Skuteczne sposoby rozwiązania problemu niedoboru personelu w organizacji

Amerykańskie Biuro Statystyki Pracy ogłosiło, że 4,2 miliona Amerykanów opuściło pracę, najwięcej od 2000 roku, a kolejne 1,4 miliona osób zostało zwolnionych i zwolnionych z ich usług.

Ten historycznie wysoki wskaźnik odpływu pracowników doprowadził do nieskończonego kryzysu kadrowego w firmach, negatywnie wpływając na wzrost, rentowność i inne wskaźniki. Przyczyną niedoboru personelu mogą być jednak również ograniczenia budżetowe, zaplanowane lub nieplanowane nieobecności pracowników itp.

W rezultacie istniejąca siła robocza musi przejąć dodatkowe obciążenie pracą, które na dłuższą metę jest nie do utrzymania. Prowadzi to do wypalenia pracowników, pogorszenia jakości projektów itp. Dlatego organizacje muszą odpowiednio zarządzać problemami związanymi z niedoborami kadrowymi, aby utrzymać wydajność i produktywność.

W tym artykule omówiono kilka skutecznych sposobów radzenia sobie z problemami związanymi z niedoborem personelu w organizacji oraz w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania zasobami firmy Saviom może pomóc w ich usprawnieniu.

Zacznijmy więc –

1. Jak niedobór personelu wpływa na organizację?  

W organizacji z niedoborem personelu często obserwuje się gwałtowny spadek kilku wskaźników, takich jak zdolność produkcyjna, wydajność pracowników, czas realizacji i rentowność. Dzieje się tak, ponieważ nie będą w stanie sprostać standardowemu obciążeniu pracą i mogą nadmiernie wykorzystać swoich obecnych pracowników, przydzielając dodatkową pracę w celu spełnienia wymagań projektu. Powoduje to fizyczne wyczerpanie, stres i wypalenie, co skutkuje zmniejszoną produktywnością.

Ponadto, ze względu na dodatkowe obciążenie pracą, pracownicy mogą nie dotrzymać terminów lub nie dostarczać produktów wysokiej jakości. Jeśli sytuacja utrzyma się przez dłuższy czas, mogą stracić zainteresowanie swoją pracą i ostatecznie zrezygnować. Wysoki wskaźnik rotacji jest kosztowny dla firm, ponieważ wiąże się z bezpośrednimi kosztami wyjścia, gdy pracownik odchodzi i ponosi dodatkowe wydatki na rekrutację i szkolenie nowych pracowników.

Nagły spadek istniejącej siły roboczej może pogłębić problem niedoboru personelu. Ponadto wysoka rotacja w i tak już niedoborowym miejscu pracy może w ekstremalnych okolicznościach wstrzymać działalność, szkodząc reputacji firmy i wartości rynkowej.

Teraz, gdy konsekwencje niedoboru personelu są jasne, oto, co możesz zrobić.

2. Sposoby radzenia sobie z problemami z niedoborem personelu

Niedobór personelu może znacznie obniżyć wydajność organizacyjną, wpływając na wyniki firmy. Ale można zwalczyć niektóre jego skutki odpowiednimi środkami. Oto jak:

2.1. Priorytetyzuj projekty w oparciu o cele strategiczne

Gdy zasoby firmy są ograniczone, ważne jest, aby nadać priorytet projektom o wartości dodanej, które obiecują wyższy zwrot z inwestycji. Na przykład, jeśli organizacja ma wiele projektów w przygotowaniu, ale tylko ograniczoną liczbę zasobów do pracy, najbardziej krytyczne projekty mogą być preferowane.

Dzięki temu menedżerowie mogą przeznaczać swoje ograniczone zasoby na odpowiednie projekty i zwiększać marże przychodowe. Ponadto ustalanie priorytetów projektów pomaga im osiągnąć długoterminowe cele finansowe i strategiczne przy ograniczonej liczbie pracowników.

2.2. Oszacuj wymagania dotyczące zasobów dla każdego projektu

Oszacowanie wymaganych zasobów przed rozpoczęciem projektu jest szczególnie ważne, gdy jest ich mało. Brak dokładnej oceny wymagań projektu i wymaganych umiejętności spowoduje niewystarczającą wydajność zasobów, prowadząc do niskiej jakości, niezadowolenia klientów i przekroczenia kosztów.

Kiedy menedżerowie projektu z wyprzedzeniem szacują wymagania dotyczące zasobów, zapewniają menedżerom zasobów wystarczająco dużo czasu na identyfikację i alokację zasobów. Pomoże im to również we wdrażaniu metod pozyskiwania zasobów, takich jak zasypywanie rotacji, szkolenia itp., aby złagodzić niedobory zasobów. Dzięki temu menedżerowie mogą dostarczać wysokiej jakości projekty przy ograniczonej dostępności zasobów.

2.3. Zoptymalizuj opłacalne wykorzystanie każdego zasobu

Gdy w organizacjach brakuje personelu, zasoby są nadmiernie wykorzystywane z powodu nadmiernego obciążenia pracą, co prowadzi do stresu i wypalenia. Z drugiej strony, gdy pracownicy są często proszeni o wykonywanie zadań niepodlegających rozliczeniu, prowadzi to do niskiego morale i braku zaangażowania.

Wdrażając metody optymalizacji zasobów, menedżerowie mogą zapewnić równomierny rozkład obciążenia tych zasobów, które są nadmiernie wykorzystywane. Mogą również zmobilizować niewykorzystane zasoby, od projektów niepodlegających rozliczeniu do rozliczeń, aby zwiększyć zwroty finansowe. Poprawi to wydajność, zwiększy produktywność, zwiększy generowanie przychodów i zapobiegnie znudzeniu lub wycofywaniu się.

2.4. Zastosuj strategię wycofywania/zapełniania podczas rozpoczynania projektu

Gdy projekt wymaga krytycznych zasobów do wykonania zadania, ale są one już zarezerwowane, obsadzenie tych stanowisk w krótkim czasie może być trudne. Aby pomóc wypełnić te luki, menedżer zasobów może zastosować strategie rotacji out-rotacji i zasypywania. Dzieje się tak dopiero po ustaleniu, czy projekt osiągnął stan stabilny, w którym brak krytycznego zasobu nie miałby na niego negatywnego wpływu.

Kierownik ds. zasobów negocjuje z odpowiednim kierownikiem projektu przestawienie kluczowych zasobów dla nowego projektu, a do wakatu przydzielane jest odpowiednie uzupełnienie. Dzięki temu nowy projekt może nabyć niezbędne specjalistyczne umiejętności bez ingerencji w już istniejący. Co więcej, zapewnia to spełnienie obu wymagań projektowych bez problemów i ryzyka pomimo ograniczonych zasobów.

2.5. Udostępniaj zasoby ponad granicami macierzy

Organizacje muszą wykorzystać maksymalny potencjał istniejących zasobów, aby zapewnić jakość projektu. Może to jednak stanowić wyzwanie, gdy organizacje pracują z ograniczoną pulą talentów. Jednym ze skutecznych sposobów na to jest wdrożenie współpracy między działami. Ta strategia umożliwia pracownikom pracę nad projektami, które nie należą do ich działów, ale nadal wymagają ich talentów.

Dzięki temu pracownicy mogą dywersyfikować swoje portfolio i zestawy umiejętności, zapewniając jednocześnie nowe możliwości uczenia się. Ponadto, gdy pracownicy komunikują się i dzielą swoją wiedzą i doświadczeniem, pomoże im to w nauce i rozwoju. W ten sposób firmy mogą inteligentnie wykorzystywać istniejącą siłę roboczą, skutecznie realizować projekty i zwiększać wydajność.

2.6. Zainwestuj w programy budowania wielu umiejętności  

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na poprawę wydajności przy braku personelu jest prowadzenie programów budowania wielu umiejętności. Na przykład, jeśli zadanie wymaga zasobów z kompetencjami w zakresie dwóch odrębnych umiejętności, multi-umiejętność zapewnia, że ​​zamiast dwóch różnych osób, tylko jedna osoba będzie wyposażona do wykonania zadania.

Wielu pracowników biegle wykonuje różne zadania wymagające zróżnicowanych kompetencji. W rezultacie organizacje mogą wykorzystać te zasoby i doskonalić swoje umiejętności, aby przydzielić je do różnych projektów. Dzięki temu organizacje nie przegapią nowych możliwości i utrzymają wydajność nawet przy mniejszej puli zasobów.

2.7. Wykorzystaj zasoby warunkowe dla potrzeb krótkoterminowych

Gdy projekt krótkoterminowy wymaga wyspecjalizowanego zasobu, który nie jest obecnie dostępny w puli personelu organizacji, zatrudnienie warunkowego zasobu może pomóc w wykonaniu zadań. Organizacje mogą pozyskiwać pracowników warunkowych, takich jak freelancerzy lub kontrahenci, za pośrednictwem dostawców impaked, zwłaszcza jeśli jest to jednorazowy wymóg.

W ten sposób mogą uniknąć dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem stałych pracowników lub całkowitą utratą szansy. Skróci to również czas szkolenia, zminimalizuje niepotrzebne cykle zatrudniania i zwalniania, pomoże stworzyć odpowiednią mieszankę stałego i warunkowego personelu oraz zwiększy ogólną wydajność biznesową

Zobaczmy, jak narzędzie do zarządzania zasobami skutecznie rozwiązuje problem niedoboru siły roboczej.

3. W jaki sposób zaawansowane narzędzie do zarządzania zasobami może pomóc w zarządzaniu niedoborami kadrowymi w organizacji?

Oprogramowanie do zarządzania zasobami firmy Saviom, ze scentralizowaną widocznością w czasie rzeczywistym, umożliwia organizacjom efektywne zarządzanie niedoborem personelu.

• Funkcja prognozowania zasobów może z wyprzedzeniem zidentyfikować zapotrzebowanie na zasoby. Umożliwi to podjęcie odpowiednich środków w celu zniwelowania luki między popytem a przepustowością oraz pomoże zredukować wszelkie przyszłe ograniczenia zasobów i usprawnić alokację zasobów.
• Raport Prognoza a dane rzeczywiste pomaga określić czas potrzebny na wykonanie zadania w stosunku do szacowanego czasu. W ten sposób menedżerowie mogą ocenić, czy ukończenie zadania zajmuje zasobom więcej czasu, niż przewidywano, zwłaszcza gdy zasoby są ograniczone lub jeśli nastąpiło przekroczenie budżetu, i podjąć działania naprawcze w celu zabezpieczenia losu projektu.
• Raporty wykorzystania i kolorowe mapy cieplne pozwalają menedżerom określić, czy ich ograniczone zasoby są nadmiernie lub niedostatecznie wykorzystane. W związku z tym mogą zastosować odpowiednie środki w celu optymalizacji alokacji.

Wszystkie te funkcje zarządzania zasobami pomagają rozwiązać problem niedoboru personelu.

4. Wniosek

W dzisiejszym zaciekle konkurencyjnym środowisku konieczne jest podjęcie odpowiednich środków w celu zapewnienia długoterminowej rentowności i rentowności przedsiębiorstw. Nawet jeśli w Twojej organizacji brakuje personelu, powyższe metody pozwolą Ci utrzymać się na powierzchni i utrzymać przewagę konkurencyjną. Co więcej, w połączeniu z odpowiednim oprogramowaniem do zarządzania zasobami, wydajność i efektywność Twojej firmy wzrośnie, wznosząc ją na nowe wyżyny sukcesu.