常に機能する 7 つのプロフェッショナルな支払いリマインダー テンプレート

中小企業であろうと巨大組織であろうと、タイムリーな支払いは良好な収益を確保する上で重要です。 ほとんどの中小企業、フリーランサー、および自営業者は、通常、仕事に感謝しているが時間通りに支払いをしない少数の顧客と取引しています.

飲み込むのは避けられない、しかし厳しい真実です。

未払い額が重要な収入源である場合、状況は緊張します。 一部の企業はソフトな支払いリマインダー メールを選択しますが、一部の企業は遅延に耐えられず、最終的に厳しい発言をします。

支払いの遅れが問題を引き起こすのは事実です。 ただし、支払いリマインダー メールを穏やかに依頼することで、クライアントを失うことなく支払いを受け取ることができます。

適切なリマインダー メールを作成するのが最善の選択肢ですが、何を含めるか (何を含めないか) は難しいものです。

当て推量の代わりに、これらの7 つの実証済みの支払いリマインダー テンプレートから選択できます。

1. 支払督促メール テンプレート: 支払期日の 1 週間前

最初の支払い督促メールを書いている場合でも、期日後に書いている場合でも、メールの適切な件名は注目を集める上で最も重要な役割を果たします。 そのため、次のようなシンプルでキャッチーな件名を書くことから始めます。

• 初回支払督促 請求書番号 #10101
• 請求書番号#10101のフォローアップ

完璧な件名を書いたら、プロセスの途中です。 最後に、支払い期日について挨拶し、話し合う時が来ました。

メッセージ本文

こんにちはデイブ・リー、

元気にしていることを願います！ これは、迅速な支払い督促メールです。

9 月 16 日土曜日に請求書 #10101 を送信しました。請求書の支払い期限は来週になります。

お仕事でお忙しいかと存じますが、お時間を割いてインボイスをご覧いただけますと幸いです。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

ありがとう！

敬具

【ジョン・ウィリアム】

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2. 支払いリマインダー メール テンプレート: 期日

クライアントの支払い期限が来たら、クライアントはすでにリマインダーを受け取っているはずです。

彼らは、あなたが最初に送信したメールに返信して、あなたに借りている金額を知っており、できるだけ早く支払うつもりであることを知らせているかもしれません. その週が終わった今、彼らは残高を支払わなければなりません。

顧客に送信する場合、期日自体にリマインダー メールを送信して、あなたから受け取った製品またはサービスについてどのように感じたかを尋ねる必要はありません。 代わりに、彼らがまだ借りている金額を強調する必要があります。

しかし、それはあなたが柔らかいトーンを使うことができないという意味ではありません. あなたのクライアントはおそらく現在、困難な財政状況に直面しています。 したがって、共感を示すために以上のことを行うことは、特に支払いが必要な場合に、収集するための努力を大幅に支援する可能性があります.

メッセージ本文

こんにちはデイブ・リー、

請求書番号 10101 の期限が今日であることをお知らせするためにメールをお送りしています。

お支払いが困難な場合は、このメールにご返信いただくか、[電話番号] までお電話ください。 お支払いが完了するように協力いたします。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

ありがとう！

敬具

[あなたの名前]

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3. 支払いリマインダー メール テンプレート:期日の直後

顧客は、あなたが自分のことをよく考えてほしいと思っています。 支払いを要求する両方の電子メールを受信したことを認識しているにもかかわらず、まだ金額を支払っていない可能性があります。 どんなにクレイジーに見えるかもしれませんが、それは起こります。

または、その後の連絡に応答しなかった可能性があります。 どんなシナリオでも、自分に負っているものを手に入れるために努力を続けなければなりません。

支払いリマインダーを送信する頻度は、おそらくすでに明らかです。 締め切りの 7 日前から、週に 1 通のメールの送信を開始しました。 この例では、同様の戦略を採用しています。

メッセージ本文

{クライアント名} さん、こんにちは。

本日の記録の確認によると、請求書#10101はまだ未払いです。

予定日を1週間過ぎたので、このメールを書いています。

でも心配はいりません。 このため、まだ余分な費用が発生していません。

請求書が見つからない場合に備えて、このメールに請求書を添付いたします。

このリンク [請求書へのリンク] にアクセスして、料金を支払うことができます。

ありがとうございました、

[名前]

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4. 支払い通知メール テンプレート:期日から 2 週間後

期日から 2 週間経っても消費者が請求書を支払っていない場合は、別の電子メール通知が必要です。 緊急ではない状況でも、より自信を持って話すことができるようになりました。 今後リマインダーを送信する予定であることをクライアントに伝えます。

合計金額や使用可能な方法など、支払いの詳細を含めることを忘れないでください。 それらを含めるには、請求書がメッセージに添付されていることを確認してください。

さらに、支払いリマインダー メールが相手側で確実に表示されるように、メール受信の証明を求めることをお勧めします。

メッセージ本文

[クライアント名] さん、こんにちは。

請求書番号 10101 の支払いが 2 週間遅れていることについて、再度ご連絡いたします。

支払いは[金額]で、このリンク [請求書へのリンク] にアクセスして請求書を支払うことができます。

お支払いに関してご不明な点や問題がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 また、このメッセージを受け取ったことをご了承ください。

ありがとうございました、

[あなたの名前]

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5.支払督促メール テンプレート: 支払期日から 1 か月後

最初のリマインダーの後は、復旧しようとしている滞納アカウントへの連絡を一時的に停止することをお勧めします。 実際の郵便物回収の場合もそうですが、メールの場合はなおさらです。

メールはユーザー主導のメディアです。 受信者は、最終的にあなたの通信に何が起こるかを決定します. 多くのユーザーがドメインからの電子メールをスパムとしてマークし続けると、最終的にメッセージ保持率が低下します。 さらに悪いことに、ブラックリストに載ってしまい、誰もあなたのコミュニケーションを取得できなくなる可能性があります.

借りているお金を手に入れようとするのをやめるように勧めているわけではありません。 代わりに、もう少し長く、より具体的には少なくとも 1 か月待つだけで済みます。

メッセージ本文

[クライアント名] さん、こんにちは。

この 1 か月間、請求書 #10101 の未払い額について何度も連絡を取ろうとしました。

あなたが私たちとの残高の支払い期限を 30 日過ぎています。

このリンク [請求書へのリンク] にアクセスして、請求書を支払うことができます。

以前のメールがシャッフルで失われたと推測しています。 このメールに返信して、受け取ったことをお知らせください。

ありがとうございました、

[名前]

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6. 支払督促メール テンプレート:期日から 2 か月後

アカウントの支払い期限が 60 日過ぎて、クライアントにさまざまなメール リマインダーを送信した時点で、クライアントが支払いを行わない可能性が非常に高くなります。

それでも、90 日が経過するまでは、延滞口座の回収に努める必要があります。 金額がすでに60日延滞している場合は、しっかりとアプローチする必要があります。 クライアントが支払いの試みに関してあなたと連絡を取っていない場合、彼らはあなたのプロフェッショナリズムを損なっています.

メッセージ本文

[名前] さん、こんにちは。

請求書番号 10101 の未払い債務がまだ未払いであることをお知らせするために、別のメールをお送りします。 アカウントに 60 日間の未払い残高があります。

その結果、相互に合意した条件に従って、利息が請求される場合があります。

このお支払いについてご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。 そうでない場合は、[請求書へのリンク] にアクセスして、未払いの金額をすぐにお支払いください。

ありがとう！

敬具

ジョン・ウィリアム

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7. 支払い通知メール テンプレート: ラスト エフォート

この時点で、お支払い期限は 3 か月です。 追加の時間は 2 か月後です。 クライアントは、期日の 1 か月前に全額を支払う必要があります。 つまり、これは最悪のシナリオです。

アカウントが失われたと考えて、アカウントがこれほど古い場合は続行することもできます. これには、よく知っている回収業者に連絡して、鍵を渡す必要があります。

ただし、その前に、クライアントに最後のメールを送信して、アカウントの状況を思い出させてください。

メッセージ本文

こんにちはデイブ・リー、

支払い期限の過ぎたアカウントについてお送りしている通知は最後の通知です。 あなたは私の 90 日遅れの請求書 #10101 に返信していません。

この通知を受け取ってから 15 日以内に、第三者によるさらなる回収の試みを停止するために、お客様から支払いを取得する必要があります。

その結果、相互に合意した条件に従って、利息が請求される場合があります。

ご不明な点がございましたら、午前 8 時から午後 5 時までの間、[電話番号] までお電話でお問い合わせください。

ありがとう！

敬具

ジョン・ウィリアム

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プロフェッショナルな支払いリマインダー テンプレートを作成するためのヒント

未払いの請求書に対応する最善の方法は、怒るのではなく慎重に進めることです。 顧客向けの効果的な支払いリマインダーを作成するためのガイドラインを次に示します。

明確な件名を使用する

クライアントの生活を楽にするために、必要なすべての情報を件名に含めてください。

メールの件名を書くとき:

• 「お支払いのリマインダー:」など、具体的な用語を使用してください。
• 請求書番号を入力する必要があります。
• 支払い期日を含める

丁寧な自己紹介から始める

支払いのリマインダーを送信したい場合でも、常に礼儀正しくメールを開始する必要があります。 メールの冒頭で適切かつ個人的な自己紹介を行います。 これを行うと、支払いのリマインダーが確実に考慮されます。

クライアントの名前を使用し、小さな願い事のメモを追加することで、これを実現できます。

支払い条件を明確にする

あなたの電子メールの最も重要な部分は、支払額と締め切りを顧客に知らせることです。 請求書の期日を明確に記載し、不明確な専門用語は省略してください。 簡単な詳細を含む鮮明で明確な電子メールは、行動に移される可能性が高くなります。

支払いの詳細を必ず含めてください

請求書自体に支払いの詳細を記載する場合でも、支払い方法をメール本文で明確にする必要があります。 すべての支払いの詳細を電子メールの本文に明確に含めてください。可能であれば、続行する手順を含めてください。

請求書を再度添付する

クライアントに支払うよう促している請求書は、クライアントが電子メールの履歴を検索しなくてもすぐにアクセスできるようにしてください。

オンライン請求書を使用している場合は、請求書を電子メールに再添付するか、リンクを含めてください。

不払いの結果について言及する（複数回試行した後にのみ使用してください）

リマインダーを送信する本来の意図は何ですか? 報酬を得たいと思っていますが、顧客を罰したくはありません。

彼らは支払いが遅れた場合の結果を知らない可能性があります。 これは、そうしないとどうなるかを彼らに思い出させるチャンスです。

クライアントが領収書を受け取ったかどうかを確認する

クライアントに請求書を通知したのが初めてでない場合は、この機会を利用して、クライアントが実際に請求書を受け取ったかどうかを尋ねることができます。

そのため、領収書を添付して、領収書を受け取ったかどうかを尋ねるのが最善です。 このようにして、技術的な障害、人的エラー、および問題を回避できます。

メールのスケジュール設定ツールを使用する

一貫性を保つために、リマインダーを定期的に送信することに決めた場合は、必ずメールをスケジュールするためのツールを使用してください。 散発的な間隔で送信すると、複数の電子メールが早期に送信される可能性があり、期限が近づくと受信者は忘れてしまいます。

自動スケジューリング システムを使用して、事前定義されたスケジュールに従ってこれらのメッセージを配信します。 これにより、お客様に一度に大量のメールを送信することを避けることができます。 代わりに、請求書が送信されてから支払い期日までの間に配布されます。 これにより、多すぎたり少なすぎたりすることなく、クライアントに思い出させ続けます。

EngageBay のような無料のメール スケジュール アプリを使用すると、トランザクション メールを自動化し、受信者が重要なメールを適切なタイミングで受け取るようにスマートにスケジュールすることができます。

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要約

繁栄するビジネスの基盤は、柔軟な内部回収手順です。 支払期日を過ぎたアカウントに連絡して回収するための計画を立てる必要があることを理解するのは難しくありません.

難しいのは、それを実行し、行動を促す明確な電子メールを作成することです。

まだ支払いをしていないクライアントは、できるだけ早く連絡する必要があります。 これには、郵便、電子メール、さらには SMS メッセージの送信が含まれます。

支払いリマインダー メールの作成に関しては、当社にお任せください。 このブログ投稿のサンプルはどれも、必要に応じてコピーして使用できます。

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