如何格式化美国商务信函

已发表: 2022-08-09

很有可能，您必须写一封商务信函，并且您有点担心您无法正确格式化它。如果是这样，那么您来对地方了。

How to Format a US Business Letter

在这个简短的指南中，我们将介绍 8 个简单的步骤来撰写有效的美国商务信函。

如何写美国商务信函

块格式是指您的信件将被对齐的页面的一侧。有两种主要类型：完整块和修改块。让我们来看看它们。

完整的块格式意味着字母的元素对齐到左边距。大多数类型的字母都是在左边写的。

修改后的块格式意味着大多数东西都向左对齐，但有些东西也向右对齐。一个常见的例子是在左边写你的地址，在右边写收件人的地址。

块格式允许您更紧凑地放置最重要的信息。将人力资源专家的注意力吸引到您要传达的内容上要容易得多。除了战略优势外，块格式也是美国商务信函的标准布局。

即使您与要写信的业务联系人有私人关系，添加您的地址也始终很重要。这似乎没有必要，但实际上是常见的做法。

您曾经使用过求职信或简历写作服务吗？请注意，无论您从他们那里订购什么，无论是简历、求职信还是商业信函，他们总是在其中包含您的地址。

这不仅务实，而且非常有礼貌。不添加您的地址会迫使您的收件人去寻找它，这在商业世界中被认为是非常粗鲁的。

就像您的地址一样，在您的信中添加日期是一个容易被忽视但很重要的步骤。从长远来看，它将对您和您的收件人都有帮助。

您的信件只是您的收件人定期收到的数百封信件中的一封。如果没有日期，很容易忘记您的信件是何时发送的以及应该多快回复。

但是，有了日期，您的收件人就会知道何时对您的信采取行动，并且您会尽快得到回复。

根据上下文，参考线可能是对您的信函非常有用的补充。以“re:”开头，参考线有助于总结你的信的内容。

它们通常由响应客户的公司使用。例如，如果您就从未出现在您家门口的在线联系公司，您可能会收到一条回复，其中包含一条参考行，上面写着“Re: Missing Online Order”。

如果您正在回复商业信函，或者即使您的收件人期待您的信件，最好添加参考行。

因此，现在您已经完成了信件的所有后勤工作，是时候制作适当的问候语了。如果可能的话，最好使用被称呼的人的名字——只要确保你的名字是正确的。

您可能还想完全跳过名字，并通过他们的头衔和姓氏来称呼您的收件人，例如“Dr. 史密斯，”或“女士。麦克斯韦。”

为什么正确的问候如此重要？想象一下，您正在竞标一份合同，而您的信以“FAO 不管它关心的人”或“亲爱的企业主”开头。用一个通用的问候语，你暗示你没有在你要说的内容上投入太多。

通过使用特定、正确的问候语，您可以向收件人表明您已花时间了解对方。这将使您更有可能获得回应。

尽管大部分信件没有定义的标准格式，但常识建议保持一致。例如，无论您从哪种字体开始，您都应该在整个信函中使用该字体。

至于你信的实际内容，你写的内容当然是你所独有的，也是你来信的目的。虽然您不需要遵循严格的每段 3 行规则，但您绝对应该使您的信件尽可能简洁。

Why People Read Business Letters

人们阅读商务信函是为了快速有效地吸收信息。他们不想浏览任何形式的额外内容。尽可能保持你的信的重点是礼貌的。

出于同样的原因，您还应避免在信函的末尾添加附言或“PS”。相反，试着给你的读者一个快速简单的号召性用语。

例如，如果您想要一个特定的答复，请以一个问题结束。或者，如果您只是想在收件人阅读您的信件后聊天，请让他们在阅读后与您联系，并添加您是否更喜欢电话、电子邮件或其他形式的交流。

完成信的正文后，就该决定如何签字了。我们建议您以礼貌的短语结尾，例如“最诚挚的问候”，然后加上您的全名。其他常用短语，如“真诚地”，可以，但可能有点过时。

您可能还想在全名下方添加您的公司名称。根据您想要产生的影响，添加您的公司名称也可能是有意义的。如果您代表您的团队写这封信，请不要害怕提及您的团队或部门。

无论您选择写哪种签名都取决于您。只需确保它与您的信件正文相称，并且它可以帮助您的收件人了解谁在写它们。

校对是写信过程中最重要的步骤之一。发送充满拼写和语法错误的商务信函是不专业的，并且可能无法得到您想要的回复。

但是，您不仅应该校对您的工作，还应该大声朗读它。这可能看起来很愚蠢，但有时我们的语气与我们对文本的期望不同。为避免任何误解，请确保在发送之前快速大声朗读您的信件正文。

到目前为止，撰写美国商业信函的惯例可能一直令人困惑或难以找到。通过遵循这 8 个简单的步骤，您现在可以确信您的信是尊重的、适当的，并且一定会收到回复。

确保在撰写下一封商务信函时经常参考本指南，以确保您与收件人之间的有效通信。