Construiți un proces eficient de raportare a performanței cu aceste 8 sfaturi

Publicat: 2022-08-05

Sondajul nostru recent a relevat un fapt surprinzător: în ciuda tuturor instrumentelor de raportare disponibile pe piață, 50% dintre companii se bazează în continuare pe foi de calcul pentru a crea rapoarte de performanță . Și aproximativ jumătate dintre respondenți raportează prin prezentări sau documente care necesită muncă manuală repetitivă.

În lumea automatizării, copierea-lipirea și actualizarea manuală a tabelelor nu este și nu poate fi un proces de raportare eficient din mai multe motive:

  • Petreci prea mult timp creând un raport decât acționând în baza lui
  • Munca manuală crește posibilitatea erorilor umane
  • Foile de calcul trebuie trimise manual restului echipei, clienților sau managerilor, ceea ce crește posibilitatea de duplicare sau eroare a datelor
  • Este imposibil să vă scalați operațiunile, deoarece veți avea nevoie de tot mai mult timp și efort pentru a finaliza sarcini simple

Sunteți deja obligat să vă regândiți procesul de raportare? Acum că v-am atras atenția, vă vom împărtăși cele mai bune practici de raportare aplicate de experți din întreaga lume pentru a vă ajuta să îmbunătățiți raportarea de îndată de astăzi.

Să ne scufundăm direct.

  • Cum arată un proces tipic de raportare la o companie?
  • Cum să creați un proces eficient de raportare a performanței: 8 bune practici

Cum arată un proces tipic de raportare la o companie?

Toate companiile care au participat la sondajul nostru recent văd că procesul lor actual de raportare este eficient: 70% dintre ele chiar îl evaluează ca fiind foarte eficient.

proces eficient de raportare

Dar dacă aruncați o privire mai atentă asupra datelor și a modului în care arată de fapt practicile lor de raportare, puteți vedea că este o mulțime de muncă redundantă implicată, de la utilizarea foilor de calcul și introducerea datelor până la copierea și inserarea diagramelor din instrumentele de analiză a datelor în prezentări.

activitati de raportare

Ceea ce multe companii nu fac este să se îndepărteze și să arunce o privire asupra întregii imagini a modului în care raportarea se încadrează în activitățile lor zilnice, săptămânale și lunare. Din fericire, mulți participanți la sondaj cu care am discutat sunt conștienți de faptul că automatizarea este calea de urmat, chiar dacă consideră că procesul lor de raportare este „suficient de bun” (cel puțin pentru moment).

„Știm că există cu siguranță loc de îmbunătățire, dar procesul nostru actual de raportare ne oferă datele de care avem nevoie în acest moment”, spune Craig Anderson de la Express Dentist. „Ne vom optimiza procesele adăugând mai multă automatizare.”

Tim Schroeder de la Starting a Blog și echipa sa se gândesc, de asemenea, să introducă instrumente de automatizare în procesul lor de raportare. „Ne-am dat seama că a face totul manual necesită destul de mult timp, ceea ce a făcut ca echipa mea să facă erori umane”, explică Schroeder. „Acest lucru ne-a afectat rezultatele finale, așa că s-ar putea să colectăm date în curând folosind software-ul de raportare. Drept urmare, poate genera informații în timp real, care pot fi valorificate în avantajul nostru.”

Deoarece majoritatea companiilor pe care le-am chestionat produc până la 20 de rapoarte pe lună, imaginați-vă cât de mult timp ar economisi prin înlocuirea doar a câțiva pași de raportare manuală cu rapoarte de performanță automate, cum ar fi cele disponibile în Databox.

numărul de rapoarte pe lună

Unele companii sunt conștiente că există loc de îmbunătățire în procesul lor de raportare a performanței, dar lipsa timpului sau a personalului specializat le poate împiedica să facă modificările necesare. Cu toate acestea, chiar dacă procesul dvs. de raportare este încă puțin „încărcat” deoarece conduceți un startup, Jeet Mehta de la Swift este de acord că instrumentele fiabile și de calitate care răspund nevoilor companiei dvs. pot fi esențiale pentru scalare. „Va trebui să adoptăm instrumente de raportare mai bune pe măsură ce creștem”, confirmă Mehta.

Înrudit : Cum raportarea automată a economisit timp, bani și dureri de cap pentru 16 agenții

Cum să creați un proces eficient de raportare a performanței: 8 bune practici

Am rugat peste 30 de experți să ne împărtășească modul în care au creat procese eficiente și scalabile de raportare a performanței. Acestea sunt cele 8 bune practici pe care trebuie să le urmați.

  1. Utilizați software de automatizare pentru a genera rapoarte
  2. Încurajează creativitatea în analiza datelor
  3. Luați în considerare publicul țintă
  4. Adresați driverele valorii cheie
  5. Stabiliți obiective concise și clare
  6. Includeți benchmark-uri din industrie
  7. Urmăriți performanța individuală a membrilor echipei
  8. Alocați timp pentru a revizui rapoartele împreună cu echipa dvs

1. Utilizați software de automatizare pentru a genera rapoarte

Software-ul de automatizare facilitează crearea și partajarea rapoartelor, deoarece elimină sarcinile redundante care ocupă mult timp: introducerea datelor, calcule manuale, copierea și lipirea diagramelor și tabelelor și multe altele. Deoarece calculele sunt efectuate automat și datele sunt preluate direct de la sursă în instrumentul dvs. de raportare, posibilitatea de eroare umană este, de asemenea, redusă, iar acuratețea raportului dvs. crește dramatic.

Kate Zhang de la Kate Backdrop confirmă că procesul ei de raportare a beneficiat de introducerea automatizării. „Automatizarea asigură că datele sunt exacte și actualizate. În plus, am economisit timp, nefiind nevoiți să generăm rapoarte manual”, spune Zhang.

Daniel Chen și echipa sa de la Airgram au văzut rezultate pozitive după ce au adăugat instrumente de automatizare procesului lor de raportare. „Software-ul ne-a ajutat să eficientizăm procesul și să îl facem mai eficient”, spune Chen și adaugă că procesul lor de raportare a performanței este acum automatizat de la început până la sfârșit. „Aceasta înseamnă că putem crea rapoarte mult mai rapid și cu mai puțin efort decât înainte. Calitatea rapoartelor noastre s-a îmbunătățit, de asemenea, datorită capacității software-ului de a culege date rapid și precis.”

Înrudit : Cum să configurați un sistem de raportare automatizat: sfaturi, instrumente și cele mai bune practici

2. Încurajează creativitatea în analiza datelor

Diferite tipuri de rapoarte și combinații de date vă vor permite să vă urmăriți în mod constant performanța, dar și să descoperiți noi moduri de a analiza datele și de a veni cu abordări inovatoare ale strategiei dvs. Acest lucru vă va ajuta să vă monitorizați cei mai relevanți KPI și să progresați spre obiectivele dvs., dar în același timp să căutați unghiuri care să vă ajute să vă diferențiați de concurenți.

„Avem un set de rapoarte care au fost gândite de la început și am convenit să rămână consecvente pentru a arăta evoluția anumitor valori”, spune Charles Cridland de la YourParkingSpace.

„În același timp, nu vrem să pierdem informații și să limităm creativitatea echipei – așa că încurajăm noi unghiuri ad-hoc pentru a analiza datele. Astfel, obținem fiabilitatea datelor, o nouă privire asupra dezvoltării pieței și satisfacția muncii, deoarece raportarea nu devine plictisitoare și monotonă.”

Înrudit : 7 întrebări de analiză a datelor pentru a vă îmbunătăți procesul de raportare a afacerii

3. Luați în considerare publicul țintă

Rapoartele de performanță sunt de obicei destinate managerilor de echipă, dar uneori, acționarii companiei, investitorii sau chiar angajații vor fi cei care le citesc. În funcție de subiectul și tipul raportului de performanță, înainte de a începe să îl compilați, luați în considerare publicul țintă. De ce au vrut ei raportul în primul rând? Ce informații trebuie să transmiteți? Cum reprezentați datele? Ce concluzii speră să obțină publicul?

Potrivit lui Candice Moses of Information, s-a dovedit că această abordare funcționează. „În timp ce încercam să-mi îmbunătățesc raportul de performanță, am învățat să iau în considerare publicul țintă. Înainte de a începe să scriu un raport de performanță, am luat în considerare motivele lor pentru a solicita unul. Mi-am pus următoarele întrebări: Care este publicul meu vizat? Ce vor: un raport larg de performanță sau un anumit raport de performanță? Le este de vreun folos acest raport de performanță?”

O chestiune critică în rapoartele de performanță pentru diferite audiențe este nivelul de înțelegere pe care îl au despre subiectul pe care îl raportați. Dacă managerii executivi ai companiei doresc să afle despre performanța echipei de marketing, ar trebui să adoptați o abordare simplă și să evitați să complicați prea mult raportul cu prea multe valori detaliate. Conducerea de vârf este de obicei mai interesată de bugete și venituri, așa că pe asta ar trebui să vă concentrați: raportați cât de eficient folosește echipa dvs. bugetul și rentabilitatea investiției pe care o generați.

Înrudit : Strategia de raportare pentru mai multe audiențe: 6 sfaturi pentru început

4. Stabiliți obiective concise și clare

Stabilirea obiectivelor SMART sau utilizarea unei alte tehnici de planificare a obiectivelor vă va ajuta să definiți clar ceea ce doriți să obțineți cu rapoartele dvs. Având în vedere un obiectiv specific, va fi mai ușor să determinați ce KPI să măsoare, cât de des să le monitorizați și cum să le prezentați publicului dvs. De asemenea, obiectivele clare și concise vă vor motiva și vă vor ajuta să înțelegeți cum sunt aliniate obiectivele procesului de raportare cu obiectivele de nivel înalt ale companiei și cum contribuie acestea la creșterea afacerii.

Urmărirea progresului în raport cu obiectivele vă menține pe drumul cel bun, spune James Jason de la Notta AI și împărtășește o strategie simplă de urmărire.

„Am descoperit că cea mai bună modalitate de a crea un proces eficient de raportare a performanței este de a stabili obiective clare și concise și apoi de a urmări progresul față de aceste obiective în mod regulat. Crearea unei foi de calcul simplă cu obiectivele într-o coloană și progresul față de acele obiective într-o altă coloană este cea mai bună modalitate de a urmări progresul. Acest lucru îmi permite să văd dintr-o privire cât de bine ne descurcăm și unde trebuie să ne îmbunătățim.”

5. Adresați driverele valorii cheie

Măsurătorile performanței vă permit să abordați factorii cheie de valoare din afacerea dvs., cum ar fi experiența clienților, angajații, performanța financiară. În comparație doar cu KPI-urile, identificarea factorilor cheie de valoare vă poate ajuta să prioritizați sarcinile, rămânând în același timp aliniat cu ceea ce definește cu adevărat succesul pentru compania dvs.

De exemplu, dacă identificați un pas din procesul dvs. de raportare ca fiind un blocaj care îi împiedică pe angajați să obțină eficiență maximă, automatizarea acelui pas poate muta acul pentru procesul de raportare și pentru întreaga organizație.

Potrivit lui Candice Moses, managementul riscului este la fel de important ca și execuția strategiei, așa că cunoașterea factorilor cheie de valoare vă ajută să „triegeți” problemele și oportunitățile care trebuie abordate mai întâi.

„Pe lângă rezultatele operaționale, m-am concentrat și pe măsurători care evaluează progresul execuției strategiei, precum și managementul riscului, asigurându-mă că măsurile sprijină deciziile investitorilor. KPI-urile se concentrează pe anumite zone ale afacerii care au posibilități și pericole. Astfel de KPI-uri ar trebui să fie mai degrabă specifice decât ample. Ei ar trebui să direcționeze modul în care anumite zone ale companiei ar trebui să fie gestionate, mai degrabă decât să încerce să remedieze fiecare problemă și lipsă.”

De asemenea, este esențial să ne concentrăm asupra potențialilor și viitori factori de valoare, nu doar pe ceea ce a funcționat în trecut.

„Am învățat că trebuie să mă concentrez și pe indicatorii de performanță în curs de dezvoltare, mai degrabă decât doar pe indicatorii de performanță care se concentrează pe performanța și istoricul anterioare”, spune Moses.

6. Includeți benchmark-uri în industrie

În rapoartele de performanță, nu este suficient să știi unde te afli în comparație cu performanța din ultima lună sau din ultimul an. De asemenea, este esențial să îți evaluezi rezultatele în comparație cu concurenții tăi.

Aceste date vor:

  • Vă permite să identificați zonele de îmbunătățire
  • Înțelegeți tendințele care apar în industria dvs
  • Vă ajută să vă stabiliți obiective realizabile, dar semnificative

Alexandra Fennell și echipa ei de la Attn: Grace folosesc benchmark-uri în rapoartele lor de performanță, astfel încât să poată avea o imagine clară a succesului lor în industria lor, dincolo de venituri și satisfacția clienților.

„Evaluarea comparativă ne ajută să ne evaluăm performanța în comparație cu concurenții. Folosim puncte de date specifice, măsurabile pentru a descoperi unde prosperăm și performam slab. Cu aceste informații, putem face îmbunătățiri direcționate care ne valorifică punctele forte și ne deosebesc mai mult de concurență”, explică Fennell.

7. Urmăriți performanța individuală a membrilor echipei

Pentru a profita la maximum de procesul de raportare, nu urmăriți doar performanța echipei, ci asigurați-vă că monitorizați și performanța individuală a membrilor echipei.

Scopul urmăririi performanței pentru fiecare membru al echipei nu este de a identifica și certa un angajat cu performanțe slabe. Dimpotrivă, este să identifici obstacolele și deficiențele și să vină cu antrenamente, idei și soluții pentru a ajuta pe toți membrii echipei să performeze la vârf și să introducă stimulente adecvate. Un instrument bun de raportare poate ajuta foarte mult aici.

„Aici la TeleCRM, instrumentul de raportare ne ajută să urmărim membrii echipei din departamentul de vânzări și să îi ajutăm pe cei care rămân în urmă oriunde. Chiar și urmărim cât de mult venitul total a adus fiecare membru companiei, astfel încât să le putem oferi stimulente în consecință, în funcție de atingerea țintei lunare”, își împărtășește strategia Hardik Masani de la TeleCRM.

„Inițial, am avut un sistem de raportare în care puteam vedea doar apelurile totale, durata totală și vânzările totale. Dar, treptat, am construit-o astfel încât acum să putem urmări mai multe lucruri, inclusiv primul lor apel (ajută să urmărim la ce oră încep să lucreze în ziua respectivă) și ultimul apel (la ce oră își termină munca). Acest lucru ne-a ajutat enorm să închidem mai mulți clienți potențiali, să ne creștem vânzările și, de asemenea, să ne păstrăm clienții.”

Înrudit : Raportarea valorilor de vânzări: Urmăriți acești 16 KPI și valori de vânzări pentru a îmbunătăți performanța echipei dvs. de vânzări

8. Alocați timp pentru a revizui rapoartele cu echipa dvs

O întâlnire lunară a echipei în care veți examina rapoartele împreună cu colegii dvs. este o modalitate excelentă de a încheia procesul de raportare. Oferirea echipei dvs. de informații directe asupra performanței lor și permiterea acestora să participe la analiză le oferă șansa de a se gândi în mod activ la problemele apărute și la posibilele modalități de a le rezolva, precum și la identificarea strategiilor de succes care le-au sporit performanța.

Aceste sesiuni de revizuire a echipei este exact ceea ce face James Jason la compania sa.

„Am descoperit că este util să revizuiesc rapoartele de performanță împreună cu echipa mea în mod regulat. Acest lucru ne ajută să ne asigurăm că toată lumea este pe aceeași pagină și că lucrăm cu toții către aceleași obiective. Rezultatul acestor eforturi a fost un proces eficient de raportare a performanței, care ne ajută să urmărim progresul nostru, să identificăm domeniile de îmbunătățire și să facem schimbări în consecință și să ne asigurăm că toți facem tot posibilul pentru a contribui la aceleași obiective”, conchide Jason.

Liam Johnson de la TheHitchStore este de acord că revizuirile rapoartelor de performanță sunt esențiale pentru menținerea eficienței și menținerea echipei dumneavoastră responsabilă pentru munca lor.

„Cea mai bună modalitate de a crea un proces eficient de raportare a performanței este să vă concentrați pe două lucruri: eficiență și responsabilitate. Pentru eficiență, îmi place să folosesc un fel de listă de verificare pentru rapoartele lunare ale fiecărui angajat, astfel încât să nu existe nicio scuză pentru a rata oricare dintre pașii necesari. Avem o întâlnire regulată în care toți angajații au ocazia să discute despre obiectivele lor și despre cum le vor atinge. Acest lucru ne ajută să vedem ce necesită îmbunătățiri și ne asigură că nimeni nu va fi lăsat în frig când vine timpul pentru următoarea rundă de raportare.”

Puneți rapoartele pe Autopilot cu Databox

Știm, este greu să faci o schimbare. Mai ales când ai gândit un proces de sus în jos, chiar dacă are câteva neajunsuri. Ați învățat deja cum să profitați la maximum de foile de calcul și ați ajuns foarte repede la copierea și inserarea diagramelor circulare.

Dar ce se întâmplă dacă procesul tău poate deveni instantaneu mai eficient? Ocupă mai puțin timp și efort? Fără a vă perturba fluxul de lucru?

S-ar putea să vă îngrijorați că tranziția va dura timp. Dar vă garantăm că va dura mult mai puțin timp decât următorul raport de foaie de calcul pe care trebuie să îl completați manual.

Ușurează-ți drumul către un nou proces de raportare a performanței, care va schimba jocul, cu Databox.

Singurul lucru pe care va trebui să-l faceți manual este să recomandați următorii pași pe baza raportului dvs., care ar:

  • Fiți generat automat la orice oră doriți.
  • Aveți elemente dinamice care vă asigură că datele sunt actualizate.
  • Fii trimis automat oricui are nevoie să le vadă.
  • Exportați raportul dacă aveți nevoie de el pentru o întâlnire sau o prezentare

Sunteți gata să spuneți povești mai convingătoare cu datele dvs., să creșteți performanța echipei și să vă economisiți timp în acest proces? Înscrieți-vă pentru un plan pentru totdeauna gratuit astăzi!