Outlook からメールをダウンロードする方法 (ステップバイステップ ガイド)

メールのコピーを作成し、セーフティ ネットとしてバックアップしておきたいですか? それともオフライン中にアクセスするためですか? このクイック ガイドでは、Outlook メールをダウンロードする方法を説明します。 一歩ずつ。

デフォルトでは、Outlook メールはオンラインの Microsoft サーバーに保存されます。 ただし、重要なメッセージのコピーをローカル デバイスに作成したい場合は、Outlook から電子メールをダウンロードできます。

今日のガイドでは、 ️ について説明します。

• Outlook メールをダウンロードする理由は何ですか?
• Outlook からメールをダウンロードする方法
• Outlook メールを自動的にバックアップするにはどうすればよいですか?
• Microsoft Outlook の電子メールをダウンロードするのに最適なファイル形式は何ですか?
• Outlook からメールをダウンロードするための追加のヒント

いいですね？ それでは、飛び込んでみましょう。

Outlook メールをダウンロードする理由は何ですか?

基本から始めましょう。 Mac、PC、またはモバイルから Microsoft Outlook 電子メールに簡単にアクセスできます。 いつでも。 では、なぜわざわざ Outlook メールをダウンロードする必要があるのでしょうか? これは時間の無駄ではありませんか？

完全ではありません。 実際、Outlook から電子メールをダウンロードし、コンピューターや外付けハード ドライブなどのローカル デバイスに保存する理由はいくつかあります。 覚えておきたいポイントをいくつかご紹介します‼️

• オフライン アクセス– Outlook メッセージにアクセスするには、有効なインターネット接続が必要です。 ただし、ローカル デバイスにメールを保存すると、いつでもどこでもメールにアクセスできます。 オフラインのときでも。
• 電子メールのバックアップ– データの損失は悪夢のようなものになる可能性があります。 Outlook アカウントが侵害された場合、または重要なメールを誤って削除した場合、データを取り戻すことができなくなる可能性があります。 コピーを作成していない限り。
• サービスの移行– 重要な通信をすべて保持したまま、Outlook 365 から別の電子メール プラットフォームに移行したい場合は、Outlook から電子メールをエクスポートして、新しいアカウントにインポートできます。
• データ管理– 大量のメールを管理している場合、Outlook メールのダウンロードは状況を大きく変える可能性があります。 これにより、より洗練された並べ替え、検索、およびアーカイブ戦略が可能になります。
• 法的遵守– 通信の記録を保管すると、特定の業界の規制要件を満たすのに役立ちます。 このアーカイブは、監査証跡や訴訟において非常に貴重であることがわかります。
• ストレージ スペース– Outlook ユーザーは 15 GB の無料電子メール ストレージを利用できます。 ただし、このしきい値を超えると、追加のスペースに対して料金を支払う必要があります。 または、古いメールをダウンロードして受信箱から削除し、空き容量を増やすこともできます。

わかりました。 「なぜ」については十分です。 次に、「方法」に焦点を当てましょう。 次のセクションでは、Microsoft Outlook アカウントからすべてのメールを安全にダウンロードするための手順を説明します。

Outlook からメールをダウンロードする方法

技術に精通した専門家でも、一般ユーザーでも、Outlook メールを (Web、PC、Mac、またはモバイル上で) ダウンロードし、メール データを管理するための簡単な手順をいくつか紹介します。

Outlook.com で

ステップ 1: Outlook.com にアクセスします。

ステップ 2:ダウンロードしたいメールを開きます。

ステップ 3: 3 つの水平ドット (電子メールの右上隅) をクリックして、 [その他のアクション]メニューを開きます。

ステップ 4: [名前を付けて保存] を選択します。

以上です。 Outlook.com の Web アプリを使用して、Outlook.com から電子メールをダウンロードしました。 ただし、Outlook の Web バージョンには制限があります。 一度にダウンロードできるメールは 1 通だけです。 また、電子メールは .eml 形式でのみ保存できます。

Windows の場合

ステップ 1: Outlook を開きます。

ステップ 2:ダウンロードしたい電子メールを選択します。 Ctrl ボタンを押しながら複数のメールを一度に選択できます。

ステップ 3: Outlook メニューで、 [ファイル]をクリックします。

ステップ 4: [名前を付けて保存] を選択します。

ステップ 5:フォルダーを選択し、ファイルの名前を入力し、ファイル形式を選択します。

ステップ 6: [保存] を押します。

そして出来上がり。 Windows に Outlook メールが正常にダウンロードされました。 ファイルを特定のフォルダーに移動したり、別の電子メール サービスにインポートしたり、フラッシュ ドライブにコピーを作成したりできます。

Macの場合

ステップ 1: Mac で Outlook を起動します。

ステップ 2:ダウンロードしたいメールを選択します。 コマンド (⌘) ボタンを押し続けると、複数の電子メールを選択できます。 すべてのメールを選択するには、⌘ + A を押します。

ステップ 3:そこから、 「ファイル」をクリックし、 「名前を付けて保存」を選択します。 Mac 上で新しいダイアログ ボックスが開きます。 または、Outlook ショートカット ⇧ + ⌘ + S を使用してメールをより速くダウンロードすることもできます。

ステップ 4:次に、Outlook メールを保存する場所を選択し、ファイルに名前を付け、ファイル形式を選択します。

ステップ 5:確認するには、 「保存」をクリックします。

そして完了しました。 Outlook メールが Mac にダウンロードされました。 このバックアップをセーフティ ネットとして使用して、重要なデータの損失を回避したり、電子メールを新しい電子メール アカウント (Gmail など) にインポートしたりできます。

モバイルで

技術的に言えば、モバイルの Outlook アプリを使用してメールをダウンロードすることはできません。 ただし、印刷機能を使用して電子メールを PDF ドキュメントとして保存することで、この制限を回避できます。 仕組みは次のとおりです。

ステップ 1: Android デバイス、iPhone、または iPad で Outlook アプリを起動します。

ステップ 2:携帯電話またはタブレットに保存したい電子メールを選択します。

ステップ 3: 3 つの縦のドットをタップして[その他のアクション]メニューを開き、 [印刷]を選択します。

ステップ 4: [アクション]メニュー (右上隅) を開き、 [PDF として保存]を選択します。

ステップ 5:確認のため、ファイルの名前を入力します。 次に、 「保存」をタップします。

次は何ですか？ メールのコピーを携帯電話に保存したので、バックアップとして保存しておいて、いつでもアクセスできます。 オフラインのときでも。

Outlook メールを自動的にバックアップするにはどうすればよいですか?

メールをダウンロードするのは面倒に感じるかもしれません。 特に手動で行っている場合はそうです。 しかし、そうである必要はありません。 適切なツールを使用すると、Outlook メールボックスを自動的にバックアップし、時間を節約できます。

Outlook メッセージをダウンロードするための最も人気のあるアプリをいくつか紹介します ️

• ワンダーシェア ユーバックイット
• Outlook バックアップ ツールボックス
• Yodot Outlook バックアップ
• メールストア ホーム
• 安全なPSTバックアップ

これらのツールを使用して、毎日、毎週、または毎月メールのコピーを自動的にダウンロードする方法を次に示します ️

ステップ 1: Outlook バックアップ ツールを開きます。

ステップ 2:メールを保存する場所を選択します。

ステップ 3:ファイルに名前を付けます。

ステップ 4:バックアップ オプション (開始時間、アーカイブ モード、ファイル サイズ、暗号化方法、パスワード) を構成します。

ステップ 5:確認するには、 「バックアップの開始」をクリックします。

そして、それができました。 バックアップ ツールにより、Outlook メールが自動的にダウンロードされ、暗号化されてデバイスに保存されます。

Microsoft Outlook の電子メールをダウンロードするのに最適なファイル形式は何ですか?

バックアップ、アーカイブ、または移行の目的で Microsoft Outlook から電子メールをダウンロードする場合、複数のファイル形式から選択できます。 また、フォーマットが異なれば、ニーズも異なります。

Outlook メールをダウンロードするために最も一般的に使用されるファイル形式と、それらをいつ使用するかを次に示します。

• PST – PST ファイルは、電子メール、連絡先、予定表アイテムなどを含む Outlook メールボックス全体のバックアップまたは転送に最適です。
• MSG – MSG 形式は、個々の Outlook 電子メールを保存するために使用されます。 各 MSG ファイルには、添付ファイル付きの 1 つの電子メールが含まれています。 元の書式は保持されます。
• PDF – 電子メールを PDF ファイルとして保存すると、広くアクセス可能な形式で電子メールを共有およびアーカイブできます。 法的目的、記録保持、印刷に最適です。
• EML – EML ファイルは、多くの電子メール クライアントで使用される標準形式です。 各 EML ファイルには 1 つの電子メールが含まれており、さまざまな電子メール ソフトウェアで開くことができるため、特定の電子メールを Outlook 以外の電子メール アプリケーションに転送できます。
• HTML – 最後に、電子メールを HTML ファイルとしてダウンロードし、書式と画像を保持したまま Web ブラウザで表示できます。 電子メール クライアントの外部で Outlook メッセージにアクセスする場合、または Web アクセス可能なアーカイブを作成する場合は、この形式を選択します。

形式を選択するときは、バックアップまたはエクスポートの目的を考慮してください。 個人的なアーカイブを作成するためですか? 法令順守のため？ データをサードパーティ ツールまたは Gmail などの別の電子メール クライアントに移行するには? それともファイルを他の人と共有するためですか?

各形式にはそれぞれ長所があり、最適な選択は特定のニーズによって異なります。 また、オンライン ツールを使用すると、Outlook メールを PDF や TXT などのより汎用的な形式に簡単に変換できることにも留意してください。

Outlook からメールをダウンロードするための追加のヒント

ほぼ完了しました。 ただし、別れを告げる前に、Outlook メールのダウンロードをより安全かつ効率的に行うための追加のヒントをいくつか共有したいと思います。

• ストレージ ルーム– Outlook から電子メールをダウンロードする前に、コンピューターまたはハード ドライブに十分な空き領域があることを確認してください。 そうしないと、ダウンロードが途中で中断されてしまいます。
• ファイル形式– PST、EML、HTML、CSV、PDF、OST、MSG などの複数のファイル形式を使用して電子メールをダウンロードできます。 フォーマットが異なれば、ニーズも異なります。 したがって、必ず正しいものを選択してください。
• フォルダー システム– ダウンロードした電子メールを保存するときは、整理されたフォルダー システムを作成し、電子メールを年、プロジェクト、送信者、または重要度ごとに分類して、より簡単に見つけられるようにします。
• アーカイブの暗号化– ダウンロードした電子メール アーカイブを保護するために、暗号化ツールの使用を検討してください。 暗号化によりセキュリティ層が追加され、不正なアクセスからデータが保護されます。
• クラウド ストレージ– ローカルのローカル ストレージに加えて、Dropbox、Google Drive、OneDrive などのクラウド ストレージ ソリューションをセカンダリ バックアップとして使用することもできます。 ただし、必ず 2 要素認証を有効にしてください。
• 自動バックアップ– メールを一度ダウンロードするだけでは終わりません。 Outlook からメールを定期的にバックアップする習慣をつけましょう。 オフライン アーカイブを最新の状態に保ち、重要なデータを失うリスクを軽減します。
• 回復プロセス– 電子メールの回復プロセスを時々テストしてください。 バックアップから少数の電子メールを復元して、アーカイブが無傷であるだけでなく、必要なときにアクセスできることを確認してください。

これらの高度なヒントをメール管理戦略に組み込むことで、ダウンロードした Outlook メールを安全に、アクセスしやすく、適切に整理した状態に保つことができます。 これを最後にきっぱりと。

結論

話をまとめる時間です。 Outlook からの電子メールのダウンロードに関するこの包括的なガイドでは、Outlook からの電子メールのダウンロードがバックアップ、サービスの切り替え、オフライン アクセスにとって重要である理由を説明しました。

PC、Mac、モバイルのいずれを使用している場合でも、Microsoft Outlook でメールをダウンロードする方法を段階的に説明しました。 Outlook メールボックスを自動的にバックアップする方法についても説明しました。

最後に、メールをダウンロードするファイル形式について説明しました。 また、このプロセスを合理化し、Outlook メール アーカイブを安全に保存するために役立つ、暗号化やクラウド ストレージなどの高度な方法をいくつか共有しました。

大丈夫。 あなたにはやるべき仕事があるので、それは任せましょう。 Outlook からメールをダウンロードする際にさらにサポートが必要な場合は、お気軽にメッセージをお送りください。 さらに詳細な情報については、FAQ セクションを必ず確認してください :)

よくある質問