5 sfaturi pentru a organiza întâlniri de afaceri

Ai fost acolo: întâlnirea durează mult și atenția ta rătăcește. Nu ai învățat nimic nou, nu ai vorbit și nici măcar nu știi de ce a fost important pentru tine să participi.

Pentru companii, o întâlnire ca aceasta este un dezastru, lăsând angajații să se simtă demotivați și neproductivi. Și dacă întâlnirile necorespunzătoare sunt o problemă la nivel de companie, companiile pierd mult timp.

De fapt, 69% dintre lucrători au petrecut mai mult de 1 oră din săptămâna lor de lucru în întâlniri. Pentru a primi un profit din această investiție de timp, companiile trebuie să desfășoare întâlniri în mod eficient.

Am chestionat 400 de angajați cu normă întreagă din SUA pentru a afla cât de des au întâlniri și ce beneficii oferă întâlnirile lor.

Am constatat că întreprinderile ar trebui să organizeze întâlniri rapide și concentrate, cu agende acționabile și facilitatori eficienți, mai ales că atât de multe întâlniri au loc de la distanță în timpul pandemiei de COVID-19.

De asemenea, am constatat că unii oameni din companii au relații diferite cu întâlnirile: directorii trebuie să se asigure că programează întâlnirile în mod strategic, astfel încât să își poată face restul sarcinilor, iar profesioniștilor din HR ar trebui să li se ofere posibilitatea de a folosi întâlnirile pentru a-și îmbunătăți rolul.

Descoperirile noastre

• Mai mult de jumătate dintre angajați participă la întâlniri axate pe verificarea progresului (53%) și rezolvarea problemelor (51%) într-o săptămână obișnuită. Companiile ar trebui să folosească în primul rând întâlnirile ca un loc în care angajații își pot împărtăși realizările și își pot rezolva problemele.
• Aproape toate întâlnirile de afaceri (90%) durează 1 oră sau mai puțin, ceea ce sugerează că companiile ar trebui să organizeze întâlniri scurte.
• 61% dintre manageri consideră că rezolvarea problemelor și colaborarea sunt un beneficiu al întâlnirilor, iar companiile ar trebui să-i instruiască pe toți managerii pentru a desfășura întâlniri în mod eficient.
• Aproape jumătate dintre profesioniștii în resurse umane (47%) spun că întâlnirile îi ajută să-și facă bine treaba. Companiile trebuie să-și amintească că întâlnirile sunt o oportunitate de dezvoltare a abilităților pentru angajații din departamentul de resurse umane.
• 44% dintre directori și fondatori petrec încă 10 ore în întâlniri în fiecare săptămână. Angajații de nivel executiv trebuie să anticipeze și să depășească provocările zilelor grele de întâlniri.

Sfat 1: Concentrați-vă agendele întâlnirilor de afaceri pe verificarea progresului și rezolvarea problemelor

Pentru unii angajați, întâlnirile plictisitoare și neproductive sunt o parte nefericită a muncii lor.

Companiile ar trebui să-și concentreze întâlnirile pe împărtășirea progreselor și rezolvarea problemelor pentru a contracara scepticismul angajaților cu privire la întâlniri.

Deja, mai mult de jumătate dintre angajați participă la întâlniri de verificare a progresului (53%) și la întâlniri de rezolvare a problemelor sau de brainstorming (51%).

Mult mai puțini angajați participă în mod regulat la întâlniri pentru a lua decizii (33%), pentru a face prezentări (28%) și pentru a-și dezvolta competențe (26%).

Pentru a desfășura întâlniri eficiente, experții spun că companiile ar trebui să solicite o agendă.

„Fără o agendă, o întâlnire este inutilă”, spune Laurie Wilkins, fondatorul Call Outdoors, care publică ghiduri despre echipamente și echipamente pentru exterior. „Ar trebui să aveți cel puțin o schiță a tuturor lucrurilor asupra cărora vă concentrați pentru a asigura un flux perfect al întâlnirii.”

Wilkins consideră că înainte de începerea unei întâlniri, facilitatorii întâlnirii ar trebui să întrebe:

• Este necesară această întâlnire? Dacă întâlnirea va fi pur și simplu o serie de întrebări sau o prezentare care nu îi va ajuta pe mulți dintre cei prezenți, poate fi tratată mai bine prin e-mail sau telefon.
• Ce rezultate specifice se discută? Pentru a oferi în mod eficient actualizări de progres, afacerile trebuie să aibă valori specifice. Wilkins sugerează să răspunzi la întrebări specifice, cum ar fi „Câți oameni au fost angajați?” „Câte vizualizări de pagină am primit?” „Care a fost venitul nostru lunar?”
• Ce urmeaza? „Scopul unei întâlniri este de a avansa cu eforturi îmbunătățite pentru a atinge obiectivele companiei”, spune Wilkins. Fiecare întâlnire ar trebui să se încheie cu planuri și obiective specifice, acționabile pentru rezolvarea problemelor.

Lucrătorii nu doresc să găzduiască sau să participe la întâlniri care nu ajută compania lor să performeze, așa că companiile ar trebui să solicite ca agendele întâlnirilor de afaceri să se concentreze pe discutarea realizărilor și rezolvarea problemelor.

Sfat 2: organizați întâlniri în 1 oră sau mai puțin

La companiile productive, angajații sunt ocupați.

Companiile ar trebui să respecte timpul angajaților lor și să evite organizarea de întâlniri mai lungi de 1 oră.

Majoritatea companiilor respectă acest ghid: 90% dintre angajați spun că o întâlnire tipică la locul lor de muncă durează 1 oră sau mai puțin.

Programarea întâlnirilor lungi este dificilă din cauza celorlalte responsabilități pe care le dețin angajații.

„Întâlnirile iau timp în afara programelor încărcate”, spune Nick Farnborough, co-fondatorul Clavis Social. „Ar trebui să reziste doar atât timp cât este nevoie.”

Experții spun că planificarea unei întâlniri de mai mult de 1 oră este o provocare. Participanții merg pe tangente, agendele sunt prea lungi și complexe, iar oamenii își pierd concentrarea și nu mai acordă atenție.

Aceste preocupări sunt agravate de numărul mare de angajați care lucrează în prezent de la distanță.

Charlene DeCesare, care operează propriul serviciu de coaching în afaceri, oferă clienților săi 5 sfaturi pentru a menține întâlnirile scurte:

1. Stabiliți o regulă de interzicere a sarcinilor multiple . Angajații ar trebui să se concentreze pe întâlnire și numai pe întâlnire. Acest lucru este important în special dacă angajații lucrează de la distanță și au acces mai ușor la distragere.
2. Stabiliți o agendă cu obiective clare . „Fără o agendă, ești pe un drum lung și șerpuit spre nicăieri”, spune DeCesare.
3. Asigurați-vă că fiecare participant trebuie să fie acolo . Întâlnirile ar trebui să fie relevante pentru fiecare participant. Dacă un angajat nu poate explica de ce este într-o întâlnire, nu ar trebui să fie acolo.
4. Include elemente interactive . În general, întâlnirile ar trebui să aibă mai mult de un participant. Luați în considerare prezentările individuale, evenimente unice și asigurați-vă că întâlnirile programate în mod regulat au o varietate de voci.
5. Aveți un plan de urmărire . Unele întâlniri durează prea mult din cauza timpului pierdut în dezbateri când urmează să se întâlnească. Liderii întâlnirilor ar trebui să vină cu un plan puternic pentru următorii pași.

Păstrând întâlnirile scurte și concentrate, companiile își respectă timpul angajaților și au șanse mai mari să le rețină atenția.

Sfatul 3: Pregătiți managerii pentru a conduce întrunirile în mod eficient

Întâlnirile depind de competența oamenilor care le conduc.

Companiile ar trebui să pregătească managerii astfel încât să poată desfășura întâlniri cu confort, direcție și ușurință.

Majoritatea managerilor văd beneficiile întâlnirilor la locul lor de muncă. Mai mult de jumătate dintre manageri (61%) spun că rezolvarea problemelor și colaborarea sunt un beneficiu al întâlnirilor la care participă.

Managerii au motive să fie entuziasmați de beneficiile întâlnirilor: ei sunt adesea oamenii care conduc discuția și stabilesc agenda.

Pentru a se asigura că toți angajații se simt la fel de implicați, Alexis Wirth, manager de operațiuni la Swenson He, o agenție de produse digitale, antrenează managerii să urmeze standardele de întâlnire ale companiei sale, care includ:

• Trimiterea unei invitații clare în calendar : Wirth spune că managerii ar trebui să trimită întotdeauna o invitație în calendar Google colegilor de echipă necesari. Dacă angajații lucrează de la distanță, invitația ar trebui să includă un link către o platformă de întâlnire video la distanță, cum ar fi Zoom sau Google Hangouts.
• Vin pregătit cu elemente vizuale : elementele vizuale îi ajută pe colegii de echipă să urmărească progresul unei întâlniri și să rămână implicați. De asemenea, imaginile demonstrează că liderii întâlnirii sunt pregătiți.
• Desemnarea unui responsabil de notițe : a avea un responsabil de notițe ajută la organizarea unei întâlniri și asigură că notele pot fi partajate cu colegii de echipă care nu au fost prezenți.
• Cererea de feedback cu privire la modul în care s-a desfășurat întâlnirea : Wirth se așteaptă ca managerii ei să întrebe participanții ce părere au despre agenda, fluxul și atmosfera întâlnirii. În acest fel, managerii pot conduce mai bine întâlnirea data viitoare.
• Urmând „regula meduzelor” : Meduzele plutesc prin ocean, iar întâlnirile ineficiente sunt la fel de lipsite de scop. Wirth spune că la compania ei, managerii știu să folosească cuvântul de cod „meduză” atunci când o întâlnire iese în afara subiectului. Apoi, facilitatorii pot readuce întâlnirea pe drumul cel bun.

Întâlnirile eficiente necesită facilitatori eficienți. Pentru a desfășura cele mai bune întâlniri posibile, companiile trebuie să își instruiască managerii cu privire la un set comun de standarde de îndeplinire.

Sfatul 4: Amintiți-vă că întâlnirile dezvoltă abilitățile profesioniștilor în resurse umane

Pentru majoritatea angajaților, întâlnirile sunt o oportunitate de a-și prezenta dezvoltarea și progresul personal.

Pentru profesioniștii în resurse umane, totuși, întâlnirile sunt o oportunitate de a-și dezvolta abilitățile care le permit să-și facă bine treaba.

Aproape jumătate dintre angajații din HR (47%) spun că învățarea abilităților de care au nevoie pentru locul de muncă este un avantaj pentru întâlnirile din compania lor.

Aproape un sfert dintre colaboratorii individuali (23%), prin comparație, consideră că întâlnirile îi ajută să-și dezvolte abilități. Managerii (20%), directorii (15%) și consultanții (13%) sunt și mai puțin probabil să creadă în potențialul de dezvoltare a abilităților întâlnirilor.

Personalul HR poate aprecia oportunitățile de consolidare a abilităților oferite de întâlnirile, deoarece întâlnirile oferă o șansă de a evalua dinamica grupului și cultura companiei.

Imaginați-vă experiența unui nou angajat de resurse umane la o companie de tehnologie medie:

Compania are aproximativ 65 de angajați cu normă întreagă și angajează primul lor lider de resurse umane cu normă întreagă, Kevin. Kevin începe să participe la întâlnirile din întreaga companie. El va putea răspunde la întrebări precum:

• Cui îi place să vorbească?
• Cine întrerupe?
• Cine preferă să asculte?
• Cine este atent?
• Ce coechipieri par confortabil unul cu celălalt?

Kevin va avea acum o idee despre dinamica echipei și ce traininguri individuale sau de grup de resurse umane vor fi probabil cele mai utile pentru compania sa.

În timpul pandemiei de COVID-19, luarea unor astfel de decizii poate fi mai dificilă.

Jill Santopietro Panall, proprietarul 21Oak HR Consulting, spune că întâlnirile desfășurate de la distanță pe Zoom sau Google Hangouts îngreunează dezvoltarea abilităților de citire a oamenilor esențiale pentru relațiile umane.

„Pierd oportunitățile de a urmări interacțiunile naturale din întâlniri care îmi permit să percep problemele și provocările”, spune ea. „Când toată lumea este cu fața în față și se uită blând la camera, la cel mai bun comportament al lor, nu există nicio modalitate de a vedea ai cui ochi se îndreaptă spre o anumită persoană sau cine trimite mesaje sub masă. Toate acestea sunt incredibil de instructive.”

Fără întâlniri personale ale personalului, companiile pot sugera ca angajații lor de resurse umane să organizeze întâlniri individuale mai regulate cu angajații. În acest fel, angajații se simt sprijiniți, iar angajații HR pot continua să-și dezvolte abilitățile.

Atunci când planifică dezvoltarea profesioniștilor în HR, companiile trebuie să-și amintească că pentru cei care lucrează în HR, o întâlnire este o șansă de a deveni mai buni în rolul lor.

Sfatul 5: Directorii trebuie să anticipeze provocările zilelor grele de întâlnire

Angajații se uită uneori la programul lor cu teamă: 4, 5 sau 6 ore de întâlniri într-o singură zi. Când trebuie făcută lucrarea?

Directorii își pun frecvent această întrebare și trebuie să elaboreze sisteme pentru a-și finaliza munca, în ciuda unui program greoi de întâlniri.

Mai mult de 4 din 10 directori (44%) petrec mai mult de 10 ore pe săptămână în întâlniri.

Experții spun că pentru fondatori și directori, întâlnirile sunt un dat, pentru că țin compania în funcțiune.

Justin Kerby, fondatorul Something Great Marketing, o agenție de marketing social media, spune că întâlnirile sale reprezintă valoarea continuă pe care o oferă companiei.

„Majoritatea dintre întâlnirile mele sunt oportunități de dezvoltare a afacerii, analize interne ale echipei și prezentarea de propuneri către potențiali clienți”, spune Kerby. „Pentru ca echipa noastră să crească, oportunitățile de vânzări trebuie să-mi atragă toată atenția pe parcursul săptămânii.”

În special în timpul unei perioade de contracție economică, directorii mici și mijlocii pot petrece timp semnificativ în întâlniri la distanță concentrate pe vânzări, strângere de fonduri și fluxul de numerar general.

Experții sugerează două strategii diferite de blocare a timpului pentru a-i ajuta pe directori să-și gestioneze timpul:

1. Orele zilnice fără întâlniri : Kerby sugerează ca directorii să blocheze timpul devreme în zilele lor, fără întâlniri. Își blochează propriul program de la 6 dimineața până la 10 dimineața, iar angajații știu că folosește acest timp pentru a se concentra pe sarcinile zilnice.
2. Zile specifice întâlnirii : Trivinia Barber, fondator și director executiv al Priority VA, o companie de personal de asistent executiv, programează toate întâlnirile interne numai luni și miercuri. Ea preferă să aibă blocuri mari de muncă dedicată sau timp de întâlnire decât să comute între responsabilități.

În timp ce strategiile de blocare a timpului pe care liderii companiilor le folosesc pentru a-și gestiona programul pot diferi, experții sunt de acord că un executiv eficient este unul care dă putere angajaților să ia decizii fără a căuta frecvent sfatul șefului lor.

„Creați o cultură în care deciziile pot fi luate rapid și eficient cu cât mai puțini factori de decizie posibil”, spune Sukhi Jutla, director de operațiuni al MarketOrders, o piață online pentru bijutieri independenți de vânzare cu amănuntul.

Prin crearea unei culturi a companiei în care managerii de nivel mediu și superior se simt confortabil să ia decizii, fondatorii pot evita să fie absorbiți de întâlniri nesfârșite despre probleme pe care angajații le-ar fi putut înțelege ei înșiși.

Oricare ar fi strategia lor, directorii trebuie să găsească o modalitate de a-și proteja timpul împotriva presiunilor de a avea multe întâlniri.

Întreprinderile trebuie să organizeze întâlniri eficiente pentru a reuși

Angajații își petrec o parte semnificativă a timpului în întâlniri, iar companiile trebuie să se asigure că întâlnirile la care angajații la care participă sunt o bună utilizare a timpului lor.

Pandemia COVID-19 și necesitatea de a avea întâlniri de la distanță fac și mai important ca întreprinderile să folosească cele mai bune practici de întâlnire.

Pentru a desfășura întâlniri eficiente, companiile pot:

• Concentrați întâlnirile pe recapitularea realizărilor și rezolvarea problemelor
• Țineți întâlniri nu mai mult de 1 oră
• Antrenează managerii pentru a facilita bine întâlnirile
• Folosiți întâlnirile pentru a dezvolta abilitățile profesioniștilor în resurse umane
• Ajutați directorii să gestioneze rigorile zilelor grele de întâlniri

Prin desfășurarea de întâlniri eficiente, companiile pot profita la maximum de angajații lor într-un mediu de afaceri provocator.

Despre Sondaj

Manifestul a chestionat 400 de lucrători cu normă întreagă din SUA în iunie 2020.

Treizeci și opt la sută (38%) locuiesc în sud; 30% trăiesc în Midwest; 20% în Occident; și 13% în nord-est.

Patruzeci și patru la sută (44%) sunt bărbați; 43% sunt femei; 14% au refuzat să răspundă.

Douăzeci și cinci la sută (25%) dintre respondenți au vârste cuprinse între 18 și 34 de ani; 34% au vârste cuprinse între 35-54 de ani; iar 26% au 55 de ani și peste.