Bu 8 İpucu ile Etkili Bir Performans Raporlama Süreci Oluşturun

Son anketimiz şaşırtıcı bir gerçeği ortaya çıkardı: Piyasadaki mevcut tüm raporlama araçlarına rağmen, şirketlerin %50'si performans raporları oluşturmak için hala elektronik tablolara güveniyor . Ankete katılanların yaklaşık yarısı, tekrarlayan, manuel çalışma gerektiren sunumlar veya belgeler aracılığıyla rapor veriyor.

Otomasyon dünyasında, kopyala-yapıştır ve tabloları manuel olarak güncellemek, çeşitli nedenlerle etkili bir raporlama süreci değildir ve olamaz:

• Rapor oluşturmak için harekete geçmekten çok zaman harcıyorsunuz
• Manuel çalışma, insan hatası olasılığını artırır
• E-tabloların ekibin geri kalanına, müşterilere veya yöneticilere manuel olarak gönderilmesi gerekir, bu da yinelenen veya hatalı veri olasılığını artırır
• Basit görevleri tamamlamak için daha fazla zamana ve çabaya ihtiyacınız olacağından, operasyonlarınızı ölçeklendirmek imkansızdır.

Raporlama sürecinizi yeniden düşünmek zorunda kaldınız mı? Artık dikkatinizi çektiğimize göre, raporlamayı iyileştirmenize yardımcı olmak için dünyanın her yerindeki uzmanlar tarafından uygulanan en iyi raporlama uygulamalarını en kısa sürede paylaşacağız.

Hemen dalalım.

• Bir Şirkette Tipik Bir Raporlama Süreci Nasıl Görünür?
• Etkili Bir Performans Raporlama Süreci Nasıl Oluşturulur: 8 En İyi Uygulama

Bir Şirkette Tipik Bir Raporlama Süreci Nasıl Görünür?

Son anketimize katılan tüm şirketler, mevcut raporlama süreçlerinin etkili olduğunu görüyor: %70'i bunu çok etkili olarak değerlendiriyor.

Ancak verilere ve raporlama uygulamalarının gerçekte nasıl göründüğüne daha yakından bakarsanız, elektronik tabloları ve veri girişini kullanmaktan veri analizi araçlarından grafikleri kopyalayıp sunumlara yapıştırmaya kadar çok fazla gereksiz iş olduğunu görebilirsiniz.

Pek çok şirketin yapmadığı şey, bir adım atıp raporlamanın günlük, haftalık ve aylık faaliyetlerine nasıl uyduğunun bütününe bakmaktır. Şans eseri, konuştuğumuz birçok anket katılımcısı, raporlama süreçlerinin "yeterince iyi" olduğunu düşünseler bile (en azından şimdilik) otomasyonun gidilecek yol olduğunun farkındalar.

Express Dentist'ten Craig Anderson, "Kesinlikle iyileştirme için yer olduğunu biliyoruz, ancak mevcut raporlama sürecimiz bize şu anda ihtiyacımız olan verileri veriyor" diyor. “Daha fazla otomasyon ekleyerek süreçlerimizi optimize edeceğiz.”

Bir Blog Başlatmaktan Tim Schroeder ve ekibi, raporlama süreçlerine otomasyon araçlarını da eklemeyi düşünüyor. Schroeder, "Her şeyi manuel olarak yapmanın oldukça zaman alıcı olduğunu fark ettik ve bu da ekibimin insan hataları yapmasına neden oldu" diye açıklıyor. "Bu, nihai sonuçlarımızı etkiledi, bu nedenle yakında raporlama yazılımını kullanarak veri toplayabiliriz. Sonuç olarak, avantajımıza kullanılabilecek gerçek zamanlı içgörüler üretebilir.”

Anket yaptığımız çoğu işletme ayda 20'ye kadar rapor ürettiğinden, yalnızca birkaç manuel raporlama adımını Databox'ta bulunanlar gibi otomatik performans raporlarıyla değiştirerek ne kadar zaman kazanacaklarını hayal edin.

Bazı şirketler, performans raporlama süreçlerinde iyileştirme için yer olduğunun farkındadır, ancak zaman eksikliği veya uzman personel, gerekli değişiklikleri yapmalarını engelliyor olabilir. Ancak, bir startup işlettiğiniz için raporlama süreciniz hala biraz "bozulmuş" olsa bile, Swift'den Jeet Mehta, şirketinizin ihtiyaçlarını karşılayan güvenilir, kaliteli araçların ölçeklendirme için kritik olabileceğini kabul ediyor. Mehta, "Büyüdükçe daha iyi raporlama araçlarını benimsememiz gerekecek," diye onaylıyor.

İlgili : Otomatik Raporlama Nasıl 16 Ajans Zamandan, Paradan ve Baş Ağrılarından Tasarruf Sağladı?

Etkili Bir Performans Raporlama Süreci Nasıl Oluşturulur: 8 En İyi Uygulama

30'dan fazla uzmandan etkili, ölçeklenebilir performans raporlama süreçlerini nasıl oluşturduklarını paylaşmalarını istedik. Bunlar, takip etmeniz gereken en iyi 8 uygulamadır.

1. Raporlar Oluşturmak için Otomasyon Yazılımını Kullanın
2. Veri Analizinde Yaratıcılığı Teşvik Edin
3. Hedef Kitlenizi Düşünün
4. Adres Anahtar Değer Sürücüleri
5. Kısa ve Net Hedefler Belirleyin
6. Endüstri Karşılaştırmalarını Dahil Et
7. Bireysel Ekip Üyesi Performansını Takip Edin
8. Ekibinizle Raporları İncelemek İçin Zaman Ayırın

1. Rapor Oluşturmak için Otomasyon Yazılımını Kullanın

Otomasyon yazılımı, veri girişi, manuel hesaplamalar, çizelgeleri ve tabloları kopyalayıp yapıştırma ve daha fazlası gibi çok zaman alan gereksiz görevleri ortadan kaldırdığı için rapor oluşturmayı ve paylaşmayı kolaylaştırır. Hesaplamalar otomatik olarak yapıldığından ve veriler doğrudan kaynaktan raporlama aracınıza çekildiğinden, insan hatası olasılığı da azalır ve raporunuzun doğruluğu önemli ölçüde artar.

Kate Backdrop'tan Kate Zhang, raporlama sürecinin otomasyondan yararlandığını doğruladı. “Otomasyon, verilerin doğru ve güncel olmasını sağlar. Ek olarak, raporları manuel olarak oluşturmak zorunda kalmayarak zamandan tasarruf ettik," diye paylaşıyor Zhang.

Daniel Chen ve Airgram'daki ekibi, raporlama süreçlerine otomasyon araçlarını ekledikten sonra olumlu sonuçlar elde etti. Chen, "Yazılım, süreci kolaylaştırmamıza ve daha verimli hale getirmemize yardımcı oldu" diyor ve performans raporlama süreçlerinin artık baştan sona otomatik hale getirildiğini ekliyor. "Bu, raporları eskisinden çok daha hızlı ve daha az çabayla oluşturabileceğimiz anlamına geliyor. Yazılımın hızlı ve doğru bir şekilde veri toplama yeteneği sayesinde raporlarımızın kalitesi de arttı.”

İlgili : Otomatik Raporlama Sistemi Nasıl Kurulur: İpuçları, Araçlar ve En İyi Uygulamalar

2. Veri Analizinde Yaratıcılığı Teşvik Edin

Farklı türde raporlar ve veri kombinasyonları, performansınızı tutarlı bir şekilde izlemenize, ancak aynı zamanda verilere bakmanın yeni yollarını keşfetmenize ve stratejinize yenilikçi yaklaşımlar getirmenize olanak tanır. Bu, en alakalı KPI'larınızı izlemenize ve hedeflerinize doğru ilerlemenize yardımcı olurken, aynı zamanda kendinizi rakiplerinizden ayırmanıza yardımcı olacak açıları da aramanıza yardımcı olacaktır.

YourParkingSpace'den Charles Cridland, "Başından beri düşünülmüş ve belirli metriklerin evrimini göstermek için tutarlı kalmaya karar vermiş bir dizi raporumuz var" diyor.

"Aynı zamanda, içgörüleri kaçırmak ve ekibin yaratıcılığını sınırlamak istemiyoruz - bu nedenle verilere bakmak için yeni geçici açıları teşvik ediyoruz. Böylece, raporlama sıkıcı ve monoton hale gelmediği için verilerin güvenilirliğini, pazar gelişimine yeni bir bakış açısını ve iş tatminini elde ediyoruz.”

İlgili : İş Raporlama Sürecinizi Geliştirmek için 7 Veri Analizi Sorusu

3. Hedef Kitlenizi Düşünün

Performans raporları genellikle ekip yöneticileri içindir, ancak bazen şirket hissedarları, yatırımcılar ve hatta çalışanlar onları okuyabilir. Performans raporunuzun konusuna ve türüne bağlı olarak, derlemeye başlamadan önce hedef kitleyi göz önünde bulundurun. Neden ilk etapta raporu istediler? Hangi bilgileri iletmeniz gerekiyor? Verileri nasıl temsil ediyorsunuz? Seyirci hangi çıkarımları elde etmeyi umuyor?

Candice Moses of Information'a göre, bu yaklaşımın işe yaradığı kanıtlanmıştır. “Performans raporumu iyileştirmeye çalışırken hedef kitlemi de dikkate almayı öğrendim. Performans raporu yazmaya başlamadan önce, talep etme nedenlerini düşündüm. Kendime şu soruları sordum: Hedef kitlem nedir? Ne istiyorlar: geniş bir performans raporu mu yoksa belirli bir performans raporu mu? Bu performans raporunun onlara herhangi bir faydası var mı?”

Farklı hedef kitlelere yönelik performans raporlarında kritik bir konu, haber yaptığınız konu hakkında sahip oldukları anlayış düzeyidir. Şirketin üst düzey yöneticileri, pazarlama ekibinizin performansı hakkında bilgi edinmek istiyorsa, basit bir yaklaşım benimsemeli ve raporu çok fazla ayrıntılı ölçümle fazla karmaşık hale getirmekten kaçınmalısınız. Üst yönetim genellikle bütçeler ve gelirle daha fazla ilgilenir, bu nedenle odaklanmanız gereken şey budur: ekibinizin bütçeyi ne kadar verimli kullandığını ve yarattığınız yatırım getirisini rapor edin.

İlgili : Birden Çok Kitle için Raporlama Stratejisi: Başlarken için 6 İpucu

4. Kısa ve Net Hedefler Belirleyin

SMART hedefleri belirlemek veya hedeflerinizi planlamak için başka bir teknik kullanmak, raporlarınızla neyi başarmak istediğinizi net bir şekilde tanımlamanıza yardımcı olacaktır. Belirli bir hedefi göz önünde bulundurarak, hangi KPI'ların ölçüleceğini, ne sıklıkta izleneceğini ve hedef kitlenize nasıl sunulacağını belirlemek daha kolay olacaktır. Net ve özlü hedefler ayrıca sizi motive edecek ve raporlama süreci hedeflerinizin üst düzey şirket hedefleriyle nasıl uyumlu olduğunu ve iş büyümesine nasıl katkıda bulunduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır.

Notta AI'dan James Jason, hedeflere göre ilerlemenizi takip etmenin sizi doğru yolda tuttuğunu söylüyor ve basit bir izleme stratejisi paylaşıyor.

“Etkili bir performans raporlama süreci oluşturmanın en iyi yolunun açık ve özlü hedefler belirlemek ve ardından bu hedeflere göre ilerlemeyi düzenli olarak izlemek olduğunu buldum. Bir sütunda hedefler ve başka bir sütunda bu hedeflere göre ilerleme ile basit bir elektronik tablo oluşturmak, ilerlemeyi izlemenin en iyi yoludur. Bu, bir bakışta ne kadar iyi yaptığımızı ve nereleri iyileştirmemiz gerektiğini görmemi sağlıyor.”

5. Anahtar Değer Sürücülerini Adresleyin

Performans ölçümleri, müşteri deneyimi, çalışanlar, finansal performans gibi işletmenizdeki temel değer faktörlerini ele almanıza olanak tanır. Tek başına KPI'larla karşılaştırıldığında, temel değer faktörlerini belirlemek, şirketiniz için başarıyı gerçekten tanımlayan şeyle uyumlu kalırken görevleri öncelik sırasına koymanıza yardımcı olabilir.

Örneğin, raporlama sürecinizdeki bir adımı çalışanlarınızın maksimum verimliliğe ulaşmasını engelleyen bir darboğaz olarak tanımlarsanız, o adımı otomatikleştirmek raporlama süreci ve tüm organizasyonunuz için iğneyi hareket ettirebilir.

Candice Moses'a göre, risk yönetimi strateji yürütme kadar önemlidir, bu nedenle temel değer sürücülerinizi bilmek, öncelikle ele alınması gereken sorunları ve fırsatları "öncelemenize" yardımcı olur.

“Operasyonel sonuçlara ek olarak, risk yönetiminin yanı sıra strateji uygulamasının ilerlemesini değerlendiren ölçümlere de odaklandım ve önlemlerin yatırımcıların kararlarını desteklediğinden emin oldum. KPI'lar, işletmenin olasılıkları ve tehlikeleri olan belirli alanlarına odaklanır. Bu tür KPI'lar geniş olmaktan ziyade spesifik olmalıdır. Her sorunu ve eksikliği gidermeye çalışmak yerine, firmanın belirli alanlarının nasıl yönetilmesi gerektiğini yönlendirmeliler.”

Sadece geçmişte işe yarayanlara değil, potansiyel ve gelecekteki değer faktörlerine odaklanmak da çok önemlidir.

Moses, “Yalnızca önceki performansa ve geçmişe odaklanan performans göstergelerini takip etmek yerine, ortaya çıkan performans göstergelerine de odaklanmam gerektiğini öğrendim” diyor.

6. Endüstri Kıyaslamalarını Dahil Edin

Performans raporlarında, geçen ay veya yıldaki performansınıza kıyasla nerede olduğunuzu bilmek yeterli değildir. Rakiplerinize kıyasla sonuçlarınızı değerlendirmek de çok önemlidir.

Bu veriler:

• İyileştirme alanlarını belirlemenize izin verin
• Sektörünüzde meydana gelen trendleri anlayın
• Ulaşılabilir, ancak anlamlı hedefler belirlemenize yardımcı olun

Alexandra Fennell ve Attn: Grace'deki ekibi, gelir ve müşteri memnuniyetinin ötesinde, sektörlerinde ne kadar başarılı olduklarının net bir resmini görebilmeleri için performans raporlarında karşılaştırma ölçütleri kullanır.

“Kıyaslama, rakiplere kıyasla performansımızı ölçmemize yardımcı oluyor. Nerelerde başarılı ve düşük performans gösterdiğimizi keşfetmek için belirli, ölçülebilir veri noktaları kullanıyoruz. Bu bilgilerle, güçlü yönlerimizden yararlanan ve bizi rekabette daha da öne çıkaran hedefe yönelik iyileştirmeler yapabiliriz," diye açıklıyor Fennell.

Raporlama Performansınızı Diğer Şirketlere Karşı Kıyaslayın

İş performansının izlenmesi, analizi ve raporlanması herhangi bir şirket için kritik bir işlevdir - iç ve dış paydaşların neyin işe yaradığını (ve çalışmadığını) öğrenmelerine ve paylaşmalarına olanak tanır, böylece bir kuruluştaki insanlar performansı neyin yönlendirdiğini ve hangi düzenlemelerin yapılması gerektiğini anlar. iyileştirmek için sipariş verin.

Databox şu anda, işletmelerin kendi iş performanslarını takip etme ve raporlamaya nasıl yaklaştıklarından, hangi araçları kullandıklarına, performans hakkında ne sıklıkta rapor verdiklerine ve çok daha fazlasına kadar her şeyi içeren dahili raporlama konusunda araştırma yürütüyor.

Performansınızı 100'lerce başka şirketle anında ve anonim olarak karşılaştırmak için aşağıdaki bağlantıya tıklayarak anketimizi tamamlayın.

ANKETE KATILMAK

7. Bireysel Ekip Üyesi Performansını Takip Edin

Raporlama sürecinizden en iyi şekilde yararlanmak için yalnızca ekip performansını takip etmeyin, aynı zamanda bireysel ekip üyelerinin performansını da izlediğinizden emin olun.

Her ekip üyesinin performansını izlemenin amacı, düşük performans gösteren bir çalışanı belirleyip azarlamak değildir. Tam tersi, engelleri ve eksiklikleri belirlemek ve takımdaki herkesin oyunun zirvesinde performans göstermesine yardımcı olmak ve uygun teşvikleri sunmak için eğitim, fikirler ve çözümler bulmaktır. İyi bir raporlama aracı burada çok yardımcı olabilir.

"TeleCRM'de raporlama aracı, satış departmanındaki ekip üyelerimizi takip etmemize ve herhangi bir yerde geride kalanlara yardımcı olmamıza yardımcı oluyor. Hatta her üyenin şirkete ne kadar toplam gelir getirdiğini takip ediyoruz, böylece onlara aylık hedeflerine ulaşmalarına göre teşvikler verebiliyoruz”, TeleCRM'den Hardik Masani stratejisini paylaşıyor.

“Başlangıçta sadece toplam aramaları, toplam süreyi ve toplam satışları görebildiğimiz bir raporlama sistemimiz vardı. Ancak yavaş yavaş, ilk aramaları (o gün ne zaman çalışmaya başladıklarını izlemeye yardımcı olur) ve son arama (işlerini ne zaman bitirdiklerini) dahil olmak üzere artık birden çok şeyi izleyebileceğimiz bir şekilde oluşturduk. Bu, daha fazla potansiyel müşteriyi kapatmamıza, satışlarımızı artırmamıza ve ayrıca müşterilerimizi elde tutmamıza çok yardımcı oldu.”

İlgili : Satış Metrikleri Raporlama: Satış Ekibinizin Performansını Artırmak için Bu 16 Satış KPI ve Metriklerini Takip Edin

8. Ekibinizle Raporları İncelemek İçin Zaman Ayırın

İş arkadaşlarınızla raporları gözden geçireceğiniz aylık bir ekip toplantısı, raporlama sürecinizi tamamlamanın harika bir yoludur. Ekibinize performansları hakkında doğrudan bilgi vermek ve analize katılmalarına izin vermek, onlara ortaya çıkan sorunlar ve bunları düzeltmenin olası yolları hakkında aktif olarak düşünme ve performanslarını artıran başarılı stratejileri belirleme şansı verir.

Bu ekip inceleme oturumları, James Jason'ın şirketinde tam olarak yaptığı şeydir.

“Performans raporlarını ekibimle düzenli olarak gözden geçirmenin faydalı olduğunu gördüm. Bu, herkesin aynı sayfada olmasını ve hepimizin aynı hedefler doğrultusunda çalıştığından emin olmamıza yardımcı olur. Bu çabaların sonucu, ilerlememizi takip etmemize, iyileştirme alanlarını belirlememize ve buna göre değişiklikler yapmamıza ve hepimizin aynı hedeflere katkıda bulunmak için elimizden gelenin en iyisini yapmamıza yardımcı olan etkili bir performans raporlama süreci oldu”, diye ekliyor Jason.

TheHitchStore'dan Liam Johnson, verimliliği korumak ve ekibinizin çalışmalarından sorumlu tutulmasını sağlamak için performans raporu incelemelerinin gerekli olduğunu kabul ediyor.

“Etkili bir performans raporlama süreci oluşturmanın en iyi yolu iki şeye odaklanmaktır: verimlilik ve hesap verebilirlik. Verimlilik için, gerekli adımlardan herhangi birini kaçırmak için hiçbir mazeret olmaması için her çalışanın aylık raporları için bir tür kontrol listesi kullanmayı seviyorum. Tüm çalışanların hedeflerini ve bu hedeflere nasıl ulaşacaklarını tartışma şansı bulduğu düzenli bir toplantımız var. Bu, neyin iyileştirilmesi gerektiğini görmemize yardımcı oluyor ve bir sonraki raporlama turuna geldiğinde kimsenin soğukta kalmamasını sağlıyor.”

Databox ile Raporlamalarınızı Otomatik Pilota Alın

Biliyoruz, bir değişiklik yapmak zor. Hele bir de yukarıdan aşağıya bir süreç düşündüğünüzde, birkaç eksiği olsa bile. E-tablolarınızdan en iyi şekilde nasıl yararlanacağınızı zaten öğrendiniz ve pasta grafiklerini kopyalayıp yapıştırmada gerçekten hızlısınız.

Peki ya süreciniz anında daha verimli hale gelebilirse? Daha az zaman ve çaba harcıyor musunuz? İş akışınızı bozmadan?

Geçişin zaman alacağından endişe duyabilirsiniz. Ancak, manuel olarak doldurmanız gereken bir sonraki e-tablo raporunuzdan çok daha az zaman alacağını garanti ediyoruz.

Databox ile oyunun kurallarını değiştiren yeni bir performans raporlama sürecine geçişinizi kolaylaştırın.

El ile yapmanız gereken tek şey, raporunuza dayalı olarak aşağıdaki adımları önermek olacaktır:

• İstediğiniz zaman otomatik olarak oluşturulsun.
• Verilerinizin güncel olmasını sağlayan dinamik öğelere sahip olun.
• Onları görmesi gereken herkese otomatik olarak gönderilir.
• Bir toplantı veya sunum için ihtiyacınız varsa raporu dışa aktarın

Verilerinizle daha ilgi çekici hikayeler anlatmaya, ekibinizin performansını artırmaya ve bu süreçte zamandan tasarruf etmeye hazır mısınız? Sonsuza dek ücretsiz bir plana bugün kaydolun!