Gmail のクリーンアップ: 整理された受信トレイの力を今すぐ解放しましょう!
公開: 2023-05-09Google はユーザーに Gmail 上の膨大な容量 (15 GB) を提供しており、月額わずか 10 ドルで 2 TB にアップグレードするオプションも付いています。 そのため、私たちのほとんどは受信トレイの管理が手抜きになってしまいます。
私たちの Gmail は、もう見なくなったニュースレターや忘れてしまった古いメールで散らかっています。 Gmail が溢れても一般ユーザーにとってはそれほど問題にならないかもしれませんが、この乱雑なジャングルから重要なメールを見つけるには何時間もかかる場合があります。
重要なプレゼンテーションのためのメールを探しているとき、または締め切りが迫っているレポートのためのメールが必要なときに、これが起こることを想像してみてください。
このような危機的な状況では、Gmail を整理しておくと非常に役立ちます。 しかし、これは言うは易く行うは難しです。 ユーザーは、Gmail から不要なメッセージや古いメッセージを一括で削除するのが非常に難しいと感じることがよくあります。
これは、すべての古いメッセージが必ずしも重要ではない可能性があるためです。 ニュースレターや広告の間に重要なメッセージが隠れている場合があります。
銀行や仕事関連のメールなどの重要な情報の損失を避けるために、削除する適切なメールを選択することが重要です。 このため、Gmail のクリーンアップを支援するガイドが必要になります。
この記事では、Gmail の混乱を乗り切るための 10 のステップとたくさんのヒントを紹介します。
目次
Gmail クリーンアップの 10 ステップ ガイド
受信トレイが溢れて乱雑になると、特に重要なものを探している場合には悪夢になる可能性があります。 次回 Gmail の整理が不十分な場合に備えて、10 の安全な手順を参考にしてください。
1. 大きな添付ファイルを削除する
まず、大きな添付ファイルを含むメールを削除します。これらのメールは受信トレイ内のストレージを過剰に占有し、利用可能な Gmail ストレージを減少させている可能性があります。 これは、Gmail でいくつかの簡単な手順で簡単に行うことができます。 Gmail の検索フィールドの右側に、「検索オプションを表示」というボタンがあります。
これをクリックすると、表示される詳細検索パラメーターのリストで、「サイズ」、「より大きい」、および「MB 制限」を選択します。 詳細検索パネルでは、任意のサイズのファイルを検索することを選択できます。 詳細検索パラメーター リストで [添付ファイルあり] オプションを選択すると、Gmail での検索を添付ファイルのあるメールに限定することもできます。
重要な添付ファイルを保存したい場合は、重要なデータの損失を防ぐために、電子メールを削除する前に、Google ドライブなどの別の場所に保存してください。
2. カテゴリ全体を削除する
Gmail の受信トレイで利用できるさまざまなカテゴリを使用して受信トレイを整理できます。 これらのカテゴリの特性に一致する受信メッセージは、Gmail がアクティブな場合に自動的に検出され、それに応じて並べ替えられます。
Gmail の受信トレイの左側にさまざまなカテゴリがあります。 ここで、「カテゴリ」ボタンをクリックすると、「ソーシャル」、「アップデート」などのいくつかのカテゴリが表示されます。
「設定」メニューでカテゴリを削除または追加することもできます。 「フォーラム」、「プロモーション」など、必要なカテゴリを含めます。
Google メールボックスに適用されるすべての「カテゴリ」を作成すると、必要なときに簡単に検索できるようになります。 メールを削除することに決めたら、削除したい「カテゴリ」を選択し、「プロモーション」と言います。
次に、左上のボックスをクリックして、ページに表示されているすべての電子メールを選択します。 これを行うと、上部に「プロモーション内の X 件の会話をすべて選択」というメッセージが表示されます。
メッセージをクリックして、カテゴリ内のすべてのメールを選択します。 その後、削除ボタンをクリックしてすべてのメールを削除できます。
3. リストの購読を解除する
多くの人は、かつては参加していたが現在は興味のないリストから、毎日数通の電子メールを受け取ります。私たちは、意図せずに、望んでいないニュースレターを無意識のうちに購読してしまうことがあります。 これには、一度に 1 件のメールを削除するのではなく、購読を解除することが最善の解決策です。
これには 2 つの方法があります。 Clean Email などのツールを使用して電子メール購読のリストを生成するか、Gmail の検索バーを利用して本文に「購読解除」というキーワードが含まれる電子メールを検索することができます。
リストから手動で購読を解除するには少し時間がかかりますが、多くのスペースを解放できます。
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4. 不要な送信者をブロックする
場合によっては、送信者によっては購読を解除するオプションが提供されない場合があります。 このような場合、スパム送信者をブロックすることは優れた選択肢です。 そうすることで未読メールの数が減ります。
特定の迷惑メール送信者をブロックしたい場合は、問題のメールを開きます。 右上に「その他」ボタン (縦に 3 つの点) があります。 それをクリックし、「<送信者名> をブロック」をタップしてスパム送信者をブロックします。
連絡を取りたくない場合は、その人からのメールの送信を完全にブロックすることをお勧めします。 これにより、連絡を取り合いたい人から確実にメールを受信できるようになり、Gmail の受信トレイを整理した状態に保つこともできます。
誰かのブロックを解除するには、「設定」に移動し、「すべての設定を表示」を選択し、「フィルターとブロックされたアドレス」を選択します。 次に、ブロックを解除したい送信者の左側にあるボックスにチェックを入れ、右側にある「ブロックを解除」ボタンを選択します。
5. 日付ごとにメールを削除する
Gmail アカウントのストレージ容量を大量に消費する可能性があるものの 1 つは、古いメッセージです。 皆さんも、非常に古いメッセージ (中には 10 年以上前のものもあります) が受信トレイに眠っており、スペースを食いつぶしていることでしょう。
Gmail の高度な検索機能を使用して、特定の日付範囲内のメールを除外します。 ざっと目を通し、必要なものがあるかどうかを確認し、その他のものはすべて削除します。
6. 内容ごとに消去
本文に特定の語句や単語が含まれるメール、または特定の件名を扱うメールを削除できます。
この場合も、詳細検索機能を使用して、内容または件名に特定の単語が含まれる電子メールを検索します。 検索する単語を引用符で囲みます。
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7. 新しい Gmail ラベルを作成する
受信トレイを整理しておくために、Gmail で新しいラベルを作成し、適切と思われる方法で割り当てることができます。 Gmail の左側のセクションには、「その他」というオプションがあります。
それをクリックして、「新しいラベルを作成」を選択します。
ポップアップされる小さなウィンドウで名前を選択し、新しいラベルを別の既存のラベルの下に「ネスト」するかどうかを決定します。 ラベルを作成したら、受信トレイ内の特定のメッセージにラベルを追加できます。
特定のメッセージに複数のラベルを追加することもできます。 これにより、すべてのメールを 1 つのラベルの下に簡単に分類できるようになります。
8. 送信者による削除
高度な検索オプションを使用して、Gmail 内のメールをフィルタリングできます。 「詳細検索」をクリックし、「差出人」セクションに送信者のメールアドレスを入力します。
サイズ、日付、添付ファイルなどの他の詳細を検索に含めて、特定の送信者のメールを並べ替えたり、不要なメールを削除したりすることもできます。
マーケティング電子メールはこの方法で非常に簡単に削除できます。
9. 組織機能を使用する
Gmail には、受信トレイを整理するために使用できる機能がたくさんあります。 たとえば、メールに未読または既読のラベルを付けたり、特定のメールを重要としてマークして再度返信したりすることができます。
メールを整理するために使用できる、さまざまな色分けされた星もあります。 受信トレイを構造的に保つために、これらを頻繁に使用してください。
10. 新しい Gmail フィルタを作成する
新しいメールを受信したときに整理するのは、時間の経過とともに面倒になる可能性があります。 受信メールの自動フィルタリングを設定する方が良い方法かもしれません。
新しい Gmail フィルタを作成するには、[設定] に移動し、[すべての設定を表示] をクリックして、[フィルタとブロックされたアドレス] を選択します。
「新しいフィルターを作成」オプションをクリックし、ポップアップウィンドウで受信メールをフィルターするための正しい詳細を追加します。
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Gmail の受信箱をきれいに保つ – よくある質問
Gmail 上の数百または数千のメッセージを一度に削除できますか?
はい、Gmail では数回クリックするだけで数百、数千のメッセージを削除できます。 日付や送信者名、または本文内の特定の単語を使用して電子メールをフィルタリングします。 フィルタリング後、「すべて選択」チェックボックスをクリックし、「削除」をクリックします。
Gmail からスパムを取り除くにはどうすればよいですか?
特定の送信者が受信トレイをスパムでいっぱいにしていると思われる場合は、その特定の送信者用の Gmail フィルタを作成します。 これを行うと、Gmail はそのアドレスからメールを受信したときにどうするかを尋ねるメッセージを表示し、自動的に「削除」することを選択できます。
Gmail からすべてのメールを一度に削除するにはどうすればよいですか?
Gmail の検索バーに「Before: 明日の日付 (yyyy/mm/dd 形式)」と入力します。 次に、「すべて選択」チェックボックスをクリックします。 上部に「この検索に一致する会話をすべて選択してください」というメッセージが表示されます。 これをクリックして Gmail 受信トレイ内のすべてのメッセージを選択し、「削除アイコン」をクリックします。
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Gmail を簡単にクリーンアップするためのツール
Gmail には、受信トレイを整理するために使用できる多くの機能とツールが組み込まれています。 これらに加えて、Gmail のクリーンアップに使用できるサードパーティ ツールがいくつかあります。
クリーンメール
ソース
このツールには、Gmail の受信トレイを簡単に管理するのに役立つ優れた機能がいくつかあります。 Clean Email のアルゴリズムを使用すると、不要なニュースレターの購読を解除したり、古いメールを簡単に削除したりできます。
このツールは、事前に設定された基準を使用して、重要な電子メールと重要でない電子メールを区別します。
さらに、一連のメールに対して移動、削除、ラベル付けなどの操作を実行するようにフィルターを設定できます。また、アプリのクイック クリーン機能により、すべてのメッセージが 1 つの画面に集められ、メール管理が簡単になります。
価格設定
- 1 アカウント: 月額 7.99 ドル
- 5 つのアカウント: 月額 9.99 ドル
- 10 アカウント: 月額 19.99 ドル
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ゼンメール
ソース
これは、ユーザーが新しいメールを選別して整理するのに役立つ Firefox および Chrome 拡張機能です。 新しい電子メールを受信すると、スクリーナーは送信者からの後続の電子メールをどうするかを尋ねます。
こうすることで、不要なニュースレターを簡単に削除できます。 メッセージが受信されると、アーカイブ、削除、さらには特定のフォルダーやラベルを指定することもできます。
したがって、電子メール フォルダー全体を削除しても、重要な電子メールが失われることを心配する必要はありません。
価格設定
- 無料
メールストローム
ソース
このツールを使用すると、似たようなメールを 1 つのカテゴリにまとめて一括削除できます。 Mailstorm を使用して、メールにラベルを付けたり、移動したり、アーカイブしたりすることもできます。 このツールは、時間を節約するソリューションを探している人に適しています。
価格設定
- 基本: $9/月
- プロ: 月額 29.96 ドル
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Gmailから削除したメールを復元する
削除したメールは「ゴミ箱」に残り、そこから復元できます。
Gmail の左側にある [ゴミ箱] オプションをクリックします。
復元したいメールの横にあるチェックボックスを選択し、「移動」をタップします。 メールを保存する場所を選択することもできます。
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パソコン上の不要な Gmail カテゴリを削除する
Gmail の右側にある [設定] オプションをクリックし、[すべての設定を表示] を選択します。 次に、「受信トレイ」タブを選択します。 「受信箱の種類」セクションから「デフォルト」を選択します。
「カテゴリ」セクションで表示したくないタブの横にあるチェックボックスの選択を解除します。
次に「変更を保存」をタップします。
Android で Gmail カテゴリを削除する
Gmailアプリを開き、左上の「メニュー」をクリックします。 [設定] を選択し、ユーザー アカウントを選択します。
受信箱の種類を選択し、「デフォルトの受信箱」をタップします。 次に、「受信トレイのカテゴリ」を選択し、不要なカテゴリを削除します。
iPad および iPhone での Gmail カテゴリの削除
Gmailアプリを開き、左上の「メニュー」をクリックします。 「設定」を選択し、「受信トレイ」を選択します。 「受信トレイのカスタマイズ」をタップし、「受信トレイのカテゴリ」を選択します。 不要なカテゴリを削除します。
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ビジネスで Gmail を使用するのは悪い考えです。 こんなことはしないでください!
個人の Gmail アカウントを使用することは、ビジネスにとって悪い考えになる可能性があります。 個人の Gmail アカウントは何百万も存在するため、問題が発生した場合に Google がサポートを提供することは文字通り不可能です。
したがって、重要なビジネス データを個人の Gmail アカウントに保存すると、データ損失のリスクが生じます。 個人の Gmail を使用すると、ファイル共有で問題が発生する可能性があります。
たとえば、パートナーまたは株主があなたとファイルを共有している場合、彼らはファイルの所有者のままであり、いつでも必要に応じてファイルを削除して、あなたのアクセス権を削除できます。 また、ビジネスに個人アカウントを使用すると、プロフェッショナルに見えなくなります。
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結論
Gmail のクリーンアップは、多くの場合、途方もない作業のように感じられることがあります。 しかし、それを実行すると、あなたの人生はずっと楽になります。 したがって、次回 Gmail が乱雑になった場合は、確実なガイドラインに従って受信トレイを整理してください。