미국 비즈니스 레터 형식을 지정하는 방법

게시 됨: 2022-08-09

비즈니스 레터를 작성해야 하고 형식이 올바르지 않을지 약간 걱정될 가능성이 있습니다. 그렇다면 제대로 찾아오셨습니다.

How to Format a US Business Letter

이 짧은 가이드에서는 효과적인 미국 비즈니스 레터를 작성하는 8가지 간단한 단계를 살펴보겠습니다.

미국 비즈니스 레터를 작성하는 방법

  1. 블록 형식 선택
  2. 주소 추가
  3. 날짜를 포함하는 것을 기억하십시오
  4. 기준선 고려
  5. 완벽한 인사말
  6. 당신의 편지의 대부분
  7. 적절한 승인 결정
  8. 교정하는 것을 잊지 마세요

1. 블록 형식 선택

블록 형식은 편지가 정렬될 페이지의 측면을 나타냅니다. 전체 블록과 수정 블록의 두 가지 주요 유형이 있습니다. 둘 다 살펴보겠습니다.

전체 블록 형식은 문자의 요소가 왼쪽 여백에 맞춰 정렬됨을 의미합니다. 대부분의 문자 유형은 왼쪽에 자리맞추기를 사용하여 작성됩니다.

수정된 블록 형식은 대부분의 항목이 왼쪽으로 정렬되지만 일부 항목은 오른쪽으로 정렬된다는 의미입니다. 일반적인 예는 왼쪽에 주소를 쓰고 오른쪽에 받는 사람 주소를 쓰는 것입니다.

블록 형식을 사용하면 가장 중요한 정보를 더 간결하게 배치할 수 있습니다. 전달하려는 내용에 HR 전문가의 관심을 끌기가 훨씬 쉽습니다. 전략적 이점 외에도 블록 형식은 미국 비즈니스 서신의 표준 레이아웃이기도 합니다.

2. 주소 추가

편지를 쓰는 비즈니스 연락처와 개인적인 관계가 있더라도 항상 주소를 추가하는 것이 중요합니다. 불필요해 보일 수 있지만 실제로는 일반적인 관행입니다.

자기소개서나 이력서 작성 서비스를 이용해 본 적이 있습니까? 이력서, 커버 레터 또는 비즈니스 레터와 같이 주문하는 모든 항목에 항상 귀하의 주소가 포함되어 있는지 확인하십시오.

이것은 실용적일 뿐만 아니라 매우 정중합니다. 주소를 추가하지 않으면 받는 사람이 주소를 검색하게 되며 이는 비즈니스 세계에서 매우 무례한 것으로 간주됩니다.

3. 날짜를 포함하는 것을 잊지 마십시오

주소와 마찬가지로 편지에 날짜를 추가하는 것은 간과하기 쉽지만 중요한 단계입니다. 장기적으로 귀하와 귀하의 수령인 모두에게 도움이 될 것입니다.



귀하의 편지는 귀하의 수신자가 정기적으로 받는 수백 통의 편지 중 하나일 뿐입니다. 날짜가 없으면 편지를 보낸 날짜와 응답 시간을 잊어버리기 쉽습니다.

그러나 날짜가 있으면 받는 사람이 편지에 대해 조치를 취해야 하는 시기를 알게 되며 가능한 한 빨리 응답을 받게 됩니다.

4. 기준선 추가하기

참조선은 문맥에 따라 편지에 매우 도움이 될 수 있습니다. "re:"로 시작하는 참조 라인은 편지 내용을 요약하는 데 도움이 됩니다.

일반적으로 고객에게 응답하는 회사에서 사용합니다. 예를 들어, 한 번도 방문하지 않은 온라인에 대해 회사에 연락한 경우 "Re: Missing Online Order"라는 참조 라인과 함께 응답을 받을 수 있습니다.

비즈니스 서신에 답장하거나 받는 사람이 서신을 기대하고 있는 경우에도 참조 라인을 추가하는 것이 가장 좋습니다.

5. 완벽한 인사말

이제 편지의 모든 계획이 완료되었으므로 적절한 인사말을 작성할 차례입니다. 가능하면 주소를 받는 사람의 이름을 사용하는 것이 항상 가장 좋습니다. 이름이 올바른지 확인하십시오.

또한 이름을 완전히 건너뛰고 "Dr. 스미스” 또는 “Ms. 맥스웰.”

올바른 인사말이 왜 중요한가요? 계약에 입찰하고 편지가 "FAO Whomever it Concern" 또는 "Dear Business Owner"로 시작한다고 상상해 보십시오. 일반적인 인사말을 사용하면 말하려는 내용에 그다지 많은 투자를 하지 않았다는 의미입니다.

구체적이고 정확한 인사말을 사용함으로써 상대방에 대해 알아보는 데 시간을 할애했음을 수신자에게 알릴 수 있습니다. 이렇게 하면 응답 가능성이 훨씬 높아집니다.

6. 대량의 편지

대부분의 편지에 대해 정의된 표준 서식은 없지만 상식적으로 일관성을 유지하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 어떤 글꼴로 시작하든 대부분의 편지에서 사용해야 하는 글꼴입니다.

당신의 편지의 실제 내용에 관해서는, 당신이 쓰는 것은 물론 당신과 당신의 편지의 목적에 고유합니다. 단락당 3줄의 엄격한 규칙을 따를 필요는 없지만 편지는 최대한 간결하게 유지해야 합니다.

Why People Read Business Letters

사람들은 비즈니스 서신을 읽고 정보를 빠르고 효율적으로 흡수합니다. 그들은 어떤 형태의 추가 콘텐츠도 훑어보고 싶어하지 않습니다. 편지를 최대한 요점에 맞추는 것이 예의입니다.

같은 이유로 편지 끝에 포스트스크립트 또는 "PS"를 추가하는 것도 피해야 합니다. 대신 독자에게 빠르고 쉬운 클릭 유도문안을 제공하십시오.

예를 들어 구체적인 답변을 원하면 질문으로 끝내세요. 또는 받는 사람이 편지를 읽은 후 채팅을 하고 싶다면 읽은 후 연락을 달라고 요청하고 전화, 이메일 또는 기타 커뮤니케이션 형식을 선호하는지 추가하세요.

7. 적절한 승인 결정

편지의 본문이 완성되면 서명 방법을 결정할 차례입니다. "Kindest Regards"와 같은 정중한 문구와 이름 뒤에 오는 편지로 마무리하는 것이 좋습니다. "Sincerely"와 같은 다른 일반적인 문구는 괜찮지만 약간 구식일 수 있습니다.

전체 이름 아래에 회사 이름을 추가할 수도 있습니다. 만들고자 하는 영향에 따라 회사 제목도 추가하는 것이 합리적일 수 있습니다. 팀을 대신하여 편지를 쓰는 경우 팀이나 부서도 언급하는 것을 두려워하지 마십시오.

작성하기로 선택한 승인은 귀하에게 달려 있습니다. 편지의 본문과 적절하고 수신자가 편지를 쓰는 사람을 이해하는 데 도움이 되는지 확인하십시오.

8. 교정하는 것을 잊지 마세요

교정은 편지 쓰기 과정에서 가장 중요한 단계 중 하나입니다. 맞춤법 및 문법 오류로 가득한 비즈니스 편지를 보내는 것은 비전문적이며 원하는 응답을 받지 못할 수도 있습니다.

그러나 작업을 교정해야 할 뿐만 아니라 소리 내어 읽어야 합니다. 어리석은 것처럼 보일 수 있지만 때로는 우리의 어조가 텍스트에 대해 기대한 대로 나오지 않습니다. 오해를 피하기 위해 편지를 보내기 전에 빨리 본문을 큰 소리로 읽어야 합니다.

완벽한 미국 비즈니스 레터를 작성하려면 다음 단계를 따르십시오.

지금까지 미국 비즈니스 레터를 작성하는 규칙은 혼란스럽거나 찾기 어려웠을 수 있습니다. 이 8가지 간단한 단계를 따르면 이제 귀하의 편지가 정중하고 적절하며 응답을 받을 것이라는 확신을 가질 수 있습니다.

다음 비즈니스 레터를 작성할 때 이 안내서를 자주 참조하여 귀하와 귀하의 수신자 간의 효과적인 통신을 보장하십시오.