ABD İş Mektubu Nasıl Biçimlendirilir

Muhtemelen, bir iş mektubu yazmanız gerekiyor ve onu doğru biçimlendiremeyeceğinizden biraz endişeleniyorsunuz. Eğer öyleyse, doğru yere geldiniz.

Bu kısa kılavuzda, etkili bir ABD iş mektubu yazmak için 8 basit adımı aşacağız.

ABD İş Mektubu Nasıl Yazılır

1. Bir blok biçimi seçin
2. adresinizi ekleyin
3. Tarihi eklemeyi unutmayın
4. Bir referans çizgisi düşünün
5. Tebriklerinizi mükemmelleştirin
6. Mektubunuzun büyük kısmı
7. Uygun bir imzaya karar verin
8. prova okumayı unutmayın

1. Bir Blok Formatı Seçin

Blok biçimlendirme, mektubunuzun doğrulacağı sayfanın yan tarafını ifade eder. İki ana tip vardır: tam blok ve değiştirilmiş blok. İkisini de geçelim.

Tam blok biçimlendirme, harfin öğelerinin sol kenar boşluğuna yaslandığı anlamına gelir. Çoğu mektup türü, sola doğru bir gerekçe ile yazılır.

Değiştirilmiş blok formatı, çoğu şeyin sola yaslandığı anlamına gelir, ancak bazı şeyler de sağa yaslanır. Yaygın bir örnek, adresinizi sola ve alıcının adresini sağ tarafa yazmaktır.

Blok biçimlendirme, en önemli bilgileri daha kompakt bir şekilde yerleştirmenizi sağlar. İK uzmanlarının dikkatini iletmeye çalıştığınız şeye çekmek çok daha kolay. Stratejik faydalarının yanı sıra, blok biçimlendirme aynı zamanda ABD iş mektuplarının standart düzenidir.

2. Adresinizi Ekleyin

Yazdığınız işle ilgili kişiyle kişisel bir ilişkiniz olsa bile, adresinizi eklemek her zaman önemlidir. Gereksiz görünebilir, ancak aslında yaygın bir uygulamadır.

Hiç bir ön yazı veya özgeçmiş yazma hizmeti kullandınız mı? Özgeçmiş, ön yazı veya iş mektubu olsun, onlardan ne sipariş ederseniz edin, adresinizi her zaman nasıl eklediklerini not edin.

Bu sadece pragmatik değil, aynı zamanda çok kibar. Adresinizi eklememek, alıcıyı aramaya zorlar, bu da iş dünyasında oldukça kaba kabul edilir.

3. Tarihi Eklemeyi Unutmayın

Tıpkı adresiniz gibi, mektubunuza bir tarih eklemek de kolayca gözden kaçan ama önemli bir adımdır. Uzun vadede hem size hem de alıcınıza yardımcı olacaktır.



Mektubunuz, alıcınızın düzenli olarak aldığı yüzlerce mektuptan sadece biridir. Bir tarih olmadan, mektubunuzun ne zaman gönderildiğini ve ne kadar çabuk yanıtlanması gerektiğini unutmak kolaydır.

Yine de bir tarihle, alıcınız mektubunuzla ilgili ne zaman harekete geçeceğini bilecek ve yanıtınızı mümkün olan en kısa sürede alacaksınız.

4. Referans Çizgisini Ekleme

Referans satırı, içeriğe bağlı olarak mektubunuza olağanüstü yararlı bir ek olabilir. “Re:” ile başlayan referans satırı, mektubunuzun ne hakkında olduğunu özetlemeye yardımcı olur.

Genellikle müşterilere yanıt veren şirketler tarafından kullanılırlar. Örneğin, kapınıza hiç gelmeyen bir çevrimiçi şirketle ilgili olarak bir şirkete ulaştıysanız, "Re: Eksik Çevrimiçi Sipariş" yazan bir referans satırıyla bir yanıt alabilirsiniz.

Bir iş mektubuna yanıt veriyorsanız veya alıcınız mektubunuzu bekliyor olsa bile, bir referans satırı eklemek en iyisidir.

5. Selamınızı Mükemmelleştirin

Artık mektubunuzun tüm lojistiğini tamamladığınıza göre, uygun selamlamayı hazırlamanın zamanı geldi. Mümkünse, hitap edilen kişinin adını kullanmak her zaman en iyisidir - sadece adı doğru anladığınızdan emin olun.

Ayrıca ilk adı tamamen atlayıp alıcınıza “Dr. Smith” veya “Ms. Maxwell."

Doğru selamlama neden bu kadar önemli? Bir sözleşme için teklif verdiğinizi ve mektubunuzun “FAO Her Kimin İlgisi Olursa Olsun” veya “Sayın İşletme Sahibi” olarak başladığını hayal edin. Genel bir selamlamayla, söyleyeceğiniz şeye çok fazla yatırım yapmadığınızı ima ediyorsunuz.

Belirli, doğru bir selamlama kullanarak, karşı taraf hakkında bilgi edinmek için zaman ayırdığınızı alıcınıza bildirirsiniz. Bu, yanıt alma şansınızı çok daha olası hale getirecektir.

6. Mektubunuzun Büyük Kısmı

Mektubunuzun büyük kısmı için tanımlanmış bir standart biçimlendirme olmamasına rağmen, sağduyu tutarlı kalmanızı önerir. Örneğin, hangi yazı tipiyle başlarsanız, mektubunuzun tamamı boyunca kullanmanız gereken yazı tipi odur.

Mektubunuzun asıl içeriğine gelince, yazdıklarınız elbette size ve mektubunuzun amacına özel olacaktır. Paragraf başına 3 satırlık katı bir kurala uymanız gerekmese de, mektubunuzu kesinlikle mümkün olduğunca kısa tutmalısınız.

İnsanlar bilgileri hızlı ve verimli bir şekilde özümsemek için iş mektuplarını okurlar. Herhangi bir ekstra içeriği gözden kaçırmak istemiyorlar. Mektubunuzu mümkün olduğu kadar yerinde tutmak nazik bir davranıştır.

Aynı nedenle, mektubunuzun sonuna bir dipnot veya “PS” eklemekten de kaçınmalısınız. Bunun yerine okuyucunuza hızlı ve kolay bir harekete geçirici mesaj vermeye çalışın.

Örneğin, belirli bir cevap istiyorsanız, bir soru ile bitirin. Veya alıcınız mektubunuzu okuduktan sonra sohbet etmek istiyorsanız, okuduktan sonra sizinle iletişim kurmasını isteyin ve telefon görüşmesi, e-posta veya başka bir iletişim biçimini tercih ederseniz ekleyin.

7. Uygun Bir İmzaya Karar Verin

Mektubunuzun gövdesi tamamlandığında, nasıl imzalamak istediğinize karar vermenin zamanı geldi. Mektubunuzu “Saygılarımla” gibi kibar bir ifade ve ardından tam adınızla bitirmenizi öneririz. "Saygılarımızla" gibi diğer yaygın ifadeler iyidir, ancak biraz modası geçmiş olabilir.

Ayrıca şirket adınızı tam adınızın altına eklemek isteyebilirsiniz. Yaratmak istediğiniz etkiye bağlı olarak, şirket unvanınızı da eklemek mantıklı olabilir. Mektubu ekibiniz adına yazıyorsanız, ekibinizden veya departmanınızdan da bahsetmekten çekinmeyin.

Hangi imzayı yazmayı seçerseniz seçin size kalmış. Mektubunuzun gövdesine uygun olduğundan ve alıcınızın onları kimin yazdığını anlamasına yardımcı olduğundan emin olun.

8. Düzeltmeyi Unutmayın

Düzeltme, mektup yazma sürecindeki en önemli adımlardan biridir. Yazım ve dilbilgisi hatalarıyla dolu bir iş mektubu göndermek profesyonelce değildir ve muhtemelen aradığınız yanıtı alamayacaksınız.

Ancak, sadece çalışmanızı gözden geçirmemeli, aynı zamanda yüksek sesle okumalısınız. Aptalca görünebilir, ancak bazen tonumuz metin üzerinden beklediğimiz gibi çıkmaz. Herhangi bir yanlış anlaşılmayı önlemek için, mektubunuzu göndermeden önce hızlı bir şekilde yüksek sesle okuduğunuzdan emin olun.

Mükemmel ABD İş Mektubunu Hazırlamak için Bu Adımları İzleyin

Şimdiye kadar, bir ABD iş mektubu yazma kuralları kafa karıştırıcı veya bulunması zor olabilir. Bu 8 basit adımı izleyerek artık mektubunuzun saygılı, uygun ve yanıt almaya bağlı olduğundan emin olabilirsiniz.

Bir sonraki iş mektubunuzu yazarken, siz ve alıcınız arasında etkili bir yazışma sağlamak için bu kılavuza sık sık başvurduğunuzdan emin olun.