完美的溫柔提醒電子郵件的秘密和模板

溫和的提醒電子郵件是銷售中必不可少的電子郵件類型，尤其是在涉及放棄購物車時。 事實上，根據Baymard Institute的一份報告，每年有 69% 的在線購物者放棄購物車。

這些購物者已經表現出對購買您的產品或服務的興趣。 他們是接收溫和提醒的主要候選人，這些提醒會促使他們重新完成購買並轉變為付費客戶。

有幾種方法可以提醒您的潛在客戶，這樣您溫和的提醒電子郵件就不會顯得煩人或咄咄逼人。

每天發送 3000 億封電子郵件，電子郵件是世界上的交易貨幣，而且大多數電子郵件都未讀。 有時，在這些未讀的電子郵件中，甚至會遺漏重要的通信。 一封錯過的電子郵件可以轉化為未讀收入。

在本文中，我們將與您分享一個分步指南，涵蓋有效的溫和提醒電子郵件的所有方面。

它包括在您的電子郵件中包含和排除的內容、如何設置格式以及發送電子郵件的最佳時間。

什麼是“溫和提醒”電子郵件？

“溫和提醒”電子郵件是精心製作的親自撰寫的提醒消息，在客戶與貴公司最後一次聯繫後已經過去了很長一段時間後，您將其發送給客戶。

你需要仔細設計你的提醒，這樣你就不會被認為是急躁或絕望的，而是被認為是樂於助人和關心他人的。

可以發送兩種類型的溫和提醒電子郵件：

1. 如果電子郵件已經發送出去，則可能意味著事件尚未發生，例如在本週晚些時候的會議上向我們這些人發送電子郵件通知的情況。
2. 提醒那些在截止日期前沒有完成他們應該做的事情的人的行為——比如當發票沒有按時支付時。

電子郵件提醒可用於多種目的，無論是希望他們通過電子郵件給您回電、給您回電、發送作業，還是只是支付賬單。

電子郵件比電話更容易被忽略； 如果沒有與之相關的電話，很難輕易走開。

因此，為了吸引讀者的注意力，您需要發送不同類型的電子郵件。 粗魯、咄咄逼人或矛盾的電子郵件很可能會被忽略。

為什麼溫和的提醒電子郵件很重要？

這些溫和的提醒郵件之所以重要，是因為它們鼓勵公司養成更好的工作習慣，並促進生產力的提高。

以下是為什麼溫和的提醒電子郵件對偉大的企業如此重要的幾個很好的理由。

#1。 提高銷量

儘管我們都不願意這麼說，但有些客戶會忘記我們，或者可能會延遲付款，甚至更糟的是，在服務完成之前取消服務。

這就是為什麼發送提醒至關重要，而溫和的提醒電子郵件是做到這一點的最佳方式，並讓您有更好的機會以高盈利能力恢復他們的業務。

#2。 提高參與度

眾所周知，如今人們很忙，很難掌握手頭的所有任務。 這通常會導致忘記或乾脆不做最初打算做的事情，例如回復電子郵件。

溫和的電子郵件提醒可以幫助確保收件人更有可能在收件人可能忘記或過於分心而無法這樣做時通過提供溫和的推動來實現他們的初衷。

#3。 轉化更多用戶

您可以使用溫和的提醒作為提供折扣或其他獎勵的機會，以鼓勵有一段時間沒有使用您的應用程序的人回來再試一次。

#4。 提高保留率

您可以使用提醒作為重新吸引已停止使用您的應用程序的用戶的機會。

讓他們了解新功能和開發的最新信息，或向他們發送有關如何改善他們使用您的應用程序的體驗的提示。

#5。 提高客戶滿意度

如果有人對您的產品留下了負面評論，您可以通過向他們發送友好提醒，說明他們最初喜歡它的原因，從而扭轉局面。

這也是快速解決客戶服務問題的好方法，這樣您就不會永久失去客戶。

#6。 減少廢棄的手推車

當有人在沒有購買的情況下放棄了他們的購物車時，向他們發送一個溫和的提醒可以幫助增加銷售額並減少購物車放棄。

另請閱讀：10 個面向 CRM 新用戶的客戶服務電子郵件模板

寫出完美溫馨提醒的 5 個步驟

如果您不知道如何正確使用，電子郵件的精美藝術可能會很困難。 有這麼多不同的方法來寫電子郵件，肯定有一些技術會比其他技術產生更好的結果。

請按照以下五個步驟充分利用您的下一封電子郵件，無論您是寫給家人、朋友還是同事。

#1。 寫一個有吸引力的主題行

您的讀者首先會看到您電子郵件的主題行。 如果你不讓它流行起來，他們就永遠不會打開它。

主題行是 47% 的電子郵件收件人打開電子郵件的決定因素。 此外，69% 的電子郵件收件人僅根據主題行將電子郵件報告為垃圾郵件。

• 你的主題行應該是
• 清脆
• 簡短而集中
• 使用個性化令牌。
• 一定要告訴他們裡面是什麼
• 相對的
• 讓人們感到特別
• 營造緊迫感

#2。 使用正確的問候語

問候語定下了任何電子郵件的基調，雖然這些電子郵件包含提醒，但並不那麼刺耳。 通常，銷售代表會等到第二封或第三封電子郵件之後才聯繫他們的客戶。 您應該尊重並從頭到尾閱讀發件人的信息。

電子郵件中的問候取決於情況或電子郵件。 你可以用“親愛的”和“嗨”或“你好”或“嘿”來開始一封電子郵件。

例如，

• 如果你想與客戶建立融洽的關係，你可以用“嗨”開始寫一封電子郵件。
• 您的業務通常會正式交談，因此請嘗試以您好，名字開頭。
• 在友好提醒的開頭說“親愛的”有點正式，但如果它是您公司的默認消息開場白，請使用它。

#3。 不要忘記電子郵件正文中的任何細節

在您的電子郵件正文中，您希望向收件人提供有關您向他們發送電子郵件的情況的更多詳細信息，即您發送電子郵件的原因、您希望從他們那裡得到什麼以及回复的時間範圍。

以下是撰寫完美信息的一些技巧：

1. 您的主要信息應該清晰、簡潔且有針對性。
2. 向電子郵件的收件人解釋如果他們接受你的提議，他們將得到什麼回報。
3. 在起草主要信息時，請始終注意保持尊重的語氣。
4. 根據需要提供姓名和日期。

#4。 製作完美的 CTA

接下來，始終在電子郵件底部包含您的聯繫信息，以便日後通信。 你的提醒應該小心，不要喋喋不休太久而失去讀者的注意力。

延遲付款的原因很可能取決於特定的個案。 因此，您可能想說，例如，付款應在此日期到期或及時回复或招致以下處罰。

此外，在另一種情況下，您可以將他們的面試機會提供給其他人，或者正式收回損失的收入。

例如，請訪問我們的網站以獲取有關 ________ 的更多信息。 此外，您可以通過電子郵件 _______@gmail 或 98765xxxx 與我們聯繫。 我們的團隊為您提供 24/7 全天候支持。

#5。 保持簽到友好

解釋完你的觀點後，以友好的語氣結束電子郵件：

• 希望這篇博文對您有所幫助。
• 祝你有美好的一天！
• 我期待著您的回音。
• 我正在等待您的積極回應。
• 感謝您閱讀電子郵件

之後，您可以添加結束簽收：

• 問候
• 真摯地
• 一切順利
• 謝謝

您還可以添加您的職位、雇主、公司名稱、城市和聯繫信息，具體取決於此類詳細信息的用途。

另請閱讀：為什麼您應該嘗試電子郵件線程（+ 最佳實踐）

14 個用於電子郵件的溫柔提醒模板

以下是一些您可能會覺得有用的電子郵件提醒示例。

它們遵循我們之前在本文中討論的六點結構。 無論您是否使用這些示例作為靈感，請記住在起草電子郵件提醒消息時包含所有基本元素！

#1。 給老闆的溫馨提醒郵件

無論向您的老闆發送電子郵件提醒有多困難，一般規則仍然是保持專業、禮貌和令人信服。 這也可能是提醒經理、教授或同事注意某事的好方法。

#2。 給客戶的提醒郵件

有時，由於客戶或承包商的不作為，項目可能會停滯不前。 給客戶一封溫和的提醒郵件可能會使項目重回正軌。

標題：成為第一個簽署項目的人 嗨，喬， 我只是想確認您已收到我們上週發送的項目計劃。 項目計劃是我們為您制定的戰略的重要組成部分，在我們開始工作之前需要您的簽字。 您能否審閱文檔並讓我知道您是否滿意？ 您與我們討論該主題並提供所需的任何其他信息。 我等著你的消息。 謝謝， 史密斯

#3。 活動提醒郵件

您可能會發送相當多的此類提醒電子郵件，因此此提醒電子郵件示例簡短、貼切且切中要害，令人安心。

#4。 在線會議提醒郵件

人們可能會忘記他們的在線會議，因此發送這樣一個溫和的提醒會有所幫助：

#5。 逾期付款提醒郵件

人們經常不准時，這真的很煩人。 但是，它有助於保持冷靜，並寫一封專業、溫和的提醒電子郵件。

#6。 功能啟動電子郵件模板

此模板可用作有關新功能發布的提醒。

#7。 沒有回复時的後續提醒電子郵件

如果您有一些行動要點，這裡有一個電子郵件模板。

#8。 閃購提醒電子郵件模板

有閃購嗎？ 使用此模板進行溫和提醒：

#9。 錯過截止日期提醒郵件

誰不喜歡錯過最後期限？ 只需使用此模板，不要發脾氣

#10。 求職面試前來自 HR 的提醒郵件

如果提前幾周安排面試，最好提前一天打電話或發電子郵件，以確保面試對被面試者仍然有效。

#11。 銷售提醒郵件

如果可以通過稍微修改提案來完成銷售，請使用此模板：

#12。 會議後的溫和跟進提醒

如果您遇到了潛在買家並提出了建議，發送提醒電子郵件會有所幫助。

#13。 約會提醒模板

當有約會即將到來並且您不希望您的客戶讓它溜走時......

通過這幾個電子郵件提醒模板示例，您將能夠更好地與客戶聯繫。

此外，您應確保提醒電子郵件包含吸引人的主題行，以提高其打開率。

向您的客戶發送溫和的提醒電子郵件的最佳部分是什麼？ 付款快捷方便。 好吧，如果您在製作電子郵件發票時遇到困難，我們可以為您提供幫助

12 個自定義電子郵件發票模板並點擊發送

提高提醒郵件質量的 8 個技巧

提醒客戶您提供的產品及其價值而不打擾他們可能很難做到。

這裡有一些提示可以提供幫助。

#1。 避免聽起來咄咄逼人

確保你要求的東西是合理的。 如果您要求太多，收件人可能不想這樣做，您的電子郵件將產生與您希望的相反的效果。

如果您要求對某事進行解釋，而不是對您網站上或一般情況下的所有內容進行解釋，那會更好。

對於電子郵件，您不希望您的讀者變得疲勞，因此電子郵件應該以一些吸引讀者註意力的有趣花絮開頭。 接下來，電子郵件可以有其重點，在這種情況下，本質上很可能是促銷性的。

#2。 保持清爽

在提醒某人某事時，不要發送太長的電子郵件，這一點很重要。 以下是您需要在提醒電子郵件中包含的主要內容：

• 他們需要做什麼。
• 他們應該在什麼時候完成。
• 為什麼他們應該在這個日期而不是另一個日期之前完成？
• 為正在發生的與他們的任務相關的事情提供一些背景信息。
• 包括可能對他們有幫助的鏈接或參考。

#3。 請明確點

你最不想看到的就是你的信息被誤解，所以要確保你想說的很清楚。 您需要照顧好讀者的時間。 您不想用太多的電子郵件或消息讓他們不知所措。

企業需要發送多種類型的電子郵件。 這些電子郵件的範圍從訂單確認到通知、時事通訊和產品更新。

#4。 永遠不要道歉

道歉表明你對你的產品或服務沒有信心，這是你最不希望潛在客戶看到的。 永遠不要為讓別人知道下一件最好的事情而道歉。

例如，如果即將舉行活動，並且訂閱期接近尾聲，不要讓他們錯過他們可能感興趣的內容！

#5。 明確您的 CTA

提供指向您的網站和社交媒體頁面的鏈接，他們可以在其中找到有關您公司的更多信息。

如果可能，請提及您與收件人的共同點。

#6。 避免尷尬

他們可能已經收到您的第一封電子郵件。 不要向他們指出並因此讓他們難堪。 當你需要拐彎抹角時，就這樣做吧，因為那會給你一個回應。 簡單地寫“你還沒有回复我的郵件”是不合適的。

將電子郵件直接發送給您的收件人，使電子郵件個性化。 保持禮貌和簡潔，並儘可能使用要點。

#7。 使用友好的語氣

發送溫和的提醒電子郵件時，您的聲音要友好而權威，這一點很重要； 表明您關心他們在公司的成功。 感謝他們抽出時間，讓他們知道您仍然有興趣與他們交談。

#8。 鼓勵更多的交流

在其他時候，此人出於某種原因不想回复您或您的消息。 為這些人提供多種回應的機會。

電子郵件自動化可以幫助簡化您的外展活動，尤其是針對客戶的關注者列表，以引起他們的興趣。

另請閱讀：電子郵件自動化基礎知識、技巧和示例

發送溫和提醒電子郵件的正確時間

什麼時候發送提醒郵件比較合適？ 工作面試後多久，或者如果你錯過了截止日期，你應該提前多久發送？

答案因您等待的內容而異。 例如，如果您正在等待某人追回逾期付款或提交逾期付款或發票，則到期日後的第一個工作日是發送提醒的理想時間。

等待更長時間不僅會延長流程，還會增加此人忘記協議細節的可能性。

同樣，面試和工作申請後的跟進電子郵件可能會給您帶來壓力。 申請工作所需的時間比預期的要長。 雇主也參與了一個複雜的過程，當你拖延而不是急於跟進時，你就證明你尊重他們的時間和權威。

我們發現，溫和的電子郵件提醒通常有助於轉化更多用戶。 提醒的頻率取決於用戶對您的產品或服務的參與程度，可能每週一次到每月一次。

如果您在活動前一個工作日發送它們，您的與會者將更容易記住。 在這種情況下，提前兩天為宜。 如果您使用 Calendly，您可以輕鬆安排提醒在活動開始前一小時完成。

另請閱讀：發送電子郵件的最佳時間（和最壞的時間）

結論

如果您的潛在客戶沒有回應您，請不要氣餒。 禮貌友好的提醒電子郵件可能正是他們需要的。 這需要一點時間和精力——但這是值得的！ 如果一開始您沒有成功，請再試一次！

如果他們在一兩封提醒郵件後仍未回复 - 請再次提醒他們！ 使用此方法，您最終一定會取得成功。

為了讓事情變得更輕鬆，您可以設置一個自動電子郵件系統。

借助像 EngageBay 這樣的高端 CRM 軟件，可以創建一系列提醒和消息，自動發送給潛在客戶——讓他們盡可能多地了解下一步應該做什麼。

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自動化功能將減少您需要手動向聯繫人發送電子郵件或文本的次數，從而幫助您提高效率。 您還可以使用此功能為需要完成的任務或項目設置自動提醒。

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這可以作為關鍵績效指標 (KPI) 來製作更具吸引力的內容，進而提高點擊率。

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