召开商务会议的 5 个技巧

已发表: 2022-08-09

你去过那里：会议时间很长，你的注意力在徘徊。 你没有学到任何新东西，没有说话，甚至不知道为什么参加对你来说很重要。

对于公司来说，像这样的会议是一场灾难，让员工感到士气低落，效率低下。 如果不合标准的会议是公司范围内的问题，那么企业正在浪费大量时间。

事实上，69% 的员工每周工作时间超过 1 小时在会议上。 为了获得这种时间投资的回报，公司必须有效地召开会议。

我们对美国的 400 名全职员工进行了调查，以了解他们开会的频率以及开会带来的好处。

我们发现，企业应该举行快速、重点突出的会议，并提供可操作的议程和有效的促进者，特别是因为在 COVID-19 大流行期间有如此多的会议是远程举行的。

我们还发现，公司中的一些人与会议的关系不同：高管需要确保他们有策略地安排会议，以便他们能够完成其余的工作，人力资源专业人员应该有机会利用会议来改善他们的角色。

我们的发现

  • 在典型的一周内，超过一半的员工会参加专注于检查进度 (53%) 和解决问题 (51%) 的会议。 企业应该主要将会议用作员工可以分享他们的成就并解决他们的问题的场所。
  • 几乎所有的商务会议 (90%) 持续 1 小时或更短，这表明企业应该举行简短的会议。
  • 61% 的经理认为解决问题和协作是会议的好处，公司应培训所有经理以有效地召开会议。
  • 几乎一半的人力资源专业人士 (47%) 表示会议有助于他们做好工作。 企业必须记住，会议是人力资源部门员工的技能培养机会。
  • 44% 的高管和创始人每周在会议上多花 10 个小时。 行政级别的员工必须预见并克服会议繁重的日子带来的挑战。

提示 1：将商务会议议程重点放在检查进度和解决问题上

对于一些员工来说，无聊、低效的会议是他们工作中不幸的一部分。

企业应将会议的重点放在分享进展和解决问题上，以消除员工对会议的怀疑。

已经有超过一半的员工参加了进度检查会议 (53%) 和问题解决或头脑风暴会议 (51%)。

what types of meetings do employees attend?

很少有员工定期参加会议以做出决策 (33%)、发表演讲 (28%) 和培养技能 (26%)。

专家说，为了进行有效的会议，公司应该需要一个议程。

“没有议程，会议是无用的，”Call Outdoors 的创始人 Laurie Wilkins 说，该公司出版了有关户外装备和设备的指南。 “你至少应该对你关注的所有事情有一个大纲，以确保会议的顺畅进行。”

威尔金斯认为，在会议开始之前，会议主持人应该问：

  • 这个会议有必要吗？ 如果会议只是一系列问题或对许多与会者没有帮助的演示文稿，则最好通过电子邮件或电话进行处理。
  • 正在讨论哪些具体结果？ 为了有效地提供进度更新，业务需要有特定的指标。 威尔金斯建议回答具体问题，例如“雇用了多少人？” “我们收到了多少页面浏览量？” “我们的月收入是多少？”
  • 接下来是什么？ “会议的目的是为了实现公司的目标，进一步努力，”威尔金斯说。 每次会议都应以解决问题的具体、可操作的计划和目标结束。

员工不想主持或参加对公司业绩没有帮助的会议，因此公司应要求商务会议议程侧重于讨论成就和解决问题。

提示 2：在 1 小时或更短的时间内召开会议

在生产性公司，员工很忙。

企业应尊重员工的时间，避免举行超过 1 小时的会议。

大多数公司都遵守这一准则：90% 的员工表示，在他们的工作场所召开一次典型的会议需要 1 小时或更短的时间。

90% of people say their meetings are usually 1 hour or less

由于员工承担其他责任，安排长时间的会议很困难。

Clavis Social 的联合创始人尼克·法恩伯勒 (Nick Farnborough) 说：“会议在繁忙的日程中需要时间。” “他们应该只持续到他们需要的时候。”

专家表示，安排超过 1 小时的会议是一项挑战。 参与者走上正轨，议程冗长而复杂，人们失去焦点并停止关注。

目前远程工作的大量员工加剧了这些担忧。

经营自己的商务辅导服务的 Charlene DeCesare 为她的客户提供了 5 条保持会议简短的提示：

  1. 建立一个禁止多任务处理的规则。 员工应该专注于会议和单独的会议。 如果员工远程工作并且更容易分心，这一点尤其重要。
  2. 制定具有明确目标的议程。 “没有议程，你只是在一条漫长而曲折的道路上无路可走，”DeCesare 说。
  3. 确保每个参与者都需要在场。 会议应该与每个与会者相关。 如果员工无法解释他们参加会议的原因，他们就不应该参加。
  4. 包括互动元素。 一般来说，会议应该有不止一名参与者。 考虑一个人的演示，单独的一次性活动，并确保定期安排的会议有各种不同的声音。
  5. 有后续计划。 有些会议时间过长，因为浪费时间讨论下次见面的时间。 会议领导者应该为下一步制定强有力的计划。

通过保持会议简短和重点突出，公司尊重员工的时间，更有可能吸引他们的注意力。

提示 3：培训经理有效地召开会议

会议取决于领导他们的人的能力。

公司应该培训经理，以便他们能够舒适、有方向地和轻松地召开会议。

大多数经理都看到了在工作场所开会的好处。 超过一半的经理 (61%) 表示，解决问题和协作是他们参加会议的好处。

61% of managers say their meetings help solve problems

经理们有理由对会议的好处充满热情：他们通常是领导讨论和制定议程的人。

为确保所有员工都感受到同样的敬业度，数字产品代理公司 Swenson He 的运营经理 Alexis Wirth 培训经理遵守公司的会议标准，其中包括：

  • 发送明确的日历邀请：Wirth 说，经理应该始终向必要的队友发送 Google 日历邀请。 如果员工在远程工作，则邀请中应包含远程视频会议平台的链接，例如 Zoom 或 Google Hangouts。
  • 准备好视觉效果：视觉效果可帮助团队成员跟踪会议进度并保持参与度。 此外，视觉效果表明会议的领导者已做好准备。
  • 指定记笔记者：让记笔记者有助于组织会议的要点，并确保可以与不在场的队友共享笔记。
  • 询问有关会议如何进行的反馈：Wirth 希望她的经理询问与会者他们对会议议程、流程和气氛的看法。 这样，经理们下次可以更好地主持会议。
  • 遵循“水母法则” ：水母漂浮在海洋中，无效的会议同样是漫无目的的。 Wirth 说，在她的公司，经理们知道在会议偏离主题时使用代号“水母”。 然后，主持人可以使会议重回正轨。

有效的会议需要有效的促进者。 为了尽可能举办最好的会议，公司必须对他们的经理进行一套通用会议标准的培训。

提示 4：记住会议可以培养 HR 专业人员的技能

对于大多数员工来说，会议是展示他们发展和个人进步的机会。

然而，对于人力资源专业人士来说，会议是一个培养技能的机会，使他们能够做好工作。

近一半的人力资源员工 (47%) 表示，学习工作所需的技能对在公司开会有益。

Which Employees Learn Skills at Their Meetings?

相比之下，几乎四分之一的个人贡献者 (23%) 认为会议有助于他们培养技能。 经理 (20%)、高管 (15%) 和顾问 (13%) 更不可能相信会议的技能培养潜力。

人力资源人员可能会重视会议提供的技能培养机会，因为会议提供了评估团队动态和公司文化的机会。

想象一下一家中型科技公司的新人力资源员工的经历：

该公司拥有大约 65 名全职员工，并且正在雇用他们的第一位全职人力资源主管 Kevin。 凯文开始在全公司的会议上静坐。 他将能够回答以下问题：

  • 谁喜欢说话？
  • 谁打断？
  • 谁更喜欢听？
  • 谁在关注？
  • 哪些队友看起来相处融洽？

凯文现在将了解团队的动态以及哪些个人或团体人力资源培训可能对他的公司最有用。

在 COVID-19 大流行期间，做出这样的决定可能更具挑战性。

21Oak HR Consulting 的所有者 Jill Santopietro Panall 表示，通过 Zoom 或 Google Hangouts 远程召开会议使得培养人际关系所必需的人际交往能力变得更加困难。

“我错过了观看会议中自然互动的机会，这些互动让我能够感知问题和挑战，”她说。 “当每个人都面朝前，温和地看着镜头时，以他们的最佳表现，没有办法看到谁的眼睛盯着某个特定的人，或者谁在桌子底下发短信。 所有这些都具有令人难以置信的指导意义。”

如果没有面对面的员工会议，公司可能会建议其人力资源员工与员工举行更多定期的一对一会议。 这样，员工就会感到受到支持，人力资源人员可以继续培养他们的技能。

在规划人力资源专业人员的发展时，公司必须记住，对于从事人力资源工作的人来说，会议是一个机会，可以更好地发挥他们的作用。

提示 5：高管必须预见会议繁忙日子的挑战

员工有时会害怕地查看他们的日程安排：一天要开 4、5 或 6 个小时的会议。 工作应该什么时候完成？

高管们经常问自己这个问题，并且必须设计系统来完成他们的工作，尽管日程安排很繁重。

超过十分之四的高管 (44%) 每周在会议上花费超过 10 小时。

44% of executives spend more than 10 hours per week in meetings

专家说，对于创始人和高管来说，会议是理所当然的，因为它们可以维持公司的运营。

Justin Kerby 是社交媒体营销机构Something Great Marketing 的创始人，他说他的会议代表了他为公司提供的持续价值。

“我的大部分会议都是业务发展机会、内部团队审查以及向潜在客户提出建议，”Kerby 说。 “为了我们的团队成长，销售机会需要在一周内得到我的全部关注。”

特别是在经济紧缩时期，中小型管理人员可能会在远程会议上花费大量时间，重点是销售、筹款和整体现金流。

专家们提出了两种不同的时间限制策略来帮助高管管理他们的时间：

  1. 每日非会议时间：Kerby 建议高管们在没有会议的日子里尽早安排时间。 他将自己的日程安排在早上 6 点到 10 点之间，员工知道他利用这段时间专注于日常任务。
  2. 会议特定日期：行政助理人员配备公司 Priority VA 的创始人兼首席执行官 Trivinia Barber 仅在周一和周三安排所有内部会议。 她宁愿有大量的专门工作或会议时间，也不愿在职责之间切换。

虽然公司领导者用来管理他们的日程安排的时间限制策略可能不同，但专家们一致认为，一个有效的高管是能够让员工在不经常寻求老板的建议的情况下做出决定的人。

“创造一种文化，让决策者可以在尽可能少的情况下快速有效地做出决策，”独立零售珠宝商在线市场 MarketOrders 的首席运营官 Sukhi Jutla 说。

通过营造一种让中高层管理人员能够轻松地做出决策的公司文化，创始人可以避免陷入无休止的会议，讨论员工本可以自己解决的问题。

无论他们采取何种策略，高管们都必须找到一种方法来保护自己的时间，以抵御召开多次会议的压力。

企业必须进行有效的会议才能取得成功

员工将大部分时间花在会议上，企业必须确保员工参加的会议能够充分利用他们的时间。

COVID-19 大流行和远程开会的必要性使得企业采用最佳会议实践变得更加重要。

为了进行有效的会议，公司可以：

  • 集中会议回顾成就和解决问题
  • 举行会议不超过 1 小时
  • 培训经理以很好地促进会议
  • 使用会议来培养 HR 专业人员的技能
  • 帮助高管管理会议繁忙日子的严酷考验

通过进行有效的会议，公司可以在充满挑战的商业环境中充分利用员工。

关于调查

Manifest 于 2020 年 6 月对美国 400 名全职员工进行了调查。

38% (38%) 居住在南方； 30% 居住在中西部； 20% 在西方； 东北地区为 13%。

44% (44%) 是男性； 43% 是女性； 14% 拒绝回答。

25% (25%) 的受访者年龄在 18-34 岁之间； 34% 年龄在 35-54 岁之间； 26% 为 55 岁及以上。