與工作場所的生產力殺手作鬥爭的有效方法

已發表: 2023-02-18

指數

  • 1 1. 工作場所常見的生產力殺手有哪些?
  • 2 2. 打擊勞動力生產力殺手的有效方法
    • 2.1 2.1 明確定義關鍵職責以避免角色歧義
    • 2.2 2.2 建立溝通協議以盡量減少非生產性會議
    • 2.3 2.3 確保均勻的工作分配以實現最佳利用
    • 2.4 2.4 創造一個包容的環境以消除偏見和衝突
    • 2.5 2.5 開展職業發展的技能提升和培訓計劃
    • 2.6 2.6 實施獎勵和認可計劃以提高員工士氣
    • 2.7 2.7 授權員工選擇他們感興趣的項目
  • 3 3. 先進的資源管理軟件如何幫助提高工作場所的生產力?
  • 4 種提高辦公室工作效率的工具
    • 4.1 1. timeTracko
    • 4.2 2.證明中心
    • 4.3 3.最後通行證
    • 4.4 4.鬆弛
    • 4.5 5.語法
    • 4.6 6.口袋
    • 4.7 7. 谷歌套件
    • 4.8 8.畫布
    • 4.9 9.印象筆記
    • 4.10 10.體式
    • 4.11 11. 投遞箱
  • 5結論

“生產力是對你的時間、才能、智慧、精力、資源和機會的深思熟慮的戰略投資,其方式是經過計算,使你更接近有意義的目標。”

丹·肯尼迪

這同樣適用於工作場所。 組織必須採取經過深思熟慮的措施來打造高效的工作場所。 這將有助於提高項目質量,確保及時交付,豐富客戶體驗,獲得最大的利潤空間。

但是,一些內在和外在因素,例如缺乏動力、個人問題、角色不明確、不利的工作環境等,可能會破壞工作場所的生產力。 因此,組織需要實施措施來減輕這些生產力殺手。

該博客討論瞭如何有效地對抗工作場所的生產力殺手,以及 SAVIOM 的高級資源管理軟件如何提供幫助。

但首先,讓我們找出工作場所的生產力殺手。

在線工具和軟件支持我們平衡我們在家的工作,包括提高生產力的技術及其設計和定制機制。

根據您的選擇,市場上有多種工具。 但是,您只需要一個用於特定目的的特定對象。

所以,是下面創建的列表。

這同樣適用於工作場所。 組織必須採取經過深思熟慮的措施來打造高效的工作場所。 這將有助於提高項目質量,確保及時交付,豐富客戶體驗,獲得最大的利潤空間。

但是,一些內在和外在因素,例如缺乏動力、個人問題、角色不明確、不利的工作環境等,可能會破壞工作場所的生產力。 因此,組織需要實施措施來減輕這些生產力殺手。

該博客討論瞭如何有效地對抗工作場所的生產力殺手,以及 SAVIOM 的高級資源管理軟件如何提供幫助。

但首先,讓我們找出工作場所的生產力殺手。

1. 職場常見的生產力殺手有哪些?

生產力殺手可能會對項目質量產生不利影響,導致交付延遲並降低利潤率。 工作場所的一些重要生產力殺手是:

  • 角色和責任不明確
  • 不必要的 BAU 任務,例如低效的會議和電子郵件
  • 資源的次優利用
  • 不利的工作文化
  • 沒有國內流離失所者和提高技能的機會
  • 無效的獎勵和認可計劃
  • 微觀管理和缺乏自主權

現在我們了解了生產力殺手,讓我們看看如何對付它們。

2. 打擊勞動力生產力殺手的有效方法

數據顯示, “普通員工每天的工作時間為 2 小時 53 分鐘。 這只是平均 8 小時工作日的 31%。” 因此,採取正確的措施對於保持生產力至關重要。

本節將討論解決工作場所生產力殺手的方法。

2.1 明確定義關鍵職責,避免角色模糊

角色模糊使得員工很難將他們的努力與期望保持一致,從而導致不斷的修改和變化。 這也可能導致團隊成員之間的重複工作和衝突。 所有這些累積起來阻礙了工作場所的生產力。

例如,一家 IT 公司正在推出一款新應用,需要大量開發人員和測試人員。 如果開發人員和測試人員清楚地知道他們的任務、子任務以及完成這些活動的時間表,他們就可以成功地交付項目。 這樣,管理人員可以提高工作效率並保持簡化的工作流程。

2.2 建立溝通協議以盡量減少非生產性會議

根據波士頓諮詢集團的一項研究,會議和其他非生產性活動浪費了人們 40% 到 80% 的辦公室時間。

該數據表明,沒有預先確定議程的不必要的會議會浪費員工的生產時間。 此外,當不需要的資源被添加到會議中時,它會浪費本可以用於其他關鍵任務的時間。 此外,如果資源不斷被來自不必要的電子郵件或文本線程的通知打斷,則會影響他們的工作效率。

因此,有必要為異步和同步通信模式開發一個標準協議。 例如,管理人員可以為需要關鍵更新的重要問題安排會議,並且只向會議添加關鍵資源。 對於異步通信,管理人員可以將會議紀要分發給團隊,並在電子郵件或文本線程中僅添加所需人員。 它將最大化員工的生產性工作時間。

2.3 確保均勻的工作分配以實現最佳利用

降低生產力的重要因素之一是工作分配不均。 有時,管理人員會超載關鍵資源並分配給技能不足的員工較少的工作。 這些導致員工壓力大、倦怠、脫離和士氣低落。 如果這種情況持續下去,這些資源就會失去工作的動力,使它們變得沒有生產力。

為了緩解這個問題,管理人員應該在分配之前考慮資源的可用性和他們的技能。 此外,他們必須監控利用率水平以防止過度利用/利用不足。 最後,如果出現倦怠問題,管理人員可以實施適當的優​​化技術,如資源均衡或平滑以減輕工作量。 這將有助於維持資源健康指數、提高員工敬業度並提高生產率。

2.4 創造一個包容的環境以消除偏見和衝突

基於性別、民族或種族對員工的區別對待可能會在團隊中造成偏見和偏袒。 結果,員工感到自己被低估了,並且與團隊脫節了。 這會降低他們的士氣,進而影響工作場所的生產力。

因此,組織需要培養多元化和包容性的工作環境,為每一種資源提供平等的機會,並允許從多個角度自由交流想法。 此外,他們還必須鼓勵 360 度反饋機制,以營造積極的工作環境並提高生產力。

2.5 開展職業發展的技能提升和培訓計劃

缺乏適當的技能提昇機會會阻礙資源的專業成長和發展,並使他們對工作感到不滿。 此外,當資源沒有得到多方面的機會時,他們會覺得工作單調乏味,從長遠來看會導致脫離和生產力下降。

為了克服這個問題,組織應該為資源提供適當的技能提昇機會,並為資源的職業發展制定個人發展計劃 (IDP)。 這將創建一個多技能資源庫,員工將有機會從事不同的項目並探索新的途徑。 所有這些累積起來將提高工作滿意度並增強員工積極性,從而使工作場所更有效率。

2.6 實施獎勵和表彰舉措以提高員工士氣

據德勤稱, “認可可將員工敬業度、生產力和績效提高 14%” 。 該數據顯示了認可對於提高員工生產力的重要性。 然而,如果員工的辛勤工作和投入得不到認可和獎勵,他們就會失去興趣和脫離工作,從而影響生產力。

為了解決這個問題,管理層應該有透明的訪問參數,並根據員工績效制定獎勵計劃。 獎勵可以是正式的,如加薪、獎金和額外的假期,也可以是非正式的,如社交媒體宣傳、禮品卡等。這樣,其他員工也會被激勵提高他們的生產力,從而創造一種高績效的工作文化.

2.7 授權員工選擇他們感興趣的項目

工作場所的微觀管理和缺乏自主權是降低員工生產力的其他障礙。 當員工處於不斷的監督之下,管理者乾預每一個細節時,員工就會失去歸屬感和信任感。 這反過來會影響團隊的創造力,導致生產力低下。

因此,必須允許員工選擇他們感興趣的項目。 這將促進一種自主文化,員工可以對個人任務承擔全部責任。 它將提高任務所有權,使他們能夠充分發揮潛力,並提高工作場所的生產力。

現在讓我們看看資源管理軟件如何幫助高效且有效地實施這些解決方案。

3. 先進的資源管理軟件如何幫助提高工作場所的生產力?

SAVIOM 的下一代資源管理軟件具有先進的功能,可以幫助優化您的勞動力並確保最大的生產力。

  • 該軟件提供企業範圍內的資源可見性。 它還具有高級過濾器,可幫助管理人員將最合適的資源分配給項目,從而提高生產力。
  • 該工具提供實時商業智能,例如利用率報告和顏色編碼的熱圖。 它可用於“HYPERLINK”https://www.saviom.com/blog/track-resource-utilization/”跟踪利用率水平並緩解過度利用和利用不足的問題。 還可以通過預測與實際時間來跟踪工作狀態和實際花費的時間,並緩解過度利用和利用不足的問題。 還可以通過預測與實際時間報告跟踪工作狀態和實際花費的時間。 In case of deviation, managers can interfered with appropriate guidance and course correction.In case of deviation, managers can interference with appropriate guidance and course correction. 在出現偏差的情況下,經理可以進行干預並提供適當的指導和課程糾正。
  • 接下來,SAVIOM 的 ERM 工具提供了 Open Seat 的獨特功能,員工可以在其中表達他們的興趣。 這提高了員工的承諾和參與度,創造了一個高效的工作場所。

提高辦公室生產力的工具

2022 年提高辦公效率的工具

每個工具在現實生活和應用程序世界中都有其用途。 集成方法可能會使我們與工具的目標混淆,但您可以在使用時弄明白。

S. 沒有工具名稱簡短的介紹
1個時間跟踪timeTracko 提供了在雇主和僱員之間建立更好信任的氛圍。
2個證明中心所有項目和團隊協作的一個地方
3個最後通行證LastPass 是解決您在業務中與密碼相關的健忘和恐慌的解決方案。
4個鬆弛Slack 是用於組織團隊成員和其他員工,甚至來自其他組織的員工之間的溝通方式。
5個文法業務文檔中的形式和標準是對您的業務級別的描述。
6個口袋Pocket 是一款用於整理來自其他出版物、應用程序和網站的文章、視頻和故事以供將來參考的應用程序。
7 谷歌套件Google 提供了用於正確項目管理的完整工具包。
8個畫布Canva 是一個免費的設計平台,在瀏覽器中運行,具有適當的可用性。
9 印象筆記Evernote 是最好的筆記應用程序,可提高工作效率和組織有序的生活方式。
10 體式團隊合作在辦公室是必不可少的,因為成員之間的協作決定了生產力。
11 投遞箱Dropbox 以最簡單的用戶界面為我們的數據提供安全的雲存儲解決方案。

1.時間追踪

時間管理意識在商業中至關重要。 無論是僱員還是雇主,都必須注意自己的時間。

timeTracko 提供了在雇主和僱員之間建立更好信任的氛圍。 它具有時間跟踪和出勤管理功能,任何機構都可以將其作為數據訪問。

timeTracko 跟踪閒置和活動時間並截取員工的屏幕截圖,以驗證他們的工作。

當有可用的跟踪系統時,所有員工都會意識到監控實體,這會提高生產率,而且不會浪費任何人的時間。

軟件對每個員工的分析有助於組織更好的團隊並提高工作效率。

它有 14 天的免費試用期。

2.證明中心

ProofHub 是一款集多種工作於一身的一體化項目管理軟件
應用程序整合到一個方便的包中。
它著重於職場溝通、項目管理、團隊合作三個方面,
項目規劃和利益相關者參與。 ProofHub 允許您計劃、管理和
從頭到尾組織您的項目。 它是您所有項目、任務的集中樞紐,
團隊和客戶互動。

大多數項目活動都由 ProofHub 管理,無論是根據
日曆事件和里程碑或與您的團隊討論基本想法。
ProofHub 提供非常實惠的定價選項以及兩個主要的用戶定價計劃:
● Essential 計劃的價格為每月 45 美元,按年計費
● Ultimate Control 計劃的價格為每月 89 美元,按年計費

3. 最後通行證

提高生產力的技巧

LastPass 是解決您在業務中與密碼相關的健忘和恐慌的解決方案。 它是終極密碼管理軟件。

您可以向瀏覽器添加擴展程序並開始使用它。 您將必須創建一個配置文件,並為其保險庫設置一個主密碼。 保管庫存儲有關您在工作中使用的所有應用程序的身份驗證信息。

您可以訪問所有重要密碼以防忘記。

在密碼方面,安全性是主要問題。 多重身份驗證具有強大的身份驗證算法,可確保您的信息安全。

對於 1 台設備,成本為零,最昂貴的報價為 4 美元,面向整個家庭。 它幾乎是免費的。

4.鬆弛

Slack 是用於組織團隊成員和其他員工,甚至來自其他組織的員工之間的溝通方式。

Slack 的最佳功能是它允許我們創建自己的頻道並將目標用戶添加到頻道中。 會議和消息交易非常容易。

Slack 消除了企業員工過度使用電子郵件的必要性。 您可以立即順利地通過消息共享所有內容。

Slack 的用戶體驗是一種舒適且易於理解的格式。 新手與團隊合作不會有問題。

在商業中,溝通和成本效益具有首要價值。

Slack 提供了這兩者。 免費版本有一些限制,但可以滿足您的需求。

5.語法

業務文檔中的形式和標準是對您的業務級別的描述。

恐怕這是真的,雖然很難消化,但人們確實會以貌取人。 可能是出於道德操守,也可能是為了投資安全,但商業上需要約定俗成。

我們在文檔中的文本質量令讀者滿意,我們的成功概率也會增加。 Grammarly 幫助我們完成這些任務。

Grammarly 是一款出色的草稿修正工具。 您可以將擴展程序添加到您的瀏覽器,它會實時建議和幫助更改文本。 您將學習並完成您的任務。

更正窗口中嵌入了不同的表情符號,可讓您快速聯想到建議。

免費版可以檢測簡單的拼寫和標點符號,但剽竊、非正式和其他錯誤檢測僅在高級包中可用。

如果按年支付,則每月 12 美元。

6.口袋

提高生產力的技巧pdf

Pocket 是一款用於整理來自其他出版物、應用程序和網站的文章、視頻和故事以供將來參考的應用程序。 我們可以自定義我們自己的空間來獲取每日網絡更新。

您可以將擴展程序添加到瀏覽器,只需單擊應用程序圖標即可添加選項卡中打開的頁面。 而且,現在可以從登錄到您帳戶的任何設備訪問它們。

它使用起來非常簡單且有效,因為網上沖浪會浪費大量時間,這對業務不利。

對於個人使用,免費版就足夠了,甚至可以離線使用。

7.谷歌套件

Google 提供了用於正確項目管理的完整工具包。 您只需擁有一個 Gmail 帳戶即可使用 Google Suite 的服務。

使用 Google 項目管理服務是免費的,因此如果您考慮在線協作,它可能是您的首選。 您可以使用 Google 做很多不同的事情。

Google 日曆具有在團隊中相互提供時間和日期信息的功能。 Docs 具有用於設計、編寫文本、準備數據 Excel 工作表和類似 Microsoft Office 服務的功能。 您在 Google Drive 上有 15 GB 的存儲空間,您可以隨時訪問您的文件。

它具有通信和聊天服務,可以在項目工作中幫助協調。

Google 的每一項服務都是為了讓業務變得更好。

8.畫布

Canva 是一個免費的設計平台,在瀏覽器中運行,具有適當的可用性。 您可以使用它進行任何設計。

它有助於製作視頻演示、Instagram 帖子、海報、徽標、信息圖表、傳單和許多其他廣告媒體。 有許多功能可以補充您的日常設計工作。

免費模板將通過想法激發您的創造力,免費圖像可幫助您闡明您的想法,而簡單的拖放功能可幫助您提高效率。 當您使用 Canva 時,您將節省大量時間並完成工作。

它有印刷和送貨服務。 如果您想在家門口準備好 T 卹、陶瓷之類的東西,上面刻有圖案,您可以與那裡的官員進行安排。 大多數時候,當事件臨近,而你沒有足夠的時間做每件事時,你可以下這樣的命令。 顯然,在 Canva 的分支機構所在的區域。

付費版的 Canva 可以更多地訪問照片和庫存。

9.印象筆記

Evernote 是最好的筆記應用程序,可提高工作效率和組織有序的生活方式。 在工作和生活的白天和黑夜中,我們肩負著許多責任。 我們需要幫助來記住我們的計劃,Evernote 為我們提供了這個助手。

您可以在應用程序中製定任務計劃、提醒、日期和截止日期。 通過將 Google 日曆與您的應用程序同步,您可以立即開始時間管理。

它可以掃描您的紙質文檔並立即將其數字化。 當您可以像這樣處理文檔時,可以節省大量辦公時間。

您可以剪輯網頁並以自定義方式保存內容,沒有廣告,以供將來在您的項目中參考。 它節省了上網的時間。

Evernote 用於個人日程安排和工作生活效率。 有免費計劃以及個人和專業付費計劃,與其他軟件的集成需要付費計劃。

在員工的應用列表中使用 Evernote 辦公高效。

10.體式

團隊合作在辦公室是必不可少的,因為成員之間的協作決定了生產力。 團隊成員可以在 Asana 中遠程協作。

Asana 有助於組織團隊中的任務分配。 不僅組織和分配任務,而且還通知截止日期和優先級。

可以跟踪某個團隊成員的進度,專注於特定的任務,單獨進行。 計劃任務分配時考慮到每個限制。

由於共享工作空間,團隊成員之間可以更好地交換數據和信息。 可以快速完成自定義和設置工作流程。

基本功能是免費的。 據新聞報導,可以使用高級和商業付費計劃。

11.投遞箱

當我們有可能將我們的重要文件和文檔存儲在雲中時,時不時地帶著閃存驅動器從這裡走到那裡是不合時宜且效率低下的。 我們可以從任何地方使用任何設備訪問每份與工作相關的文檔。

Dropbox 以最簡單的用戶界面為我們的數據提供安全的雲存儲解決方案。 任何人都可以在沒有任何特定培訓的情況下使用它。

當我們必須在項目上進行協作時,我們可以與我們的團隊成員共享文檔。

您可以將它與您的其他在線項目管理工具和通信應用程序集成。 您甚至可以與客戶共享信息,同時對任何其他第三方保密官方記錄。

Dropbox 是您的工作文件或重要個人文件的數據庫,因此您不應該背負數據傳輸的物理介質。

辦公生產力在於效率和更少的麻煩,而 Dropbox 就是解決方案。

這是一個基於服務的專用應用程序,因此僅提供從 15 美元起的付費計劃。

結論

加拿大作家 Robin Sharma 說: 不要將活動與生產力混為一談。 許多人只是忙於忙碌。”

因此,增加更多的工作只會讓您的員工更加忙碌,但生產力會降低。 當與先進的資源管理工具相結合時,上述策略可以幫助您最大限度地發揮勞動力潛力並帶來更大的組織成功。

您可以選擇如何開展工作。 工具選擇選項、成本選擇選項以及是否使用它的選項。

鑑於目前的時間和需求,習慣現代在線工具是明智的。

誰知道呢,我們正在塑造未來以遠程開展業務,並逐漸適應它們。 而且,無論您在哪裡開展工作,辦公室生產力都應該與生俱來。

讓我們習慣它。