Bir Organizasyonda Yetersiz Personeli Ele Almanın Etkili Yolları

ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu, 2000'den bu yana en yüksek seviye olan 4,2 milyon Amerikalı'nın işini bıraktığını ve 1,4 milyon kişinin daha işten çıkarılıp hizmetlerinden ihraç edildiğini açıkladı.

Bu tarihsel olarak yüksek çalışan yıpranma oranı, işletmeler için büyümeyi, karlılığı ve diğer göstergeleri olumsuz yönde etkileyen süresiz bir personel kriziyle sonuçlandı. Bununla birlikte, yetersiz personel nedenleri bütçe kısıtlamaları, çalışanların planlanmış veya planlanmamış devamsızlıkları vb. nedeniyle de olabilir.

Sonuç olarak, mevcut işgücü, uzun vadede sürdürülebilir olmayan ekstra iş yükünü üstlenmek zorundadır. Çalışanların tükenmesine, proje kalitesinden ödün verilmesine vb. yol açar. Bu nedenle, kuruluşların verimlilik ve üretkenliği sürdürmek için personel yetersizliği sorunlarını uygun şekilde yönetmesi gerekir.

Bu makale, bir kuruluştaki personel yetersizliği sorunlarını yönetmenin bazı etkili yollarını ve Saviom'un kaynak yönetimi yazılımının bunu kolaylaştırmaya nasıl yardımcı olabileceğini vurgulamaktadır.

Öyleyse başlayalım -

1. Yetersiz personel bir kuruluşu nasıl etkiler?  

Yetersiz personele sahip bir kuruluş, genellikle üretim kapasitesi, çalışan üretkenliği, geri dönüş süresi ve karlılık gibi çeşitli ölçütlerde keskin bir düşüşe tanık olur. Bunun nedeni, standart iş yükünü yerine getiremeyecek olmaları ve proje gereksinimlerini karşılamak için fazladan iş tahsis ederek mevcut çalışanlarını aşırı kullanabilecek olmalarıdır. Bu, fiziksel yorgunluğa, strese ve tükenmişliğe neden olarak üretkenliğin azalmasına neden olur.

Ek olarak, ekstra iş yükü nedeniyle çalışanlar teslim tarihlerini kaçırabilir veya kaliteli ürünler teslim edemeyebilir. Durum uzun süre devam ederse, işlerine olan ilgilerini kaybedebilir ve sonunda istifa edebilirler. Yüksek bir devir hızı, bir çalışan ayrıldığında doğrudan çıkış maliyetlerini ödediğinden ve yeni işçileri işe almak ve eğitmek için ek masraflara maruz kaldığından işletmeler için maliyetlidir.

Mevcut işgücünde ani bir düşüş, yetersiz personel sorununu daha da kötüleştirebilir. Ayrıca, halihazırda yeterli personele sahip olmayan bir işyerinde yüksek ciro, olağanüstü durumlarda operasyonları durdurabilir ve şirketin itibarına ve piyasa değerine zarar verebilir.

Yetersiz personel alımının sonuçları artık net olduğuna göre, yapabilecekleriniz burada.

2. Yetersiz personel sorunlarını yönetmenin yolları

Yetersiz personel, firmanın üst ve alt çizgisini etkileyerek organizasyonel verimliliği önemli ölçüde azaltabilir. Ancak uygun önlemlerle bazı etkileriyle mücadele edilebilir. İşte nasıl:

2.1. Stratejik hedeflere dayalı projelere öncelik verin

Bir şirketin kaynakları sınırlı olduğunda, daha yüksek bir yatırım getirisi vaat eden katma değerli projelere öncelik vermek hayati önem taşır. Örneğin, bir kuruluşun işlem hattında birden fazla projesi varsa ancak üzerinde çalışılacak sınırlı sayıda kaynak varsa, en kritik projeler tercih edilebilir.

Bu, yöneticilerin sınırlı kaynaklarını uygun projelere tahsis etmelerini ve gelir marjlarını artırmalarını sağlar. Ayrıca, projeleri önceliklendirmek, sınırlı bir işgücü ile uzun vadeli finansal ve stratejik hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olur.

2.2. Her proje için kaynak gereksinimlerini tahmin edin

Bir projeye başlamadan önce gerekli kaynakları tahmin etmek, özellikle kıt olduklarında önemlidir. Proje gereksinimlerinin ve gerekli becerilerin doğru bir şekilde değerlendirilmemesi, yetersiz kaynak üretkenliği ile sonuçlanacak ve standartların altında kaliteye, müşteri memnuniyetsizliğine ve maliyet aşımlarına yol açacaktır.

Proje yöneticilerinin kaynak gereksinimlerini önceden tahmin etmesi, kaynak yöneticilerine kaynakları belirlemek ve tahsis etmek için yeterli hazırlık süresi verir. Bu aynı zamanda, kaynak eksikliklerini azaltmak için rotasyon dışı dolgu, eğitim vb. gibi kaynak sağlama tedavilerini uygulamalarına da yardımcı olacaktır. Bu, yöneticilerin sınırlı kaynaklarla kaliteli projeler sunmasını sağlar.

2.3. Her kaynağın karlı kullanımını optimize edin

Kuruluşlarda personel yetersiz olduğunda, aşırı iş yükü nedeniyle kaynaklar aşırı kullanılma eğilimi gösterir ve bu da stres ve tükenmişliğe yol açar. Öte yandan, çalışanlardan sık sık faturalandırılamayan görevlerde çalışmaları istendiğinde, bu durum düşük morale ve işten ayrılmaya yol açar.

Yöneticiler, kaynak optimizasyon yöntemlerini uygulayarak, fazla kullanılan kaynakların tek tip iş yükü dağılımını sağlayabilir. Ayrıca, finansal getirileri artırmak için faturalandırılamayan projelere kadar faturalandırılabilir projelere kadar yeterince kullanılmayan kaynakları harekete geçirebilirler. Bu, performansı artıracak, üretkenliği artıracak, gelir üretimini artıracak ve can sıkıntısını veya ayrılmayı önleyecektir.

2.4. Proje başlangıcında rotasyon/dolgu stratejisini uygulayın

Bir proje, bir görevi tamamlamak için kritik kaynaklara ihtiyaç duyduğunda, ancak bunlar zaten rezerve edildiğinde, bu pozisyonları kısa sürede doldurmak zor olabilir. Bu boşlukları doldurmaya yardımcı olmak için bir kaynak yöneticisi, rotasyon ve dolgu stratejilerini kullanabilir. Bu, ancak projenin, kritik bir kaynağın eksikliğinin projeyi olumsuz etkilemeyeceği sabit bir duruma ulaşıp ulaşmadığını belirledikten sonra gerçekleşir.

Kaynak yöneticisi, ilgili proje yöneticisiyle yeni proje için hayati kaynağı devre dışı bırakmak için görüşür ve boş pozisyona uygun bir dolgu atanır. Bu, yeni projenin mevcut olana müdahale etmeden gerekli uzmanlık becerilerini kazanmasını sağlar. Ayrıca bu, sınırlı kaynaklara rağmen her iki proje talebinin de aksamalar veya riskler olmadan yerine getirilmesini sağlar.

2.5. Kaynakları matris sınırları boyunca paylaşın

Kuruluşların proje kalitesini sağlamak için mevcut kaynakların maksimum potansiyelinden yararlanmaları gerekir. Ancak, kuruluşlar sınırlı bir yetenek havuzu üzerinde çalışırken bu zor olabilir. Bunu yapmanın etkili yollarından biri departmanlar arası işbirliğini uygulamaktır. Bu strateji, çalışanların kendi departmanlarına girmeyen ancak yine de yeteneklerini gerektiren projeler üzerinde çalışmasına olanak tanır.

Bu, çalışanların yeni öğrenme fırsatları sunarken portföylerini ve beceri setlerini çeşitlendirmelerine olanak tanır. Ayrıca çalışanların iletişim kurması ve bilgi ve deneyimlerini paylaşması öğrenmelerine ve büyümelerine yardımcı olacaktır. Bu şekilde işletmeler mevcut işgücünü akıllıca kullanabilir, projeleri başarıyla teslim edebilir ve verimliliği artırabilir.

2.6. Çoklu beceri geliştirme programlarına yatırım yapın  

Yetersiz personel varken verimliliği artırmanın en etkili yollarından biri, çoklu beceri geliştirme programları yürütmektir. Örneğin, bir görev, iki ayrı beceride yetkinliğe sahip kaynaklar gerektiriyorsa, çoklu beceri, iki farklı kişi yerine, görevi yürütmek için yalnızca bir kişinin donatılmasını sağlar.

Birçok çalışan, çeşitli yetkinlikler gerektiren farklı görevleri yerine getirme konusunda yetkindir. Sonuç olarak, kuruluşlar bu kaynaklardan yararlanabilir ve bunları çeşitli projelere tahsis etmek için becerilerini geliştirebilir. Böylece kuruluşlar yeni fırsatları kaçırmazlar ve daha küçük bir kaynak havuzuyla bile verimliliği sürdürürler.

2.7. Kısa vadeli gereksinimler için koşullu kaynakları kullanın

Kısa vadeli bir proje, kuruluşun personel havuzunda şu anda mevcut olmayan özel bir kaynak gerektirdiğinde, koşullu bir kaynağın işe alınması işlerin yapılmasına yardımcı olabilir. Kuruluşlar, özellikle tek seferlik bir gereklilikse, bağımsız satıcılar veya yükleniciler gibi koşullu çalışanları, bağımsız satıcılar aracılığıyla edinebilir.

Bu şekilde, kadrolu çalışanları işe almanın ek yükünden veya fırsatı tamamen kaybetmekten kaçınabilirler. Bu aynı zamanda eğitim süresini kısaltacak, gereksiz işe alma ve işten çıkarma döngülerini en aza indirecek, daimi ve koşullu personelin doğru karışımını oluşturmaya yardımcı olacak ve genel iş verimliliğini artıracaktır.

Bir kaynak yönetimi aracının işgücü eksikliğini nasıl etkili bir şekilde ele aldığını görelim.

3. Gelişmiş bir kaynak yönetimi aracı, bir kuruluştaki personel yetersizliğini yönetmeye nasıl yardımcı olabilir?

Saviom'un kaynak yönetimi yazılımı, merkezileştirilmiş gerçek zamanlı görünürlüğü ile, kuruluşların kuruluşlardaki personel yetersizliğini etkin bir şekilde yönetmesini sağlar.

• Kaynak tahmini özelliği, kaynak talebini önceden belirleyebilir. Bu, kişinin talep ile kapasite arasındaki farkı kapatmak için uygun önlemleri almasına ve gelecekteki kaynak kısıtlamalarının azaltılmasına ve kaynak tahsisinin düzenlenmesine yardımcı olacaktır.
• Tahmin ve Gerçekleşenler raporu, tahmini süreye göre işi tamamlamak için geçen süreyi belirlemeye yardımcı olur. Böylece yöneticiler, kaynakların bir görevi tamamlamak için beklenenden daha fazla zaman alıp almadığını, özellikle kaynaklar kısıtlı olduğunda veya herhangi bir bütçe aşımı olup olmadığını değerlendirebilir ve projenin kaderini güvence altına almak için düzeltici önlemler alabilir.
• Kullanım raporları ve renk kodlu ısı haritaları, yöneticilerin sınırlı kaynaklarının fazla mı yoksa yetersiz mi kullanıldığını belirlemelerine olanak tanır. Buna göre, tahsisi optimize etmek için uygun önlemleri uygulayabilirler.

Tüm bu kaynak yönetimi özellikleri, yetersiz personel sorununun ele alınmasına yardımcı olur.

4. Sonuç

Günümüzün yoğun rekabet ortamında, işletmelerin uzun vadede ayakta kalmasını ve karlılığını sağlamak için uygun tedbirlerin alınması zorunludur. Kuruluşunuz yetersiz kalsa bile, yukarıda belirtilen yöntemler sizi ayakta tutacak ve rekabet gücünüzü korumanızı sağlayacaktır. Ayrıca, doğru kaynak yönetimi yazılımıyla eşleştirilirse, şirketinizin performansı ve verimliliği yükselecek ve onu yeni başarı zirvelerine taşıyacaktır.