Come formattare una lettera commerciale statunitense

È probabile che tu debba scrivere una lettera commerciale e sei un po' preoccupato di non formattarla correttamente. Se è così, sei nel posto giusto.

In questa breve guida, esamineremo 8 semplici passaggi per scrivere una lettera commerciale efficace negli Stati Uniti.

Come scrivere una lettera commerciale negli Stati Uniti

1. Scegli un formato di blocco
2. Aggiungi il tuo indirizzo
3. Ricordati di includere la data
4. Considera una linea di riferimento
5. Perfeziona il tuo saluto
6. La maggior parte della tua lettera
7. Decidi un'appropriata approvazione
8. Non dimenticare di correggere le bozze

1. Scegli un formato blocco

La formattazione a blocchi si riferisce al lato della pagina verso cui sarà giustificata la tua lettera. Esistono due tipi principali: blocco completo e blocco modificato. Esaminiamoli entrambi.

La formattazione a blocco intero significa che gli elementi della lettera sono giustificati sul margine sinistro. La maggior parte dei tipi di lettere sono scritte con una giustificazione a sinistra.

Il formato del blocco modificato significa che la maggior parte delle cose è giustificata a sinistra, ma alcune cose sono anche giustificate a destra. Un esempio comune è scrivere il tuo indirizzo a sinistra e l'indirizzo del destinatario a destra.

La formattazione a blocchi consente di posizionare le informazioni più importanti in modo più compatto. È molto più facile attirare l'attenzione degli specialisti delle risorse umane su ciò che stai cercando di trasmettere. Oltre ai suoi vantaggi strategici, la formattazione a blocchi è anche il layout standard delle lettere commerciali statunitensi.

2. Aggiungi il tuo indirizzo

Anche se hai un rapporto personale con il contatto commerciale a cui stai scrivendo, è sempre importante aggiungere il tuo indirizzo. Potrebbe sembrare inutile, ma in realtà è una pratica comune.

Hai mai usato una lettera di presentazione o hai ripreso il servizio di scrittura? Prendi nota di come includano sempre il tuo indirizzo su tutto ciò che ordini da loro, che si tratti di un curriculum, una lettera di presentazione o una lettera commerciale.

Non solo è pragmatico, è anche molto cortese. Non aggiungere il tuo indirizzo costringe il destinatario a cercarlo, il che è considerato piuttosto scortese nel mondo degli affari.

3. Ricorda di includere la data

Proprio come il tuo indirizzo, aggiungere una data alla tua lettera è un passaggio facilmente trascurabile, ma importante. Aiuterà sia te che il tuo destinatario a lungo termine.



La tua lettera è solo una delle probabili centinaia di lettere che il destinatario riceve regolarmente. Senza una data, è facile dimenticare quando è stata inviata la tua lettera e quanto velocemente dovrebbe ricevere risposta.

Con una data, tuttavia, il destinatario saprà quando agire sulla tua lettera e riceverai la tua risposta il più rapidamente possibile.

4. Aggiunta della linea di riferimento

La riga di riferimento può essere un'aggiunta straordinariamente utile alla tua lettera, a seconda del contesto. Iniziando con "re:", la riga di riferimento aiuta a riassumere di cosa tratta la tua lettera.

Sono in genere utilizzati dalle aziende che rispondono ai clienti. Ad esempio, se hai contattato un'azienda in merito a un servizio online che non si è mai presentato a casa tua, potresti ricevere una risposta con una riga di riferimento che dice "Re: Ordine online mancante".

Se stai rispondendo a una lettera di lavoro, o anche se il destinatario si aspetta la tua lettera, è meglio aggiungere una riga di riferimento.

5. Perfeziona il tuo saluto

Quindi, ora che hai terminato tutta la logistica della tua lettera, è il momento di creare il saluto appropriato. È sempre meglio usare il nome della persona a cui ci si rivolge, se possibile, assicurati solo di avere il nome giusto.

Potresti anche saltare completamente il nome e indirizzare il destinatario con il titolo e il cognome, ad esempio "Dr. Smith" o "Ms. Maxwell.

Perché il saluto giusto è così importante? Immagina di fare un'offerta per un contratto e la tua lettera inizia con "FAO Whomever it Concerns" o "Gentile imprenditore". Con un saluto generico, stai insinuando che non hai investito molto in quello che stai per dire.

Utilizzando un saluto specifico e corretto, segnali al destinatario che hai dedicato del tempo a conoscere l'altra parte. Ciò renderà le tue possibilità di risposta molto più probabili.

6. La maggior parte della tua lettera

Sebbene non esista una formattazione standard definita per la maggior parte della tua lettera, il buon senso suggerisce di rimanere coerenti. Ad esempio, qualunque sia il carattere con cui inizi è il carattere che dovresti usare per la maggior parte della tua lettera.

Per quanto riguarda il contenuto effettivo della tua lettera, ciò che scrivi sarà ovviamente unico per te e lo scopo della tua lettera. Anche se non è necessario seguire una rigida regola di 3 righe per paragrafo, dovresti assolutamente mantenere la tua lettera il più concisa possibile.

Le persone leggono lettere commerciali per assorbire le informazioni in modo rapido ed efficiente. Non vogliono sfogliare nessuna forma di contenuto extra. È cortese mantenere la tua lettera quanto più possibile al punto.

Per lo stesso motivo, dovresti anche evitare di aggiungere un poscritto, o "PS", alla fine della tua lettera. Invece, prova a dare al tuo lettore un invito all'azione facile e veloce.

Ad esempio, se desideri una risposta specifica, termina con una domanda. Oppure, se vuoi solo chattare dopo che il tuo destinatario ha letto la tua lettera, chiedigli di contattarti dopo aver letto e aggiungi se preferisci una telefonata, un'e-mail o un'altra forma di comunicazione.

7. Decidere un'appropriata approvazione

Con il corpo della tua lettera completo, è ora di decidere come vuoi firmare. Ti suggeriamo di terminare la tua lettera con una frase educata come "Cordiali saluti", seguita dal tuo nome completo. Altre frasi comuni come "Cordiali saluti" vanno bene, ma possono essere un po' datate.

Potresti anche aggiungere il nome della tua azienda sotto il tuo nome completo. A seconda dell'impatto che vorresti avere, potrebbe avere senso aggiungere anche il titolo della tua azienda. Se stai scrivendo la lettera per conto del tuo team, non aver paura di menzionare anche il tuo team o dipartimento.

Qualunque segno tu scelga di scrivere dipende da te. Assicurati solo che sia appropriato con il corpo della tua lettera e che aiuti il ​​tuo destinatario a capire chi li sta scrivendo.

8. Non dimenticare di correggere le bozze

La correzione delle bozze è uno dei passaggi più importanti nel processo di scrittura delle lettere. L'invio di una lettera commerciale piena di errori di ortografia e grammatica non è professionale e probabilmente non ti darà la risposta che stai cercando.

Tuttavia, non solo dovresti rileggere il tuo lavoro, ma dovresti anche leggerlo ad alta voce. Potrebbe sembrare sciocco, ma a volte il nostro tono non viene fuori come ci aspettiamo dal testo. Per evitare malintesi, assicurati di leggere rapidamente il corpo della tua lettera ad alta voce prima di inviarla.

Segui questi passaggi per creare la perfetta lettera commerciale negli Stati Uniti

Fino ad ora, le convenzioni per scrivere una lettera commerciale negli Stati Uniti potrebbero essere state confuse o difficili da trovare. Seguendo questi 8 semplici passaggi, ora puoi essere sicuro che la tua lettera sia rispettosa, appropriata e destinata a ricevere una risposta.

Assicurati di fare riferimento spesso a questa guida quando scrivi la tua prossima lettera commerciale per garantire una corrispondenza efficace tra te e il tuo destinatario.