Modi efficaci per affrontare la carenza di personale all'interno di un'organizzazione

Il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti ha annunciato che 4,2 milioni di americani hanno lasciato il lavoro, il più alto dal 2000, e altri 1,4 milioni di persone sono state licenziate e dimesse dai loro servizi.

Questo tasso di abbandono dei dipendenti storicamente alto ha portato a una crisi indefinita del personale per le aziende, con un impatto negativo su crescita, redditività e altri indicatori. Tuttavia, le cause di carenza di personale possono anche essere dovute a restrizioni di bilancio, assenze programmate o non pianificate dei dipendenti, ecc.

Di conseguenza, la forza lavoro esistente deve raccogliere il carico di lavoro aggiuntivo, che non è sostenibile a lungo termine. Porta al burnout dei dipendenti, alla qualità del progetto compromessa, ecc. Pertanto, le organizzazioni devono gestire i problemi di carenza di personale in modo appropriato per mantenere l'efficienza e la produttività.

Questo articolo illustra alcuni modi efficaci per gestire i problemi di carenza di personale in un'organizzazione e come il software di gestione delle risorse di Saviom può contribuire a semplificarlo.

Quindi, iniziamo -

1. In che modo la carenza di personale influisce su un'organizzazione?  

Un'organizzazione a corto di personale spesso assiste a un forte calo di diversi parametri come la capacità di produzione, la produttività dei dipendenti, i tempi di consegna e la redditività. Questo perché non saranno in grado di soddisfare il carico di lavoro standard e potrebbero sovrautilizzare i dipendenti esistenti assegnando lavoro extra per soddisfare i requisiti del progetto. Ciò provoca esaurimento fisico, stress e burnout, con conseguente riduzione della produttività.

Inoltre, a causa del carico di lavoro aggiuntivo, i dipendenti potrebbero non rispettare le scadenze o non fornire prodotti di qualità. Se la situazione persiste a lungo, potrebbero perdere interesse per il proprio lavoro e alla fine dimettersi. Un alto tasso di rotazione è costoso per le aziende in quanto paga i costi di uscita diretti quando un dipendente lascia e sostiene spese aggiuntive per reclutare e formare nuovi lavoratori.

Un'improvvisa diminuzione della forza lavoro esistente potrebbe esacerbare il problema della carenza di personale. Inoltre, un elevato turnover in un luogo di lavoro già a corto di personale può interrompere le attività in circostanze estreme, danneggiando la reputazione dell'azienda e il valore di mercato.

Ora che le conseguenze della carenza di personale sono chiare, ecco cosa puoi fare.

2. Modi per gestire i problemi di carenza di personale

La carenza di personale può ridurre significativamente l'efficienza organizzativa, incidendo sui profitti e sui profitti dell'azienda. Ma si possono combattere alcuni dei suoi effetti con misure appropriate. Ecco come:

2.1. Assegna priorità ai progetti in base a obiettivi strategici

Quando le risorse di un'azienda sono limitate, è fondamentale dare la priorità ai progetti a valore aggiunto che promettono un ROI più elevato. Ad esempio, se un'organizzazione ha più progetti in cantiere ma solo un numero limitato di risorse su cui lavorare, potrebbe essere data la preferenza ai progetti più critici.

Ciò consente ai manager di allocare le proprie risorse limitate a progetti adeguati e aumentare i margini di guadagno. Inoltre, dare priorità ai progetti li aiuta a raggiungere i loro obiettivi finanziari e strategici a lungo termine con una forza lavoro limitata.

2.2. Stimare i requisiti di risorse per ogni progetto

La stima delle risorse necessarie prima di iniziare un progetto è particolarmente importante quando sono scarse. La mancata valutazione accurata dei requisiti del progetto e delle competenze richieste si tradurrà in una produttività inadeguata delle risorse, portando a una qualità inferiore agli standard, all'insoddisfazione del cliente e al superamento dei costi.

Quando i project manager stimano in anticipo i requisiti delle risorse, viene concesso ai gestori delle risorse tempo sufficiente per identificare e allocare le risorse. Ciò li aiuterà anche a implementare trattamenti di risorse come il riempimento di outrotation, la formazione, ecc., Per mitigare la carenza di risorse. Ciò consente ai manager di fornire progetti di qualità con disponibilità limitata di risorse.

2.3. Ottimizza l'utilizzo proficuo di ogni risorsa

Quando le organizzazioni sono a corto di personale, le risorse tendono a essere sovrautilizzate a causa del carico di lavoro eccessivo, causando stress e burnout. D'altra parte, quando ai dipendenti viene spesso richiesto di lavorare su compiti non fatturabili, ciò porta a un morale basso e al disimpegno.

Implementando metodi di ottimizzazione delle risorse, i manager possono garantire la distribuzione uniforme del carico di lavoro delle risorse sovrautilizzate. Possono anche mobilitare risorse sottoutilizzate da progetti non fatturabili a progetti fatturabili per aumentare i ritorni finanziari. Ciò migliorerà le prestazioni, aumenterà la produttività, aumenterà la generazione di entrate e preverrà la noia o il disimpegno.

2.4. Applicare la strategia di out-rotation/backfill durante l'avvio del progetto

Quando un progetto richiede risorse critiche per completare un'attività, ma sono già prenotate, può essere difficile ricoprire queste posizioni con breve preavviso. Per aiutare a colmare queste lacune, un gestore delle risorse può utilizzare strategie di out-rotation e backfill. Ciò avviene solo dopo aver determinato se il progetto ha raggiunto uno stato stazionario in cui la mancanza di una risorsa critica non avrebbe un impatto negativo su di esso.

Il responsabile delle risorse negozia con il responsabile del progetto interessato per sostituire la risorsa vitale per il nuovo progetto e al posto vacante viene assegnato un riempimento adeguato. Ciò consente al nuovo progetto di acquisire le competenze specialistiche necessarie senza interferire con quella esistente. Inoltre, ciò garantisce che entrambe le richieste del progetto siano soddisfatte senza intoppi o rischi nonostante le risorse limitate.

2.5. Condividi le risorse oltre i confini della matrice

Le organizzazioni devono sfruttare il massimo potenziale delle risorse esistenti per garantire la qualità del progetto. Tuttavia, questo può essere difficile quando le organizzazioni lavorano su un pool di talenti limitato. Uno dei modi efficaci per farlo è implementare la collaborazione interdipartimentale. Questa strategia consente ai dipendenti di lavorare su progetti che non rientrano nei rispettivi dipartimenti ma richiedono comunque il loro talento.

Ciò consente ai dipendenti di diversificare i propri portafogli e le proprie competenze fornendo nuove opportunità di apprendimento. Inoltre, quando i dipendenti comunicano e condividono le loro conoscenze ed esperienze, li aiuterà a imparare e crescere. In questo modo, le aziende possono utilizzare in modo intelligente la forza lavoro esistente, fornire progetti con successo e migliorare l'efficienza.

2.6. Investi in programmi di costruzione multi-abilità  

Uno dei modi più efficaci per migliorare l'efficienza quando si è a corto di personale è condurre programmi di costruzione di competenze multiple. Ad esempio, se un'attività richiede risorse con competenza in due abilità separate, la multi-competenza garantisce che invece di due persone diverse, solo una persona sarà attrezzata per eseguire l'attività.

Molti dipendenti sono abili nello svolgere compiti diversi che richiedono competenze diverse. Di conseguenza, le organizzazioni possono sfruttare queste risorse e affinare le proprie competenze per assegnarle a progetti diversi. Pertanto, le organizzazioni non perderanno nuove opportunità e manterranno l'efficienza anche con un pool di risorse più piccolo.

2.7. Utilizzare risorse contingenti per esigenze a breve termine

Quando un progetto a breve termine richiede una risorsa specializzata che non è attualmente disponibile nel pool di personale dell'organizzazione, l'assunzione di una risorsa contingente può aiutare a portare a termine le cose. Le organizzazioni possono acquisire lavoratori contingenti come liberi professionisti o appaltatori tramite fornitori impanati, soprattutto se questo è un requisito una tantum.

In questo modo, possono evitare il sovraccarico di assumere dipendenti a tempo indeterminato o perdere del tutto l'opportunità. Ciò ridurrà anche i tempi di formazione, minimizzerà i cicli di assunzione e licenziamento non necessari, aiuterà a formare il giusto mix di personale permanente e contingente e aumenterà l'efficienza aziendale complessiva

Vediamo come uno strumento di gestione delle risorse affronta efficacemente la carenza di forza lavoro.

3. In che modo uno strumento avanzato di gestione delle risorse può aiutare a gestire la carenza di personale in un'organizzazione?

Il software di gestione delle risorse di Saviom, con la sua visibilità centralizzata in tempo reale, consente alle organizzazioni di gestire efficacemente la carenza di personale nelle organizzazioni.

• La funzione di previsione delle risorse può identificare la domanda di risorse in anticipo. Ciò consentirà di adottare misure appropriate per colmare il divario tra domanda e capacità e contribuire a ridurre eventuali vincoli futuri delle risorse e semplificare l'allocazione delle risorse.
• Il rapporto Previsione vs. Effettivi aiuta a identificare il tempo impiegato per completare il lavoro rispetto al tempo stimato. Pertanto, i manager possono valutare se le risorse impiegano più tempo del previsto per completare un'attività, soprattutto quando le risorse sono limitate o se c'è un superamento del budget, e adottare misure correttive per garantire il destino del progetto.
• I report sull'utilizzo e le mappe di calore codificate a colori consentono ai manager di determinare se le loro risorse limitate sono sovra o sottoutilizzate. Di conseguenza, possono applicare misure appropriate per ottimizzare l'allocazione.

Tutte queste funzionalità di gestione delle risorse aiutano a risolvere il problema della carenza di personale.

4. Conclusione

Nell'ambiente fortemente competitivo di oggi, è imperativo adottare misure adeguate per garantire la redditività e la redditività a lungo termine delle imprese. Anche se la tua organizzazione è a corto di personale, i metodi sopra menzionati ti terranno a galla e ti consentiranno di mantenere il tuo vantaggio competitivo. Inoltre, se abbinato al giusto software di gestione delle risorse, le prestazioni e l'efficienza della tua azienda aumenteranno, spingendola a nuove vette di successo.