Cum să formatați o scrisoare de afaceri din SUA

Sunt șanse să fii nevoit să scrii o scrisoare de afaceri și ești puțin îngrijorat că nu o vei formata corect. Dacă da, ați ajuns la locul potrivit.

În acest scurt ghid, vom parcurge 8 pași simpli pentru a scrie o scrisoare de afaceri eficientă din SUA.

Cum să scrieți o scrisoare de afaceri din SUA

1. Alegeți un format de bloc
2. Adăugați adresa dvs
3. Nu uitați să includeți data
4. Luați în considerare o linie de referință
5. Perfecționează-ți salutul
6. Cea mai mare parte a scrisorii tale
7. Decideți asupra unei semne adecvate
8. Nu uitați să corectați

1. Alegeți un format de bloc

Formatarea bloc se referă la partea laterală a paginii către care va fi justificată scrisoarea dvs. Există două tipuri principale: bloc complet și bloc modificat. Să le trecem pe amândouă.

Formatarea blocului complet înseamnă că elementele scrisorii sunt justificate la marginea din stânga. Cele mai multe tipuri de scrisori sunt scrise cu o justificare în stânga.

Formatul bloc modificat înseamnă că majoritatea lucrurilor sunt justificate la stânga, dar unele lucruri sunt justificate și la dreapta. Un exemplu comun este să scrieți adresa dvs. în stânga și adresa destinatarului în dreapta.

Formatarea bloc vă permite să plasați cele mai importante informații mai compact. Este mult mai ușor să atragi atenția specialiștilor HR asupra a ceea ce încerci să transmiți. Pe lângă beneficiile sale strategice, formatarea bloc este, de asemenea, aspectul standard al scrisorilor de afaceri din SUA.

2. Adăugați adresa dvs

Chiar dacă aveți o relație personală cu persoana de contact de afaceri căreia îi scrieți, este întotdeauna important să adăugați adresa dvs. Poate părea inutil, dar este de fapt o practică obișnuită.

Ați folosit vreodată o scrisoare de intenție sau un serviciu de scriere de CV? Rețineți cum vă includ întotdeauna adresa pe orice comandați de la ei, fie că este vorba despre un CV, scrisoare de intenție sau scrisoare de afaceri.

Nu numai că este pragmatic, ci și foarte politicos. Neadăugarea adresei vă obligă destinatarul să o caute, ceea ce este considerat destul de nepoliticos în lumea afacerilor.

3. Nu uitați să includeți data

La fel ca adresa dvs., adăugarea unei date la scrisoarea dvs. este un pas ușor de trecut cu vederea, dar important. Te va ajuta atât pe tine, cât și pe destinatarul tău pe termen lung.



Scrisoarea ta este doar una dintre probabil sutele de scrisori pe care destinatarul tău le primește în mod regulat. Fără o dată, este ușor să uiți când a fost trimisă scrisoarea și cât de repede ar trebui să i se răspundă.

Cu o dată, totuși, destinatarul tău va ști când să ia măsuri cu privire la scrisoarea ta și vei primi răspunsul tău cât mai prompt posibil.

4. Adăugarea liniei de referință

Linia de referință poate fi o completare extraordinar de utilă la scrisoarea dvs., în funcție de context. Începând cu „re:”, linia de referință vă ajută să rezumați despre ce este vorba despre scrisoarea dvs.

Sunt de obicei folosite de companiile care răspund clienților. De exemplu, dacă ați contactat o companie cu privire la un online care nu a apărut niciodată la ușa dvs., este posibil să primiți un răspuns cu o linie de referință care spune „Re: Comanda online lipsă”.

Dacă răspundeți la o scrisoare de afaceri sau chiar dacă destinatarul dvs. așteaptă scrisoarea dvs., cel mai bine este să adăugați o linie de referință.

5. Perfecționează-ți salutul

Așa că acum că ați terminat toată logistica scrisorii dvs., este timpul să creați salutul corespunzător. Cel mai bine este întotdeauna să folosiți numele persoanei căreia i se adresează, dacă este posibil - asigurați-vă că ați înțeles corect numele.

De asemenea, ați putea dori să omiteți complet prenumele și să vă adresați destinatarului după titlul și numele de familie, cum ar fi „Dr. Smith” sau „Dna. Maxwell.”

De ce este atât de important salutul potrivit? Imaginați-vă că licitați pentru un contract, iar scrisoarea dvs. începe „FAO Whomever it Concerns” sau „Stimate proprietar de afaceri”. Cu un salut generic, insinuezi că nu ai investit foarte mult în ceea ce urmează să spui.

Folosind o salutare specifică, corectă, îi semnalați destinatarului că v-ați făcut timp să aflați despre cealaltă parte. Acest lucru va face șansele dvs. de răspuns mult mai probabile.

6. Cea mai mare parte a scrisorii tale

Deși nu există o formatare standard definită pentru cea mai mare parte a scrisorii dvs., bunul simț sugerează să rămâneți consecvenți. De exemplu, oricare font cu care începeți este fontul pe care ar trebui să-l utilizați în cea mai mare parte a scrisorii.

În ceea ce privește conținutul real al scrisorii tale, ceea ce scrii va fi, desigur, unic pentru tine și scopul scrisorii tale. Deși nu trebuie să urmați o regulă strictă de 3 rânduri pe paragraf, cu siguranță ar trebui să vă păstrați scrisoarea cât mai concisă posibil.

Oamenii citesc scrisori de afaceri pentru a absorbi rapid și eficient informațiile. Ei nu vor să răsfoie orice formă de conținut suplimentar. Este politicos să-ți păstrezi scrisoarea cât mai la obiect.

Din același motiv, ar trebui să evitați, de asemenea, să adăugați un postscript, sau „PS”, la sfârșitul scrisorii. În schimb, încercați să oferiți cititorului dvs. un îndemn rapid și ușor.

De exemplu, dacă doriți un răspuns specific, terminați cu o întrebare. Sau, dacă doriți doar să discutați prin chat după ce destinatarul vă citește scrisoarea, cereți-i să vă contacteze după ce a citit și adăugați dacă preferați un apel telefonic, un e-mail sau o altă formă de comunicare.

7. Decideți asupra unei semnări adecvate

Cu corpul scrisorii dvs. complet, este timpul să decideți cum doriți să vă semnați. Vă sugerăm să vă încheiați scrisoarea cu o expresie politicoasă, cum ar fi „Cele mai bune salutări”, urmată de numele dvs. complet. Alte expresii comune, cum ar fi „Cu stimă”, sunt în regulă, dar pot fi puțin depășite.

De asemenea, ați putea dori să adăugați numele companiei dvs. sub numele dvs. complet. În funcție de impactul pe care doriți să-l aveți, ar putea avea sens să adăugați și titlul companiei dvs. Dacă scrieți scrisoarea în numele echipei dvs., nu vă fie teamă să menționați și echipa sau departamentul dvs.

Indiferent de semnarea pe care alegi să scrii, depinde de tine. Doar asigurați-vă că este potrivit cu corpul scrisorii dvs. și că vă ajută destinatarul să înțeleagă cine le scrie.

8. Nu uitați să corectați

Corectarea este unul dintre cei mai importanți pași în procesul de scriere a scrisorii. Trimiterea unei scrisori de afaceri plină de greșeli de ortografie și gramatică este neprofesională și probabil că nu vă va oferi răspunsul pe care îl căutați.

Cu toate acestea, nu numai că ar trebui să vă corectați lucrarea, ci și să o citiți cu voce tare. Poate părea o prostie, dar uneori tonul nostru nu decurge așa cum ne așteptăm la text. Pentru a evita orice neînțelegeri, asigurați-vă că citiți rapid corpul scrisorii cu voce tare înainte de a o trimite.

Urmați acești pași pentru a crea scrisoarea de afaceri perfectă din SUA

Până acum, convențiile pentru scrierea unei scrisori de afaceri din SUA ar fi putut fi confuze sau greu de găsit. Urmând acești 8 pași simpli, acum te poți simți încrezător că scrisoarea ta este respectuoasă, adecvată și obligat să primească un răspuns.

Asigurați-vă că faceți referire frecvent la acest ghid atunci când scrieți următoarea scrisoare de afaceri pentru a asigura o corespondență eficientă între dvs. și destinatar.