Gmail でルールを作成して上司のようにメールを整理する方法

Gmail の受信トレイに大量のメールが絶え間なく溢れてきて、過負荷になっていませんか? 混乱の中から注意を必要とする重要なメッセージを見つけるのにうんざりしていませんか? 恐れるな; Gmail ルールは、あなたの手間を省き、必要な整理を受信トレイに届けるためにあります。

しかし、待ってください、あなたの言うこれらのルールは正確には何ですか、そしてそれらは私の手に負えない受信箱を克服するのにどのように役立つのでしょうか？ Gmail のルールについて知っておくべきことはすべて網羅しているので、しっかりと準備をして学習の準備をしましょう。 Gmail でルールを作成する方法に関するステップバイステップのガイドを使用すると、すぐに上司のようにメール ルールを作成できるようになり、受信トレイで感謝されるでしょう。

今日は以下について説明します。

• Gmail ルールとは何ですか?
• Gmail ルールが重要な理由
• Gmail でルールを作成する方法
• 既存のメールから Gmail でメール ルールを作成する方法
• Gmail のルールの利点と使用例
• 結論

それでは、始めましょう!

Gmail ルールとは何ですか?

Gmail ルールを使用すると、メールの管理プロセスを自動化および合理化し、簡単に整理して状況を把握できるようになります。 これは、受信トレイを簡単にフィルタリングして並べ替えるのに役立つ、あなた専用の電子メール アシスタントと考えてください。

その仕組みは次のとおりです。送信者、件名、キーワードなどに基づいて条件を設定し、Gmail に実行させるアクションを指定するだけです。

上司からのすべてのメールに自動的にラベルが付けられ、別のフォルダーに移動されますか? 問題ない！ Gmail ルールを使用すると、希望どおりに動作するように受信トレイをカスタマイズできます。

Gmail ルールが重要な理由

すべてのタスクが電子メールに基づいており、電子メールがコミュニケーションの主要なリソースである場合、各電子メールに目を通すことが重要です。 しかし、平均的なユーザーは毎日 100 通を超える電子メールを受信するため、人的ミスが発生する可能性が生じます。 1 つまたは 2 つの重要なメールを見逃す可能性が高くなります。

重要なメールを簡単に管理できるよう、Gmail ルールが重要であるのはこのためです。 特定のメールを除外するフォルダーを複数作成できます。 こうすることで、どのメールを最初に読む必要があるか、または最も注目に値するメールに優先順位を付けることができます。

Gmail でルールを作成する方法

Gmail ルールを使用すると、メール管理タスクが簡素化されます。 ここで、Gmail で受信トレイを上司のように管理するための独自のルールを作成する方法を見てみましょう。

ステップ 1: Gmail アカウントにログインする

おそらく、Gmail アカウントをお持ちなので、このページにアクセスしたと思われます。 さあ、ログインしてみましょう

ステップ 2: 設定メニューに移動します

素晴らしい！ これで、Gmail アカウントにログインできました。 右上隅にある歯車アイコンをクリックします。 をクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。「設定」の新しい画面が開きます。

ステップ 3: 「フィルターとブロックされたアドレス」タブに移動します。

「設定」メニューから「フィルタとブロックされたアドレス」タブを選択します。 ここで、Gmail ルールを作成および管理します。

ステップ 4: 新しいフィルターを作成する

「新しいフィルターを作成」ボタンをクリックして新しいフィルターを作成します。 これにより、フィルターの条件を設定できる新しいウィンドウが開きます。

ステップ 5: フィルター基準を設定する

「差出人」フィールドに、フィルタリングする送信者の電子メール アドレスを入力します。 受信者、件名、キーワードなど、他の条件でフィルタリングすることもできます。条件を入力したら、「フィルタを作成」ボタンをクリックします。

ステップ 6: フィルター アクションを選択する

フィルタ条件を設定したら、電子メールがその条件に一致した場合に実行するアクションを選択できます。 たとえば、電子メールに特定のラベルを適用したり、自動的に既読または未読のマークを付けたり、アーカイブしたり、削除したりすることができます。

適切なチェックボックスを選択して、電子メールに適用する複数のアクションを選択することもできます。 アクティビティを選択したら、下部にある「フィルターを作成」ボタンをクリックします。

ステップ 7: フィルターをテストする (オプション)

「X 個の一致する会話にもフィルターを適用する」チェックボックスを選択して、フィルターをテストします。 これにより、設定した条件を満たす受信トレイ内の既存のメールにフィルターが適用されます。 次に、「フィルターの作成」ボタンをクリックしてフィルターを適用します。

ステップ 8: フィルターを編集または削除する

フィルタを編集または削除する必要がある場合は、設定メニューの「フィルタとブロックされたアドレス」タブに移動し、編集または削除するフィルタを見つけます。 そこから必要な変更を加えたり、フィルターを削除したりできます。

既存のメールから Gmail でメール ルールを作成する方法

既存のメールから Gmail でメール ルールを作成することも、この機能を利用できるもう 1 つの方法です。 受信トレイから直接これを行う方法は次のとおりです。

ステップ 1: ルールを作成する電子メールを開きます

Gmail アカウントにログインし、チェックボックスをオンにして電子メールを選択するか、ルールを作成する電子メールを開きます。 このメールはルールの基礎として機能します。

ステップ 2: 「詳細」ボタンをクリックします。

上部の水平メニュー バーにある [詳細] ボタン (縦に 3 つの点) をクリックします。 ドロップダウンメニューが表示されます。

ステップ 3: 「次のようなメッセージをフィルタリングする」を選択します。

「次のようなメッセージをフィルタリングする」を選択します。

これにより、フィルタリング オプションを含む新しいウィンドウが表示されます。

ここからは、上記の手順4 ～ 6を繰り返します。

• 新しいフィルターを作成する
• 基準を設定する
• アクションの選択

これを、条件に一致するすべての既存のメールに適用することもできます。 (ステップ7)

Gmail のルールの利点と使用例

独自のルールを設定する方法がわかったので、受信トレイをスマートな自動アシスタントに変えることができます。 Gmail ルールを最大限に活用して生産性を高めるためのアイデアをいくつか紹介します。

1. 受信トレイを整理する

Gmail ルールを使用すると、受信メールを特定のフォルダーまたはラベルに自動的に分類できます。 フィルタリングされたメールを適切なフォルダまたはカテゴリに送信するか、グループやラベルを作成して別のレベルに引き上げます。 Gmail のラベルと一致させると、ルールが強化され、トピック、クライアント、プロジェクト、優先度などごとに受信トレイを整理できます。

2. 重要なメールにフラグを付ける

毎日たくさんのメールを受信すると、重要なメールを見逃してしまう可能性があります。 Gmail ルールを使用すると、特定の人からのメールや件名に特定のキーワードが含まれるメールなど、重要なメールに自動的にフラグを付けることができます。 これは、すべての重要なメッセージを確実に取得するのに役立ちます。

3. メールを既読または未読としてマークする

Gmail ルールでは、メールを自動的に既読または未読としてマークすることもできます。 たとえば、忘れずに返信できるように、上司からのすべてのメールを読み終わるまで未読としてマークするルールを作成できます。

4. 不要なメールをアーカイブまたは削除する

大量のスパムメールや不要なメールを受信した場合は、Gmail ルールを使用してそれらのメールを自動的にアーカイブまたは削除できます。 たとえば、特定の送信者からの電子メール、または件名に特定のキーワードが含まれる電子メールをすべて自動的にアーカイブまたは削除するルールを作成できます。

5. メールへの自動返信

Gmail ルールを使用して、特定の条件を満たすメールに自動的に返信することもできます。 基本的に、送信者に合わせてカスタマイズされた自動応答機能が作成されました。

結論

Gmail ゲームを次のレベルに引き上げ、メール管理を簡素化する準備はできていますか? Gmail アカウントのパーソナライズされたルールを作成する手順がすべて完了したので、実際に実行してみましょう。 電子メールのフィルタリングを自動化し、ワークフローを合理化し、重要なメッセージを見逃すことはもうありません。 これらのヒントとコツを活用すれば、受信トレイを管理し、整理整頓した状態に保つことができます。 それで、なぜ待つのでしょうか？ 今すぐこれらの Gmail ルールの実装を開始し、より整理されたメール エクスペリエンスへの第一歩を踏み出しましょう。