仮想受付係を雇う 10 のメリット

公開: 2023-03-30

誰かがあなたのビジネスに電話をかけたとき、彼らは何を聞きますか?

ビジー信号? 「ちょっと待って?」って言う人。 それともフレンドリーな専門家で、必要なことは何でも手伝ってくれますか?

潜在的な顧客または既存のクライアントがあなたのビジネスに電話をかけるとき、あなたのビジネスとのやり取りは、彼らがあなたの会社をどのように認識するかに影響を与えます.

そこで、仮想受付の出番です。専門のサービス プロバイダーを雇って電話に応答することで、より優れた顧客サポートを提供し、ブランド イメージを向上させることができます。 この記事で、仮想受付係を雇うことの利点について詳しく学んでください。

Top Benefits of Hiring a Virtual Receptionist

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仮想受付とは何ですか?

仮想受付係は、ビジネスの電話に応答するサードパーティのサービス プロバイダーです。 そうすることで、ビジネスの顧客サービスが向上し、よりプロフェッショナルに見えるようになります。

ほとんどの仮想受付係はリモートで電話に応答する実在の人物ですが、一部のサービス プロバイダーは、自動応答システムを提供して、インバウンド コールを受け入れ、発信者をルーティングし、メッセージを受け取ります。 どちらがビジネスに適しているかは、ビジネスのニーズ、好み、予算によって異なります。

仮想受付が提供するサービスとは?

仮想受付係は、次のようなさまざまなサービスを提供します。

  • 電話応対
  • メッセージを受け取る
  • 通話のルーティング
  • 顧客サポート
  • メール管理

仮想受付係は、電話に出るだけではありません。 あなたのビジネスのためにそれを雇うときは、追加のサービスに投資することで、あなたのお金に見合った最大の価値を得るようにしてください.

バーチャル受付の 10 のメリット

  1. オフィスの可用性を拡張
  2. プロフェッショナリズムを高める
  3. 多言語サービス
  4. オフィス内のプロセスを合理化
  5. 生産性の向上
  6. 即答
  7. 迅速な解決策を提供する
  8. 訓練を受けた専門家と協力する
  9. スケーラブルです
  10. 費用対効果が高い

オフィスの可用性を拡張

電話に出る人がいないと、潜在的な購入者、既存の顧客、および他のパートナーからの電話を逃してしまいます。 しかし、オフィスで 24 時間体制のサポートを受けることは、費用がかかり、非現実的です。

仮想受付係は、追加のサポートを提供することで、ビジネスの営業時間を増やすことができます。 24 時間年中無休の受付担当者を配置することで、企業は顧客からの電話を逃したり、ビジネス チャンスや販売を逃したりすることを回避できます。

多くの仮想受付会社は世界のさまざまな地域にスタッフを配置しているため、昼夜を問わずいつでも誰かが電話に出ることができます。 これは、国際的に展開する企業が異なるタイムゾーンの消費者とつながるのにも役立ちます。

深夜や週末に誰かが電話に出る必要がない場合でも、数時間だけ空き時間を延長するだけで、既存の顧客や潜在的な顧客により良いサービスを提供できます。

プロフェッショナリズムを高める

前に説明したように、ビジネスが顧客とどのようにやり取りするかは、ブランド イメージに大きな影響を与える可能性があります。 プロの応答サービスを使用すると、第一印象を向上させ、顧客ロイヤルティを向上させることができます。

多くの仮想受付会社は、従業員にトレーニングを提供し、顧客がオフィスに電話をかけたときに可能な限り最高のエクスペリエンスを提供できるようにします.

仮想受付係は、ブランドのガイドラインと声のトーンにも精通しているため、メッセージがあなたのメッセージと一致するようになっています。 顧客からの問い合わせに対応し、解決策を提示し、友好的な会話を行うことができます。

よりプロフェッショナルなイメージとより優れたサポートを顧客に提供することで、顧客との関係をより強固にすることができます。

多言語サービスの提供

仮想受付係を雇う最大の理由の 1 つは、複数の異なる言語で通話を処理できるチームを雇えることです。 グローバルに拡大している企業にとって、これはゲームチェンジャーになる可能性があります。 複数の異なる言語でカスタマー サポートを提供することで、全体的に優れたカスタマー エクスペリエンスを提供できます。

社内プロセスの合理化

仮想受付係は、電話に出るだけではありません。 また、電子メールの処理、メッセージの受信、通話の転送、追加のカスタマー サポートの提供も行うことができます。 基本的に、彼らはオフィスをよりスムーズに運営できる管理タスクを処理するように訓練されています.

時間を最適化するためのスケジューリングにも役立ちます。 たとえば、個人開業医を所有している場合、仮想アシスタントはすべての患者の予約をスケジュールできるため、患者間のダウンタイムは最小限に抑えられます。 このように、患者はそれほど長く待つ必要がなく、毎日より多くの人を見ることができます.

また、十分なトレーニングを受けているため、質問に答えたり、発信者を適切な担当者に誘導したりできるため、必要以上に電話に時間を費やしている人がいないことを確認できます。

このような管理タスクを処理できるリソースが増えると、ビジネスをより効率的にすることができます。

生産性の向上

着信電話や電子メールを処理する仮想応答サービスを使用すると、あなたとあなたの内部チームは、ビジネス戦略、サプライヤーやクライアントとの会議、または単により多くの仕事を生み出すなど、より差し迫ったタスクに自由に集中することもできます.

重要なタスクに集中するための時間を解放することで、スタッフはより重要な責任に集中できます。 その結果、ビジネスの生産性が向上する可能性があります。

即答

仮想受付係を使用すると、顧客があなたのビジネスに電話をかけたときに、話し中の信号を聞いたり、長時間保留にしたりする必要がなくなります。 仮想受付係が電話にすばやく応答し、電子メールに応答することを信頼できます。 これにより、重要な通話やビジネス チャンスを逃すことはありません。 また、顧客により良い顧客体験を提供します。

迅速な解決策を提供する

仮想受付係をオンボーディングするときは、ビジネス ニーズについて話し合います。 ほとんどの企業は、発信者から特定のよくある質問や問題を予想し、それを仮想受付係に提供できます。 これにより、顧客の苦情や問題にタイムリーに対処できるようになります。 顧客の苦情を迅速に解決することで、顧客体験を向上させることができます。

訓練を受けた専門家と協力する

バーチャル アシスタント企業は、すべてのバーチャル アシスタントを精査、選別、トレーニングして、ビジネスを代表する最も資格のある専門家を確保します。 アウトソーシングがなければ、このオンボーディング プロセスは時間がかかり、多くのリソースを使い果たします。 仮想アシスタント会社と協力することで、雇用の質を犠牲にすることなく、それらすべてをプレートから取り除くことができます.

ビジネスを柔軟に拡張

社内の受付係を雇うことは骨の折れる作業ですが、留守番電話サービスと仮想受付係を提供する企業は、すでに訓練を受けて準備ができている専門家の完全なスタッフを抱えています. 彼らと協力することで、必要なサポートをすぐに得ることができます。 さらに、必要に応じて受付係を交換するのに役立ちます。

彼らは、社内の受付係よりも柔軟に対応できます。 たとえば、社内の受付係は 1 日の終わりに帰宅する必要がありますが、必要に応じて仮想受付係の会社が数時間追加のサポートを提供できます。

また、年末年始など、1 年のさまざまな時期に、より多くのサポートが必要になることもあります。 たとえば、会計会社は、納税時期に向けてより多くのサポートを必要とする場合があります。

この柔軟性は、さまざまな時間に多かれ少なかれ受付サポートを必要とする可能性があるビジネスにとって非常に有益です。

費用対効果を高める

最後に、仮想受付係を雇う方が、フルタイムの社内受付係を雇うよりも費用対効果が高くなります。 社内の受付係ではなく仮想アシスタントを雇うことで、固定給や福利厚生の支払いを避けることができます。 代わりに、受付係が働いている時間だけ支払う必要があります。

さらに、物理的な受付デスク、コンピューターなどのコストを回避することで、お金を節約できます。 多くの場合、これらのアイテムは仮想受付会社から提供され、時給の一部となっています。

より良いサポートのために仮想受付係を雇う

仮想受付係は、ビジネスをより効率化し、コストを削減し、顧客やクライアントにより良い体験を提供できるさまざまなサービスを提供します。

あなたのビジネスにプロの受付係を雇うことで、ブランドイメージを高め、よりプロフェッショナルに見せることができます. さらに、スケジューリング、通話のルーティング、電子メールへの返信などの管理タスクをサポートすることで、ビジネスが可能な限り最高の顧客サポートを提供できるようになります.

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