如何格式化美國商務信函

已發表: 2022-08-09

很有可能，您必須寫一封商務信函，並且您有點擔心您無法正確格式化它。如果是這樣，那麼您來對地方了。

How to Format a US Business Letter

在這個簡短的指南中，我們將介紹 8 個簡單的步驟來撰寫有效的美國商務信函。

如何寫美國商務信函

塊格式是指您的信件將被對齊的頁面的一側。有兩種主要類型：完整塊和修改塊。讓我們來看看它們。

完整的塊格式意味著字母的元素對齊到左邊距。大多數類型的字母都是在左邊寫的。

修改後的塊格式意味著大多數東西都向左對齊，但有些東西也向右對齊。一個常見的例子是在左邊寫你的地址，在右邊寫收件人的地址。

塊格式允許您更緊湊地放置最重要的信息。將人力資源專家的注意力吸引到您要傳達的內容上要容易得多。除了戰略優勢外，塊格式也是美國商務信函的標準佈局。

即使您與要寫信的業務聯繫人有私人關係，添加您的地址也始終很重要。這似乎沒有必要，但實際上是常見的做法。

您曾經使用過求職信或簡歷寫作服務嗎？請注意，無論您從他們那裡訂購什麼，無論是簡歷、求職信還是商業信函，他們總是在其中包含您的地址。

這不僅務實，而且非常有禮貌。不添加您的地址會迫使您的收件人去尋找它，這在商業世界中被認為是非常粗魯的。

就像您的地址一樣，在您的信中添加日期是一個容易被忽視但很重要的步驟。從長遠來看，它將對您和您的收件人都有幫助。

您的信件只是您的收件人定期收到的數百封信件中的一封。如果沒有日期，很容易忘記您的信件是何時發送的以及應該多快回复。

但是，有了日期，您的收件人就會知道何時對您的信採取行動，並且您會盡快得到答复。

根據上下文，參考線可能是對您的信函非常有用的補充。以“re:”開頭，參考線有助於總結你的信的內容。

它們通常由響應客戶的公司使用。例如，如果您就從未出現在您家門口的在線聯繫公司，您可能會收到一條回复，其中包含一條參考行，上面寫著“Re: Missing Online Order”。

如果您正在回复商業信函，或者即使您的收件人期待您的信件，最好添加參考行。

因此，現在您已經完成了信件的所有後勤工作，是時候製作適當的問候語了。如果可能的話，最好使用被稱呼的人的名字——只要確保你的名字是正確的。

您可能還想完全跳過名字，並通過他們的頭銜和姓氏來稱呼您的收件人，例如“Dr. 史密斯，”或“女士。麥克斯韋。”

為什麼正確的問候如此重要？想像一下，您正在競標一份合同，而您的信以“FAO 不管它關心的人”或“親愛的企業主”開頭。用一個通用的問候語，你暗示你沒有在你要說的內容上投入太多。

通過使用特定、正確的問候語，您可以向收件人表明您已花時間了解對方。這將使您更有可能獲得回應。

儘管大部分信件沒有定義的標準格式，但常識建議保持一致。例如，無論您從哪種字體開始，您都應該在整個信函中使用該字體。

至於你信的實際內容，你寫的內容當然是你所獨有的，也是你來信的目的。雖然您不需要遵循嚴格的每段 3 行規則，但您絕對應該使您的信件盡可能簡潔。

Why People Read Business Letters

人們閱讀商務信函是為了快速有效地吸收信息。他們不想瀏覽任何形式的額外內容。盡可能保持你的信的重點是禮貌的。

出於同樣的原因，您還應避免在信函的末尾添加附言或“PS”。相反，試著給你的讀者一個快速簡單的號召性用語。

例如，如果您想要一個特定的答复，請以一個問題結束。或者，如果您只想在收件人閱讀您的信後聊天，請讓他們在閱讀後與您聯繫，並添加您是否更喜歡電話、電子郵件或其他形式的交流。

完成信的正文後，就該決定如何簽字了。我們建議您以禮貌的短語結尾，例如“最誠摯的問候”，然後加上您的全名。其他常用短語，如“真誠地”，可以，但可能有點過時。

您可能還想在全名下方添加您的公司名稱。根據您想要產生的影響，添加您的公司名稱也可能是有意義的。如果您代表您的團隊寫這封信，請不要害怕提及您的團隊或部門。

無論您選擇寫哪種簽名都取決於您。只需確保它與您的信件正文相稱，並且它可以幫助您的收件人了解誰在寫它們。

校對是寫信過程中最重要的步驟之一。發送充滿拼寫和語法錯誤的商務信函是不專業的，並且可能無法得到您想要的回复。

但是，您不僅應該校對您的工作，還應該大聲朗讀它。這可能看起來很愚蠢，但有時我們的語氣與我們對文本的期望不同。為避免任何誤解，請確保在發送之前快速大聲朗讀您的信件正文。

到目前為止，撰寫美國商業信函的慣例可能一直令人困惑或難以找到。通過遵循這 8 個簡單的步驟，您現在可以確信您的信是尊重的、適當的，並且一定會收到回复。

確保在撰寫下一封商務信函時經常參考本指南，以確保您與收件人之間的有效通信。