga Anda dapat melihat siapa pendukung Anda yang paling efektif.

8. Meningkatkan penggunaan dan keterlibatan intranet perusahaan

Jika Anda memiliki intranet perusahaan, ini adalah tempat yang tepat untuk memulai komunikasi internal. Namun, membuat karyawan Anda menggunakan intranet perusahaan secara konsisten bisa jadi sulit.

Merupakan praktik yang baik bagi tim SDM dan kepemimpinan untuk menggunakan intranet dalam komunikasi internal bila memungkinkan. Dengan tautan Bitly yang dapat dilacak, tim dapat melihat berapa banyak karyawan yang mengklik dan sumber daya mana yang paling populer.

Cara lain untuk mendorong adopsi adalah dengan membuat intranet mudah digunakan—dan memperbaruinya secara rutin sehingga pengguna punya alasan untuk kembali lagi.

9. Atasi kesenjangan komunikasi yang terlihat jelas

Jika salah satu masalah di awal artikel ini terdengar familier, Anda mungkin sudah mengetahui di mana kesenjangan komunikasi dalam bisnis Anda. Mungkin departemen yang berbeda tidak pandai berbicara satu sama lain. Mungkin para pemimpin senior kesulitan untuk berbagi kabar terbaru dengan karyawan garis depan.

Mengidentifikasi kesenjangan komunikasi adalah setengah dari perjuangan. Setelah Anda mengetahui di mana mereka berada, Anda dapat membentuk tim lintas fungsi atau mengatur acara untuk membuat orang berbicara.

10. Melatih dan mengembangkan komunikasi yang lebih baik

Tak satu pun dari kita adalah komunikator yang sempurna. Selalu ada sesuatu yang perlu ditingkatkan—mulai dari komunikasi internal hingga bahasa inklusif, aksesibilitas, atau memahami pedoman branding baru. Seiring kemajuan seseorang dalam kariernya, kebutuhan pelatihan mereka juga akan berubah.

Sediakan pelatihan komunikasi bagi karyawan di setiap tingkatan perusahaan Anda. Carilah format yang sesuai dengan gaya kerja mereka (secara tatap muka, hybrid, atau jarak jauh) dan gaya belajar yang berbeda (misalnya, seminar, webinar, atau kursus online).

11. Bagikan informasi acara internal dengan semua anggota tim yang diperlukan

Memberi tahu semua orang tentang peristiwa internal akan meningkatkan kemungkinan orang untuk hadir dan terlibat. Hal ini bahkan lebih penting lagi bagi bisnis besar atau perusahaan terpencil, karena masyarakat memerlukan waktu untuk bersiap.

Tim pengalaman tempat kerja dapat menggunakan Bitly untuk memberi tahu karyawan tentang acara dan aktivitas mendatang. Dengan Bitly, Anda dapat dengan mudah menambahkan parameter UTM untuk mengirim tautan unik ke tim yang berbeda. Hal ini memungkinkan mereka melacak klik berdasarkan tim dan menindaklanjuti tim dengan keterlibatan rendah.

Tingkatkan permainan pemasaran Anda dengan Bitly!

Mulailah dengan tautan pendek khusus, Kode QR, dan Bitly Link-in-bios.

Mulai sekarang

Ambil tindakan untuk meningkatkan komunikasi internal sekarang juga

Jika tim Anda tidak terorganisir, tidak terlibat, atau kesulitan mencapai target, itu bisa menjadi tanda komunikasi internal yang buruk. Kabar baiknya adalah beberapa strategi dan alat komunikasi dapat membantu.

Membangun strategi komunikasi internal membutuhkan waktu. Namun dengan dukungan dan dukungan yang tepat dari semua tingkatan bisnis, Anda akan melihat hasil yang luar biasa.

Dengan alat manajemen tautan Bitly, Anda dapat dengan mudah membuat komunikasi yang konsisten untuk berbagi informasi ke seluruh perusahaan Anda—dan melihat bagaimana karyawan berinteraksi dengan komunikasi Anda!

Siap memberikan perubahan pada pembagian informasi internal Anda? Mulailah dengan Bitly secara gratis !