Как отформатировать деловое письмо в США
Опубликовано: 2022-08-09Скорее всего, вам нужно написать деловое письмо, и вы немного обеспокоены тем, что не сможете правильно его отформатировать. Если это так, вы пришли в нужное место.
В этом кратком руководстве мы рассмотрим 8 простых шагов, чтобы написать эффективное деловое письмо в США.
Как написать деловое письмо в США
- Выберите формат блока
- Добавьте свой адрес
- Не забудьте указать дату
- Рассмотрим опорную линию
- Совершенствуйте свое приветствие
- Основная часть вашего письма
- Примите решение о соответствующей подписке
- Не забудьте вычитать
1. Выберите формат блока
Блочное форматирование относится к стороне страницы, по которой ваше письмо будет оправдано. Существует два основных типа: полный блок и модифицированный блок. Давайте рассмотрим их обоих.
Полноблочное форматирование означает, что элементы письма выравниваются по левому полю. Большинство типов писем пишутся с выравниванием слева.
Модифицированный блочный формат означает, что большинство элементов выравниваются по левому краю, но некоторые элементы также выравниваются по правому краю. Типичным примером является написание вашего адреса слева и адреса получателя справа.
Блочное форматирование позволяет более компактно разместить самую важную информацию. Гораздо проще привлечь внимание HR-специалистов к тому, что вы пытаетесь донести. Помимо своих стратегических преимуществ, блочное форматирование также является стандартной компоновкой деловых писем в США.
2. Добавьте свой адрес
Даже если у вас есть личные отношения с деловым контактом, которому вы пишете, всегда важно добавить свой адрес. Это может показаться ненужным, но на самом деле это обычная практика.
Вы когда-нибудь пользовались услугой написания сопроводительного письма или резюме? Обратите внимание, что они всегда включают ваш адрес во все, что вы у них заказываете, будь то резюме, сопроводительное письмо или деловое письмо.
Это не только прагматично, но и очень вежливо. Отсутствие адреса заставляет получателя искать его, что в деловом мире считается довольно грубым.
3. Не забудьте указать дату
Как и ваш адрес, добавление даты к письму — это важный шаг, который легко упустить из виду. Это поможет и вам, и вашему получателю в долгосрочной перспективе.
Ваше письмо — лишь одно из сотен писем, которые регулярно получает ваш получатель. Без даты легко забыть, когда ваше письмо было отправлено и как быстро на него нужно ответить.
Однако с датой ваш получатель будет знать, когда принять меры по вашему письму, и вы получите свой ответ как можно быстрее.
4. Добавление опорной линии
Справочная строка может быть чрезвычайно полезным дополнением к вашему письму, в зависимости от контекста. Строка ссылки, начинающаяся с «re:», помогает подвести итог тому, о чем ваше письмо.
Они обычно используются компаниями, отвечающими на запросы клиентов. Например, если вы обратились в компанию по поводу онлайн-заказа, который так и не появился у вас на пороге, вы можете получить ответ со справочной строкой, которая гласит: «Re: Missing Online Order».
Если вы отвечаете на деловое письмо или даже если ваш получатель ожидает вашего письма, лучше всего добавить строку ссылки.
5. Совершенствуйте свое приветствие
Итак, теперь, когда вы завершили всю логистику вашего письма, пришло время создать соответствующее приветствие. Всегда лучше использовать имя человека, к которому обращаются, если это возможно — просто убедитесь, что вы правильно назвали имя.
Вы также можете полностью пропустить имя и обращаться к получателю по его титулу и фамилии, например, «Доктор С. Смит», или «мисс. Максвелл.
Почему правильное приветствие так важно? Представьте, что вы подаете заявку на контракт, и ваше письмо начинается со слов «ФАО, кого бы это ни касалось» или «Уважаемый владелец бизнеса». Обычным приветствием вы намекаете, что не особо вкладывались в то, что собираетесь сказать.
Используя конкретное правильное приветствие, вы сигнализируете получателю, что нашли время, чтобы узнать о другой стороне. Это повысит ваши шансы на ответ.
6. Основная часть вашего письма
Хотя для большей части вашего письма не существует определенного стандартного форматирования, здравый смысл подсказывает, что нужно оставаться последовательным. Например, какой бы шрифт вы ни начали, это шрифт, который вы должны использовать на протяжении большей части вашего письма.
Что касается фактического содержания вашего письма, то, что вы напишете, конечно же, будет уникальным для вас и цели вашего письма. Хотя вам не нужно следовать строгому правилу из трех строк в абзаце, вы определенно должны сделать свое письмо как можно более кратким.
Люди читают деловые письма, чтобы быстро и эффективно усваивать информацию. Они не хотят просматривать какой-либо дополнительный контент. Будет вежливо сохранить ваше письмо как можно более точным.
По той же причине вам также следует избегать добавления постскриптума или «PS» в конце вашего письма. Вместо этого постарайтесь дать своему читателю быстрый и простой призыв к действию.
Например, если вы хотите конкретный ответ, закончите вопросом. Или, если вы просто хотите поболтать после того, как получатель прочитает ваше письмо, попросите, чтобы он связался с вами после прочтения, и добавьте, предпочитаете ли вы телефонный звонок, электронную почту или другую форму связи.
7. Примите решение о соответствующем выходе
Когда тело вашего письма завершено, пришло время решить, как вы хотите его подписать. Мы предлагаем закончить ваше письмо вежливой фразой, например «С наилучшими пожеланиями», за которой следует ваше полное имя. Другие распространенные фразы, такие как «С уважением», можно использовать, но они могут быть немного устаревшими.
Вы также можете добавить название своей компании под своим полным именем. В зависимости от влияния, которое вы хотите оказать, может иметь смысл также добавить название вашей компании. Если вы пишете письмо от имени своей команды, не бойтесь также упомянуть свою команду или отдел.
Какую подпись вы решите написать, зависит от вас. Просто убедитесь, что оно соответствует тексту вашего письма и помогает получателю понять, кто его пишет.
8. Не забывайте вычитывать
Вычитка — один из самых важных этапов в процессе написания письма. Отправка делового письма, изобилующего орфографическими и грамматическими ошибками, непрофессиональна и, вероятно, не даст вам ожидаемого ответа.
Однако вы должны не только вычитывать свою работу, но и читать ее вслух. Это может показаться глупым, но иногда наш тон не соответствует тому, что мы ожидаем от текста. Чтобы избежать недоразумений, не забудьте быстро прочитать текст письма вслух перед его отправкой.
Следуйте этим шагам, чтобы составить идеальное деловое письмо в США
До сих пор правила написания делового письма в США могли быть запутанными или труднодоступными. Выполнив эти 8 простых шагов, вы теперь можете быть уверены, что ваше письмо уважительно, уместно и обязательно получит ответ.
Не забывайте часто обращаться к этому руководству при написании следующего делового письма, чтобы обеспечить эффективную переписку между вами и вашим получателем.