仮想世界で共同作業する技術は重要であり、ここから始めましょう

2019 年までに、米国の従業員の 30% がリモートでフルタイムで働き、48% が週に 1 回以上、54% が月に 1 回以上働きました。 COVID-19 のパンデミックが発生するまで、長い間、リモートワークは選ばれた少数の人々の特権でした。 世界がこれほど迅速に新しい働き方に移行したことはありませんでした。

すぐに、ビジネス オペレーションは完全に仮想化されました。 リモートチームは、最小限のリソースと正式なガイドラインがほとんどない新しい世界に押し込まれました。 多くのマネージャーは、このユニークなリモート環境で従業員を追跡する方法を見つける必要がありました。

2025 年までに、3,620 万人のアメリカ人がリモート ワーカーになります。 しかし、リモートで作業しながら生産性を高め、運用を強化することは困難な場合があります。 これは、従業員が行う仕事の種類と、リモートでの作業に費やした時間によって異なります。 リモートワークの受け入れに苦労している場合は、利点と欠点を特定することから始めてください。

リモートワークのメリット

1. お金を節約 – 10 人中約 6 人の雇用主は、従業員がリモートで働くことでお金を節約しています。 組織は、オフィス スペースや備品のレンタル、光熱費、その他のオフィス関連の必需品に費やすはずだった費用を節約できます。 定期的に顧客を訪問するスタッフがリモートで作業すると、会社は時間とお金を節約できます。 リモート ワークは、組織が従業員 1 人あたり年間 10,000 ドルの不動産費用を削減するのに役立ちます。 従業員にとって、在宅勤務は、通勤費、食費、ドライクリーニング、および育児の節約を意味します。
2. 柔軟なスケジュール –自宅で仕事をするということは、従業員が柔軟な勤務時間を持ち、好きなときに休憩を取ることができることを意味します。 これは、異なるタイム ゾーンの地域に顧客がいる会社の場合に特に重要です。 また、柔軟な勤務時間により、従業員は予定を立てたり、用事を実行したり、個人的なニーズに対応したりするためにより多くの時間を割くことができます。
3. 生産性の向上 –職場の気を散らすものは、組織に年間 6,000 億ドルの損失をもたらします。 一部の従業員は、リモートで作業するときに中断が少なくなります。 実際、雇用主の 3 分の 2 以上が生産性の向上を挙げています (約 35% ～ 40%)。 静かな家庭環境は集中力を高め、生産性を高めます。 また、これまで通勤に費やしていた時間を有効活用することもできます。 リモートの従業員が多い会社では、予定外の欠勤を 63% 減らすことができます。
4. ワークライフバランスの改善 –在宅勤務は、従業員のワークライフバランスの改善に役立ちます。 通勤に多くの時間を費やさないため、家族と過ごす時間が増えます。 多くの人は、日中家事ができ、夕方に時間を空けることができます。 彼らはまた、より多くの休息と運動を行い、健康的な食事を準備することができます.
5. モチベーションの向上 -予定外の欠勤により、米国の雇用主は従業員 1 人あたり年間 1,800 ドル、年間 3,000 億ドルにのぼります。 リモートワークはマイクロマネジメントを減らし、上司や組織に対する従業員の自信と信頼を高めます。 自律性が高まるということは、従業員が自分に最適な勤務スケジュールを作成し、ベストを尽くすように促すことができるということです。 彼らはより幸せで、活力があり、長時間働き、燃え尽き症候群になる可能性が低くなります。

リモートワークのデメリット

1. 人とのつながりの減少 –従業員は、自宅で仕事をしていると、同僚や組織から切り離されていると感じやすくなります。 これは、定期的なコミュニケーションと定期的なチームミーティングの開催によって解決できます。 他のチームメンバーと定期的にコミュニケーションをとる従業員は、自分がチームの一員であると感じています。 他の人々とつながるために、従業員はコワーキング スペースや、図書館やコーヒー ショップなどの公共スペースで働くことができます。
2. パフォーマンスを監視することの難しさ -マネージャーの 75% が従業員を信頼していると答えていますが、3 分の 1 は従業員が働いているのを見たいと思っています。 在宅勤務の作業モデルでは、管理者や監督者によっては、従業員の管理やパフォーマンスの監視に問題を抱えている場合があります。 また、人はそれぞれ異なる性格を持っているため、監視に対する反応も異なる場合があります。 従業員が目標を達成していない場合に備えて、測定しやすい目標を設定します。 パフォーマンスの問題を早期に修正します。
3. 情報セキュリティのリスク– 従業員が自宅で仕事をすると、情報セキュリティの問題が発生する可能性が高くなります。 彼らはラップトップを家に持ち帰って、サーバーにリモートでアクセスし、時にはパブリック ネットワークを介してアクセスします。 会社のデータを保護するために、暗号化ソフトウェアをインストールできます。 リモート ワイプ アプリは、従業員に提供したモバイル デバイスが紛失した場合にも役立ちます。 仮想プライベート ネットワークを使用して、インターネット経由でリモート コンピューターへの安全なアクセスを提供し、ファイルとデータを安全に保ちます。

テクノロジーがこの変化を容易にするのにどのように役立ったか

在宅勤務モデルを成功させるためには、組織はデジタル トランスフォーメーションのためのさまざまな戦略を必要とします。 チームリーダーは、従業員の信頼と忠誠心を得るために協力的でなければなりません。 また、コラボレーションを促進する必要があります。 適切なワークフロー プラットフォームは、コラボレーションとコミュニケーションを強化し、生産性を高めます。 ここでは、テクノロジーがリモートワークを容易にするのにどのように役立ったかを紹介します。

1. コミュニケーションとコラボレーションの強化

生産性に大きな影響を与えるため、仮想チームでは良好なコミュニケーションがより重要になります。 チームのコミュニケーションが良好であれば、仕事はより速く完了します。 リモート チーム間のコミュニケーションが不十分だと、問題が発生する可能性が高くなります。

コラボレーション プラットフォームにより、さまざまな場所にいる従業員を簡単に接続できるようになりました。 プロジェクトで共同作業し、データを簡単に共有し、リアルタイムで更新し、作業をクラウドに保存できます。 Skype、Slack、Kissflow などのコラボレーションおよびコミュニケーション ツールにより、作業を正常に進めることができます。 それらは、仮想チームがつながり、チーム メンバーが孤立していると感じないようにするのに役立ちます。 従業員は何を優先すべきかを知っており、タスクを簡単にフォローアップできます。

2. ワークフローの自動化による合理化された作業

リモート ワークの最も優れた点の 1 つは、ワークフローの自動化です。 ワークフロー システムは、割り当てプロトコルを確立し、コラボレーション ツールを提供し、タスクをサブタスクに分割し、ライブ チェックインをスケジュールし、フィードバックと評価を優先することができます。 HR は、システム内の従業員を追跡し、チーム メンバーが表示できるようにクラウドに情報を簡単にアップロードできます。 企業は簡単に新入社員と関わり、新入社員の不満を軽減できます。 管理者は、正確なタイムシートを作成し、会議をスケジュールし、経費を監視することもできます。

小規模で反復的なタスクには多くの時間がかかり、企業は多額の費用を負担する可能性があります。生産性の損失は年間最大 5 兆ドルに上ります。 ワークフロー システムを使用すると、企業はカスタマイズ可能なテンプレートを作成し、特定のタスクを自動化して、マネージャーとチームがプロジェクトの成果物に集中できるようにすることができます。 組織は、ワークフローを自動化し、プロセスを強化し、需要に応じて効率的に拡張できます。

リモートワークが未来の仕事である理由

コロナウイルスのパンデミックは、組織がテクノロジーを採用し、フルタイムのリモート ワークまたはハイブリッド ワーク モデルに移行するための警鐘です。 在宅勤務は、生産性の向上とコストの削減につながります。

リモートワークは、労働者が良好なワークライフバランスを達成することを容易にします。 また、創造性を促進し、自律性を高め、コスト効率に優れています。 企業は、間接費、従業員の離職率、二酸化炭素排出量を削減できます。