5 consigli per condurre riunioni di lavoro

Ci sei stato: l'incontro è lungo e la tua attenzione vaga. Non hai imparato niente di nuovo, non hai parlato e non sai nemmeno perché era importante che tu partecipassi.

Per le aziende, un incontro come questo è un disastro, poiché lascia i dipendenti demotivati ​​e improduttivi. E se le riunioni scadenti sono un problema a livello aziendale, le aziende stanno perdendo molto tempo.

Infatti, il 69% dei lavoratori ha trascorso più di 1 ora della propria settimana lavorativa nelle riunioni. Per ricevere un ritorno su questo investimento di tempo, le aziende devono condurre le riunioni in modo efficace.

Abbiamo intervistato 400 dipendenti a tempo pieno negli Stati Uniti per sapere con quale frequenza tengono riunioni e quali vantaggi offrono le loro riunioni.

Abbiamo scoperto che le aziende dovrebbero tenere riunioni rapide e mirate con agende attuabili e facilitatori efficaci, soprattutto perché così tante riunioni si svolgono a distanza durante la pandemia di COVID-19.

Abbiamo anche riscontrato che alcune persone nelle aziende hanno rapporti diversi con le riunioni: i dirigenti devono assicurarsi di pianificare le riunioni in modo strategico in modo che possano svolgere il resto del loro lavoro e i professionisti delle risorse umane dovrebbero avere l'opportunità di utilizzare le riunioni per migliorare il loro ruolo.

I nostri risultati

• Più della metà dei dipendenti partecipa a riunioni incentrate sulla verifica dei progressi (53%) e sulla risoluzione dei problemi (51%) in una settimana tipo. Le aziende dovrebbero utilizzare principalmente le riunioni come luogo in cui i dipendenti possono condividere i loro risultati e risolvere i loro problemi.
• Quasi tutte le riunioni di lavoro (90%) durano 1 ora o meno, suggerendo che le aziende dovrebbero tenere riunioni brevi.
• Il 61% dei manager considera la risoluzione dei problemi e la collaborazione un vantaggio delle riunioni e le aziende dovrebbero formare tutti i manager per condurre le riunioni in modo efficace.
• Quasi la metà dei professionisti delle risorse umane (47%) afferma che le riunioni li aiutano a svolgere bene il proprio lavoro. Le aziende devono ricordare che le riunioni sono un'opportunità di sviluppo di competenze per i dipendenti del dipartimento delle risorse umane.
• Il 44% dei dirigenti e dei fondatori dedica 10 ore in più alle riunioni ogni settimana. I dipendenti a livello dirigenziale devono anticipare e superare le sfide dei giorni pesanti di riunioni.

Suggerimento 1: concentrare gli ordini del giorno delle riunioni di lavoro sul controllo dei progressi e sulla risoluzione dei problemi

Per alcuni dipendenti, le riunioni noiose e improduttive sono una parte sfortunata del loro lavoro.

Le aziende dovrebbero incentrare le loro riunioni sulla condivisione dei progressi e sulla risoluzione dei problemi per contrastare lo scetticismo dei dipendenti sulle riunioni.

Già più della metà dei dipendenti partecipa a riunioni di verifica dello stato di avanzamento (53%) e riunioni di problem solving o brainstorming (51%).

Un numero molto inferiore di dipendenti partecipa regolarmente alle riunioni per prendere decisioni (33%), fare presentazioni (28%) e sviluppare competenze (26%).

Per condurre riunioni efficaci, gli esperti affermano che le aziende dovrebbero richiedere un ordine del giorno.

"Senza un'agenda, una riunione è inutile", afferma Laurie Wilkins, fondatrice di Call Outdoors, che pubblica guide su attrezzature e attrezzature per l'outdoor. "Dovresti avere almeno uno schema di tutte le cose su cui ti stai concentrando per garantire un flusso continuo della riunione."

Wilkins ritiene che prima dell'inizio di una riunione, i facilitatori della riunione dovrebbero chiedere:

• È necessario questo incontro? Se la riunione sarà semplicemente una serie di domande o una presentazione che non aiuterà molte delle persone presenti, potrebbe essere gestita meglio tramite e-mail o telefono.
• Quali risultati specifici vengono discussi? Per fornire in modo efficace aggiornamenti sui progressi, le aziende devono disporre di metriche specifiche. Wilkins suggerisce di rispondere a domande specifiche, come "Quante persone sono state assunte?" "Quante visualizzazioni di pagina abbiamo ricevuto?" "Quali erano le nostre entrate mensili?"
• Quello che viene dopo? "Lo scopo di una riunione è quello di andare avanti con sforzi migliori per raggiungere gli obiettivi dell'azienda", afferma Wilkins. Ogni riunione dovrebbe terminare con piani e obiettivi specifici e attuabili per risolvere i problemi.

I lavoratori non vogliono ospitare o partecipare a riunioni che non aiutano la loro azienda a funzionare, quindi le aziende dovrebbero richiedere che gli ordini del giorno delle riunioni di lavoro si concentrino sulla discussione dei risultati e sulla risoluzione dei problemi.

Suggerimento 2: condurre le riunioni in 1 ora o meno

Nelle aziende produttive, i dipendenti sono impegnati.

Le aziende dovrebbero rispettare il tempo dei propri dipendenti ed evitare di tenere riunioni di durata superiore a 1 ora.

La maggior parte delle aziende rispetta questa linea guida: il 90% dei dipendenti afferma che una tipica riunione sul posto di lavoro richiede 1 ora o meno.

La pianificazione di lunghe riunioni è difficile a causa delle altre responsabilità che i dipendenti hanno.

"Le riunioni prendono tempo fuori dagli impegni", afferma Nick Farnborough, co-fondatore di Clavis Social. "Dovrebbero durare solo il tempo necessario."

Gli esperti affermano che la pianificazione di una riunione di più di 1 ora è impegnativa. I partecipanti prendono tangenti, gli ordini del giorno sono troppo lunghi e complessi e le persone perdono la concentrazione e smettono di prestare attenzione.

Queste preoccupazioni sono aggravate dal gran numero di dipendenti che attualmente lavorano in remoto.

Charlene DeCesare, che gestisce il proprio servizio di coaching aziendale, offre ai suoi clienti 5 consigli per mantenere brevi le riunioni:

1. Stabilisci una regola di non multitasking . I dipendenti dovrebbero concentrarsi solo sulla riunione e sulla riunione. Ciò è particolarmente importante se i dipendenti lavorano in remoto e hanno un accesso più facile alle distrazioni.
2. Stabilisci un'agenda con obiettivi chiari . "Senza un'agenda, sei solo su una strada lunga e tortuosa verso il nulla", dice DeCesare.
3. Assicurati che tutti i partecipanti debbano essere presenti . Le riunioni dovrebbero essere rilevanti per ogni partecipante. Se un dipendente non può spiegare perché è in riunione, non dovrebbe essere presente.
4. Includere elementi interattivi . In genere, le riunioni dovrebbero avere più di un partecipante. Considera le presentazioni di una persona separate, eventi una tantum e assicurati che le riunioni programmate regolarmente abbiano una varietà di voci.
5. Avere un piano di follow-up . Alcuni incontri durano troppo a causa del tempo sprecato a discutere su quando incontrarsi. I leader delle riunioni dovrebbero presentare un piano forte per i prossimi passi.

Mantenendo le riunioni brevi e mirate, le aziende rispettano il tempo dei propri dipendenti ed è più probabile che catturino la loro attenzione.

Suggerimento 3: addestra i manager a condurre le riunioni in modo efficace

Gli incontri dipendono dalla competenza delle persone che li guidano.

Le aziende dovrebbero formare i manager in modo che possano gestire le riunioni con comodità, direzione e facilità.

La maggior parte dei manager vede i vantaggi delle riunioni sul posto di lavoro. Più della metà dei manager (61%) afferma che la risoluzione dei problemi e la collaborazione sono un vantaggio delle riunioni a cui partecipano.

I manager hanno motivo di essere entusiasti dei vantaggi delle riunioni: sono spesso le persone che guidano la discussione e stabiliscono l'ordine del giorno.

Per garantire che tutti i dipendenti si sentano coinvolti in modo simile, Alexis Wirth, responsabile delle operazioni presso Swenson He, un'agenzia di prodotti digitali, addestra i manager a seguire gli standard delle riunioni della sua azienda, che includono:

• Invio di un chiaro invito al calendario : Wirth afferma che i manager dovrebbero sempre inviare un invito al calendario di Google ai compagni di squadra necessari. Se i dipendenti lavorano in remoto, l'invito dovrebbe includere un collegamento a una piattaforma per riunioni video remote come Zoom o Google Hangouts.
• Arrivare preparati con elementi visivi : gli elementi visivi aiutano i compagni di squadra a tenere traccia dei progressi di una riunione e a rimanere coinvolti. Inoltre, le immagini dimostrano che i leader della riunione sono preparati.
• Designare un notetaker : Avere un notetaker aiuta a organizzare gli asporto di una riunione e garantisce che gli appunti possano essere condivisi con i compagni di squadra che non erano presenti.
• Chiedere feedback su come è stata condotta la riunione : Wirth si aspetta che i suoi manager chiedano ai partecipanti cosa ne pensano dell'agenda, del flusso e dell'atmosfera della riunione. In questo modo, i manager possono gestire meglio la riunione la prossima volta.
• Seguendo la "regola delle meduse" : le meduse galleggiano nell'oceano e gli incontri inefficaci sono ugualmente senza scopo. Wirth dice che nella sua azienda, i manager sanno usare la parola in codice "medusa" quando una riunione va fuori tema. Quindi, i facilitatori possono riportare la riunione in carreggiata.

Incontri efficaci richiedono facilitatori efficaci. Per condurre le migliori riunioni possibili, le aziende devono formare i propri manager su una serie comune di standard di incontro.

Suggerimento 4: ricorda che le riunioni sviluppano le competenze dei professionisti delle risorse umane

Per la maggior parte dei dipendenti, le riunioni sono un'opportunità per mostrare il proprio sviluppo e i propri progressi personali.

Per i professionisti delle risorse umane, tuttavia, le riunioni sono un'opportunità per sviluppare le competenze che consentono loro di svolgere bene il proprio lavoro.

Quasi la metà del personale delle risorse umane (47%) afferma che l'apprendimento delle capacità di cui hanno bisogno per il proprio lavoro è un vantaggio per le riunioni presso la propria azienda.

Quasi un quarto dei singoli contributori (23%), in confronto, pensa che le riunioni li aiutino a sviluppare competenze. È ancora meno probabile che i manager (20%), i dirigenti (15%) e i consulenti (13%) credano nel potenziale di sviluppo delle competenze delle riunioni.

Il personale delle risorse umane può valutare le opportunità di sviluppo delle competenze offerte dalle riunioni perché le riunioni offrono l'opportunità di valutare le dinamiche di gruppo e la cultura aziendale.

Immagina l'esperienza di un nuovo addetto alle risorse umane in un'azienda tecnologica di medie dimensioni:

L'azienda ha circa 65 dipendenti a tempo pieno e sta assumendo il loro primo responsabile delle risorse umane a tempo pieno, Kevin. Kevin inizia a partecipare alle riunioni in tutta l'azienda. Sarà in grado di rispondere a domande quali:

• A chi piace parlare?
• Chi interrompe?
• Chi preferisce ascoltare?
• Chi sta prestando attenzione?
• Quali compagni di squadra sembrano a proprio agio l'uno con l'altro?

Kevin ora avrà un'idea delle dinamiche del team e di quali corsi di formazione per le risorse umane individuali o di gruppo potrebbero essere i più utili per la sua azienda.

Durante la pandemia di COVID-19, prendere tali determinazioni può essere più difficile.

Jill Santopietro Panall, proprietaria di 21Oak HR Consulting, afferma che le riunioni tenute in remoto su Zoom o Google Hangouts rendono più difficile sviluppare le capacità di lettura delle persone essenziali per le relazioni umane.

"Mi mancano le opportunità di osservare le interazioni naturali nelle riunioni che mi consentono di percepire problemi e sfide", afferma. “Quando tutti sono rivolti in avanti e guardano la telecamera in modo blando, sul loro comportamento migliore, non c'è modo di vedere chi punta gli occhi su una persona in particolare o chi sta scrivendo messaggi sotto il tavolo. Tutto ciò è incredibilmente istruttivo”.

Senza incontri di persona con il personale, le aziende possono suggerire che il personale delle risorse umane tenga riunioni individuali più regolari con i dipendenti. In questo modo, i dipendenti si sentono supportati e il personale delle risorse umane può continuare a sviluppare le proprie competenze.

Quando si pianifica lo sviluppo dei professionisti delle risorse umane, le aziende devono ricordare che per chi lavora nelle risorse umane, un incontro è un'occasione per migliorare il proprio ruolo.

Suggerimento 5: i dirigenti devono anticipare le sfide dei giorni ricchi di riunioni

I dipendenti a volte guardano i loro programmi con timore: 4, 5 o 6 ore di riunioni in un giorno. Quando dovrebbe essere fatto il lavoro?

I dirigenti si pongono spesso questa domanda e devono escogitare sistemi per completare il loro lavoro nonostante un programma fitto di riunioni.

Più di 4 dirigenti su 10 (44%) trascorrono più di 10 ore settimanali in riunioni.

Gli esperti dicono che per fondatori e dirigenti le riunioni sono un dato di fatto, perché mantengono l'azienda in funzione.

Justin Kerby, il fondatore di Something Great Marketing, un'agenzia di social media marketing, afferma che i suoi incontri rappresentano il valore continuo che fornisce all'azienda.

"La maggior parte dei miei incontri sono opportunità di sviluppo aziendale, revisioni interne del team e presentazione di proposte a potenziali clienti", afferma Kerby. "Affinché il nostro team cresca, le opportunità di vendita devono ottenere la mia piena attenzione durante la settimana".

Soprattutto durante un periodo di contrazione economica, i dirigenti di piccole e medie dimensioni possono trascorrere molto tempo in riunioni a distanza incentrate su vendite, raccolta fondi e flusso di cassa generale.

Gli esperti suggeriscono due diverse strategie di blocco del tempo per aiutare i dirigenti a gestire il proprio tempo:

1. Orari giornalieri senza riunioni : Kerby suggerisce che i dirigenti blocchino il tempo all'inizio dei loro giorni senza riunioni. Blocca il proprio programma dalle 6:00 alle 10:00 e i dipendenti sanno che usa questo tempo per concentrarsi sulle attività quotidiane.
2. Giorni specifici per le riunioni : Trivinia Barber, fondatrice e amministratore delegato di Priority VA, una società di assistente esecutivo, pianifica tutte le riunioni interne solo il lunedì e il mercoledì. Preferirebbe avere grandi blocchi di lavoro dedicato o tempo di riunione piuttosto che passare da una responsabilità all'altra.

Sebbene le strategie di blocco del tempo utilizzate dai leader aziendali per gestire i propri impegni possano differire, gli esperti concordano sul fatto che un dirigente efficace consente ai dipendenti di prendere decisioni senza cercare spesso il consiglio del proprio capo.

"Crea una cultura in cui le decisioni possono essere prese in modo rapido ed efficace con il minor numero possibile di decisori", afferma Sukhi Jutla, direttore operativo di MarketOrders, un mercato online per gioiellieri al dettaglio indipendenti.

Creando una cultura aziendale in cui i manager di livello medio e alto si sentono a proprio agio nel prendere decisioni, i fondatori possono evitare di essere risucchiati in infinite riunioni su questioni che i dipendenti avrebbero potuto risolvere da soli.

Qualunque sia la loro strategia, i dirigenti devono trovare un modo per proteggere il loro tempo dalle pressioni di tenere molte riunioni.

Le aziende devono condurre riunioni efficaci per avere successo

I dipendenti trascorrono una parte significativa del loro tempo nelle riunioni e le aziende devono assicurarsi che le riunioni a cui partecipano i dipendenti siano un buon uso del loro tempo.

La pandemia di COVID-19 e la necessità di organizzare riunioni da remoto rende ancora più importante che le aziende adottino le migliori pratiche di riunione.

Per condurre riunioni efficaci, le aziende possono:

• Concentra le riunioni sul riepilogo dei risultati e sulla risoluzione dei problemi
• Tenere riunioni non più di 1 ora
• Formare i gestori per facilitare bene le riunioni
• Usa le riunioni per sviluppare le competenze dei professionisti delle risorse umane
• Aiuta i dirigenti a gestire i rigori dei giorni pesanti di riunioni

Conducendo riunioni efficaci, le aziende possono ottenere il massimo dai propri dipendenti in un ambiente lavorativo difficile.

A proposito del sondaggio

Il Manifest ha intervistato 400 lavoratori a tempo pieno negli Stati Uniti nel giugno 2020.

Il trentotto per cento (38%) vive al sud; Il 30% vive nel Midwest; 20% in Occidente; e il 13% nel Nordest.

Il quarantaquattro percento (44%) sono maschi; Il 43% sono donne; Il 14% ha rifiutato di rispondere.

Il 25% (25%) degli intervistati ha un'età compresa tra 18 e 34 anni; il 34% ha un'età compresa tra 35 e 54 anni; e il 26% ha 55 anni e oltre.