召開商務會議的 5 個技巧

已發表: 2022-08-09

你去過那裡：會議時間很長，你的注意力在徘徊。 你沒有學到任何新東西，沒有說話，甚至不知道為什麼參加對你來說很重要。

對於公司來說，像這樣的會議是一場災難，讓員工感到士氣低落，效率低下。 如果不合標準的會議是公司範圍內的問題，那麼企業正在浪費大量時間。

事實上，69% 的員工每週工作時間超過 1 小時在會議上。 為了獲得這種時間投資的回報，公司必須有效地召開會議。

我們對美國的 400 名全職員工進行了調查，以了解他們開會的頻率以及開會帶來的好處。

我們發現，企業應該舉行快速、重點突出的會議，並提供可操作的議程和有效的促進者，特別是因為在 COVID-19 大流行期間有如此多的會議是遠程舉行的。

我們還發現，公司中的一些人與會議的關係不同：高管需要確保他們有策略地安排會議，以便他們可以完成其餘的工作，人力資源專業人員應該有機會利用會議來改善他們的角色。

我們的發現

  • 在典型的一周內，超過一半的員工會參加專注於檢查進度 (53%) 和解決問題 (51%) 的會議。 企業應該主要將會議用作員工可以分享他們的成就並解決他們的問題的場所。
  • 幾乎所有的商務會議 (90%) 持續 1 小時或更短，這表明企業應該舉行簡短的會議。
  • 61% 的經理認為解決問題和協作是會議的好處，公司應培訓所有經理以有效地召開會議。
  • 幾乎一半的人力資源專業人士 (47%) 表示會議有助於他們做好工作。 企業必須記住，會議是人力資源部門員工的技能培養機會。
  • 44% 的高管和創始人每週在會議上多花 10 個小時。 行政級別的員工必須預見並克服會議繁重的日子帶來的挑戰。

提示 1：將商務會議議程重點放在檢查進度和解決問題上

對於一些員工來說，無聊、低效的會議是他們工作中不幸的一部分。

企業應將會議的重點放在分享進展和解決問題上，以消除員工對會議的懷疑。

已經有超過一半的員工參加了進度檢查會議 (53%) 和問題解決或頭腦風暴會議 (51%)。

what types of meetings do employees attend?

很少有員工定期參加會議以做出決策 (33%)、發表演講 (28%) 和培養技能 (26%)。

專家說，為了進行有效的會議，公司應該需要一個議程。

“沒有議程，會議是無用的，”Call Outdoors 的創始人 Laurie Wilkins 說，該公司出版了有關戶外裝備和設備的指南。 “你至少應該對你關注的所有事情有一個大綱，以確保會議的順暢進行。”

威爾金斯認為，在會議開始之前，會議主持人應該問：

  • 這個會議有必要嗎？ 如果會議只是一系列問題或對許多與會者沒有幫助的演示文稿，則最好通過電子郵件或電話進行處理。
  • 正在討論哪些具體結果？ 為了有效地提供進度更新，業務需要有特定的指標。 威爾金斯建議回答具體問題，例如“僱用了多少人？” “我們收到了多少頁面瀏覽量？” “我們的月收入是多少？”
  • 接下來是什麼？ “會議的目的是為了實現公司的目標，進一步努力，”威爾金斯說。 每次會議都應以解決問題的具體、可操作的計劃和目標結束。

員工不想主持或參加對公司業績沒有幫助的會議，因此公司應要求商務會議議程側重於討論成就和解決問題。

提示 2：在 1 小時或更短的時間內召開會議

在生產性公司，員工很忙。

企業應尊重員工的時間，避免舉行超過 1 小時的會議。

大多數公司都遵守這一準則：90% 的員工表示，在他們的工作場所召開一次典型的會議需要 1 小時或更短的時間。

90% of people say their meetings are usually 1 hour or less

由於員工承擔其他責任，安排長時間的會議很困難。

Clavis Social 的聯合創始人尼克·法恩伯勒 (Nick Farnborough) 說：“會議在繁忙的日程中需要時間。” “他們應該只持續到他們需要的時候。”

專家表示，安排超過 1 小時的會議是一項挑戰。 參與者走上正軌，議程冗長而復雜，人們失去焦點並停止關注。

目前遠程工作的大量員工加劇了這些擔憂。

經營自己的商務輔導服務的 Charlene DeCesare 為她的客戶提供了 5 條保持會議簡短的提示：

  1. 建立一個禁止多任務處理的規則。 員工應該專注於會議和單獨的會議。 如果員工遠程工作並且更容易分心，這一點尤其重要。
  2. 制定具有明確目標的議程。 “沒有議程，你只是在一條漫長而曲折的道路上無路可走，”DeCesare 說。
  3. 確保每個參與者都需要在場。 會議應該與每個與會者相關。 如果員工無法解釋他們參加會議的原因，他們就不應該參加。
  4. 包括互動元素。 一般來說，會議應該有不止一名參與者。 考慮一個人的演示，單獨的一次性活動，並確保定期安排的會議有各種不同的聲音。
  5. 有後續計劃。 有些會議時間過長，因為浪費時間討論下次見面的時間。 會議領導者應該為下一步製定強有力的計劃。

通過保持會議簡短和重點突出，公司尊重員工的時間，更有可能吸引他們的注意力。

提示 3：培訓經理有效地召開會議

會議取決於領導他們的人的能力。

公司應該培訓經理，以便他們能夠舒適、有方向地和輕鬆地召開會議。

大多數經理都看到了在工作場所開會的好處。 超過一半的經理 (61%) 表示，解決問題和協作是他們參加會議的好處。

61% of managers say their meetings help solve problems

經理們有理由對會議的好處充滿熱情：他們通常是領導討論和製定議程的人。

為確保所有員工都感受到同樣的敬業度，數字產品代理公司 Swenson He 的運營經理 Alexis Wirth 培訓經理遵守公司的會議標準，其中包括：

  • 發送明確的日曆邀請：Wirth 說，經理應該始終向必要的隊友發送 Google 日曆邀請。 如果員工在遠程工作，則邀請中應包含遠程視頻會議平台的鏈接，例如 Zoom 或 Google Hangouts。
  • 準備好視覺效果：視覺效果可幫助隊友跟踪會議進度並保持參與度。 此外，視覺效果表明會議的領導者已做好準備。
  • 指定記筆記者：讓記筆記者有助於組織會議的要點，並確保可以與不在場的隊友共享筆記。
  • 詢問有關會議如何進行的反饋：Wirth 希望她的經理詢問與會者他們對會議議程、流程和氣氛的看法。 這樣，經理們下次可以更好地主持會議。
  • 遵循“水母法則” ：水母漂浮在海洋中，無效的會議同樣是漫無目的的。 Wirth 說，在她的公司，經理們知道在會議偏離主題時使用代號“水母”。 然後，主持人可以使會議重回正軌。

有效的會議需要有效的促進者。 為了盡可能舉辦最好的會議，公司必須對他們的經理進行一套通用會議標準的培訓。

提示 4：記住會議可以培養 HR 專業人員的技能

對於大多數員工來說，會議是展示他們的發展和個人進步的機會。

然而，對於人力資源專業人士來說，會議是一個培養技能的機會，使他們能夠做好工作。

近一半的人力資源員工 (47%) 表示，學習工作所需的技能對在公司開會有益。

Which Employees Learn Skills at Their Meetings?

相比之下，幾乎四分之一的個人貢獻者 (23%) 認為會議有助於他們培養技能。 經理 (20%)、高管 (15%) 和顧問 (13%) 更不可能相信會議的技能培養潛力。

人力資源人員可能會重視會議提供的技能培養機會，因為會議提供了評估團隊動態和公司文化的機會。

想像一下一家中型科技公司的新人力資源員工的經歷：

該公司擁有大約 65 名全職員工，並且正在僱用他們的第一位全職人力資源主管 Kevin。 凱文開始在全公司的會議上靜坐。 他將能夠回答以下問題：

  • 誰喜歡說話？
  • 誰打斷？
  • 誰更喜歡聽？
  • 誰在關注？
  • 哪些隊友看起來相處融洽？

凱文現在將了解團隊的動態以及哪些個人或團體人力資源培訓可能對他的公司最有用。

在 COVID-19 大流行期間，做出這樣的決定可能更具挑戰性。

21Oak HR Consulting 的所有者 Jill Santopietro Panall 表示，通過 Zoom 或 Google Hangouts 遠程召開會議使得培養人際關係所必需的人際交往能力變得更加困難。

“我錯過了觀看會議中自然互動的機會，這些互動讓我能夠感知問題和挑戰，”她說。 “當每個人都面朝前，溫和地看著鏡頭時，以他們的最佳表現，沒有辦法看到誰的眼睛盯著某個特定的人，或者誰在桌子底下發短信。 所有這些都具有令人難以置信的指導意義。”

如果沒有面對面的員工會議，公司可能會建議其人力資源員工與員工舉行更多定期的一對一會議。 這樣，員工就會感到受到支持，人力資源人員可以繼續培養他們的技能。

在規劃人力資源專業人員的發展時，公司必須記住，對於從事人力資源工作的人來說，會議是一個機會，可以更好地發揮他們的作用。

提示 5：高管必須預見會議繁忙日子的挑戰

員工有時會害怕地查看他們的日程安排：一天要開 4、5 或 6 個小時的會議。 工作應該什麼時候完成？

高管們經常問自己這個問題，並且必須設計系統來完成他們的工作，儘管日程安排很繁重。

超過十分之四的高管 (44%) 每週在會議上花費超過 10 小時。

44% of executives spend more than 10 hours per week in meetings

專家說，對於創始人和高管來說，會議是理所當然的，因為它們可以讓公司保持運營。

Justin Kerby 是社交媒體營銷機構Something Great Marketing 的創始人，他說他的會議代表了他為公司提供的持續價值。

“我的大部分會議都是業務發展機會、內部團隊審查以及向潛在客戶提出建議，”Kerby 說。 “為了我們的團隊成長，銷售機會需要在一周內得到我的全部關注。”

特別是在經濟緊縮時期，中小型管理人員可能會在遠程會議上花費大量時間，重點是銷售、籌款和整體現金流。

專家們提出了兩種不同的時間限制策略來幫助高管管理他們的時間：

  1. 每日非會議時間：Kerby 建議高管們在沒有會議的日子裡儘早安排時間。 他將自己的日程安排在早上 6 點到 10 點之間，員工知道他利用這段時間專注於日常任務。
  2. 會議特定日期：行政助理人員配備公司 Priority VA 的創始人兼首席執行官 Trivinia Barber 僅在周一和周三安排所有內部會議。 她寧願有大量的專門工作或會議時間，也不願在職責之間切換。

雖然公司領導者用來管理他們的日程安排的時間限制策略可能不同，但專家們一致認為，一個有效的高管是能夠讓員工在不經常尋求老闆的建議的情況下做出決定的人。

“創造一種文化，讓決策者可以在盡可能少的情況下快速有效地做出決策，”獨立零售珠寶商在線市場 MarketOrders 的首席運營官 Sukhi Jutla 說。

通過營造一種讓中高層管理人員能夠輕鬆地做出決策的公司文化，創始人可以避免陷入無休止的會議，討論員工本可以自己解決的問題。

無論他們採取何種策略，高管們都必須找到一種方法來保護自己的時間，以抵禦召開多次會議的壓力。

企業必須進行有效的會議才能取得成功

員工將大部分時間花在會議上，企業必須確保員工參加的會議能夠充分利用他們的時間。

COVID-19 大流行和遠程開會的必要性使得企業採用最佳會議實踐變得更加重要。

為了進行有效的會議，公司可以：

  • 集中會議回顧成就和解決問題
  • 舉行會議不超過 1 小時
  • 培訓經理以很好地促進會議
  • 使用會議來培養 HR 專業人員的技能
  • 幫助高管管理會議繁忙日子的嚴酷考驗

通過進行有效的會議，公司可以在充滿挑戰的商業環境中充分利用員工。

關於調查

Manifest 於 2020 年 6 月對美國 400 名全職員工進行了調查。

38% (38%) 居住在南方； 30% 居住在中西部； 20% 在西方； 東北地區為 13%。

44% (44%) 是男性； 43% 是女性； 14% 拒絕回答。

25% (25%) 的受訪者年齡在 18-34 歲之間； 34% 年齡在 35-54 歲之間； 26% 為 55 歲及以上。