Crie um processo de relatório de desempenho eficaz com estas 8 dicas

Nossa recente pesquisa revelou um fato surpreendente: apesar de todas as ferramentas de relatórios disponíveis no mercado, 50% das empresas ainda contam com planilhas para criar relatórios de desempenho . E cerca de metade dos entrevistados estão relatando por meio de apresentações ou documentos que exigem trabalho manual repetitivo.

No mundo da automação, copiar e colar e atualizar manualmente as tabelas não é e não pode ser um processo de relatório eficaz por vários motivos:

• Você gasta muito tempo criando um relatório do que agindo nele
• O trabalho manual aumenta a possibilidade de erro humano
• As planilhas precisam ser enviadas manualmente para o restante da equipe, clientes ou gestores, o que aumenta a possibilidade de dados duplicados ou errôneos
• É impossível dimensionar suas operações, pois você só precisará de mais e mais tempo e esforço para concluir tarefas simples

Já se sentiu obrigado a repensar seu processo de geração de relatórios? Agora que chamamos sua atenção, compartilharemos as melhores práticas de relatórios aplicadas por especialistas de todo o mundo para ajudá-lo a melhorar os relatórios já hoje.

Vamos mergulhar direto.

• Como é um processo típico de geração de relatórios em uma empresa?
• Como criar um processo de relatório de desempenho eficaz: 8 práticas recomendadas

Como é um processo típico de geração de relatórios em uma empresa?

Todas as empresas que participaram de nossa pesquisa recente consideram que seu processo de relatório atual é eficaz: 70% delas até o avaliam como muito eficaz.

Mas se você observar mais de perto os dados e como são suas práticas de relatórios, verá que há muito trabalho redundante envolvido, desde o uso de planilhas e entrada de dados até copiar e colar gráficos de ferramentas de análise de dados em apresentações.

O que muitas empresas não estão fazendo é se afastar e dar uma olhada no quadro geral de como os relatórios se encaixam em suas atividades diárias, semanais e mensais. Felizmente, muitos participantes da pesquisa com quem conversamos estão cientes de que a automação é o caminho a seguir, mesmo que considerem seu processo de relatório “bom o suficiente” (pelo menos por enquanto).

“Sabemos que definitivamente há espaço para melhorias, mas nosso processo de relatório atual está nos fornecendo os dados de que precisamos no momento”, diz Craig Anderson, da Express Dentist. “Vamos otimizar nossos processos adicionando mais automação.”

Tim Schroeder, da Starting a Blog, e sua equipe também estão considerando a introdução de ferramentas de automação em seu processo de geração de relatórios. “Percebemos que fazer tudo manualmente é bastante demorado, o que resultou em erros humanos da minha equipe”, explica Schroeder. “Isso afetou nossos resultados finais, portanto, em breve, poderemos coletar dados usando software de relatórios. Como resultado, pode gerar insights em tempo real, que podem ser aproveitados a nosso favor.”

Como a maioria das empresas pesquisadas produz até 20 relatórios por mês, imagine quanto tempo eles economizariam substituindo apenas algumas etapas de relatórios manuais por relatórios de desempenho automatizados, como os disponíveis no Databox.

Algumas empresas estão cientes de que há espaço para melhorias em seu processo de relatórios de desempenho, mas a falta de tempo ou de pessoal especializado pode estar impedindo-as de fazer as mudanças necessárias. No entanto, mesmo que seu processo de geração de relatórios ainda seja um pouco “descuidado” porque você administra uma startup, Jeet Mehta, da Swift, concorda que ferramentas confiáveis ​​e de qualidade que atendem às necessidades de sua empresa podem ser críticas para o dimensionamento. “Precisaremos adotar melhores ferramentas de relatórios à medida que crescemos”, confirma Mehta.

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Como criar um processo de relatório de desempenho eficaz: 8 práticas recomendadas

Pedimos a mais de 30 especialistas que compartilhassem como criaram processos de relatórios de desempenho eficazes e escaláveis. Estas são as 8 melhores práticas para você seguir.

1. Use o software de automação para gerar relatórios
2. Incentive a criatividade na análise de dados
3. Considere seu público-alvo
4. Drivers de valor-chave de endereço
5. Defina Objetivos Concisos e Claros
6. Incluir benchmarks do setor
7. Acompanhar o desempenho individual dos membros da equipe
8. Reserve um tempo para revisar os relatórios com sua equipe

1. Use o software de automação para gerar relatórios

O software de automação facilita a criação e o compartilhamento de relatórios, pois elimina tarefas redundantes que consomem muito tempo: entrada de dados, cálculos manuais, copiar e colar gráficos e tabelas e muito mais. Como os cálculos são feitos automaticamente e os dados são puxados diretamente da fonte para sua ferramenta de relatório, a possibilidade de erro humano também é reduzida e a precisão do seu relatório aumenta drasticamente.

Kate Zhang, do Kate Backdrop, confirma que seu processo de relatório se beneficiou com a introdução da automação. “A automação garante que os dados sejam precisos e atualizados. Além disso, economizamos tempo ao não precisar gerar relatórios manualmente”, compartilha Zhang.

Daniel Chen e sua equipe da Airgram obtiveram resultados positivos após adicionar ferramentas de automação ao processo de geração de relatórios. “O software nos ajudou a simplificar o processo e torná-lo mais eficiente”, diz Chen e acrescenta que o processo de relatório de desempenho agora é automatizado do início ao fim. “Isso significa que podemos criar relatórios muito mais rápido e com menos esforço do que antes. A qualidade de nossos relatórios também melhorou, graças à capacidade do software de coletar dados com rapidez e precisão.”

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2. Incentive a criatividade na análise de dados

Diferentes tipos de relatórios e combinações de dados permitirão que você acompanhe consistentemente seu desempenho, mas também descubra novas maneiras de analisar os dados e criar abordagens inovadoras para sua estratégia. Isso ajudará você a monitorar seus KPIs mais relevantes e progredir em direção a seus objetivos, mas simultaneamente procurará ângulos para ajudá-lo a se diferenciar dos concorrentes.

“Temos um conjunto de relatórios que foram pensados ​​desde o início e concordamos em permanecer consistentes para mostrar a evolução de certas métricas”, diz Charles Cridland, do YourParkingSpace.

“Ao mesmo tempo, não queremos perder insights e limitar a criatividade da equipe, por isso incentivamos novos ângulos ad hoc para analisar os dados. Assim, alcançamos a confiabilidade dos dados, uma nova visão do desenvolvimento do mercado e a satisfação no trabalho, pois os relatórios não se tornam chatos e monótonos.”

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3. Considere seu público-alvo

Os relatórios de desempenho geralmente são destinados a gerentes de equipe, mas às vezes são os acionistas da empresa, investidores ou até mesmo os funcionários que os lêem. Dependendo do tópico e do tipo de seu relatório de desempenho, antes de começar a compilá-lo, considere o público-alvo. Por que eles queriam o relatório em primeiro lugar? Quais informações você precisa transmitir? Como você representa os dados? Quais são as conclusões que o público espera obter?

De acordo com Candice Moses of Information, essa abordagem está comprovadamente funcionando. “Ao tentar melhorar meu relatório de desempenho, aprendi a levar em consideração meu público-alvo. Antes de começar a escrever um relatório de desempenho, considerei as razões para solicitar um. Eu me fiz as seguintes perguntas: Qual é o meu público-alvo? O que eles querem: um relatório de desempenho amplo ou um relatório de desempenho específico? Este relatório de desempenho é de alguma utilidade para eles?”

Uma questão crítica nos relatórios de desempenho para diferentes públicos é o nível de compreensão que eles têm sobre o tópico sobre o qual você está relatando. Se os gerentes executivos da empresa quiserem saber sobre o desempenho de sua equipe de marketing, você deve adotar uma abordagem simples e evitar complicar demais o relatório com muitas métricas detalhadas. A alta administração geralmente está mais interessada em orçamentos e receitas, então é nisso que você deve se concentrar: relatar a eficiência com que sua equipe está usando o orçamento e o ROI que você está gerando.

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4. Defina Objetivos Concisos e Claros

Definir metas SMART ou usar outra técnica para planejar seus objetivos ajudará você a definir claramente o que deseja alcançar com seus relatórios. Com um objetivo específico em mente, será mais fácil determinar quais KPIs medir, com que frequência monitorá-los e como apresentá-los ao seu público. Objetivos claros e concisos também irão motivá-lo e ajudá-lo a entender como os objetivos do seu processo de geração de relatórios estão alinhados com os objetivos de alto nível da empresa e como eles contribuem para o crescimento dos negócios.

Acompanhar seu progresso em relação aos objetivos mantém você no caminho certo, diz James Jason, da Notta AI, e compartilha uma estratégia de rastreamento simples.

“Descobri que a melhor maneira de criar um processo de relatório de desempenho eficaz é estabelecer objetivos claros e concisos e acompanhar o progresso em relação a esses objetivos regularmente. Configurar uma planilha simples com os objetivos em uma coluna e o progresso em relação a esses objetivos em outra coluna é a melhor maneira de acompanhar o progresso. Isso me permite ver rapidamente como estamos indo e onde precisamos melhorar.”

5. Drivers de valor-chave de endereço

As medições de desempenho permitem que você aborde os principais geradores de valor em seus negócios, como experiência do cliente, funcionários, desempenho financeiro. Comparado apenas aos KPIs, identificar os principais geradores de valor pode ajudá-lo a priorizar as tarefas, mantendo-se alinhado com o que realmente define o sucesso da sua empresa.

Por exemplo, se você identificar uma etapa em seu processo de geração de relatórios como um gargalo que impede seus funcionários de alcançar a eficiência máxima, automatizar essa etapa pode mover a agulha do processo de geração de relatórios e de toda a sua organização.

De acordo com Candice Moses, o gerenciamento de risco é tão importante quanto a execução da estratégia, portanto, conhecer seus principais impulsionadores de valor ajuda a “triagem” dos problemas e oportunidades que precisam ser abordados primeiro.

“Além dos resultados operacionais, concentrei-me também em medições que avaliam o progresso da execução da estratégia, bem como na gestão de riscos, garantindo que as medidas apoiem as decisões dos investidores. Os KPIs se concentram em certas áreas do negócio que têm possibilidades e perigos. Esses KPIs devem ser específicos e não amplos. Eles devem direcionar como certas áreas da empresa devem ser gerenciadas, em vez de tentar corrigir todos os problemas e deficiências.”

Também é fundamental focar em potenciais e futuros geradores de valor, não apenas no que funcionou no passado.

“Aprendi que também precisava me concentrar em indicadores de desempenho emergentes, em vez de apenas indicadores de desempenho posteriores que se concentram no desempenho e no histórico anteriores”, diz Moses.

6. Inclua referências do setor

Nos relatórios de desempenho, não basta saber onde você está em comparação com o desempenho do último mês ou ano. Também é fundamental avaliar seus resultados em comparação com seus concorrentes.

Esses dados irão:

• Permite identificar áreas de melhoria
• Entenda as tendências que estão acontecendo em seu setor
• Ajudá-lo a definir metas atingíveis, mas significativas

Alexandra Fennell e sua equipe na Attn: Grace usam benchmarks em seus relatórios de desempenho para que possam ter uma visão clara de quão bem-sucedidos são em seu setor, além da receita e da satisfação do cliente.

“O benchmarking nos ajuda a avaliar nosso desempenho em comparação com os concorrentes. Usamos pontos de dados específicos e mensuráveis ​​para descobrir onde prosperamos e temos desempenho inferior. Com essas informações, podemos fazer melhorias direcionadas que alavancam nossos pontos fortes e nos diferenciam ainda mais da concorrência”, explica Fennell.

Compare seu desempenho de relatórios em relação a outras empresas

O monitoramento, a análise e a geração de relatórios do desempenho dos negócios são funções críticas para qualquer empresa – permitem que as partes interessadas internas e externas aprendam e compartilhem o que está funcionando (e o que não está funcionando) para que as pessoas em toda a organização entendam o que impulsiona o desempenho e quais ajustes precisam ser feitos. fim de melhorá-lo.

A Databox está atualmente realizando pesquisas sobre relatórios internos, que incluem tudo, desde como as empresas abordam o rastreamento e relatórios sobre o desempenho de seus próprios negócios até quais ferramentas usam, com que frequência relatam o desempenho e muito mais.

Para comparar seu desempenho de forma instantânea e anônima com centenas de outras empresas, preencha nossa pesquisa clicando no link abaixo.

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7. Acompanhe o desempenho individual dos membros da equipe

Para aproveitar ao máximo seu processo de geração de relatórios, não rastreie apenas o desempenho da equipe, mas certifique-se de monitorar também o desempenho de cada membro da equipe.

O objetivo de acompanhar o desempenho de cada membro da equipe não é identificar e repreender um funcionário com baixo desempenho. Muito pelo contrário, é identificar obstáculos e deficiências e apresentar treinamento, ideias e soluções para ajudar todos na equipe a ter o melhor desempenho e introduzir incentivos apropriados. Uma boa ferramenta de relatório pode ajudar bastante aqui.

“Aqui no TeleCRM, a ferramenta de relatórios nos ajuda a rastrear os membros de nossa equipe no departamento de vendas e ajudar aqueles que estão ficando para trás em qualquer lugar. Nós até rastreamos quanto de receita total cada membro trouxe para a empresa para que possamos dar a eles incentivos de acordo com base no alcance de sua meta mensal”, Hardik Masani, do TeleCRM, compartilha sua estratégia.

“Inicialmente, tínhamos um sistema de relatórios onde só podíamos ver o total de chamadas, duração total e vendas totais. Mas, gradualmente, construímos de uma maneira que agora podemos rastrear várias coisas, incluindo a primeira chamada (ajuda a rastrear a que horas eles começam a trabalhar naquele dia) e a última chamada (a que horas eles terminam o trabalho). Isso nos ajudou tremendamente a fechar mais leads, aumentar nossas vendas e também reter nossos clientes.”

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8. Reserve um tempo para revisar os relatórios com sua equipe

Uma reunião de equipe mensal na qual você revisará os relatórios com seus colegas de trabalho é uma ótima maneira de concluir seu processo de relatório. Dar à sua equipe insights diretos sobre seu desempenho e permitir que eles participem da análise dá a eles a chance de pensar ativamente sobre os problemas que surgiram e as possíveis maneiras de corrigi-los, além de identificar estratégias bem-sucedidas que impulsionaram seu desempenho.

Essas sessões de revisão da equipe são exatamente o que James Jason faz em sua empresa.

“Descobri que é útil revisar os relatórios de desempenho com minha equipe regularmente. Isso ajuda a garantir que todos estejam na mesma página e que todos trabalhemos para os mesmos objetivos. O resultado desses esforços tem sido um processo de relatório de desempenho eficaz que nos ajuda a acompanhar nosso progresso, identificar áreas de melhoria e fazer mudanças de acordo, e garantir que todos façamos nosso melhor trabalho para contribuir com os mesmos objetivos”, conclui Jason.

Liam Johnson, da TheHitchStore, concorda que as revisões de relatórios de desempenho são essenciais para manter a eficiência e manter sua equipe responsável por seu trabalho.

“A melhor maneira de criar um processo de relatório de desempenho eficaz é focar em duas coisas: eficiência e responsabilidade. Para eficiência, gosto de usar uma lista de verificação para os relatórios mensais de cada funcionário, para que não haja desculpa para perder nenhuma das etapas necessárias. Temos uma reunião regular onde todos os funcionários têm a chance de discutir seus objetivos e como eles vão alcançá-los. Isso nos ajuda a ver o que precisa ser melhorado e garante que ninguém fique de fora quando chegar a hora da próxima rodada de relatórios.”

Coloque seus relatórios no piloto automático com o Databox

Nós sabemos, é difícil fazer uma mudança. Especialmente quando você pensou em um processo de cima para baixo, mesmo que tenha algumas deficiências. Você já aprendeu a tirar o máximo proveito de suas planilhas e ficou muito rápido em copiar e colar gráficos de pizza.

Mas e se o seu processo puder se tornar instantaneamente mais eficiente? Ocupa menos tempo e esforço? Sem interromper seu fluxo de trabalho?

Você pode estar preocupado que a transição levará tempo. Mas garantimos que levará muito menos tempo do que o próximo relatório de planilha que você precisa preencher manualmente.

Facilite seu caminho para um novo processo de relatório de desempenho revolucionário com o Databox.

A única coisa que você precisará fazer manualmente é recomendar as próximas etapas com base em seu relatório, que:

• Seja gerado automaticamente na hora que você quiser.
• Tenha elementos dinâmicos que garantam que seus dados estejam atualizados.
• Ser enviado automaticamente para quem precisa vê-los.
• Exporte o relatório se precisar dele para uma reunião ou apresentação

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