Maneiras eficazes de lidar com a falta de pessoal dentro de uma organização

O Bureau of Labor Statistics dos EUA anunciou que 4,2 milhões de americanos deixaram seus empregos, o maior desde 2000, e outros 1,4 milhão de pessoas foram demitidas e dispensadas de seus serviços.

Essa taxa historicamente alta de atrito de funcionários resultou em uma crise de pessoal indefinida para as empresas, impactando negativamente o crescimento, a lucratividade e outros indicadores. No entanto, as causas de falta de pessoal também podem ser devido a restrições orçamentárias, ausências programadas ou não planejadas de funcionários, etc.

Como resultado, a força de trabalho existente deve assumir a carga de trabalho extra, o que não é sustentável a longo prazo. Isso leva ao esgotamento dos funcionários, comprometimento da qualidade do projeto etc. Portanto, as organizações devem gerenciar os problemas de falta de pessoal adequadamente para manter a eficiência e a produtividade.

Este artigo destaca algumas maneiras eficazes de gerenciar problemas de falta de pessoal em uma organização e como o software de gerenciamento de recursos da Saviom pode ajudar a agilizá-lo.

Então, vamos começar –

1. Como a falta de pessoal afeta uma organização?  

Uma organização com falta de pessoal geralmente testemunha um declínio acentuado em várias métricas, como capacidade de produção, produtividade dos funcionários, tempo de resposta e lucratividade. Isso ocorre porque eles serão incapazes de cumprir a carga de trabalho padrão e poderão superutilizar seus funcionários existentes alocando trabalho extra para atender aos requisitos do projeto. Isso causa exaustão física, estresse e esgotamento, resultando em produtividade reduzida.

Além disso, devido à carga de trabalho extra, os funcionários podem perder prazos ou deixar de entregar produtos de qualidade. Se a situação persistir por muito tempo, eles podem perder o interesse em seus empregos e, eventualmente, pedir demissão. Uma alta taxa de rotatividade é cara para as empresas, pois paga custos diretos de saída quando um funcionário sai e incorre em despesas adicionais para recrutar e treinar novos trabalhadores.

Uma diminuição repentina da força de trabalho existente pode agravar o problema da falta de pessoal. Além disso, a alta rotatividade em um local de trabalho já com poucos funcionários pode interromper as operações em circunstâncias extremas, prejudicando a reputação e o valor de mercado da empresa.

Agora que as consequências da falta de pessoal estão claras, aqui está o que você pode fazer.

2. Maneiras de gerenciar problemas de falta de pessoal

A falta de pessoal pode reduzir significativamente a eficiência organizacional, afetando os resultados da empresa. Mas pode-se combater alguns de seus efeitos com medidas apropriadas. Veja como:

2.1. Priorize projetos com base em objetivos estratégicos

Quando os recursos de uma empresa são limitados, é vital priorizar projetos de valor agregado que prometem um ROI mais alto. Por exemplo, se uma organização tem vários projetos em andamento, mas apenas um número limitado de recursos para trabalhar, os projetos mais críticos podem ter preferência.

Isso permite que os gerentes aloquem seus recursos limitados para projetos adequados e aumentem as margens de receita. Além disso, priorizar projetos os ajuda a atingir suas metas financeiras e estratégicas de longo prazo com uma força de trabalho limitada.

2.2. Estimar os requisitos de recursos para cada projeto

Estimar os recursos necessários antes de iniciar um projeto é especialmente importante quando eles são escassos. A falha em avaliar com precisão os requisitos do projeto e as habilidades necessárias resultará em produtividade inadequada de recursos, levando a qualidade abaixo do padrão, insatisfação do cliente e custos excessivos.

Quando os gerentes de projeto estimam os requisitos de recursos com antecedência, isso dá aos gerentes de recursos tempo suficiente para identificar e alocar recursos. Isso também os ajudará a implementar tratamentos de recursos, como aterramento de rotação externa, treinamento, etc., para mitigar a escassez de recursos. Isso permite que os gerentes entreguem projetos de qualidade com disponibilidade limitada de recursos.

2.3. Otimize a utilização lucrativa de cada recurso

Quando as organizações estão com falta de pessoal, os recursos tendem a ser superutilizados devido à carga de trabalho excessiva, levando ao estresse e ao esgotamento. Por outro lado, quando os funcionários são frequentemente solicitados a trabalhar em tarefas não faturáveis, isso leva ao baixo moral e ao desengajamento.

Ao implementar métodos de otimização de recursos, os gerentes podem garantir a distribuição uniforme da carga de trabalho dos recursos que são superutilizados. Eles também podem mobilizar recursos subutilizados de projetos não faturáveis ​​para projetos faturáveis ​​para aumentar os retornos financeiros. Isso melhorará o desempenho, aumentará a produtividade, aumentará a geração de receita e evitará o tédio ou o desengajamento.

2.4. Aplicar a estratégia de out-rotation/backfill durante o início do projeto

Quando um projeto requer recursos críticos para concluir uma tarefa, mas eles já estão reservados, pode ser um desafio preencher essas posições em curto prazo. Para ajudar a preencher essas lacunas, um gerente de recursos pode usar estratégias de rotação externa e preenchimento. Isso acontece somente após determinar se o projeto atingiu um estado estável em que a falta de um recurso crítico não o impactaria negativamente.

O gerente de recursos negocia com o gerente de projeto em questão a substituição do recurso vital para o novo projeto, e um preenchimento adequado é atribuído à vaga. Isso permite que o novo projeto adquira as habilidades especializadas necessárias sem interferir no existente. Além disso, isso garante que ambas as demandas do projeto sejam atendidas sem problemas ou riscos, apesar dos recursos limitados.

2.5. Compartilhe recursos através dos limites da matriz

As organizações precisam explorar o potencial máximo dos recursos existentes para garantir a qualidade do projeto. No entanto, isso pode ser um desafio quando as organizações trabalham com um conjunto limitado de talentos. Uma das maneiras eficazes de fazer isso é implementar a colaboração entre departamentos. Essa estratégia permite que os funcionários trabalhem em projetos que não se enquadram em seus respectivos departamentos, mas ainda exigem seus talentos.

Isso permite que os funcionários diversifiquem seus portfólios e conjuntos de habilidades, proporcionando novas oportunidades de aprendizado. Além disso, quando os funcionários se comunicam e compartilham seus conhecimentos e experiências, isso os ajuda a aprender e crescer. Dessa forma, as empresas podem utilizar de forma inteligente sua força de trabalho existente, entregar projetos com sucesso e aumentar a eficiência.

2.6. Invista em programas de desenvolvimento de múltiplas habilidades  

Uma das maneiras mais eficazes de melhorar a eficiência com falta de pessoal é a realização de programas de desenvolvimento de múltiplas habilidades. Por exemplo, se uma tarefa requer recursos com competência em duas habilidades distintas, a multiqualidade garante que, em vez de duas pessoas diferentes, apenas uma pessoa estará equipada para executar a tarefa.

Muitos funcionários são proficientes na execução de diferentes tarefas que exigem competências variadas. Como resultado, as organizações podem aproveitar esses recursos e aprimorar suas habilidades para alocá-los em diversos projetos. Assim, as organizações não perderão novas oportunidades e manterão a eficiência mesmo com um pool de recursos menor.

2.7. Utilizar recursos contingentes para necessidades de curto prazo

Quando um projeto de curto prazo requer um recurso especializado que não está atualmente disponível no pool de pessoal da organização, a contratação de um recurso contingente pode ajudar a realizar as coisas. As organizações podem adquirir trabalhadores temporários, como freelancers ou contratados, por meio de fornecedores integrados, especialmente se esse for um requisito único.

Dessa forma, eles podem evitar a sobrecarga extra de contratar funcionários permanentes ou perder completamente a oportunidade. Isso também reduzirá o tempo de treinamento, minimizará os ciclos desnecessários de contratação e demissão, ajudará a formar a combinação certa de funcionários permanentes e contingentes e aumentará a eficiência geral dos negócios

Vamos ver como uma ferramenta de gerenciamento de recursos aborda efetivamente a escassez de força de trabalho.

3. Como uma ferramenta avançada de gerenciamento de recursos pode ajudar a gerenciar a falta de pessoal em uma organização?

O software de gerenciamento de recursos da Saviom, com sua visibilidade centralizada em tempo real, permite que as organizações gerenciem efetivamente a falta de pessoal nas organizações.

• O recurso de previsão de recursos pode identificar a demanda de recursos antecipadamente. Isso permitirá que se tomem medidas apropriadas para preencher a lacuna de demanda versus capacidade e ajudar a reduzir quaisquer restrições futuras de recursos e agilizar a alocação de recursos.
• O relatório Previsão x Realidade ajuda a identificar o tempo necessário para concluir o trabalho em relação ao tempo estimado. Assim, os gerentes podem avaliar se os recursos estão demorando mais para concluir uma tarefa do que o previsto, especialmente quando os recursos são limitados ou se há algum excesso de orçamento, e tomar medidas corretivas para garantir o destino do projeto.
• Os relatórios de utilização e os mapas de calor codificados por cores permitem que os gerentes determinem se seus recursos limitados estão super ou subutilizados. Assim, eles podem aplicar medidas apropriadas para otimizar a alocação.

Todos esses recursos de gerenciamento de recursos ajudam a resolver o problema da falta de pessoal.

4. Conclusão

No ambiente altamente competitivo de hoje, é imperativo tomar medidas adequadas para garantir a viabilidade e lucratividade das empresas a longo prazo. Mesmo que sua organização tenha poucos funcionários, os métodos mencionados acima o manterão à tona e permitirão que você mantenha sua vantagem competitiva. Além disso, se combinado com o software de gerenciamento de recursos certo, o desempenho e a eficiência de sua empresa aumentarão, impulsionando-a a novos patamares de sucesso.