Jak sformatować list biznesowy z USA

Są szanse, że musisz napisać list biznesowy i trochę się obawiasz, że nie będziesz go poprawnie sformatować. Jeśli tak, to dobrze trafiłeś.

W tym krótkim przewodniku omówimy 8 prostych kroków, aby napisać skuteczny list biznesowy w USA.

Jak napisać list biznesowy w USA

1. Wybierz format bloku
2. Dodaj swój adres
3. Pamiętaj o podaniu daty
4. Rozważ linię odniesienia
5. Udoskonal swoje powitanie
6. Większość twojego listu
7. Zdecyduj się na odpowiedni podpis
8. Nie zapomnij o korekcie

1. Wybierz format bloku

Formatowanie blokowe odnosi się do strony strony, do której zostanie wyjustowany list. Istnieją dwa główne typy: pełny blok i zmodyfikowany blok. Przyjrzyjmy się im obu.

Pełne formatowanie blokowe oznacza, że ​​elementy litery są wyrównane do lewego marginesu. Większość rodzajów liter jest pisana z uzasadnieniem po lewej stronie.

Zmodyfikowany format bloku oznacza, że ​​większość rzeczy jest wyrównywana do lewej, ale niektóre rzeczy są również wyrównywane do prawej. Typowym przykładem jest pisanie adresu po lewej stronie i adresu odbiorcy po prawej.

Formatowanie blokowe umożliwia bardziej zwięzłe umieszczanie najważniejszych informacji. Dużo łatwiej jest zwrócić uwagę specjalistów HR na to, co próbujesz przekazać. Poza korzyściami strategicznymi formatowanie blokowe jest również standardowym układem listów firmowych w Stanach Zjednoczonych.

2. Dodaj swój adres

Nawet jeśli masz osobiste relacje z osobą kontaktową, do której piszesz, zawsze ważne jest, aby dodać swój adres. Może wydawać się to niepotrzebne, ale w rzeczywistości jest to powszechna praktyka.

Czy kiedykolwiek korzystałeś z usługi pisania listu motywacyjnego lub CV? Zwróć uwagę na to, jak zawsze zawierają Twój adres na wszystkim, co u nich zamawiasz, czy to CV, list motywacyjny, czy list biznesowy.

Jest to nie tylko pragmatyczne, ale także bardzo uprzejme. Niedodanie adresu zmusza odbiorcę do szukania go, co jest uważane za dość niegrzeczne w świecie biznesu.

3. Pamiętaj, aby dołączyć datę

Podobnie jak adres, dodanie daty do listu jest łatwym do przeoczenia, ale ważnym krokiem. Na dłuższą metę pomoże zarówno Tobie, jak i Twojemu odbiorcy.



Twój list to tylko jeden z prawdopodobnie setek listów, które Twój odbiorca otrzymuje regularnie. Bez daty łatwo zapomnieć, kiedy Twój list został wysłany i jak szybko należy na niego odpowiedzieć.

Jednak mając datę, odbiorca będzie wiedział, kiedy podjąć działania w związku z Twoim listem, a otrzymasz odpowiedź tak szybko, jak to możliwe.

4. Dodawanie linii odniesienia

Linia odniesienia może być niezwykle pomocnym dodatkiem do Twojego listu, w zależności od kontekstu. Zaczynając od „re:”, linia odniesienia pomaga podsumować, o czym jest Twój list.

Są zazwyczaj używane przez firmy, które odpowiadają klientom. Na przykład, jeśli skontaktowałeś się z firmą w sprawie strony internetowej, która nigdy nie pojawiła się na wyciągnięcie ręki, możesz otrzymać odpowiedź z linią odniesienia, która mówi „Re: Brakujące zamówienie online”.

Jeśli odpowiadasz na list biznesowy lub nawet jeśli odbiorca oczekuje na Twój list, najlepiej dodać linię odniesienia.

5. Udoskonal swoje powitanie

Więc teraz, gdy masz już ukończoną logistykę twojego listu, nadszedł czas, aby stworzyć odpowiednie powitanie. Jeśli to możliwe, zawsze najlepiej jest użyć imienia i nazwiska osoby, do której się zwracasz — po prostu upewnij się, że nazwa jest prawidłowa.

Możesz także całkowicie pominąć imię i zwrócić się do odbiorcy, używając jego tytułu i nazwiska, na przykład „Dr. Smith” lub „Pani. Maxwella.

Dlaczego właściwe powitanie jest tak ważne? Wyobraź sobie, że licytujesz kontrakt, a Twój list zaczyna się od „FAO, kogo dotyczy” lub „Drogi właścicielu firmy”. Przez ogólne powitanie dajesz do zrozumienia, że ​​nie zainwestowałeś zbyt wiele w to, co zamierzasz powiedzieć.

Używając konkretnego, poprawnego powitania, sygnalizujesz odbiorcy, że poświęciłeś czas na poznanie drugiej strony. To znacznie zwiększy Twoje szanse na odpowiedź.

6. Większa część Twojego listu

Chociaż nie ma zdefiniowanego standardowego formatowania większości listu, zdrowy rozsądek sugeruje zachowanie spójności. Na przykład dowolna czcionka, od której zaczniesz, jest czcionką, której powinieneś użyć w całej masie listu.

Jeśli chodzi o rzeczywistą treść Twojego listu, to, co napiszesz, będzie oczywiście unikalne dla Ciebie i celu Twojego listu. Chociaż nie musisz przestrzegać ścisłej zasady 3 wierszy na akapit, zdecydowanie powinieneś zachować swój list tak zwięzły, jak to tylko możliwe.

Ludzie czytają listy biznesowe, aby szybko i sprawnie przyswoić informacje. Nie chcą przeglądać żadnych dodatkowych treści. Uprzejmie jest, aby list był jak najdokładniejszy.

Z tego samego powodu należy również unikać dodawania postscriptu lub „PS” na końcu listu. Zamiast tego postaraj się dać czytelnikowi szybkie i łatwe wezwanie do działania.

Na przykład, jeśli chcesz uzyskać konkretną odpowiedź, zakończ pytaniem. Lub, jeśli chcesz po prostu porozmawiać na czacie po przeczytaniu listu przez odbiorcę, poproś go, aby skontaktował się z Tobą po przeczytaniu i dodaj, jeśli wolisz telefon, e-mail lub inną formę komunikacji.

7. Podejmij decyzję o odpowiednim podpisaniu się

Gdy treść Twojego listu jest kompletna, czas zdecydować, w jaki sposób chcesz się podpisać. Sugerujemy zakończenie listu uprzejmym zwrotem, takim jak „Z pozdrowieniami”, a następnie pełnym imieniem i nazwiskiem. Inne popularne zwroty, takie jak „Z poważaniem”, są w porządku, ale mogą być nieco przestarzałe.

Możesz również dodać nazwę firmy pod swoim imieniem i nazwiskiem. W zależności od tego, jaki wpływ chcesz wywrzeć, sensowne może być dodanie również tytułu firmy. Jeśli piszesz list w imieniu swojego zespołu, nie bój się również wspomnieć o swoim zespole lub dziale.

Niezależnie od tego, który podpis zdecydujesz się napisać, zależy od Ciebie. Po prostu upewnij się, że pasuje do treści Twojego listu i że pomaga odbiorcy zrozumieć, kto je pisze.

8. Nie zapomnij o korekcie

Korekta jest jednym z najważniejszych kroków w procesie pisania listów. Wysłanie listu biznesowego zawierającego błędy ortograficzne i gramatyczne jest nieprofesjonalne i prawdopodobnie nie przyniesie odpowiedzi, której szukasz.

Jednak nie tylko należy korygować swoją pracę, ale także czytać ją na głos. Może się to wydawać głupie, ale czasami nasz ton nie odbiega od tego, czego oczekujemy po tekście. Aby uniknąć nieporozumień, szybko przeczytaj na głos treść listu przed jego wysłaniem.

Wykonaj następujące kroki, aby stworzyć idealny list biznesowy z USA

Do tej pory konwencje dotyczące pisania listów biznesowych w USA mogły być mylące lub trudne do znalezienia. Wykonując te 8 prostych kroków, możesz mieć pewność, że Twój list jest pełen szacunku, odpowiedni i zobowiązany do otrzymania odpowiedzi.

Pamiętaj, aby często odwoływać się do tego przewodnika podczas pisania kolejnego listu biznesowego, aby zapewnić skuteczną korespondencję między Tobą a odbiorcą.