社内コミュニケーションを改善するための 11 のヒント

公開: 2024-03-28

社外の人々へのメッセージングにかかる​​すべての作業を考えてみましょう。 戦略会議、予算、部門全体がその種のコミュニケーションに専念しています。

比較的、企業は社内コミュニケーションを軽視する傾向にあります。 ほとんどの企業は、社内コミュニケーションは自分たちでやってくれると考えています。

しかし、常にそうであるとは限りません。特にリモートワーカー、ハイブリッド企業、または企業文化が始まったばかりの新しいビジネスの場合はそうです。

効果的な社内コミュニケーションが不足すると、ビジネスに深刻な影響を与える可能性があります。 生産性の低下、情報のサイロ化、従業員の意欲の低下はすべて、パフォーマンスの低下という同じ方向につながります。

コミュニケーションのギャップを解消し、社内コミュニケーション ツールと戦略でチームを強化する方法を見つけてください。

記事上で:

– 組織内の内部コミュニケーションの問題を発見する方法
– 効果的な社内コミュニケーション戦略を構築するための 11 のヒント

組織内の内部コミュニケーションの問題を見つける方法

社内コミュニケーションは、ビジネス内のすべての従業員とタスクにとって不可欠です。 オンボーディングから企業文化、プロジェクト管理からブランドの一貫性まで、社内コミュニケーションは全員の同期を保つ方法です。

しかし、社内コミュニケーションはどれほど効果的でしょうか?

毎年 340 億通の仕事用メールが、ビジネスに不可欠なコミュニケーションを含め、従業員に読まれずにそのままゴミ箱に捨てられています。 同僚の注意を引くのは、デスクで肩をたたくほど簡単ではないということが、これまで以上に重要になっています。 連絡を取り合うために電子メール、チャット、タスク管理アプリなどのリモート コミュニケーションに依存するチームが増えています。

社内コミュニケーション方法のギャップを見つける方法は次のとおりです。 これらの問題のいずれかに見覚えがある場合は、社内コミュニケーション計画に取り組む時期が来ています。

よくある誤解

従業員 X は、従業員 Y がタスクを行っていると想定していたため、そのタスクを実行しませんでした。 従業員 Y は、それは優先事項ではないと考えていましたが、従業員 Z は、それに関するリマインダーの電子メールを一度も送信していないことに今気づきました。 一方、マネージャー A は、あなたが他のことではなくそのタスクに集中している理由を知りたいと考えています。

プロジェクトの目標、会社のポリシー、指示、期限に関する混乱はすべて、社内コミュニケーションのボトルネックの兆候である可能性があります。

士気が低い

社内コミュニケーションが良好でないと、人々は固まり、過小評価され、無力感を感じることがあります。 チームの士気の低下に気づいた場合、それは必要なコミュニケーションが取れていないことが原因である可能性があります。

情報を共有し、双方向のコミュニケーションのための扉を開くことは、従業員の意欲を高める上で重要な役割を果たします。

プロジェクトにおける調整の欠如

プロジェクトに関して完全に連携しているということは、全員が自分が何をしているのか、なぜそれを行うのか、そしてどうすればプロジェクトを成功させることができるのかを理解していることを意味します。

しかし、社内コミュニケーションが不足すると、人々の責任が曖昧になったり、優先順位が矛盾したり、期待が異なったりする可能性があります。 プロジェクトが失敗したり混乱に終わったりした場合、それは内部通信の問題である可能性があります。

従業員エンゲージメントが低い

従業員エンゲージメントは、従業員の士気とは微妙に異なります。 高い士気は、明るくフレンドリーな職場環境を意味します。 高いエンゲージメントとは、新しいアイデアを提供し、お互いのプロジェクトを応援し、最大限の努力をする献身的な従業員を意味します。

その対極にあるのは、従業員エンゲージメントの低下は、満足度、従業員の定着率、効率性、職場の健康と安全の低下を意味する可能性があります。

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効果的な社内コミュニケーション戦略を構築するための 11 のヒント

会社の内部コミュニケーションを改善したい場合、それは戦略から始まります。 より良い通信が実現することをただ願うことはできません。

主導権を握るにはトップダウンの取り組みに加えて、あらゆるレベルで従業員を巻き込む機会が必要です。

1. 明確なコミュニケーション目標を設定する

他のプロジェクトと同様に、最初のステップは、進捗状況を確認できるように意味のある指標を使用して目標を定義することです。

対面チャットから電子メール、イントラネット、電話、Slack などのメッセージング アプリに至るまで、職場で使用するさまざまなコミュニケーション チャネルについて考えてみましょう。 チャネルごとにコミュニケーションのベスト プラクティスを作成する必要があります。

また、さまざまな種類のメッセージにどのチャネルが最適であるかを明確にすることもお勧めします。 たとえば、1 対 1 の簡単なチェックインでは一部のタスクをカバーできますが、プロジェクトの詳細と要件を書面で共有するのが最善です。

2.オープンなコミュニケーションの企業文化を育む

効果的にコミュニケーションを図るには、自信を持って発言する必要があります。 ビジネスリーダーから顧客サービスの最前線に立つ従業員まで、誰もが自分の声を届ける方法を持っている必要があります。

この種の環境を構築するには、さまざまなツールと態度が必要です。

たとえば、匿名のアンケートは従業員のフィードバックを収集するのに役立ちます。 しかし、管理者は、従業員が 1 対 1 で意見を言えるように、報復をせずに建設的な批判の文化を積極的に育む必要もあります。

ビジネスリーダーの透明性も大いに役立ちます。 全社的な最新情報、全員参加のミーティング、タウンホールなどにより、全員に情報を提供し、参加する機会が生まれます。

3. リーダーシップのメッセージを効果的に伝える

先輩社員からのメッセージは会社のビジョン、目標、戦略を伝えることができます。 その知識を身につければ、従業員はそれぞれの役割においてより効果的かつ意欲的に取り組むことができます。

特定のビジネスでこれらのメッセージを共有する最適な方法を考える必要があります。 たとえば、定期的な電子メールで効果があるのでしょうか、それとも会社戦略に関するウェビナーの方がより大きな影響を与えるのでしょうか?

誰もが上級幹部からのメッセージを認識し、その情報を信頼できることが重要です。 1 つの方法は、ブランドのリンクを使用することです。

たとえば、CEO が特定のホワイトペーパーを全員に読んでもらいたい場合、メッセージが CEO のデスクから直接送信されたものであることが明確になるカスタムの短いリンクを使用してホワイトペーパーを送信できます。

4. チームコラボレーションの機会を強化する

チームのコミュニケーションを良くしたいのであれば、コミュニケーションの機会を与える必要があります。

  • チームビルディング活動を企画して、全員がお互いのことを知り、自信を持って交流できるようにします。

  • テクノロジー スタックにコラボレーション ツールを追加して、従業員が仕事を通じてコミュニケーションをとることに慣れられるようにします。

  • 定期的に会議を開催したり、最新のセッションを開催したりして、全員が自分のタスクに集中するのではなく、会社の戦略を把握できるようにします。

5.内部通信リソース ライブラリの一貫性を維持する

社内コミュニケーション リソースは、ブランド ガイドライン、従業員ハンドブック、新入社員向けトレーニング資料、電子メール テンプレートなど、ベスト プラクティスを全員に案内する資料です。

通信リソースを定期的に確認し、更新します。 全員が最新バージョンを使用していることを確認する方法が必要です。 Bitly などのリンク管理ツールの使用を検討してください。これにより、カスタム リンクを共有し、そのコンテンツをリアルタイムで更新し、従業員がリソースにどのように関与しているかを測定できます。

6.情報共有方法を合理化する

コミュニケーションとは単に情報を発信することだけではありません。 優れた社内コミュニケーションとは、適切な場所で適切な人々と情報を共有し、必要なときにいつでも参照できるようにすることを意味します。

について考える:

  • さまざまな種類の情報に最適な通信チャネルと形式。

  • 情報を更新し、新しいリソースに関する通知を送信する方法。

  • 情報が必要な限り確実に存続するようにする方法。

  • 適切な人がアクセスできるように情報にラベルを付ける方法。

カスタム リンクは、社内の知識共有に使用できるツールの 1 つにすぎません。 各リンクをカスタマイズして、コンテンツが何であるか、どこから来たのかを明確にすることができます。

7. 的を絞った求人情報による採用強化

採用は今日企業が直面している最大の課題の 1 つです。 驚くべきことに、社内コミュニケーションが採用問題の鍵となる可能性があります。

ターゲットを絞った社内求人情報は、従業員の中にすでに隠れている人材を見つけるのに役立ちます。 また、従業員が求人情報を共有することに意欲的であれば、従業員がより多くの人々とつながり、会社の積極的な代弁者として機能することができます。

追跡可能なリンクなどのツールを使用すると、求人情報が最も効果的で、最もエンゲージメントが高い場所を把握できます。 また、求人広告を共有するためのカスタム リンクを従業員に発行して、最も効果的な支持者が誰であるかを確認することもできます。

8. 企業のイントラネットの利用とエンゲージメントを促進する

会社にイントラネットがある場合、社内コミュニケーションを開始するのは当然のことです。 ただし、従業員に会社のイントラネットを継続的に使用させるのは難しい場合があります。

人事チームやリーダーシップ チームは、可能な限り社内コミュニケーションでイントラネットを参照することをお勧めします。 追跡可能な Bitly リンクを使用すると、チームは何人の従業員がクリックスルーしているか、どのリソースが最も人気があるかを確認できます。

導入を促進するもう 1 つの方法は、イントラネットを使いやすくし、定期的に更新してユーザーが戻ってくる理由を作ることです。

9. 明らかなコミュニケーションギャップに対処する

この記事の冒頭に挙げた問題に見覚えのあるものがあれば、あなたのビジネスのどこにコミュニケーション ギャップがあるかすでにご存知かもしれません。 もしかしたら、部署が違うとお互いに話すのが苦手なのかもしれません。 おそらく上級リーダーは、最新情報を最前線の従業員と共有するのに苦労しているでしょう。

コミュニケーションのギャップを特定することが戦いの半分です。 メンバーの居場所がわかれば、部門を超えたチームを設立したり、人々の話題を集めるイベントを企画したりすることができます。

10. コミュニケーションを改善するためのトレーニングと開発

私たちの中には完璧なコミュニケーション能力がある人はいません。 社内コミュニケーションから包括的な言語、アクセシビリティ、新しいブランド ガイドラインの把握まで、改善すべき点は常にあります。 人々がキャリアを重ねるにつれて、トレーニングのニーズも変化します。

社内のあらゆるレベルの従業員がコミュニケーション トレーニングを利用できるようにします。 自分の仕事スタイル (対面、ハイブリッド、またはリモート) やさまざまな学習スタイル (セミナー、ウェビナー、オンライン コースなど) に適合する形式を探してください。

11. 社内イベント情報を必要なチームメンバー全員と共有する

社内イベントの最新情報を全員に知らせることで、人々が参加して参加する可能性が高くなります。 これは、準備に時間が必要な大企業や遠隔地にある企業にとってはさらに重要です。

職場体験チームは Bitly を使用して、従業員に今後のイベントやアクティビティを通知できます。 Bitly を使用すると、UTM パラメータを簡単に追加して、さまざまなチームに固有のリンクを送信できます。 これにより、チームごとにクリックを追跡し、エンゲージメントの低いチームをフォローアップすることができます。

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今すぐ始めましょう

今すぐ社内コミュニケーションを改善するための行動を起こしましょう

チームが組織化されていない、連携が取れていない、または目標を達成するのに苦労している場合、それは内部コミュニケーションが不十分であることの兆候である可能性があります。 幸いなことに、いくつかのコミュニケーション戦略とツールが役立ちます。

社内コミュニケーション戦略の構築には時間がかかります。 しかし、ビジネスのあらゆるレベルからの適切なサポートと賛同があれば、素晴らしい結果が得られるでしょう。

Bitly のリンク管理ツールを使用すると、社内全体で情報を共有するための一貫したコミュニケーションを簡単に作成でき、従業員がコミュニケーションにどのように関与しているかを確認できます。

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