Costruisci un efficace processo di reporting delle prestazioni con questi 8 suggerimenti

Il nostro recente sondaggio ha rivelato un fatto sorprendente: nonostante tutti gli strumenti di reporting disponibili sul mercato, il 50% delle aziende si affida ancora ai fogli di calcolo per creare report sulle prestazioni . E circa la metà degli intervistati riferisce tramite presentazioni o documenti che richiedono un lavoro manuale ripetitivo.

Nel mondo dell'automazione, il copia-incolla e l'aggiornamento manuale delle tabelle non sono e non possono essere un processo di reporting efficace per diversi motivi:

• Dedichi troppo tempo alla creazione di un rapporto che ad agire su di esso
• Il lavoro manuale aumenta la possibilità di errore umano
• I fogli di calcolo devono essere inviati manualmente al resto del team, ai clienti o ai manager, il che aumenta la possibilità di dati duplicati o errati
• È impossibile ridimensionare le tue operazioni in quanto ti serviranno sempre più tempo e sforzi per completare attività semplici

Sei già costretto a ripensare il tuo processo di segnalazione? Ora che abbiamo attirato la tua attenzione, condivideremo le migliori pratiche di reporting applicate dagli esperti di tutto il mondo per aiutarti a migliorare i rapporti non appena oggi.

Entriamo subito.

• Che aspetto ha un tipico processo di reporting in un'azienda?
• Come creare un processo di reporting delle prestazioni efficace: 8 best practice

Che aspetto ha un tipico processo di reporting in un'azienda?

Tutte le aziende che hanno partecipato al nostro recente sondaggio vedono che il loro attuale processo di segnalazione è efficace: il 70% di loro lo giudica addirittura molto efficace.

Ma se osservi più da vicino i dati e come sono effettivamente le loro pratiche di reporting, puoi vedere che c'è molto lavoro ridondante coinvolto, dall'uso di fogli di calcolo e immissione di dati al copia e incolla di grafici dagli strumenti di analisi dei dati alle presentazioni.

Ciò che molte aziende non stanno facendo è fare un passo indietro e dare un'occhiata al quadro completo di come la rendicontazione si inserisce nelle loro attività quotidiane, settimanali e mensili. Fortunatamente, molti partecipanti al sondaggio con cui abbiamo parlato sono consapevoli che l'automazione è la strada da percorrere, anche se considerano il loro processo di segnalazione "abbastanza buono" (almeno per ora).

"Sappiamo che c'è sicuramente spazio per miglioramenti, ma il nostro attuale processo di segnalazione ci sta fornendo i dati di cui abbiamo bisogno al momento", afferma Craig Anderson di Express Dentist. "Ottimizzeremo i nostri processi aggiungendo più automazione".

Anche Tim Schroeder di Avvio di un blog e il suo team stanno valutando la possibilità di introdurre strumenti di automazione nel processo di segnalazione. "Ci siamo resi conto che fare tutto manualmente richiede molto tempo, il che ha portato il mio team a commettere errori umani", spiega Schroeder. “Ciò ha influito sui nostri risultati finali, quindi potremmo presto raccogliere dati utilizzando un software di reporting. Di conseguenza, può generare insight in tempo reale, che possono essere sfruttati a nostro vantaggio”.

Poiché la maggior parte delle aziende che abbiamo intervistato produce fino a 20 report al mese, immagina quanto tempo risparmierebbero sostituendo solo alcuni passaggi manuali di reporting con report automatici sul rendimento, come quelli disponibili in Databox.

Alcune aziende sono consapevoli che c'è spazio per migliorare il loro processo di rendicontazione delle prestazioni, ma la mancanza di tempo o di personale specializzato potrebbe impedire loro di apportare le modifiche necessarie. Tuttavia, anche se il tuo processo di segnalazione è ancora un po' "scarso" perché gestisci una startup, Jeet Mehta di Swift concorda sul fatto che strumenti affidabili e di qualità che soddisfino le esigenze della tua azienda possono essere fondamentali per il ridimensionamento. "Dovremo adottare strumenti di reporting migliori man mano che cresciamo", conferma Mehta.

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Come creare un processo di reporting delle prestazioni efficace: 8 best practice

Abbiamo chiesto a oltre 30 esperti di condividere come hanno creato processi di reporting delle prestazioni efficaci e scalabili. Queste sono le 8 migliori pratiche da seguire.

1. Usa il software di automazione per generare rapporti
2. Incoraggiare la creatività nell'analisi dei dati
3. Considera il tuo pubblico di destinazione
4. Indirizzare i driver dei valori chiave
5. Stabilisci obiettivi concisi e chiari
6. Includi benchmark di settore
7. Tieni traccia delle prestazioni dei singoli membri del team
8. Dedica del tempo a rivedere i rapporti con il tuo team

1. Utilizzare il software di automazione per generare report

Il software di automazione facilita la creazione e la condivisione di report poiché elimina le attività ridondanti che richiedono molto tempo: immissione di dati, calcoli manuali, copia e incolla di grafici e tabelle e altro ancora. Poiché i calcoli vengono eseguiti automaticamente e i dati vengono trasferiti direttamente dall'origine allo strumento di reportistica, anche la possibilità di errore umano viene ridotta e l'accuratezza del report aumenta notevolmente.

Kate Zhang di Kate Backdrop conferma che il suo processo di segnalazione ha beneficiato dell'introduzione dell'automazione. “L'automazione garantisce che i dati siano accurati e aggiornati. Inoltre, abbiamo risparmiato tempo non dovendo generare rapporti manualmente", condivide Zhang.

Daniel Chen e il suo team di Airgram hanno ottenuto risultati positivi dopo aver aggiunto strumenti di automazione al processo di reporting. "Il software ci ha aiutato a semplificare il processo e renderlo più efficiente", afferma Chen e aggiunge che il loro processo di reporting delle prestazioni è ora automatizzato dall'inizio alla fine. “Ciò significa che possiamo creare report molto più velocemente e con meno sforzo rispetto a prima. Anche la qualità dei nostri report è migliorata, grazie alla capacità del software di raccogliere dati in modo rapido e accurato".

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2. Incoraggiare la creatività nell'analisi dei dati

Diversi tipi di rapporti e combinazioni di dati ti consentiranno di monitorare costantemente le tue prestazioni, ma anche di scoprire nuovi modi per esaminare i dati e elaborare approcci innovativi alla tua strategia. Ciò ti aiuterà a monitorare i tuoi KPI più rilevanti e a progredire verso i tuoi obiettivi, ma contemporaneamente a cercare angoli per aiutarti a differenziarti dalla concorrenza.

"Abbiamo una serie di rapporti che sono stati pensati fin dall'inizio e abbiamo deciso di rimanere coerenti per mostrare l'evoluzione di determinate metriche", afferma Charles Cridland di YourParkingSpace.

“Allo stesso tempo, non vogliamo perdere le informazioni e limitare la creatività del team, quindi incoraggiamo nuovi punti di vista ad hoc per esaminare i dati. Pertanto, otteniamo l'affidabilità dei dati, uno sguardo nuovo allo sviluppo del mercato e la soddisfazione sul lavoro, poiché la rendicontazione non diventa noiosa e monotona".

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3. Considera il tuo pubblico di destinazione

I rapporti sulle prestazioni sono generalmente pensati per i team manager, ma a volte saranno gli azionisti dell'azienda, gli investitori o persino i dipendenti a leggerli. A seconda dell'argomento e del tipo di rapporto sul rendimento, prima di iniziare a compilarlo, considera il pubblico di destinazione. Perché volevano il rapporto in primo luogo? Quali informazioni devi trasmettere? Come rappresenti i dati? Quali risultati spera di ottenere il pubblico?

Secondo Candice Moses of Information, questo approccio ha dimostrato di funzionare. “Mentre cercavo di migliorare il mio rapporto sulle prestazioni, ho imparato a prendere in considerazione il mio pubblico di destinazione. Prima di iniziare a scrivere un rapporto sulla performance, ho considerato le ragioni per richiederne uno. Mi sono posto le seguenti domande: qual è il mio pubblico di destinazione? Cosa vogliono: un rapporto sul rendimento ampio o un rapporto sul rendimento particolare? Questo rapporto sulla performance è di qualche utilità per loro?"

Un aspetto critico nei rapporti sul rendimento per segmenti di pubblico diversi è il livello di comprensione che hanno sull'argomento su cui stai segnalando. Se i manager esecutivi dell'azienda vogliono conoscere le prestazioni del tuo team di marketing, dovresti adottare un approccio semplice ed evitare di complicare eccessivamente il rapporto con troppe metriche dettagliate. Il top management di solito è più interessato ai budget e alle entrate, quindi è su questo che dovresti concentrarti: riferire sull'efficienza con cui il tuo team sta utilizzando il budget e il ROI che stai generando.

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4. Imposta obiettivi concisi e chiari

L'impostazione di obiettivi SMART o l'utilizzo di un'altra tecnica per pianificare i tuoi obiettivi ti aiuterà a definire chiaramente ciò che desideri ottenere con i tuoi report. Con un obiettivo specifico in mente, sarà più facile determinare quali KPI misurare, con quale frequenza monitorarli e come presentarli al tuo pubblico. Obiettivi chiari e concisi ti motiveranno e ti aiuteranno a capire in che modo gli obiettivi del processo di reporting sono allineati con gli obiettivi aziendali di alto livello e come contribuiscono alla crescita del business.

Monitorare i tuoi progressi rispetto agli obiettivi ti mantiene sulla strada giusta, afferma James Jason di Notta AI e condivide una semplice strategia di monitoraggio.

“Ho scoperto che il modo migliore per creare un efficace processo di rendicontazione delle prestazioni è stabilire obiettivi chiari e concisi e quindi tenere traccia dei progressi rispetto a tali obiettivi su base regolare. L'impostazione di un semplice foglio di calcolo con gli obiettivi in ​​una colonna e i progressi rispetto a tali obiettivi in ​​un'altra colonna è il modo migliore per tenere traccia dei progressi. Questo mi permette di vedere a colpo d'occhio quanto stiamo facendo bene e dove dobbiamo migliorare”.

5. Indirizzare i driver dei valori chiave

Le misurazioni delle prestazioni ti consentono di affrontare i fattori chiave del valore nella tua attività, come l'esperienza del cliente, i dipendenti, la performance finanziaria. Rispetto ai soli KPI, l'identificazione dei fattori chiave del valore può aiutarti a dare priorità alle attività rimanendo allineato con ciò che definisce davvero il successo per la tua azienda.

Ad esempio, se si identifica una fase del processo di reporting come un collo di bottiglia che impedisce ai dipendenti di raggiungere la massima efficienza, l'automazione di tale fase può spostare l'ago del processo di reporting e dell'intera organizzazione.

Secondo Candice Moses, la gestione del rischio è importante quanto l'esecuzione della strategia, quindi conoscere i fattori chiave del valore ti aiuta a "triage" i problemi e le opportunità che devono essere affrontati per primi.

“Oltre ai risultati operativi, mi sono concentrato anche sulle misurazioni che valutano i progressi nell'esecuzione della strategia e sulla gestione del rischio, assicurandomi che le misure supportino le decisioni degli investitori. I KPI si concentrano su alcune aree dell'attività che presentano possibilità e pericoli. Tali KPI dovrebbero essere specifici piuttosto che ampi. Dovrebbero indicare come gestire determinate aree dell'azienda piuttosto che tentare di risolvere ogni problema e carenza".

È anche fondamentale concentrarsi sui fattori di valore potenziali e futuri, non solo su ciò che ha funzionato in passato.

"Ho imparato che dovevo concentrarmi anche sugli indicatori di prestazione emergenti piuttosto che solo sugli indicatori di prestazione finali che si concentrano sulle prestazioni e sulla storia precedenti", afferma Moses.

6. Includi benchmark di settore

Nei rapporti sul rendimento, non è sufficiente sapere a che punto sei rispetto al rendimento dell'ultimo mese o dell'anno. È anche fondamentale valutare i tuoi risultati rispetto ai tuoi concorrenti.

Questi dati:

• Consentono di identificare le aree di miglioramento
• Comprendi le tendenze in atto nel tuo settore
• Aiutarti a fissare obiettivi raggiungibili, ma significativi

Alexandra Fennell e il suo team di Attn: Grace utilizzano i benchmark nei loro rapporti sulle prestazioni in modo da poter avere un quadro chiaro del loro successo nel loro settore, al di là delle entrate e della soddisfazione dei clienti.

“Il benchmarking ci aiuta a valutare le nostre prestazioni rispetto alla concorrenza. Utilizziamo punti dati specifici e misurabili per scoprire dove prosperiamo e dove abbiamo prestazioni inferiori. Con queste informazioni, possiamo apportare miglioramenti mirati che sfruttano i nostri punti di forza e ci distinguono dalla concorrenza", spiega Fennell.

Confronta le tue prestazioni di reporting rispetto ad altre società

Il monitoraggio, l'analisi e il reporting delle prestazioni aziendali è una funzione fondamentale per qualsiasi azienda: consente agli stakeholder interni ed esterni di apprendere e condividere ciò che funziona (e non funziona) in modo che le persone di un'organizzazione comprendano cosa determina le prestazioni e quali adeguamenti devono essere apportati per migliorarlo.

Databox sta attualmente conducendo ricerche sul reporting interno, che include tutto, dal modo in cui le aziende affrontano il monitoraggio e il reporting sulle proprie prestazioni aziendali a quali strumenti utilizzano, quanto spesso riferiscono sulle prestazioni e molto altro.

Per confrontare istantaneamente e in modo anonimo le tue prestazioni con centinaia di altre aziende, completa il nostro sondaggio facendo clic sul collegamento sottostante.

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7. Tieni traccia delle prestazioni dei singoli membri del team

Per ottenere il massimo dal processo di reporting, non monitorare solo le prestazioni del team, ma assicurati di monitorare anche le prestazioni dei singoli membri del team.

L'obiettivo del monitoraggio delle prestazioni di ciascun membro del team non è identificare e rimproverare un dipendente con prestazioni insufficienti. Al contrario, è identificare ostacoli e carenze e trovare formazione, idee e soluzioni per aiutare tutti i membri della squadra a dare il meglio di sé e introdurre incentivi adeguati. Un buon strumento di segnalazione può essere di grande aiuto in questo caso.

“Qui in TeleCRM, lo strumento di reporting ci aiuta a tenere traccia dei membri del nostro team nel reparto vendite e aiutare coloro che sono in ritardo ovunque. Teniamo anche traccia delle entrate totali che ciascun membro ha portato all'azienda in modo da poter fornire loro incentivi di conseguenza in base al raggiungimento del loro obiettivo mensile ", condivide la sua strategia Hardik Masani di TeleCRM.

"Inizialmente, avevamo un sistema di reporting in cui potevamo vedere solo le chiamate totali, la durata totale e le vendite totali. Ma gradualmente l'abbiamo costruito in modo che ora possiamo tenere traccia di più cose, inclusa la loro prima chiamata (aiuta a tenere traccia dell'ora in cui iniziano a lavorare in quel giorno) e dell'ultima chiamata (a che ora finiscono il loro lavoro). Questo ci ha aiutato enormemente a chiudere più contatti, aumentare le nostre vendite e anche fidelizzare i nostri clienti".

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8. Riserva del tempo per rivedere i rapporti con il tuo team

Una riunione mensile del team in cui esaminerai i rapporti con i tuoi colleghi è un ottimo modo per concludere il processo di segnalazione. Fornire al tuo team informazioni dirette sulle loro prestazioni e consentire loro di partecipare all'analisi offre loro la possibilità di pensare attivamente ai problemi emersi e ai possibili modi per risolverli, oltre a identificare strategie di successo che hanno migliorato le loro prestazioni.

Queste sessioni di revisione del team sono esattamente ciò che fa James Jason nella sua azienda.

“Ho scoperto che è utile rivedere regolarmente i rapporti sulle prestazioni con il mio team. Questo aiuta a garantire che tutti siano sulla stessa pagina e che stiamo tutti lavorando per gli stessi obiettivi. Il risultato di questi sforzi è stato un efficace processo di rendicontazione delle prestazioni che ci aiuta a tenere traccia dei nostri progressi, identificare le aree di miglioramento e apportare modifiche di conseguenza e garantire che tutti noi facciamo del nostro meglio per contribuire agli stessi obiettivi”, conclude Jason.

Liam Johnson di TheHitchStore concorda sul fatto che le revisioni dei rapporti sulle prestazioni sono essenziali per mantenere l'efficienza e mantenere il team responsabile del proprio lavoro.

“Il modo migliore per creare un efficace processo di rendicontazione delle prestazioni è concentrarsi su due cose: efficienza e responsabilità. Per efficienza, mi piace usare una sorta di lista di controllo per i rapporti mensili di ogni dipendente, in modo che non ci siano scuse per saltare nessuno dei passaggi richiesti. Abbiamo una riunione regolare in cui tutti i dipendenti hanno la possibilità di discutere i loro obiettivi e come li raggiungeranno. Questo ci aiuta a vedere cosa deve essere migliorato e fa in modo che nessuno venga lasciato al freddo quando arriva il momento per il prossimo round di reporting".

Metti i tuoi rapporti su Autopilot con Databox

Lo sappiamo, è difficile fare un cambiamento. Soprattutto quando hai pensato a un processo dall'alto verso il basso, anche se presenta alcune carenze. Hai già imparato come ottenere il massimo dai tuoi fogli di calcolo e sei diventato molto veloce nel copiare e incollare i grafici a torta.

Ma cosa succede se il tuo processo può diventare immediatamente più efficiente? Occupa meno tempo e fatica? Senza interrompere il flusso di lavoro?

Potresti essere preoccupato che la transizione richiederà tempo. Ma ti garantiamo che ci vorrà molto meno tempo del prossimo rapporto sul foglio di lavoro che dovrai compilare manualmente.

Fatti strada in un nuovo processo di reporting delle prestazioni rivoluzionario con Databox.

L'unica cosa che dovrai fare manualmente è consigliare i passaggi successivi in ​​base al tuo rapporto, che sarebbe:

• Essere generato automaticamente in qualsiasi momento tu voglia.
• Disponi di elementi dinamici che garantiscano che i tuoi dati siano aggiornati.
• Essere inviati automaticamente a chiunque abbia bisogno di vederli.
• Esporta il rapporto se ne hai bisogno per una riunione o una presentazione

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