Эффективные способы решения проблемы нехватки кадров в организации

Бюро трудовой статистики США объявило, что 4,2 миллиона американцев покинули свои рабочие места, что является самым высоким показателем с 2000 года, и еще 1,4 миллиона человек были уволены и уволены со службы.

Этот исторически высокий уровень отсева сотрудников привел к бессрочному кадровому кризису для предприятий, что негативно сказалось на росте, прибыльности и других показателях. Однако причины недоукомплектованности также могут быть связаны с бюджетными ограничениями, плановыми или незапланированными отсутствиями сотрудников и т. д.

В результате существующая рабочая сила должна взять на себя дополнительную рабочую нагрузку, которая не является устойчивой в долгосрочной перспективе. Это приводит к выгоранию сотрудников, снижению качества проектов и т. д. Поэтому организации должны надлежащим образом решать проблемы нехватки персонала, чтобы поддерживать эффективность и производительность.

В этой статье рассказывается о некоторых эффективных способах решения проблем нехватки персонала в организации и о том, как программное обеспечение Saviom для управления ресурсами может помочь упростить эту задачу.

Итак, приступим –

1. Как нехватка персонала влияет на организацию?  

В организации с недостаточным персоналом часто наблюдается резкое снижение нескольких показателей, таких как производственные мощности, производительность труда сотрудников, время выполнения работ и прибыльность. Это связано с тем, что они не смогут выполнять стандартную рабочую нагрузку и могут чрезмерно использовать своих существующих сотрудников, выделяя дополнительную работу для выполнения требований проекта. Это вызывает физическое истощение, стресс и выгорание, что приводит к снижению производительности.

Кроме того, из-за дополнительной рабочей нагрузки сотрудники могут срывать сроки или не предоставлять качественные продукты. Если ситуация сохранится в течение длительного времени, они могут потерять интерес к своей работе и в конечном итоге уйти в отставку. Высокая текучесть кадров дорого обходится предприятиям, поскольку при увольнении работника оплачиваются прямые расходы на увольнение, а также несут дополнительные расходы на набор и обучение новых работников.

Внезапное сокращение существующей рабочей силы может усугубить проблему нехватки кадров. Кроме того, высокая текучесть кадров на уже недоукомплектованном рабочем месте может привести к остановке операций в экстремальных обстоятельствах, что нанесет ущерб репутации и рыночной стоимости компании.

Теперь, когда последствия нехватки персонала ясны, вот что вы можете сделать.

2. Способы решения проблем нехватки персонала

Недоукомплектованность персоналом может значительно снизить организационную эффективность, влияя на прибыль и прибыль фирмы. Но с некоторыми его последствиями можно бороться соответствующими мерами. Вот как:

2.1. Приоритизация проектов на основе стратегических целей

Когда ресурсы компании ограничены, жизненно важно отдавать приоритет проектам с добавленной стоимостью, которые обещают более высокую рентабельность инвестиций. Например, если у организации есть несколько проектов в процессе, но только ограниченное количество ресурсов для работы, предпочтение может быть отдано наиболее важным проектам.

Это позволяет менеджерам распределять свои ограниченные ресурсы на подходящие проекты и увеличивать прибыль. Кроме того, расстановка приоритетов проектов помогает им достигать своих долгосрочных финансовых и стратегических целей с ограниченной рабочей силой.

2.2. Оценка потребности в ресурсах для каждого проекта

Оценка необходимых ресурсов перед началом проекта особенно важна, когда их не хватает. Отсутствие точной оценки требований проекта и необходимых навыков приведет к неадекватной производительности ресурсов, что приведет к низкому качеству, неудовлетворенности клиентов и перерасходу средств.

Когда руководители проектов заранее оценивают потребности в ресурсах, это дает им достаточно времени для определения и распределения ресурсов. Это также поможет им внедрить способы обеспечения ресурсами, такие как обратная засыпка, обучение и т. д., чтобы смягчить нехватку ресурсов. Это позволяет менеджерам выполнять качественные проекты с ограниченной доступностью ресурсов.

2.3. Оптимизируйте прибыльное использование каждого ресурса

Когда в организациях не хватает персонала, ресурсы, как правило, используются чрезмерно из-за чрезмерной рабочей нагрузки, что приводит к стрессу и выгоранию. С другой стороны, когда сотрудников часто просят выполнять неоплачиваемые задачи, это приводит к снижению морального духа и отчуждению.

Внедряя методы оптимизации ресурсов, менеджеры могут обеспечить равномерное распределение рабочей нагрузки тех ресурсов, которые чрезмерно используются. Они также могут мобилизовать недоиспользованные ресурсы из проектов, не подлежащих оплате, в проекты, подлежащие оплате, для увеличения финансовой отдачи. Это повысит производительность, повысит производительность, увеличит получение доходов и предотвратит скуку или отстраненность.

2.4. Применять стратегию ротации/обратной засыпки во время инициации проекта

Когда проекту требуются критически важные ресурсы для выполнения задачи, но они уже зарезервированы, может быть сложно заполнить эти вакансии в короткие сроки. Чтобы помочь заполнить эти пробелы, менеджер ресурсов может использовать стратегии ротации и обратной засыпки. Это происходит только после определения того, достиг ли проект устойчивого состояния, при котором отсутствие критического ресурса не окажет на него негативного влияния.

Менеджер ресурсов договаривается с заинтересованным руководителем проекта о выделении жизненно важного ресурса для нового проекта, и на вакансию назначается подходящее заполнение. Это позволяет новому проекту приобретать необходимые специализированные навыки, не мешая существующему. Кроме того, это гарантирует, что оба требования проекта будут выполнены без сбоев или рисков, несмотря на ограниченные ресурсы.

2.5. Делитесь ресурсами через границы матрицы

Организации должны задействовать максимальный потенциал существующих ресурсов для обеспечения качества проекта. Однако это может быть непросто, когда организации работают с ограниченным кадровым резервом. Одним из эффективных способов сделать это является внедрение межведомственного сотрудничества. Эта стратегия позволяет сотрудникам работать над проектами, которые не относятся к их соответствующим отделам, но все же требуют их талантов.

Это позволяет сотрудникам диверсифицировать свои портфели и наборы навыков, предоставляя новые возможности для обучения. Кроме того, когда сотрудники общаются и делятся своими знаниями и опытом, это помогает им учиться и расти. Таким образом, предприятия могут разумно использовать существующую рабочую силу, успешно реализовывать проекты и повышать эффективность.

2.6. Инвестируйте в программы повышения квалификации  

Один из наиболее эффективных способов повышения эффективности при нехватке персонала — это проведение программ развития нескольких навыков. Например, если задача требует ресурсов, обладающих компетенцией в двух отдельных навыках, мульти-навыки гарантируют, что вместо двух разных людей только один человек будет подготовлен для выполнения задачи.

Многие сотрудники умеют выполнять различные задачи, требующие различных компетенций. В результате организации могут использовать эти ресурсы и оттачивать свои навыки, чтобы распределять их на различные проекты. Таким образом, организации не упустят новые возможности и сохранят эффективность даже при меньшем пуле ресурсов.

2.7. Использование условных ресурсов для удовлетворения краткосрочных потребностей

Когда для краткосрочного проекта требуется специализированный ресурс, который в настоящее время отсутствует в кадровом резерве организации, наем условного ресурса может помочь в достижении цели. Организации могут нанимать временных работников, таких как фрилансеры или подрядчики, через поставщиков-иммигрантов, особенно если это единовременное требование.

Таким образом, они могут избежать дополнительных накладных расходов, связанных с наймом постоянных сотрудников или полной потерей возможности. Это также сократит время обучения, сведет к минимуму ненужные циклы найма и увольнения, поможет сформировать правильное сочетание постоянного и временного персонала и повысит общую эффективность бизнеса.

Давайте посмотрим, как инструмент управления ресурсами эффективно решает проблему нехватки рабочей силы.

3. Как расширенный инструмент управления ресурсами может помочь справиться с нехваткой персонала в организации?

Программное обеспечение Saviom для управления ресурсами с централизованной видимостью в режиме реального времени позволяет организациям эффективно управлять нехваткой персонала в организациях.

• Функция прогнозирования ресурсов может заранее определить потребность в ресурсах. Это позволит принять соответствующие меры для преодоления разрыва между спросом и пропускной способностью, а также поможет сократить любые будущие ограничения ресурсов и оптимизировать распределение ресурсов.
• Отчет «Прогноз и фактические данные» помогает определить время, затраченное на выполнение задания, по сравнению с расчетным временем. Таким образом, менеджеры могут оценить, требуется ли ресурсам больше времени для выполнения задачи, чем предполагалось, особенно когда ресурсы ограничены или есть перерасход бюджета, и принять корректирующие меры, чтобы обеспечить судьбу проекта.
• Отчеты об использовании и тепловые карты с цветовой кодировкой позволяют менеджерам определить, используются ли их ограниченные ресурсы чрезмерно или недостаточно. Соответственно, они могут применять соответствующие меры для оптимизации распределения.

Все эти функции управления ресурсами помогают решить проблему нехватки персонала.

4. Вывод

В сегодняшней жесткой конкурентной среде крайне важно принимать соответствующие меры для обеспечения долгосрочной жизнеспособности и прибыльности бизнеса. Даже если ваша организация недоукомплектована персоналом, вышеупомянутые методы будут держать вас на плаву и позволят вам сохранить свое конкурентное преимущество. Более того, в сочетании с правильным программным обеспечением для управления ресурсами производительность и эффективность вашей компании резко возрастут, что приведет ее к новым вершинам успеха.