解决组织内人员不足的有效方法

美国劳工统计局宣布，有 420 万美国人离职，为 2000 年以来的最高水平，另有 140 万人被解雇和离职。

这种历史上高的员工流失率导致企业面临无限期的人员危机，对增长、盈利能力和其他指标产生负面影响。 然而，人手不足的原因也可能是由于预算限制、员工计划或计划外的缺勤等。

结果，现有劳动力必须承担额外的工作量，从长远来看这是不可持续的。 它会导致员工倦怠、项目质量下降等。因此，组织必须适当地管理人员不足的问题，以保持效率和生产力。

本文重点介绍了管理组织中人员不足问题的一些有效方法，以及 Saviom 的资源管理软件如何帮助简化它。

那么，让我们开始吧——

1. 人手不足对组织有何影响？  

一个人手不足的组织通常会见证生产能力、员工生产力、周转时间和盈利能力等几个指标的急剧下降。 这是因为他们将无法完成标准工作量，并且可能会通过分配额外工作来满足项目要求，从而过度利用现有员工。 这会导致身体疲惫、压力和倦怠，从而导致生产力下降。

此外，由于额外的工作量，员工可能会错过最后期限或无法交付优质产品。 如果这种情况持续很长时间，他们可能会对工作失去兴趣并最终辞职。 高流动率对企业来说代价高昂，因为它会在员工离职时支付直接退出成本，并招致招聘和培训新员工的额外费用。

现有劳动力的突然减少可能会加剧人手不足的问题。 此外，在已经人手不足的工作场所，高流动率可能会在极端情况下停止运营，从而损害公司的声誉和市场价值。

既然人手不足的后果已经很清楚了，那么您可以采取以下措施。

2. 管理人员不足问题的方法

人员不足会显着降低组织效率，影响公司的收入和利润。 但是可以通过适当的措施来对抗它的一些影响。 就是这样：

2.1。 根据战略目标对项目进行优先排序

当公司的资源有限时，优先考虑承诺更高投资回报率的增值项目至关重要。 例如，如果一个组织有多个项目正在筹备中，但只有有限数量的资源可供使用，则可能会优先考虑最关键的项目。

这使管理人员能够将有限的资源分配给合适的项目并增加收入利润率。 此外，对项目进行优先排序有助于他们以有限的劳动力实现其长期财务和战略目标。

2.2. 估计每个项目的资源需求

当资源稀缺时，在开始项目之前估算所需资源尤为重要。 未能准确评估项目要求和必要技能将导致资源生产力不足，从而导致质量不合格、客户不满意和成本超支。

当项目经理提前估计资源需求时，它给了资源经理足够的时间来识别和分配资源。 这也将帮助他们实施资源化处理，如外循环回填、培训等，以缓解资源短缺。 这使管理人员能够在资源有限的情况下交付高质量的项目。

2.3. 优化每种资源的盈利利用

当组织人员不足时，由于工作量过大，资源往往会被过度利用，从而导致压力和倦怠。 另一方面，当员工经常被要求从事不计费的任务时，会导致士气低落和敬业度下降。

通过实施资源优化方法，管理人员可以确保那些过度使用的资源的工作负载分布均匀。 他们还可以调动从不可计费项目到可计费项目的未充分利用资源，以提高财务回报。 这将提高绩效、提高生产力、增加收入并防止无聊或脱离接触。

2.4. 在项目启动期间应用轮换/回填策略

当一个项目需要关键资源来完成一项任务，但这些资源已经被预订时，在短时间内填补这些职位可能具有挑战性。 为了帮助填补这些空白，资源经理可以使用轮换和回填策略。 这仅在确定项目是否已达到稳定状态后才会发生，即缺乏关键资源不会对其产生负面影响。

资源经理与相关项目经理协商，为新项目轮换重要资源，并为空缺分配合适的回填。 这使新项目能够在不干扰现有项目的情况下获得必要的专业技能。 此外，这可确保在资源有限的情况下满足两个项目需求而不会出现问题或风险。

2.5. 跨矩阵边界共享资源

组织需要挖掘现有资源的最大潜力以确保项目质量。 但是，当组织在有限的人才库上工作时，这可能具有挑战性。 实现这一目标的有效方法之一是实施跨部门协作。 这种策略使员工能够从事不属于各自部门但仍需要他们才能的项目。

这使员工能够多样化他们的投资组合和技能组合，同时提供新的学习机会。 此外，当员工交流和分享他们的知识和经验时，这将有助于他们学习和成长。 通过这种方式，企业可以智能地利用现有劳动力，成功交付项目并提高效率。

2.6. 投资于多技能培养计划 

在人手不足的情况下提高效率的最有效方法之一是开展多技能培养计划。 例如，如果一项任务需要具备两种不同技能能力的资源，多技能可确保只有一个人具备执行任务的能力，而不是两个不同的人。

许多员工擅长执行需要不同能力的不同任务。 因此，组织可以利用这些资源并磨练他们的技能，将它们分配给不同的项目。 因此，即使资源池较小，组织也不会错过新机会并保持效率。

2.7. 利用或有资源满足短期需求

当短期项目需要组织人员库中当前不可用的专门资源时，雇用临时资源可以帮助完成工作。 组织可以通过固定供应商获得临时工，例如自由职业者或承包商，尤其是在这是一次性要求的情况下。

这样，他们可以避免雇用长期员工或完全失去机会的额外开销。 这也将减少培训时间，最大限度地减少不必要的招聘和解雇周期，帮助形成长期和临时员工的正确组合，并提高整体业务效率

让我们看看资源管理工具如何有效解决劳动力短缺问题。

3.高级资源管理工具如何帮助管理组织中的人员不足？

Saviom 的资源管理软件具有集中的实时可见性，使组织能够有效地管理组织中的人手不足。

• 资源预测功能可以提前识别资源需求。 这将使人们能够采取适当的措施来弥合需求与容量的差距，并帮助减少任何未来的资源限制并简化资源分配。
• 预测与实际值报告有助于确定完成工作所花费的时间与估计的时间。 因此，管理人员可以评估资源是否花费了比预期更多的时间来完成任务，尤其是在资源受限或预算超支的情况下，并采取纠正措施来确保项目的命运。
• 利用率报告和颜色编码的热图允许管理人员确定他们的有限资源是过度利用还是利用不足。 因此，他们可以采取适当的措施来优化分配。

所有这些资源管理功能都有助于解决人员不足的问题。

4。结论

在当今竞争激烈的环境下，必须采取适当的措施来确保企业的长期生存能力和盈利能力。 即使您的组织人手不足，上述方法也将使您维持生计，并使您保持竞争优势。 此外，如果搭配合适的资源管理软件，您公司的绩效和效率将会飙升，将其推向成功的新高度。