使用這 8 個技巧構建有效的績效報告流程

我們最近的調查揭示了一個令人驚訝的事實：儘管市場上有所有可用的報告工具​​，但仍有 50% 的公司依賴電子表格來創建績效報告。 大約一半的受訪者通過需要重複的手動工作的演示文稿或文檔進行報告。

在自動化領域，複製粘貼和手動更新表格不是也不能成為有效的報告流程，原因如下：

• 您花費太多時間來創建報告而不是對其採取行動
• 手工作業增加了人為錯誤的可能性
• 電子表格需要手動發送給團隊的其他成員、客戶或經理，這增加了重複或錯誤數據的可能性
• 擴展您的運營是不可能的，因為您將需要越來越多的時間和精力來完成簡單的任務

已經被迫重新考慮您的報告流程？ 既然我們已經引起了您的注意，我們將分享世界各地專家應用的最佳報告實踐，以幫助您盡快改進報告。

讓我們潛入水中。

• 公司的典型報告流程是什麼樣的？
• 如何創建有效的績效報告流程：8 個最佳實踐

公司的典型報告流程是什麼樣的？

參與我們最近調查的所有公司都認為他們當前的報告流程是有效的：70% 的公司甚至認為它非常有效。

但是，如果您仔細查看數據及其報告實踐的實際情況，您會發現其中涉及大量冗餘工作，從使用電子表格和數據輸入到將圖表從數據分析工具複製並粘貼到演示文稿中。

許多公司沒有做的是走開，看看報告如何融入他們的每日、每周和每月活動的全貌。 幸運的是，我們採訪的許多調查參與者都知道自動化是必經之路，即使他們認為他們的報告流程“足夠好”（至少目前如此）。

“我們知道肯定有改進的餘地，但我們目前的報告流程正在為我們提供目前所需的數據，”Express Dentist 的 Craig Anderson 說。 “我們將通過增加更多自動化來優化我們的流程。”

開始博客的 Tim Schroeder 和他的團隊也在考慮將自動化工具引入他們的報告流程。 “我們意識到手動完成所有操作非常耗時，這導致我的團隊出現人為錯誤，”Schroeder 解釋道。 “這影響了我們的最終結果，因此我們可能很快就會使用報告軟件收集數據。 因此，它可以生成實時洞察力，這可以為我們所用。”

由於我們調查的大多數企業每月最多生成 20 份報告，想像一下，通過使用自動化績效報告（如 Databox 中提供的報告）僅替換幾個手動報告步驟，他們將節省多少時間。

一些公司意識到他們的績效報告流程還有改進的餘地，但缺乏時間或缺乏專業人員可能會阻止他們做出必要的改變。 然而，即使您的報告流程仍然因為您經營一家初創公司而有些“草率”，Swift 的 Jeet Mehta 也同意，滿足您公司需求的可靠、優質的工具對於擴展規模至關重要。 “隨著我們的發展，我們需要採用更好的報告工具​​，”Mehta 證實。

相關: 自動化報告如何節省 16 家機構的時間、金錢和頭痛

如何創建有效的績效報告流程：8 個最佳實踐

我們請了 30 多位專家分享他們如何創建有效、可擴展的績效報告流程。 這些是您要遵循的 8 個最佳實踐。

1. 使用自動化軟件生成報告
2. 鼓勵數據分析的創造力
3. 考慮您的目標受眾
4. 地址鍵值驅動因素
5. 設定簡潔明了的目標
6. 包括行業基準
7. 跟踪單個團隊成員的表現
8. 留出時間與您的團隊一起審查報告

1.使用自動化軟件生成報告

自動化軟件有助於報告創建和共享，因為它消除了佔用大量時間的冗餘任務：數據輸入、手動計算、複製和粘貼圖表和表格等等。 由於計算是自動完成的，並且數據直接從源提取到您的報告工具​​，因此也減少了人為錯誤的可能性，並顯著提高了報告的準確性。

Kate Backdrop 的 Kate Zhang 證實，她的報告流程得益於引入自動化。 “自動化確保數據準確和最新。 此外，我們不必手動生成報告，從而節省了時間，”張分享道。

在將自動化工具添加到報告流程後，Daniel Chen 和他在 Airgram 的團隊看到了積極的結果。 “該軟件幫助我們簡化了流程並提高了效率，”Chen 說，並補充說他們的績效報告流程現在從頭到尾都是自動化的。 “這意味著我們可以比以前更快、更省力地創建報告。 由於該軟件能夠快速準確地收集數據，我們的報告質量也有所提高。”

相關：如何設置自動報告系統：提示、工具和最佳實踐

2. 鼓勵數據分析的創造力

不同類型的報告和數據組合將使您能夠始終如一地跟踪您的績效，還可以發現查看數據的新方法並為您的策略提出創新方法。 這將幫助您監控最相關的 KPI 和實現目標的進展，同時尋找幫助您與競爭對手區分開來的角度。

“我們有一套從一開始就經過深思熟慮的報告，並同意保持一致以顯示某些指標的演變，”YourParkingSpace 的查爾斯·克里德蘭說。

“與此同時，我們不想錯過洞察力並限制團隊的創造力——因此我們鼓勵新的特殊角度來看待數據。 因此，我們實現了數據的可靠性、對市場發展的全新認識以及工作滿意度，因為報告不會變得乏味和單調。”

相關: 改善業務報告流程的 7 個數據分析問題

3.考慮你的目標受眾

績效報告通常是為團隊經理準備的，但有時，公司股東、投資者甚至員工會閱讀它們。 根據績效報告的主題和類型，在開始編制報告之前，請考慮目標受眾。 為什麼他們首先想要這份報告？ 你需要傳達什麼信息？ 你如何表示數據？ 觀眾希望得到什麼收穫？

根據信息的 Candice Moses 的說法，這種方法被證明是有效的。 “在努力改進我的績效報告時，我學會了將目標受眾考慮在內。 在我開始寫績效報告之前，我考慮了他們要求的原因。 我問自己以下問題：我的目標受眾是什麼？ 他們想要什麼：廣泛的績效報告還是特定的績效報告？ 這份業績報告對他們有用嗎？”

不同受眾的績效報告中的一個關鍵問題是他們對您報告的主題的理解程度。 如果公司的執行經理想了解您的營銷團隊的績效，您應該採取簡單的方法，避免使用過多的詳細指標使報告過於復雜。 高層管理人員通常對預算和收入更感興趣，所以這就是你應該關注的：報告你的團隊使用預算的效率和你產生的投資回報率。

相關：針對多個受眾的報告策略：6 個入門技巧

4. 設定簡潔明了的目標

設置 SMART 目標或使用其他技術來規劃您的目標將幫助您清楚地定義您希望通過報告實現的目標。 考慮到特定目標，確定要衡量哪些 KPI、監控它們的頻率以及如何向受眾展示它們會更容易。 清晰簡潔的目標也將激勵您並幫助您了解您的報告流程目標如何與高層次的公司目標保持一致，以及它們如何促進業務增長。

Notta AI 的 James Jason 說，根據目標跟踪你的進度可以讓你走在正確的軌道上，並分享了一個簡單的跟踪策略。

“我發現創建有效績效報告流程的最佳方式是建立清晰簡潔的目標，然後定期跟踪這些目標的進展情況。 設置一個簡單的電子表格，其中一列中的目標和另一列中針對這些目標的進度是跟踪進度的最佳方式。 這讓我一眼就能看出我們做得有多好以及我們需要改進的地方。”

5.解決關鍵價值驅動因素

績效衡量使您能夠解決業務中的關鍵價值驅動因素，例如客戶體驗、員工、財務績效。 與單獨的 KPI 相比，確定關鍵價值驅動因素可以幫助您確定任務的優先級，同時與真正定義公司成功的因素保持一致。

例如，如果您將報告流程中的某個步驟確定為阻礙員工實現最高效率的瓶頸，那麼自動化該步驟可以推動報告流程和整個組織的發展。

根據 Candice Moses 的說法，風險管理與戰略執行同樣重要，因此了解您的關鍵價值驅動因素有助於您“分類”需要首先解決的問題和機會。

“除了運營成果，我還專注於評估戰略執行進度和風險管理的衡量標準，確保衡量標準支持投資者的決策。 KPI 專注於業務中存在可能性和危險的特定領域。 這樣的 KPI 應該是具體的而不是寬泛的。 他們應該指導如何管理公司的某些領域，而不是試圖解決所有問題和短缺。”

關注潛在和未來的價值驅動因素也很重要，而不僅僅是過去的工作。

“我了解到，我還必須關注新出現的績效指標，而不僅僅是關注以前績效和歷史的落後績效指標，”Moses 說。

6. 包括行業基準

在績效報告中，與上個月或上一年的績效相比，僅知道自己所處的位置是不夠的。 與競爭對手相比，評估您的結果也很重要。

該數據將：

• 讓您確定需要改進的領域
• 了解整個行業發生的趨勢
• 幫助您設定可實現但有意義的目標

Attn 的 Alexandra Fennell 和她的團隊：Grace 在他們的績效報告中使用基準，這樣他們就可以清楚地了解他們在行業中的成功程度，而不是收入和客戶滿意度。

“基準測試幫助我們衡量與競爭對手相比的表現。 我們使用特定的、可衡量的數據點來發現我們在哪裡蓬勃發展和表現不佳。 有了這些信息，我們可以利用我們的優勢進行有針對性的改進，讓我們在競爭中進一步脫穎而出，”Fennell 解釋道。

將您的報告績效與其他公司進行比較

業務績效監控、分析和報告對任何公司來說都是一項關鍵功能——它允許內部和外部利益相關者學習和分享有效（和無效）的內容，以便整個組織的人員了解推動績效的因素以及需要做出哪些調整為了改進它。

Databox 目前正在對內部報告進行研究，其中包括從企業如何跟踪和報告自己的業務績效到他們使用哪些工具、他們多久報告一次績效等等。

要立即匿名將您的績效與 100 多家其他公司進行比較，請單擊下面的鏈接完成我們的調查。

參加調查

7. 跟踪單個團隊成員的表現

為了充分利用您的報告流程，不要只跟踪團隊績效，還要確保您也監控各個團隊成員的績效。

跟踪每個團隊成員的績效的目標不是識別和責罵表現不佳的員工。 恰恰相反，它是找出障礙和缺點，並提出培訓、想法和解決方案，以幫助團隊中的每個人都表現出色，並引入適當的激勵措施。 一個好的報告工具​​可以在這裡提供很大幫助。

“在 TeleCRM，報告工具幫助我們跟踪銷售部門的團隊成員，並幫助那些在任何地方落後的人。 我們甚至跟踪每個成員為公司帶來了多少總收入，以便我們可以根據他們達到每月目標的情況給予他們相應的激勵，”TeleCRM 的 Hardik Masani 分享了他的策略。

“最初，我們有一個報告系統，我們只能看到總通話、總時長和總銷售額。 但逐漸我們以一種現在可以跟踪多個事物的方式構建它，包括他們的第一次通話（幫助跟踪他們當天開始工作的時間）和最後一次通話（他們完成工作的時間）。 這極大地幫助我們關閉了更多潛在客戶，增加了我們的銷售額，並留住了我們的客戶。”

相關：銷售指標報告：跟踪這 16 個銷售 KPI 和指標以提高銷售團隊的績效

8. 留出時間與您的團隊一起審查報告

每月召開一次團隊會議，您將與您的同事一起審查報告，這是結束您的報告流程的好方法。 讓您的團隊直接了解他們的績效並讓他們參與分析，讓他們有機會積極思考出現的問題和解決問題的可能方法，並確定提高績效的成功策略。

這些團隊審查會議正是 James Jason 在他的公司所做的。

“我發現定期與我的團隊一起審查績效報告很有幫助。 這有助於確保每個人都在同一個頁面上，並且我們都在朝著相同的目標努力。 這些努力的結果是一個有效的績效報告流程，它幫助我們跟踪我們的進展，確定需要改進的領域並做出相應的改變，並確保我們都盡最大努力為相同的目標做出貢獻”，Jason 總結道。

TheHitchStore 的 Liam Johnson 同意績效報告審查對於保持效率和讓您的團隊對其工作負責至關重要。

“創建有效的績效報告流程的最佳方法是關注兩件事：效率和問責制。 為了提高效率，我喜歡為每個員工的月度報告使用各種清單，這樣就沒有理由錯過任何必要的步驟。 我們定期召開會議，所有員工都有機會討論他們的目標以及他們將如何實現這些目標。 這有助於我們了解需要改進的地方，並確保在下一輪報告時沒有人被冷落。”

使用 Databox 將您的報告置於自動駕駛儀上

我們知道，很難做出改變。 尤其是當你從上到下想出了一個過程時，即使它有一些缺點。 您已經學會瞭如何充分利用電子表格，並且非常快速地複制和粘貼餅圖。

但是，如果您的流程可以立即變得更有效率呢？ 佔用更少的時間和精力？ 在不中斷您的工作流程的情況下？

您可能會擔心過渡需要時間。 但我們保證與您需要手動填充的下一個電子表格報告相比，它所花費的時間要少得多。

使用 Databox 輕鬆進入全新的、改變遊戲規則的績效報告流程。

您唯一需要手動執行的操作是根據您的報告推薦後續步驟，這將：

• 在您想要的任何時間自動生成。
• 擁有可確保您的數據是最新的動態元素。
• 自動發送給需要查看它們的任何人。
• 如果您需要報告以用於會議或演示，請導出報告

準備好用您的數據講述更引人入勝的故事、提升團隊績效並節省您在此過程中的時間了嗎？ 立即註冊永久免費計劃！