Создайте эффективный процесс отчетности о производительности с помощью этих 8 советов

Наш недавний опрос выявил удивительный факт: несмотря на все доступные инструменты отчетности на рынке, 50% компаний по-прежнему полагаются на электронные таблицы для создания отчетов об эффективности . И около половины респондентов отчитываются с помощью презентаций или документов, которые требуют повторяющейся ручной работы.

В мире автоматизации копирование, вставка и обновление таблиц вручную не является и не может быть эффективным процессом отчетности по нескольким причинам:

• Вы тратите слишком много времени на создание отчета, чем на его выполнение
• Ручная работа увеличивает вероятность человеческой ошибки
• Электронные таблицы необходимо вручную отправлять остальным членам команды, клиентам или менеджерам, что увеличивает вероятность дублирования или ошибочных данных.
• Невозможно масштабировать ваши операции, так как вам просто потребуется все больше и больше времени и усилий для выполнения простых задач.

Вы уже вынуждены переосмыслить процесс отчетности? Теперь, когда мы привлекли ваше внимание, мы поделимся передовыми методами отчетности, применяемыми экспертами со всего мира, чтобы помочь вам улучшить отчетность уже сегодня.

Давайте погрузимся прямо в.

• Как выглядит типичный процесс отчетности в компании?
• Как создать эффективный процесс отчетности о производительности: 8 лучших практик

Как выглядит типичный процесс отчетности в компании?

Все компании, участвовавшие в нашем недавнем опросе, считают текущий процесс отчетности эффективным: 70% из них даже оценивают его как очень эффективный.

Но если вы внимательно посмотрите на данные и на то, как на самом деле выглядят их методы отчетности, вы увидите, что требуется много избыточной работы, от использования электронных таблиц и ввода данных до копирования и вставки диаграмм из инструментов анализа данных в презентации.

Чего многие компании не делают, так это отстраняются и смотрят на всю картину того, как отчетность вписывается в их ежедневную, еженедельную и ежемесячную деятельность. К счастью, многие участники опроса, с которыми мы разговаривали, знают, что автоматизация — это правильный путь, даже если они считают, что их процесс отчетности «достаточно хорош» (по крайней мере, на данный момент).

«Мы знаем, что определенно есть возможности для улучшения, но наш текущий процесс отчетности дает нам данные, которые нам нужны в данный момент», — говорит Крейг Андерсон из Express Dentist. «Мы будем оптимизировать наши процессы, добавляя больше автоматизации».

Тим Шредер из Starting a Blog и его команда также рассматривают возможность внедрения инструментов автоматизации в свой процесс отчетности. «Мы поняли, что выполнение всего вручную занимает довольно много времени, что привело к тому, что моя команда допускала человеческие ошибки», — объясняет Шредер. «Это повлияло на наши конечные результаты, поэтому вскоре мы можем собирать данные с помощью программного обеспечения для создания отчетов. В результате он может генерировать информацию в реальном времени, которую можно использовать в наших интересах».

Поскольку большинство опрошенных нами компаний составляют до 20 отчетов в месяц, только представьте, сколько времени они сэкономят, заменив несколько ручных отчетов автоматическими отчетами о производительности, такими как те, которые доступны в Databox.

Некоторые компании осознают, что процесс отчетности об эффективности можно улучшить, но нехватка времени или специализированного персонала может помешать им внести необходимые изменения. Тем не менее, даже если ваш процесс отчетности по-прежнему будет немного «лоскутным» из-за того, что вы запускаете стартап, Джит Мехта из Swift соглашается, что надежные, качественные инструменты, отвечающие потребностям вашей компании, могут иметь решающее значение для масштабирования. «По мере нашего роста нам нужно будет внедрять более совершенные инструменты отчетности», — подтверждает Мехта.

По теме : Как автоматизированная отчетность сэкономила 16 агентствам время, деньги и головную боль

Как создать эффективный процесс отчетности о производительности: 8 лучших практик

Мы попросили более 30 экспертов поделиться тем, как они создали эффективные и масштабируемые процессы отчетности о производительности. Это 8 лучших практик, которым вы можете следовать.

1. Используйте программное обеспечение для автоматизации для создания отчетов
2. Поощряйте творчество в анализе данных
3. Учитывайте свою целевую аудиторию
4. Драйверы «ключ-значение»
5. Ставьте краткие и четкие цели
6. Включить отраслевые ориентиры
7. Отслеживайте эффективность отдельных членов команды
8. Выделите время для просмотра отчетов с вашей командой

1. Используйте программное обеспечение для автоматизации для создания отчетов

Программное обеспечение для автоматизации облегчает создание отчетов и обмен ими, поскольку устраняет избыточные задачи, занимающие много времени: ввод данных, расчеты вручную, копирование и вставка диаграмм и таблиц и многое другое. Поскольку расчеты выполняются автоматически, а данные передаются непосредственно из источника в ваш инструмент отчетности, вероятность человеческой ошибки также снижается, а точность вашего отчета резко повышается.

Кейт Чжан из Kate Backdrop подтверждает, что ее процесс отчетности выиграл от внедрения автоматизации. «Автоматизация гарантирует точность и актуальность данных. Кроме того, мы сэкономили время, поскольку нам не нужно создавать отчеты вручную», — делится Чжан.

Дэниел Чен и его команда в Airgram добились положительных результатов после добавления инструментов автоматизации в процесс отчетности. «Программное обеспечение помогло нам оптимизировать процесс и сделать его более эффективным», — говорит Чен и добавляет, что их процесс отчетности о производительности теперь автоматизирован от начала до конца. «Это означает, что мы можем создавать отчеты намного быстрее и с меньшими усилиями, чем раньше. Качество наших отчетов также улучшилось благодаря способности программного обеспечения быстро и точно собирать данные».

Связанный : Как настроить автоматизированную систему отчетности: советы, инструменты и рекомендации

2. Поощряйте творчество в анализе данных

Различные типы отчетов и комбинаций данных позволят вам постоянно отслеживать эффективность, а также открывать новые способы просмотра данных и предлагать инновационные подходы к вашей стратегии. Это поможет вам отслеживать наиболее релевантные ключевые показатели эффективности и продвигаться к своим целям, но одновременно искать точки зрения, которые помогут вам выделиться среди конкурентов.

«У нас есть набор отчетов, которые были продуманы с самого начала и согласованы, чтобы показать эволюцию определенных показателей», — говорит Чарльз Кридланд из YourParkingSpace.

«В то же время мы не хотим упускать идеи и ограничивать творческий потенциал команды, поэтому мы поощряем новые специальные точки зрения на данные. Таким образом, мы добиваемся достоверности данных, свежего взгляда на развитие рынка и удовлетворенности работой, поскольку отчетность не становится скучной и однообразной».

Связанный : 7 вопросов анализа данных для улучшения процесса бизнес-отчетности

3. Рассмотрите свою целевую аудиторию

Отчеты об эффективности обычно предназначены для руководителей команд, но иногда их читают акционеры компании, инвесторы или даже сотрудники. В зависимости от темы и типа вашего отчета об эффективности, прежде чем приступить к его составлению, рассмотрите целевую аудиторию. Зачем им вообще был нужен отчет? Какую информацию вам нужно передать? Как вы представляете данные? Какие выводы зрители надеются получить?

По словам Кэндис Мозес из Information, этот подход доказал свою эффективность. «Пытаясь улучшить свой отчет об эффективности, я научился принимать во внимание свою целевую аудиторию. Прежде чем я начал писать отчет о производительности, я рассмотрел причины, по которым они его запросили. Я задал себе следующие вопросы: Какова моя целевая аудитория? Чего они хотят: общий отчет о производительности или конкретный отчет о производительности? Полезен ли им этот отчет об эффективности?

Важным моментом в отчетах об эффективности для разных аудиторий является уровень понимания ими темы, о которой вы сообщаете. Если исполнительные менеджеры компании хотят знать об эффективности вашей маркетинговой команды, вы должны использовать простой подход и избегать чрезмерного усложнения отчета слишком большим количеством подробных показателей. Высшее руководство обычно больше интересует бюджет и доход, поэтому вам следует сосредоточиться на этом: отчет о том, насколько эффективно ваша команда использует бюджет и ROI, который вы получаете.

Связанные : Стратегия отчетности для нескольких аудиторий: 6 советов для начала работы

4. Ставьте краткие и четкие цели

Постановка целей SMART или использование другого метода планирования целей поможет вам четко определить, чего вы хотите достичь с помощью своих отчетов. Имея в виду конкретную цель, будет легче определить, какие KPI измерять, как часто их отслеживать и как представлять их вашей аудитории. Четкие и краткие цели также будут мотивировать вас и помогут вам понять, как цели вашего процесса отчетности согласуются с целями компании высокого уровня и как они способствуют развитию бизнеса.

Отслеживание вашего прогресса в достижении целей помогает вам оставаться на правильном пути, — говорит Джеймс Джейсон из Notta AI и делится простой стратегией отслеживания.

«Я обнаружил, что лучший способ создать эффективный процесс отчетности по эффективности — это установить четкие и краткие цели, а затем регулярно отслеживать прогресс в достижении этих целей. Настройка простой электронной таблицы с целями в одном столбце и прогрессом в достижении этих целей в другом столбце — лучший способ отслеживать прогресс. Это позволяет мне сразу увидеть, насколько хорошо мы работаем и что нам нужно улучшить».

5. Обращайтесь к ключевым ценностным драйверам

Измерения производительности позволяют вам обращаться к ключевым факторам ценности вашего бизнеса, таким как качество обслуживания клиентов, сотрудники, финансовые показатели. По сравнению с одними ключевыми показателями эффективности определение ключевых факторов ценности может помочь вам расставить приоритеты задач, оставаясь при этом в соответствии с тем, что действительно определяет успех вашей компании.

Например, если вы определяете шаг в процессе отчетности как узкое место, которое мешает вашим сотрудникам достичь максимальной эффективности, автоматизация этого шага может сдвинуть с мертвой точки процесс отчетности и всю вашу организацию.

По словам Кэндис Мозес, управление рисками так же важно, как и реализация стратегии, поэтому знание ваших ключевых факторов ценности поможет вам «сортировать» проблемы и возможности, которые необходимо решать в первую очередь.

«В дополнение к операционным результатам я также сосредоточился на измерениях, которые оценивают ход выполнения стратегии, а также управление рисками, чтобы убедиться, что меры поддерживают решения инвесторов. KPI сосредоточены на определенных областях бизнеса, которые имеют возможности и опасности. Такие KPI должны быть конкретными, а не общими. Они должны указывать, как следует управлять определенными областями фирмы, а не пытаться решить каждую проблему и недостаток».

Также очень важно сосредоточиться на потенциальных и будущих факторах ценности, а не только на том, что работало в прошлом.

«Я понял, что мне нужно также сосредоточиться на новых показателях эффективности, а не только на скользящих показателях эффективности, которые фокусируются на предыдущей производительности и истории», — говорит Мозес.

6. Включите отраслевые тесты

В отчетах об эффективности недостаточно знать, где вы находитесь по сравнению с вашими результатами за последний месяц или год. Также очень важно оценить свои результаты по сравнению с вашими конкурентами.

Эти данные будут:

• Позволяет определить области улучшения
• Понимание тенденций, происходящих в вашей отрасли
• Помочь вам установить достижимые, но значимые цели

Александра Феннелл и ее команда в Attn: Grace используют контрольные показатели в своих отчетах об эффективности, чтобы иметь четкое представление о том, насколько они успешны в своей отрасли, помимо доходов и удовлетворенности клиентов.

«Бенчмаркинг помогает нам оценить нашу производительность по сравнению с конкурентами. Мы используем конкретные, поддающиеся измерению точки данных, чтобы определить, где мы процветаем, а где отстаем. С помощью этой информации мы можем вносить целенаправленные улучшения, которые задействуют наши сильные стороны и еще больше выделяют нас на фоне конкурентов», — объясняет Феннелл.

Сравните эффективность своей отчетности с другими компаниями

Мониторинг эффективности бизнеса, анализ и отчетность являются критически важными функциями для любой компании. Они позволяют внутренним и внешним заинтересованным сторонам узнавать и делиться тем, что работает (и не работает), чтобы люди в организации понимали, что влияет на производительность и какие корректировки необходимо внести. для того, чтобы улучшить его.

В настоящее время Databox проводит исследование внутренней отчетности, которое включает в себя все: от того, как компании подходят к отслеживанию и отчетности о своей эффективности бизнеса, до того, какие инструменты они используют, как часто они отчитываются о производительности и многое другое.

Чтобы мгновенно и анонимно сравнить свою эффективность с сотнями других компаний, заполните наш опрос, нажав на ссылку ниже.

ПРОВОДИТЬ ИССЛЕДОВАНИЕ

7. Отслеживайте эффективность отдельных членов команды

Чтобы максимально эффективно использовать отчетность, отслеживайте не только эффективность команды, но и работу отдельных членов команды.

Цель отслеживания производительности каждого члена команды не в том, чтобы выявить и отругать неэффективного сотрудника. Наоборот, нужно выявлять препятствия и недостатки и предлагать обучение, идеи и решения, которые помогут каждому члену команды работать на высоте, а также внедрять соответствующие стимулы. Хороший инструмент отчетности может помочь здесь много.

«Здесь, в TeleCRM, инструмент отчетности помогает нам отслеживать членов нашей команды в отделе продаж и помогать тем, кто где-то отстает. Мы даже отслеживаем, какой общий доход каждый участник принес компании, чтобы мы могли соответствующим образом стимулировать их в зависимости от достижения ими ежемесячной цели», — делится своей стратегией Хардик Масани из TeleCRM.

«Изначально у нас была система отчетности, в которой мы могли видеть только общее количество звонков, общую продолжительность и общий объем продаж. Но постепенно мы построили его таким образом, что теперь мы можем отслеживать несколько вещей, включая их первый звонок (помогает отслеживать, в какое время они начинают работать в этот день) и последний звонок (во сколько они заканчивают свою работу). Это очень помогло нам закрыть больше потенциальных клиентов, увеличить наши продажи, а также удержать наших клиентов».

Связанные : Отчетность по показателям продаж: отслеживайте эти 16 ключевых показателей эффективности и показателей продаж, чтобы повысить эффективность вашей команды продаж

8. Выделите время для просмотра отчетов с вашей командой

Ежемесячное совещание группы, на котором вы вместе с коллегами просматриваете отчеты, — отличный способ завершить процесс отчетности. Предоставление вашей команде прямой информации об их производительности и предоставление им возможности участвовать в анализе дает им возможность активно подумать о возникших проблемах и возможных способах их устранения, а также определить успешные стратегии, которые повысили их производительность.

Эти групповые обзорные сессии — это именно то, что Джеймс Джейсон делает в своей компании.

«Я обнаружил, что полезно регулярно просматривать отчеты о производительности вместе с моей командой. Это помогает убедиться, что все находятся на одной странице и что мы все работаем для достижения одних и тех же целей. Результатом этих усилий стал эффективный процесс отчетности об эффективности, который помогает нам отслеживать наш прогресс, определять области для улучшения и вносить соответствующие изменения, а также гарантировать, что мы все делаем все возможное для достижения одних и тех же целей», — заключает Джейсон.

Лиам Джонсон из TheHitchStore согласен с тем, что просмотр отчетов о производительности необходим для поддержания эффективности и обеспечения ответственности вашей команды за свою работу.

«Лучший способ создать эффективный процесс отчетности о производительности — сосредоточиться на двух вещах: эффективности и подотчетности. Для эффективности я предпочитаю использовать своего рода контрольный список для ежемесячных отчетов каждого сотрудника, чтобы не было оправдания пропуску какого-либо из необходимых шагов. Мы регулярно проводим собрания, на которых все сотрудники имеют возможность обсудить свои цели и способы их достижения. Это помогает нам увидеть, что нуждается в улучшении, и гарантирует, что никто не останется без внимания, когда придет время для следующего раунда отчетности».

Поставьте свою отчетность на автопилот с помощью Databox

Мы знаем, что трудно что-то изменить. Особенно, когда вы продумали процесс сверху донизу, даже если в нем есть несколько недостатков. Вы уже научились максимально эффективно использовать свои электронные таблицы и научились очень быстро копировать и вставлять круговые диаграммы.

Но что, если ваш процесс может мгновенно стать более эффективным? Тратить меньше времени и усилий? Не прерывая рабочий процесс?

Вы можете быть обеспокоены тем, что переход займет время. Но мы гарантируем, что это займет гораздо меньше времени, чем ваш следующий отчет в виде электронной таблицы, который вам нужно заполнить вручную.

Упростите себе путь к новому революционному процессу создания отчетов о производительности с помощью Databox.

Единственное, что вам нужно будет сделать вручную, — это рекомендовать следующие шаги на основе вашего отчета, а именно:

• Будьте автоматически сгенерированы в любое время вы хотите.
• Имейте динамические элементы, которые обеспечивают актуальность ваших данных.
• Автоматически отправляются всем, кому необходимо их увидеть.
• Экспортируйте отчет, если он вам нужен для встречи или презентации

Готовы рассказать более убедительные истории с вашими данными, повысить производительность вашей команды и сэкономить время? Подпишитесь на навсегда бесплатный план сегодня!