発注書 (PO) と請求書の違いは何ですか?

書類の処理は決して簡単な作業ではありません。 それには、各種類の文書が使用される機能、目的、および用途についての細心の注意と深い知識が必要です。 もちろん、これは調達の世界にも当てはまります。 場合によっては、ドキュメントがどのような機能を果たしているかを明確に理解していないと、望ましくないボトルネックが発生したり、高額なミスが発生したりする可能性があります。

今日の記事では、発注書と請求書という、似ていて時には混乱を招く 2 つの調達用語の違いについて説明したいと思います。 注文書と請求書の違いをしっかりと認識することで、キャッシュ フローをより適切に処理し、不要な紛争や紛争を回避する方法も学びます。

用語を比較する前に、まず各用語の意味とその構成要素、注意が必要な固有の要素を要約する必要があります。

発注書とは何ですか

意味

発注書 (PO) は、サプライヤーに発注する際に買い手が作成する法的拘束力のある文書です。 これは、所定数の商品またはサービスを購入する購入者の意思を確認するために、関連する詳細情報を含めて販売者に提示されます。

PO が記入されると、売り手に送信されます。 買い手が注文を出すことは、特定の商品またはサービスに対して指定された金額を支払う意思があることを示します。 売り手がPOを受け入れると、それは正式に法的拘束力のある文書になります。

もう 1 つ覚えておくべきことは、買い手が請求書を受け取るときに、注文書によって売り手に不払いに対する保険が提供されることです。

ビジネスで使用される発注書には、標準発注書 (PO)、計画発注書 (PPO)、一括発注書 (BPO)、および契約発注書 (CPO) の 4 つの異なる形式があります。

発注書のコンポーネント

一般的な注文書は次の要素で構成されます。

• 発注書番号。たとえば、この例の発注書は 11000 です。多くの場合、発注書番号は文書の先頭にあります。
• 日付: これは購入日と配達日である場合があります。 たとえば、例の配達日は 2020 年 4 月 23 日です。
• 販売者情報: 名前、連絡先情報、請求先住所
• 購入者情報: 名前、連絡先、配送先住所
• 注文の詳細: 1) 購入した商品のリストと説明。 たとえば、商品説明に「富士通インバータ用小型部品」などのサイズと名前が記載されている場合があります。 2) ご購入商品の数量 3) 1 個あたりの価格 4) ご注文の合計金額 5) 送料
• 一般利用規約
• 支払い条件
• 税金に関する情報
• 特別な指示などのその他の情報
• 関係者からの署名

注文書番号とは何ですか

通常、注文書番号 (PO 番号) は数字と文字で構成され、注文書に割り当てられる一意の ID です。 この一意の識別子により、注文に関する売り手と買い手の間の通信中に明確化が可能になります。

発注書番号を請求書に関連付けると、売り手が発注書に記載されているとおりに正しい商品を発送したり、適切なサービスを提供したりすることが保証されます。 また、一意の識別子により、発注書と請求書を照合するプロセスが簡素化され、特定の注文を見つけるための不必要なやり取りが削減されます。

一意の注文書識別子により、個々の注文の追跡が容易になりますが、注文書を手動で処理すると依然としてエラーが発生しやすくなります。 ただし、ビジネスが成長し、電子メール、電話、テキスト メッセージから生成される注文書の量が増加すると、注文書処理を自動化するデジタル ツールの支援が必要になります。 ボトルネックを解消し、場合によっては金銭的なペナルティさえも排除するだけでなく、今日のデジタル時代において常に優位に立つことができます。 さらに、注文書処理が自動化されることでデータが一元化され、他の重要なビジネス活動に時間を割くことができます。

請求書とは何ですか

意味

請求書は、売り手が買い手に支払いを要求するために作成する文書です。 場合によっては、ベンダーと顧客の名前、価格とサービス価格の説明、支払い条件などの情報が含まれている場合、法的拘束力のある文書として機能します。

請求書には、デビットノート、紙の領収書、請求書など、さまざまな種類があります。

請求書のコンポーネント

請求書には次のような一般的な要素がよく見られます。

• 請求書番号: この番号は多くの場合、請求書の上部に記載されています。 この例では、請求書番号 (100) が右上隅にあります。
• 日付: 商品が送信/配達された日 (オプション)、請求書の日付、支払い期日。 場合によっては、請求書の日付のみが存在する場合があります (図の例のように)。
• 購入した商品またはサービスの説明: 1) 購入した各商品またはサービスの数。 以下の例では、金融サービスの請求書を見つけることができます。 2) ユニットあたりの価格 3) 小計と通貨 4) 購入日
• 販売者情報: 名前、連絡先情報、請求先住所
• 購入者情報: 名前、連絡先、配送先住所
• 割引またはクレジット (ある場合)
• 適用される税金または手数料 (ある場合)
• 支払い条件
• その他の注意事項（あれば）

請求書番号とは何ですか

発注書と同様に、請求書は特別な番号で識別されます。 請求書にはこの ID が体系的に与えられます。

請求書番号は複数の目的に役立ちます。 彼らは、発行された請求書が法的な意味を持つことを確認します。固有のコードがなければ、それは正当なものとは見なされません。 請求書番号は、販売者と顧客の両方にとって、税金、会計、収入の監視を目的とした正式な記録としても機能します。 期限を過ぎた請求書の管理や支払いの追跡に役立ちます。

注文書と請求書の両方が必要

注文書と請求書は重要なビジネス文書です。 請求書のみまたは発注書のみを使用する企業は、処理時間が遅くなり、可視性が低下し、さらには不正行為の可能性が高まるリスクがあります。

発注書と請求書の両方があることは、調達プロセスにとって非常に有益です。 以下に利点の一部を示します。

• 注文書と請求書に含まれる情報はどちらも、購入した商品やサービスに関する期待を明確に示す上で重要な役割を果たします。
• これらは監査証跡において重要な役割を果たします。請求書と注文書の詳細は、監査人に財務上の矛盾がないことを確認する証拠を提供します。 この文書は、お金がどのように企業に出入りするかについての洞察も提供します。
• この 2 つの文書には、記録保持に役立つ裏付け情報とともに、よく整理された経費のリストが記載されています。

注文書と請求書の両方の必要性を理解することは、それらを効率的に管理することと同じくらい重要です。 電子メール、電話、メッセージから届く大量の注文を手動で処理するのは非常に困難です。 このプロセスは非効率であるだけでなく、エラーが発生しやすく、非常に時間がかかります。

適切な小売管理システムを導入すると、小売業者は紙ベースのシステムを使用して注文を手動で追跡したり作成したりするために、毎日何時間も費やす必要がなくなります。 在庫過剰や在庫不足の時代は終わりました。小売管理システムは 360 度の在庫情報を提供するため、顧客のお気に入りの商品を常に在庫に保つことができます。 さらに、システムは発注書を自動的に生成してサプライヤーに送信するため、諸経費が大幅に削減されます。

全体として、小売管理システムを使用すると、自信を持って決定を下したり、顧客の行動を洞察して個人的なエクスペリエンスを作成したり、ビジネスの拡大に集中する時間を確保したりすることができます。

注文書と請求書: 主な違いは何ですか

注文書と請求書は似たような要素で構成されているため、混同されやすいです。 ベテランのスタッフでも時々混同してしまうことがあります。

2 つの概念がまだよくわからない場合は、理解を助けるために、主な違いを示した表を以下に示します。

4 注文書と請求書の類似点

おそらく、注文書と請求書の構成要素が類似していることに気づいたでしょう。 実際のところ、請求書には多くの場合、注文書のすべてではないにしてもほとんどの詳細が記載されていますが、支払い条件や請求書番号に関する追加情報も含まれています。 しかし、この 2 つの文書の間に他にも類似点はありますか?

• まず、注文書と請求書はどちらも特定の購入を伝えるために使用される商業文書です。
• この 2 つの文書は、財務会計部門において、購買と販売、税金、会計、予算編成などを追跡するための重要な記録です。
• これらは、購入プロセス全体についての洞察を提供します。
• 文書は、あらかじめ決められた予算内で最適な支出を達成するのに役立ちます。

全体として、注文書と請求書には多くの類似点があります。 それにもかかわらず、文書の主な目的と機能、および文書の送信者と受信者を念頭に置いている限り、それらを区別するのにほとんど問題はありません。

ラストノート

さまざまな種類の商業事務手続きを学び理解しようとすることは、間違いなく困難です。 ただし、いったんコツをつかめば、混乱によって生じた間違いを修正するために、時間と費用がかかる往復を繰り返す必要はなくなります。 また、文書をより効率的に整理して処理する方法も学びます。

各商業文書の定義と用途を理解するだけでも、手動で文書を管理するのは難しい場合があります。