วิธีที่มีประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหาความเข้าใจในองค์กร

เผยแพร่แล้ว: 2022-09-17

สำนักงานสถิติแรงงานสหรัฐประกาศว่าชาวอเมริกัน 4.2 ล้านคนออกจากงาน ซึ่งสูงที่สุดนับตั้งแต่ปี 2543 และอีก 1.4 ล้านคนถูกเลิกจ้างและถูกปลดออกจากงาน

อัตราการออกจากงานของพนักงานที่สูงเป็นประวัติการณ์นี้ส่งผลให้เกิดวิกฤตการจัดหาพนักงานสำหรับธุรกิจอย่างไม่มีกำหนด ซึ่งส่งผลกระทบในทางลบต่อการเติบโต ความสามารถในการทำกำไร และตัวชี้วัดอื่นๆ อย่างไรก็ตาม สาเหตุที่ไม่เพียงพออาจเกิดจากข้อจำกัดด้านงบประมาณ การขาดงานตามกำหนดเวลาของพนักงานหรือโดยไม่ได้วางแผน เป็นต้น

ส่งผลให้พนักงานที่มีอยู่ต้องรับภาระงานเพิ่มเติมซึ่งไม่ยั่งยืนในระยะยาว มันนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน คุณภาพของโครงการที่ถูกบุกรุก ฯลฯ ดังนั้นองค์กรจึงต้องจัดการปัญหาที่ไม่เพียงพออย่างเหมาะสมเพื่อรักษาประสิทธิภาพและประสิทธิผล

บทความนี้เน้นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการปัญหาที่ไม่เพียงพอในองค์กร และวิธีที่ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรของ Saviom สามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพได้

มาเริ่มกันเลย—

1. การรับพนักงานไม่เพียงพอส่งผลกระทบต่อองค์กรอย่างไร  

องค์กรที่ขาดแคลนบุคลากรมักจะพบว่าตัวชี้วัดหลายอย่างลดลงอย่างรวดเร็ว เช่น กำลังการผลิต ประสิทธิผลของพนักงาน เวลาตอบสนอง และความสามารถในการทำกำไร เนื่องจากพวกเขาจะไม่สามารถเติมเต็มปริมาณงานมาตรฐานได้ และอาจใช้พนักงานที่มีอยู่มากเกินไปด้วยการจัดสรรงานพิเศษเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของโครงการ สิ่งนี้ทำให้เกิดความอ่อนล้าทางร่างกาย ความเครียด และความเหนื่อยหน่าย ส่งผลให้ผลผลิตลดลง

นอกจากนี้ เนื่องจากภาระงานที่เพิ่มขึ้น พนักงานอาจพลาดกำหนดเวลาหรือไม่สามารถส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพได้ หากสถานการณ์ยังคงอยู่เป็นเวลานาน พวกเขาอาจหมดความสนใจในงานของตนและลาออกในที่สุด อัตราการลาออกที่สูงนั้นมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจ เนื่องจากจะจ่ายค่าใช้จ่ายในการออกจากงานโดยตรงเมื่อพนักงานลาออกและมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการรับสมัครและฝึกอบรมพนักงานใหม่

การลดลงอย่างกะทันหันของจำนวนพนักงานที่มีอยู่อาจทำให้ปัญหาการขาดแคลนแรงงานรุนแรงขึ้น นอกจากนี้ อัตราการลาออกที่สูงในสถานที่ทำงานที่มีพนักงานไม่เพียงพออาจทำให้ต้องหยุดดำเนินการในสถานการณ์ที่รุนแรง ซึ่งส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัทและมูลค่าตลาด

ตอนนี้ผลที่ตามมาจากการขาดพนักงานก็ชัดเจนแล้ว นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้

2. วิธีจัดการปัญหาความไม่เพียงพอ

ความเข้าใจอย่างถ่องแท้สามารถลดประสิทธิภาพขององค์กรลงได้อย่างมาก ซึ่งส่งผลต่อบรรทัดบนและล่างสุดของบริษัท แต่เราสามารถต่อสู้กับผลกระทบบางอย่างได้ด้วยมาตรการที่เหมาะสม นี่คือวิธี:

2.1. จัดลำดับความสำคัญโครงการตามเป้าหมายเชิงกลยุทธ์

เมื่อทรัพยากรของบริษัทมีจำกัด สิ่งสำคัญคือต้องจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่เพิ่มมูลค่าซึ่งรับประกัน ROI ที่สูงขึ้น ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีหลายโครงการในไปป์ไลน์แต่มีทรัพยากรให้ทำงานเพียงจำนวนจำกัด โครงการที่สำคัญที่สุดอาจได้รับการกำหนดค่าตามความชอบ

ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถจัดสรรทรัพยากรที่มีจำกัดให้กับโครงการที่เหมาะสมและเพิ่มส่วนต่างรายได้ นอกจากนี้ การจัดลำดับความสำคัญของโครงการช่วยให้พวกเขาบรรลุเป้าหมายทางการเงินและกลยุทธ์ในระยะยาวด้วยจำนวนพนักงานที่จำกัด

2.2. ประมาณการความต้องการทรัพยากรสำหรับทุกโครงการ

การประเมินทรัพยากรที่จำเป็นก่อนเริ่มโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อทรัพยากรนั้นหายาก ความล้มเหลวในการประเมินความต้องการของโครงการอย่างถูกต้องและทักษะที่จำเป็นจะส่งผลให้ผลิตภาพทรัพยากรไม่เพียงพอ นำไปสู่คุณภาพที่ต่ำกว่ามาตรฐาน ความไม่พอใจของลูกค้า และค่าใช้จ่ายเกิน

เมื่อผู้จัดการโครงการประมาณความต้องการทรัพยากรล่วงหน้า จะทำให้ผู้จัดการทรัพยากรมีเวลาเพียงพอในการระบุและจัดสรรทรัพยากร นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาดำเนินการบำบัดทรัพยากร เช่น ทดแทนการหมุนเวียน การฝึกอบรม ฯลฯ เพื่อลดปัญหาการขาดแคลนทรัพยากร ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถส่งมอบโครงการที่มีคุณภาพด้วยทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด

2.3. เพิ่มประสิทธิภาพการใช้ประโยชน์ของทรัพยากรแต่ละอย่างให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เมื่อองค์กรมีพนักงานไม่เพียงพอ ทรัพยากรมักจะถูกใช้มากเกินไปเนื่องจากภาระงานที่มากเกินไป นำไปสู่ความเครียดและความเหนื่อยหน่าย ในทางกลับกัน เมื่อพนักงานมักได้รับการร้องขอให้ทำงานที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ จะนำไปสู่ขวัญกำลังใจและการเลิกจ้างที่ต่ำ

โดยการใช้วิธีการปรับทรัพยากรให้เหมาะสมที่สุด ผู้จัดการสามารถรับประกันการกระจายปริมาณงานอย่างสม่ำเสมอของทรัพยากรเหล่านั้นที่มีการใช้งานมากเกินไป พวกเขายังสามารถระดมทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์จากโครงการที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ไปจนถึงโครงการที่เรียกเก็บเงินได้เพื่อเพิ่มผลตอบแทนทางการเงิน สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มการสร้างรายได้ และป้องกันความเบื่อหน่ายหรือการเลิกรา

2.4. ใช้กลยุทธ์การหมุนเวียนออก/ทดแทนระหว่างการเริ่มต้นโครงการ

เมื่อโปรเจ็กต์ต้องการทรัพยากรที่สำคัญเพื่อทำงานให้เสร็จ แต่ถูกจองแล้ว อาจเป็นเรื่องยากที่จะกรอกตำแหน่งเหล่านี้โดยแจ้งล่วงหน้า เพื่อช่วยเติมช่องว่างเหล่านี้ ผู้จัดการทรัพยากรสามารถใช้กลยุทธ์การหมุนเวียนออกและการทดแทนได้ สิ่งนี้จะเกิดขึ้นหลังจากพิจารณาแล้วว่าโครงการมีสถานะคงที่หรือไม่ ซึ่งการขาดทรัพยากรที่สำคัญจะไม่ส่งผลกระทบในทางลบต่อโครงการ

ผู้จัดการทรัพยากรจะเจรจากับผู้จัดการโครงการที่เกี่ยวข้องเพื่อหมุนเวียนทรัพยากรที่สำคัญสำหรับโครงการใหม่ออกไป และจัดสรรทดแทนที่เหมาะสมให้กับตำแหน่งที่ว่าง สิ่งนี้ทำให้โปรเจ็กต์ใหม่ได้รับทักษะพิเศษที่จำเป็นโดยไม่รบกวนทักษะที่มีอยู่ นอกจากนี้ สิ่งนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าความต้องการของโครงการทั้งสองจะบรรลุผลโดยปราศจากปัญหาหรือความเสี่ยง แม้จะมีทรัพยากรที่จำกัด

2.5. แบ่งปันทรัพยากรข้ามขอบเขตของเมทริกซ์

องค์กรจำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากศักยภาพสูงสุดของทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพของโครงการ อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องยากเมื่อองค์กรทำงานกับกลุ่มผู้มีความสามารถจำกัด วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการทำเช่นนี้คือการใช้ความร่วมมือข้ามแผนก กลยุทธ์นี้ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานในโครงการที่ไม่อยู่ภายใต้แผนกของตน แต่ยังต้องใช้พรสวรรค์

ซึ่งช่วยให้พนักงานกระจายพอร์ตการลงทุนและชุดทักษะในขณะที่ให้โอกาสในการเรียนรู้ใหม่ๆ นอกจากนี้ เมื่อพนักงานสื่อสารและแบ่งปันความรู้และประสบการณ์ จะช่วยให้พวกเขาเรียนรู้และเติบโต ด้วยวิธีนี้ ธุรกิจจะสามารถใช้พนักงานที่มีอยู่อย่างชาญฉลาด ส่งมอบโครงการได้สำเร็จ และเพิ่มประสิทธิภาพ

2.6. ลงทุนในโปรแกรมสร้างทักษะที่หลากหลาย  

หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการปรับปรุงประสิทธิภาพในขณะที่มีบุคลากรไม่เพียงพอคือการดำเนินการโปรแกรมสร้างทักษะที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น ถ้างานต้องการทรัพยากรที่มีความสามารถในสองทักษะที่แยกจากกัน หลายทักษะจะทำให้แน่ใจได้ว่าแทนที่จะเป็นสองคนที่แตกต่างกัน จะมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่จะพร้อมทำงาน

พนักงานหลายคนมีความเชี่ยวชาญในการทำงานที่แตกต่างกันซึ่งต้องการความสามารถที่หลากหลาย เป็นผลให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากทรัพยากรเหล่านี้และฝึกฝนทักษะเพื่อจัดสรรให้กับโครงการที่หลากหลาย ดังนั้นองค์กรจะไม่พลาดโอกาสใหม่ ๆ และรักษาประสิทธิภาพไว้แม้จะมีแหล่งทรัพยากรที่เล็กกว่าก็ตาม

2.7. ใช้ทรัพยากรที่อาจเกิดขึ้นสำหรับข้อกำหนดระยะสั้น

เมื่อโครงการระยะสั้นต้องการทรัพยากรพิเศษที่ไม่อยู่ในกลุ่มบุคลากรขององค์กรในปัจจุบัน การจ้างทรัพยากรโดยบังเอิญสามารถช่วยในการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นได้ องค์กรสามารถรับพนักงานชั่วคราว เช่น ฟรีแลนซ์หรือผู้รับเหมาผ่านผู้ขายที่ติดขัด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นข้อกำหนดแบบครั้งเดียว

ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการจ้างพนักงานประจำหรือสูญเสียโอกาสทั้งหมด นอกจากนี้ยังช่วยลดเวลาการฝึกอบรม ลดการจ้างงานและรอบการไล่ออกที่ไม่จำเป็น ช่วยสร้างการผสมผสานที่เหมาะสมระหว่างพนักงานประจำและพนักงานชั่วคราว และเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยรวม

มาดูกันว่าเครื่องมือการจัดการทรัพยากรจัดการกับปัญหาการขาดแคลนแรงงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างไร

3. เครื่องมือการจัดการทรัพยากรขั้นสูงสามารถช่วยจัดการความไม่เพียงพอในองค์กรได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรของ Saviom ที่มีการมองเห็นแบบเรียลไทม์จากส่วนกลาง ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการบุคลากรที่ไม่เพียงพอในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  • คุณลักษณะการคาดการณ์ทรัพยากรสามารถระบุความต้องการทรัพยากรล่วงหน้าได้ ซึ่งจะช่วยให้สามารถใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อลดช่องว่างระหว่างความต้องการกับความจุ และช่วยลดข้อจำกัดด้านทรัพยากรในอนาคต และปรับปรุงการจัดสรรทรัพยากรให้คล่องตัว
  • รายงานการพยากรณ์เทียบกับความเป็นจริงช่วยระบุเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จตามเวลาโดยประมาณ ดังนั้น ผู้จัดการสามารถประเมินได้ว่าทรัพยากรใช้เวลาในการทำงานให้เสร็จมากกว่าที่คาดไว้หรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทรัพยากรมีข้อจำกัดหรือหากมีงบประมาณเกิน และใช้มาตรการแก้ไขเพื่อรักษาชะตากรรมของโครงการ
  • รายงานการใช้งานและแผนที่ความร้อนที่มีรหัสสีช่วยให้ผู้จัดการสามารถระบุได้ว่าทรัพยากรที่จำกัดของพวกเขามีมากหรือน้อยเกินไป ดังนั้นจึงสามารถใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรได้

ฟีเจอร์การจัดการทรัพยากรทั้งหมดนี้ช่วยแก้ปัญหาเรื่องความไม่เพียงพอ

4. บทสรุป

ในสภาพแวดล้อมการแข่งขันที่รุนแรงในปัจจุบัน จำเป็นต้องใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจสามารถอยู่รอดและทำกำไรในระยะยาวได้ แม้ว่าองค์กรของคุณจะมีพนักงานไม่เพียงพอ แต่วิธีการดังกล่าวจะทำให้คุณอยู่ได้และช่วยให้คุณสามารถรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันได้ ยิ่งไปกว่านั้น หากจับคู่กับซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่เหมาะสม ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของบริษัทของคุณจะพุ่งทะยาน ขับเคลื่อนสู่ความสำเร็จอีกขั้น