改善内部沟通的 11 个重要技巧

已发表: 2024-03-28

想一想为公司外部人员提供消息传递所需的所有工作。 有战略会议、预算和整个部门致力于这种沟通。

相比之下,公司往往忽视内部沟通。 大多数公司认为内部沟通会自行解决。

但情况并非总是如此,尤其是对于远程员工、混合型公司或公司文化刚刚起步的新企业而言。

缺乏有效的内部沟通会严重影响您的业务。 生产力下降、信息孤岛和员工不敬业都会导致同一个方向:绩效不佳。

了解如何缩小沟通差距并为您的团队提供内部沟通工具和策略。

在本文中:

– 如何发现组织中的内部沟通问题
– 建立有效的内部沟通策略的 11 个技巧

如何发现组织中的内部沟通问题

内部沟通对于您企业中的每位员工和任务都至关重要。 从入职到公司文化、项目管理到品牌一致性,内部沟通是让每个人保持同步的方式。

但你的内部沟通有多有效?

每年,有 340 亿封工作电子邮件在员工不阅读的情况下直接被扔进垃圾箱,其中包括关键业务通信。 现在,吸引同事的注意力并不像在办公桌上拍拍他们的肩膀那么简单,这一点比以往任何时候都更加重要。 越来越多的团队依靠电子邮件、聊天和任务管理应用程序等远程通信来保持联系。

以下是如何发现内部沟通方法中的差距。 如果这些问题中的任何一个听起来很熟悉,那么就该制定内部沟通计划了。

经常发生误解

员工 X 没有执行任务,因为他们认为员工 Y 正在执行该任务。 员工 Y 认为这不是优先事项,而员工 Z 只是注意到他们从未发送过有关此问题的电子邮件提醒。 与此同时,经理 A 想知道为什么你专注于这项任务而不是其他事情。

对项目目标、公司政策、指示和截止日期的困惑都可能是内部沟通瓶颈的迹象。

士气低落

如果没有良好的内部沟通,人们会感到被冷落、被低估和被剥夺权力。 如果您发现团队士气低落,可能是因为他们没有获得所需的沟通。

共享信息和敞开双向沟通之门可以在激励员工方面发挥重要作用。

项目缺乏一致性

在一个项目上完全一致意味着每个人都知道他们在做什么、为什么这样做以及如何使其成功。

但缺乏内部沟通可能会导致人们职责不明确、优先事项相互冲突以及期望不同。 如果您的项目失败或以混乱结束,则可能是内部通信问题。

员工敬业度不佳

员工敬业度与员工士气有着微妙的不同。 高昂的士气意味着愉快、友好的工作环境。 高敬业度意味着员工忠诚,贡献新想法,支持彼此的项目,并加倍努力。

另一方面,员工敬业度不佳可能意味着满意度、员工保留率、效率以及工作健康和安全较低。

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建立有效的内部沟通策略的 11 个技巧

如果您想改善公司的内部沟通,首先要制定策略。 你不能只是希望有更好的沟通。

您需要自上而下的举措来发挥带头作用,并提供让各个级别的员工参与的机会。

1. 建立明确的沟通目标

与任何其他项目一样,第一步是使用有意义的指标来定义您的目标,以便您可以看到您的进度。

考虑一下您在工作中使用的不同沟通渠道,从面对面聊天到电子邮件、内联网、电话和 Slack 等消息传递应用程序。 您需要为每个渠道创建沟通最佳实践。

澄清哪些渠道最适合不同类型的消息也是一个好主意。 例如,快速的一对一签入将涵盖一些任务,而最好以书面形式分享项目详细信息和要求。

2. 培养开放沟通的企业文化

为了有效沟通,人们需要有自信地说出来。 从企业领导者到客户服务一线的员工,每个人都应该有办法表达自己的声音。

创建这种环境需要多种工具和态度的结合。

例如,匿名调查可能是收集员工反馈的有用方法。 但管理者还需要积极培养一种不进行报复的建设性批评文化,以便人们也可以一对一地提出意见。

商业领袖的透明度也大有帮助。 全公司范围内的更新、全体会议和全体会议为每个人提供信息和参与创造了机会。

3. 有效传达领导信息

高级员工的信息可以传达公司的愿景、目标和战略。 有了这些知识,员工就可以在各自的角色中更加高效、更加积极主动。

您需要考虑在您的特定业务中分享这些消息的最佳方式。 例如,定期电子邮件会起到作用,还是有关公司战略的网络研讨会会产生更大的影响?

重要的是,每个人都能识别来自高层领导的信息并信任这些信息。 一种方法是使用品牌链接。

例如,如果首席执行官希望每个人都阅读特定的白皮书,他们可以使用自定义的短链接将其发送出去,以明确该消息直接来自首席执行官的办公桌。

4. 增强团队协作机会

如果你想让你的团队更好地沟通,那么你需要给他们沟通的机会。

  • 组织团队建设活动,让每个人都相互了解并能够自信地互动。

  • 将协作工具添加到您的技术堆栈中,以便员工习惯在整个工作过程中进行沟通。

  • 定期举行会议或更新会议,以便每个人都能了解公司的战略,而不是专注于自己的任务。

5. 保持内部通信资源库的一致性

内部通信资源是指导每个人实现最佳实践的材料:品牌指南、员工手册、新员工培训材料、电子邮件模板等。

定期审查和更新通讯资源。 您需要一种方法来确保每个人都使用最新版本。 考虑使用链接管理工具,例如 Bitly,它可以让您共享自定义链接,实时更新其内容,并衡量员工如何使用资源。

6. 简化信息共享方式

沟通不仅仅是发布信息。 良好的内部沟通意味着在正确的地方与正确的人共享信息,并确保他们可以在需要时随时参考。

想一想:

  • 哪些沟通渠道和格式最适合不同类型的信息。

  • 您将如何更新信息并发送有关新资源的通知。

  • 如何确保信息在需要时保持有效。

  • 如何标记信息以便合适的人访问它。

自定义链接只是可用于内部知识共享的工具之一。 您可以自定义每个链接,以便清楚地了解内容是什么以及来自哪里。

7. 通过有针对性的职位发布来加强招聘

招聘是当今企业面临的最大挑战之一。 令人惊讶的是,内部沟通可能是解决招聘问题的关键。

有针对性的内部职位发布可以帮助找到员工队伍中已经隐藏的人才。 当员工有动力分享职位信息时,他们可以帮助您与更多的人建立联系,并成为公司的积极倡导者。

您可以使用可跟踪链接等工具来确定职位发布的位置最有效以及参与度最高。 您还可以向员工发送用于共享招聘广告的自定义链接,以便您可以了解谁是您最有效的拥护者。

8. 提高公司内联网的使用率和参与度

如果您有公司内部网,那么显然这是从内部通信开始的地方。 然而,让您的员工始终如一地使用公司内部网可能很困难。

对于人力资源和领导团队来说,在内部通信中尽可能使用内联网是一种很好的做法。 通过可跟踪的 Bitly 链接,团队可以了解有多少员工点击以及哪些资源最受欢迎。

鼓励采用的另一种方法是使内联网易于使用,并定期更新,以便用户有理由回来。

9. 解决任何明显的沟通差距

如果本文开头的任何问题听起来很熟悉,那么您可能已经知道您的业务中存在沟通差距。 也许不同的部门不善于相互沟通。 也许高层领导很难与一线员工分享最新情况。

找出沟通差距就成功了一半。 一旦您知道他们在哪里,您就可以建立跨职能团队或组织活动来让人们交谈。

10. 培训和发展以实现更好的沟通

我们都不是完美的沟通者。 总有一些地方需要改进——从内部沟通到包容性语言、可访问性,或者掌握新的品牌指导方针。 随着人们职业生涯的进步,他们的培训需求也会发生变化。

为公司各个级别的员工提供沟通培训。 寻找适合他们的工作风格(面对面、混合或远程)和不同学习风格(例如研讨会、网络研讨会或在线课程)的形式。

11. 与所有必要的团队成员共享内部事件信息

让每个人都了解内部事件可以让人们更有可能出现并参与。 这对于大型企业或远程公司来说更为重要,因为人们需要时间做好准备。

工作场所体验团队可以使用 Bitly 通知员工即将发生的事件和活动。 使用 Bitly,您可以轻松添加 UTM 参数,以向不同团队发送独特的链接。 这使他们能够按团队跟踪点击次数并跟进参与度较低的团队。

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立即采取行动改善内部沟通

如果您的团队组织混乱、缺乏敬业度或难以实现目标,这可能是内部沟通不畅的迹象。 好消息是一些通信策略和工具可以提供帮助。

建立内部沟通策略需要时间。 但有了企业各个层面的正确支持和支持,您将看到巨大的成果。

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